О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


30 сентября 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

13-14 октября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Тимур Щербаков

Как приходят к тайм-менеджменту

Версия для печати – word 58K

Планирование деятельности

Пользоваться ежедневниками «разворот на неделю» я начал еще на третьем курсе института в 1990 г. Недавно с удивлением узнал, что теперь они называются «планнинги». Каждый раз при наведении порядка в доме встает вопрос – не пора ли выкинуть? Ежедневники всегда отражали абсолютно все встречи и задачи – и рабочие и личные. Также там были записаны всевозможные контакты и прочая полезная информация, в частности, в самый низ на обложку складировались заметки на липучках и прочих попавшихся под руку носителях информации. При необходимости найти что-либо содержимое вытряхивалось на стол и производился разбор завала. Примерно раз в год производилась ревизия с занесением в записную книжку и последующей утилизацией записок.

Первое знакомство с Outlook

Мое первое знакомство с MS Outlook состоялось еще в 1999 г., во время работы ведущим инженером-программистом в строительной компании. Ознакомившись с уже известной на тот момент программой и ее возможностями, я попробовал вести календарь, задачи. Почту и адресную книгу оставил в Outlook Express, который меня вполне устраивал и имел, как мне казалось, больший функционал.

IT подразделение компании состояло только из меня, планировать и отчитываться в основном приходилось перед собой. Задач и встреч было не очень много, подчиненные отсутствовали. Адресная книга включала около пятидесяти адресов электронной почты, телефоны хранились в ежедневнике и бумажной записной книжке.

Я честно старался регулярно вести записи в календаре, задачах. Что произошло в результате: было принято решение не усложнять себе жизнь из-за столь незначительного объема информации.

Причины:

  1. Отсутствие большого объема данных для управления.
  2. Страх потери информации.
  3. Отсутствие привычного антуража ведения записей.
  4. Отсутствие навыков сразу вводить информацию со слуха в программу – двойная работа по переписыванию с бумаги в Outlook.
  5. Отсутствие возможности вводить данные в программу, находясь вдали от компьютера.
  6. Напоминания выскакивают на компьютере, в то время как ты на выезде, приходится брать с собой распечатку – «планшет – чек-лист» - теряется смысл автоматических напоминаний, если необходимо о них помнить самому.
  7. Попытка вести учет в одной программе, работать с почтой – в другой.
  8. Перебить всю информацию с бумажных носителей в электронный вид – высокий уровень «входного билета» по трудозатратам.
  9. Переучиться, заставлять себя работать по-новому.
  10. Недостатки в работе новой программы.

Выводы: если переходить на ведение учета времени и всего остального в электронном виде – то:

  1. Набраться сил и терпения.
  2. Только на одну программу, в которой все (или почти) будет учтено,
  3. смирившись с ее недостатками ради универсальности.

Сотовые телефоны уже появились. Моим первым приобретением был Ericsson A1018, потом перешел из GSM сети в DAMPS на Ericsson LX588. Про синхронизацию телефона с ПК слышал. Однако знания ограничивались смутными воспоминаниями про синхронизацию часов Timex с Win 3.11.

Реальный тайм-менеджмент

Реально вернуться к вопросам тайм-менеджмента меня заставил только следующий этап карьеры. В 2003 г. я стал начальником организационно-правового управления на химическом предприятии. На тот момент у меня уже была Nokia 3510. Выбор был сделан исходя из емкости телефонной книги – до 500 контактов. Первые попытки синхронизировать адресную книгу были предприняты, используя Oxygen phone manager. Благодаря этому с тех пор у меня не пропало ни одного телефонного контакта. Также я попытался начать пользоваться одним из приложений телефона – календарем. Огромные трудности доставляло отсутствие полноценной клавиатуры на телефоне, из-за чего внесение записи даже одной встречи занимала неоправданное время. Почтовой программой так и оставался Outlook Express.

Оценив объем поставленных перед управлением задач и возможные способы руководства, я решил вернуться к Outlook. Летом 2004 г. я увидел в Интернете объявление про семинар по тайм-менеджменту Глеба Архангельского «Организация времени на базе MS Outlook», на котором узнал много нового и хорошо забытого старого. К тому времени мне порядком надоели бумажные носители - справки и отчеты, необходимость держать подчиненных до 19.00 из-за документов, которые были только у них.

