О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


21-22 ноября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

28.04.08 Погорелов Юрий. Айсберг тайм-менеджмента: инструментальный подход.
Оотвечая на вопрос «как?» в тайм-менеджменте, человек приходит к вопросам «куда?» и «зачем?».
 

Полезно


Впервые у нас?
 Карта составлена специально для того, чтобы Вы могли быстро ознакомиться со структурой сайта и найти необходимую информацию. Потерялись -
Карта сайта...>>



Маленький блокнот и Большой План.

Очень многие задачи планирования можно решать исключительно подручными программными средствами, имеющимися практически в любом компьютере. Так, на примере этой статьи я покажу, как реализовать стратегическое планирование средствами OneNote - записной книжки, которая входит в офисный пакет Microsoft Office.

С некоторых пор я задался вопросом: "а что же ждет меня в будущем, как мне спланировать свои достаточно долгосрочные планы, да так, чтобы не забыть о них, и иметь возможность при необходимости легко и оперативно перестраивать планы в зависимости от обстановки?". Естественно, первым объектом поиска стал инструментарий для такого планирования.

Так уж повелось, что для работы я пользуюсь офисным пакетом Microsoft, и в частности - Outlook.

MS Outlook - это не просто почта, а мощное средство организации работы с которым многие уже знакомы. Всё есть в нем для планирования текущих дел, для назначения и отслеживания встреч и прочих событий.  Поэтому было бы логично не плодить инструменты планирования, делать все средствами одной программы. Но одна только беда у Аутлука: средств долгосрочного планирования, построения и декомпозиции целей, назначения и оперативной корректировки задач в нем - нет. 

Многие авторы предлагают делать стратегическое планирование в виде тех же задач Outlook, расписывая примерный план шагов, например, в комментарии к задаче. Но это не очень удобно. К тому-же приходится держать слишком много лишних элементов в системе, где их по определению должно быть ограниченное число, и начинается путаница. К тому же, как только масштаб задач начинает расти, начинаются и проблемы с их стандартизацией. Не укладываются в одну и ту же форму разовые дела, и долгосрочные цели. Столкнувшись с этим, я понял, что цели и задачи - это разные вещи, и держать их в одном месте - нельзя.

По этой причине, после некоторых поисков и экспериментов, я выбрал другой продукт из офисного пакета Microsoft Office - OneNote.

OneNote это обычная записная книжка: те же странички и разделы с закладками. Фрагменты текста можно размещать на листке как угодно, при необходимости - перетаскивать по странице, а важное - помечать различными значками. Ничего сложного, но скажите мне, что может быть лучше для стратегического планирования, чем самое простое средство - старый добрый, ни к чему не обязывающий листок бумаги?!

Покажу на примере. Допустим, у нас есть достаточно большая цель: организовать свадьбу (для простоты предположим, что от невесты согласие получено, и родственники уже не возражают). Откроем OneNote и, для начала, определимся с шагами, которые будет нужно выполнить:

Как только готов перечень шагов, сразу становится понятно, какие задачи нужно отработать для того чтобы   их осуществить, например:


Таким образом, после достаточно простой декомпозиции, мы получаем перечень конкретных задач, которые можно уже назначать к исполнению, переносить в Аутлук, и отрабатывать на уровне повседневной деятельности.
Для взаимодействия с Outlook, OneNote предлагает нам замечательное средство: флажок задачи. При нажатии на него, автоматически создается задача Outlook, содержащая в названии текущую строку.

С помощью "флажка" также можно быстро назначить срок для выполнения данной задачи.

Другое положительное свойство "флажка" заключается в обратной связи: как только  связанная задача будет выполнена, сразу, автоматически строчка в нашем плане будет помечена галочкой, указывающей на завершенность связанной задачи!

При необходимости перестроить планы, мы можем также легко удалять задачи теми же средствами OneNote, либо быстро получать доступ к редактированию задачи Outlook прямо из OneNote:

В общем, мы получаем возможность из любой строчки текста в OneNote создать задачу, ну а то, как мы эти строки организуем - уже дело конкретного случая.

Выделив для цели отдельную страничку, мы можем полностью расписать все этапы и задачи для ее осуществления. Если какие-то места плана в настоящий момент не ясны - не беда, допишем потом, и назначим соответствующие задачи.  Если что-то поменялось в планах - не страшно, поправили наш список, переопределили задачи, и вперед, к их выполнению!

Для того чтобы не создавать вала задач в системе оперативного планирования Outlook - достаточно не переносить ВСЕ намеченные задачи со странички в оперативный план сразу, а делать это постепенно, по мере отработки уже назначенных.

Для собственного удобства и унификации страничек с целями, можно создать шаблон, где выделить специальное место для развернутой формулировки цели (это полезно делать) и для своих заметок "по ходу дела". 

Соберем странички всех основных целей в один раздел записной книжки, который назовем, например, СК, и мы получим расширенный вариант стратегической картонки,  где сможем реализовать все те замечательные свойства, которыми она обладает, расширенные функционалом OneNote. Периодически просматривая такой раздел, мы сможем управлять нашей повседневной работой, и не будем упускать из виду те основные маяки - стратегические цели, которые для себя наметили.

OneNote не навязывает нам никаких структур представления информации. Он позволяет нам самим определять то, как мы организуем свои записи и это делает данный программный продукт надежным помощником в планировании и реализации наших замыслов.

Здесь я перечислил далеко не все замечательные свойства записной книжки OneNote. Этот продукт является еще и мощным подспорьем в организации личной картотеки, ведения записей и вообще системы управления знаниями на персональном уровне, но об этом - в следующей статье!


© Петр Садыков
http://peter.sadykov.com

 

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.


Читайте также:

Юрий Погорелов Технологии выбора
Юрий Погорелов Хроники хронометража
Глеб Архангельский Принятие решений: технология персонального стратегического планирования.
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация