О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


27-28 мая 2021г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время»

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.
 

Полезно


Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку...>>



Анжела Ткачук

Как метод структурирования внимания помог мне организовать продажи

1.Идентификация проблемы: как быть в курсе постоянно меняющихся дел и быстро «въезжать» в тему

– Представляешь, я весь вечер переписывала данные по фирмам, которые успела обзвонить за день. По ходу обнаружила потерю телефона – почти уже «готового» клиента! На каком-то листочке записывала. И куда я его дела? В упор не помню… Да и вообще, как всегда – полный завал! А у тебя как дела?

Они встретились случайно, не договариваясь. Зашли в кафе поболтать и поделиться новостями. Было что вспомнить, о чем поговорить, хотя их пути-дорожки разошлись уже через два месяца после знакомства в новооткрывшемся рекламном агентстве.

Молодой коллектив энтузиастов, казалось, может свернуть горы.

Но сил хватило ненадолго, потому что работали – кто во что горазд: постоянные отвлекающие разговоры вокруг, очередь у факса, разные блокнотики, обрывки бумаг. И никакой системы, сплошной хаос. Уже тогда пришло понимание, что с этим бардаком надо что-то делать.

– И я занимаюсь продажами – куда от них денешься? И знаешь, стало получаться! Даже прогресс наметился. Я тут нашла систему одну, пристроила к своей базе данных, и не стало такого загруза, как раньше.

Все четко и понятно. А главное, можно быстро восстановить «историю болезни» каждого клиента.

– Супер! Ну, давай, рассказывай!

2. Поиск решения: адаптация метода к своей специфике.

Ну, ты же помнишь эти наши бумажные записи – такие неповоротливые. Что-нибудь нужно исправить, заменить, добавить – переписывай заново, иначе все перепутается. Нашла интересную систему – метод структурирования вниманияназывается. Попробовала применить с помощью Excel, которым раньше не пользовалась. Оказалось, ничего сложного и очень эффективно. Суть метода: просто разделяешь все потоки информации на три раздела:

  1. фокус внимания, область, в которой сейчас ведется основная работа;
  2. область близкого внимания – то, что необходимо держать «в уме»;
  3. область дальнего внимания, «общую свалку», куда до поры до времени можно все сваливать в одну кучу.

Почему Excel? Так ведь в одном файле Word невозможно уместить и держать в поле зрения сразу максимум информации и, не выходя из этого файла, переставлять блоки местами, переходя вдобавок из одного листа в другой.

А в Excel листы можно создавать в любом количестве, и чередовать, как хочешь, и называть, как нравится. А главное – обзор есть всего сразу, и многое в голове проясняется уже от одного просмотра.

Информация внутри листов у меня организована так:

У меня, например, получилась такая форма таблицы:

название фирмы

сфера деят-ти

телефоны

контактные лица

эл. адрес

отправка факсов и емейлов

дата 1-го разговора

дата последнего звонка

суть договоренности

«Кирпичи»

рем-строй

000-11-33

Иванов Иван Петрович

metod@mail.ru

 Ф27/03чт++

26/03ср

14/04пн

отправить техзадание + созвон 22/04вт

«Голкипер»

спорттовары

000-22-

55

Петров Петр Иванович

udobno@chaos.com

Е4/04++

03/04чт

15/04+

уходит в отпуск – вернемся к теме через месяц

Первые 5-6 столбцов слева содержат так называемую базовую, почти неизменную информацию, а те столбцы, что справа – оперативный блок, где можно по ячейкам менять информацию хоть по сто раз за день. Главное не забывать сохранять новые данные, и корректировать суть договоренности.

Структуру таблицы я время от времени меняю – то столбцы переставляю, то объединяю информацию из двух колонок в одну, а иногда вообще удаляю столбец, и смотрю – как это скажется на удобстве и оперативности.

3.Пробы, результат и опыт, сын ошибок трудных…

Напрасно с восторгом думала: «Эврика!», рано торжествовала. Неудобств стало меньше, но времени на «разбор полетов» таки уходило немало. Пока в голове все это дело уляжется. А самое главное – не было навыка, доведенного до автоматизма. Именно он позволяет значительно экономить время, которое обычно уходит на раздумья – что куда записывать.

На самом деле – особенно сначала – не нужно ничего мудрить. Держишь в голове общий принцип метода – любую информацию делить на три области внимания, сформулировать четкие правила переноса блоков из одной области в другую, и строго придерживаться этих правил.

Что куда переносить? Главный принцип: на любом листе должен сохраняться хороший обзор информации. Например, я поняла, что недостаточно одного листа «В работе», он загромождается. Поэтому из него я убираю фирмы, даты следующих звонков с которыми уже оговорены. Для этого делю месяц на 3 декады, по листу на каждую, или все три на одном листе, и раскидываю по ним клиентов – это моя «область близкого внимания». А фокусом, центром внимания, соответственно, является лист «Сегодня», куда перемещаю актуальное на этот день. Плюс сюда же помещаю новые, так называемые «холодные» контакты.

Когда блоки отрабатываются, их можно выделять и переносить на другой лист – в более дальнюю область внимания. И здесь главное сохранять одинаковую структуру на всех листах, чтобы можно было совмещать информацию. Иначе потом не разберешься – кто что сказал, и когда это было.

Одна из таких дальних областей – «Резерв». Например, одна фирма намерена продолжить сотрудничать через полгода, не раньше. Я вырезаю строку с информацией по этой фирме и вставляю на лист «Резерв» – освежим в памяти ближе к осени. Другие наотрез от наших услуг отказались – и их тоже в резерв. Сегодня сказали нет, а завтра неизвестно что надумают, а может руководство поменяется, или приоритеты компании станут другими. В любом случае информация пригодится.

Отсев «отработанных» клиентов и перемещение их дальше от фокуса внимания целесообразно делать либо сразу же, либо вечером, подводя итоги дня. Второй вариант, вообще-то, лучше, но он и более времязатратный. Зато картина дня становится более целостной, хорошо видны общие итоги.

Внутри «резервов» нужно проводить регулярную уборку – что-то переносить в область близкого внимания, т.е. рассортировать по декадам. Таким образом информация циркулирует между разделами в обе стороны – менее актуальное удаляется от фокуса внимания, более актуальное – приближается к нему. Это позволяет не перегружать фокус внимания, концентрироваться на задачах, необходимых именно сегодня – но при этом быть уверенным, что находящаяся в резерве информация «вспомнится» в нужное время.

В ведении записей весьма удобно использовать систему обозначений для краткости и конкретностей записей. Например, отправляя e-mail или факс, возле даты отправления ставлю «+», чтобы потом судорожно не вспоминать – отправляла или еще нет. Получила обратную связь, что, мол, приняли на том конце – ставлю второй «+».

Поговорив с нужным человеком, возле даты последнего звонка также ставлю «+» – сразу видно, что разговаривала не с секретарем. Подводя итоги дня, через функцию «фильтр» (меню Данные / Фильтр / Автофильтр) удобно в столбце «дата последнего звонка» выявлять даты со знаком «+». Можно сразу и статистику учитывать – сколько за день было сделано результативных звонков. Между прочим, возможность фильтровать информацию, сортировать и упорядочивать ее по любым критериям – очень приятная особенность работы в Excel.

Главный результат – теперь мне доступна полная и точная информация о всех контактах с клиентами. Зовя к трубке Иван Иваныча, можно блеснуть осведомленностью – какого числа отправили e-mail, кто принял факс, почему не удалось назначить встречу, как ответили месяц назад по поводу нового коммерческого предложения. А главное – пропал страх, что можно забыть или пропустить важную информацию. Зато пришли уверенность в своих силах, желание лететь на встречу с любимым клиентом и очаровывать его очно.

Анжела Ткачук,

консультант по радиорекламе радио «Эхо Москвы» в Петербурге fm 91.5

E-mail: angelesta@mail.ru

Читайте также:

    Раздел о методе структурирования внимания в материале:
 Архангельский Г.А. Принятие решений: технология персонального стратегического планирования …>>

    Анжела Ткачук Секреты утреннего пробуждения…>>

    Самопрезентация автора...>>

    Елена Набатова Время на новых клиентов: как тайм-менеджмент повышает эффективность продаж…>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация

s