После семинара я решил начать с себя, на этот раз серьезно. Два месяца потребовалось на полный переход на MS Outlook, т.е. на создание плюс к задачам и календарю контактов. Контакты были собраны из записной книжки, телефона, далее к ним добавились адреса электронной почты из Outlook Express. Спасало только одно – почти ежедневная архивация и резервное копирование. Из-за некорректных действий пользователя три-четыре раза в месяц терялись изменения, а то и вся база целиком.

Первыми задачами для MS Outlook стали задача контроля исполнительской дисциплины и общий календарь. В течение трех месяцев применения административного ресурса, убеждения и личного проведения обучающих семинаров с руководителями подразделений управления удалось добиться регулярного использования в работе подчиненных MS Outlook. Бюро внутреннего контроля начало вводить задания, поставленные на контроль, в виде задач MS Outlook, с использованием категорий и контактов.

С этого момента выяснилось, что использовать MS Outlook в корпоративных целях без сервера MS Exchange весьма проблематично. Общий календарь без него также был нереализуем. До момента приобретения сервера приходилось поддерживать актуальность задач путем их рассылки по электронной почте. Подразделениям, у кого не был установлен MS Outlook, канцелярия регулярно выдавала бумажные распечатки.

После закупки и установки сервера MS Exchange были развернуты общие календари (совещаний у генерального директора, заместителей), общие контакты и задачи. Общие календари позволили планировать совещания и работу с учетом занятости всех руководителей. Общие контакты по существу исполняют функцию внутреннего справочника.

QtekS100 + MS Outlook/MS Exchange

В августе 2005 г. после длительного изучения рынка КПК был куплен Qtek S100 + SD карта на 1Гб. После этого удалось почувствовать настоящую функциональность сочетания QtekS100 + MS Outlook/MS Exchange. Встречи, задачи, контакты всегда с собой, при вводе информации с любого устройства она синхронизируется при ближайшем подключении. Напоминания всегда с собой. Число контактов на май 2007 г. выросло до 768, на один контакт в среднем приходится следующий набор информации: адрес, 3-4-5 телефонных номера, электронная почта, веб-сайт, дата рождения, компания, должность, заметки.

За два года эксплуатации был выработан следующий алгоритм работы:

  1. Ежедневная синхронизация контактов и календаря – постоянно (USB кабель + одновременная зарядка).
  2. Архивирование 1-2 раза в день на компьютер (в ручном режиме).
  3. Архивация 1 раз в квартал на SD карту.
  4. Резервное копирование .pst файла раз в месяц.

В течение всего времени эксплуатации Qtek S100 были замечены следующие неудобства:

  1. Как только количество контактов превысило 150 шт., отвалилась привязка индивидуальных мелодий звонков.
  2. Как только количество контактов превысило 300 шт., стало очень медленно работать отображение имени звонящего контакта, 2-3 секунды отражается только номер звонящего.
  3. Был один сбой резервного копирования на SD карту (внешне выглядело нормально, но при восстановлении выяснилось, что сохранилось только 30% контактов).
  4. Синхронизация через Bluetooth возможна, но инициировать синхронизацию автоматически при установлении соединения не смог (м.б. не разобрался), приходится инициировать с КПК вручную. В этом случае нет подзарядки, поддержание BT соединения разряжает аккумулятор к вечеру.

На что бы поменял Qtek S100

Со стороны работы с MS Outlook претензий к КПК нет. Со стороны телефонного сервиса – абсолютно проигрывает любому аппарату Nokia. Если менять – то на КПК с более мощным процессором и встроенными функциями Wi-Fi, GPS, не ниже ASUS 535. Скорее всего буду ждать еще 1-2 года до выхода модели с более мощным процессором.

Итого

Сегодня я регулярно планирую все совещания до конца года, встречи и задачи до года вперед, не забываю поздравлять с днем рожденья друзей, коллег и знакомых. В отношении тайм-менеджмента хорошо работает схема – план-исполнение-проверка-анализ-улучшение, метод Ходжи Насреддина «купи козу - продай козу», а также принцип «чем больше себя нагружаешь – тем лучше распоряжаешься временем».


©Тимур Щербаков, апрель 2007 г. Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/sherbakov/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.


Читайте также:

Глеб Архангельский Диктофон для топ-менеджера
Федор Башкиров Моя система тайм-менеджмента
Вадим Гончаров Эффективный рабочий стол
Юрий Погорелов Мой молчаливый верный помощник

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация