О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


30 сентября 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

13-14 октября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

28.04.08 Погорелов Юрий. Айсберг тайм-менеджмента: инструментальный подход.
Оотвечая на вопрос «как?» в тайм-менеджменте, человек приходит к вопросам «куда?» и «зачем?».
 

Полезно


Впервые у нас?
 Карта составлена специально для того, чтобы Вы могли быстро ознакомиться со структурой сайта и найти необходимую информацию. Потерялись -
Карта сайта...>>



Ольга Стрелкова

Планирование, ориентированное на результат

Версия для печати – zip word 15K

Все наши высокие цели, благие намерения и прочее «планов громадье» часто рассыпается в прах в рамках текущего рабочего дня, когда именно сегодня нужно сделать тот один небольшой шаг по пути к большой цели и, как правило, именно сегодня на это нет ни сил, ни времени, ни настроения. В наших ежедневниках неразборчивые записи, мы судорожно пытаемся заставить себя им следовать, втискивая свою жизнь в разлинованную страницу, где надо жестко прикрепить к каждому часу определенное дело. А жизнь не слушается ежедневника и все перекраивает по-своему, дедлайн опять подкрался незаметно, цейтнот в обнимку с форс-мажором нас преследуют. И вновь мы задаем себе русский народный «гамлетовский» вопрос: «быть или не быть? Планировать или не планировать?».

Ответ довольно простой: однозначно, план на день должен быть. Без него вы передвигаетесь в сегменте рабочего (и просто любого деятельного дня) как в автомобиле без руля и тормозов. К сожалению, классическая матрица хронологического планирования, которую нам предлагает стандартный ежедневник не оптимально для современной, динамичной, быстро меняющейся жизни. Предлагаем вашему вниманию технологию результато-ориентированного планирования. В основу взят классический «сheck-list» или «to do list» (список задач на день), но не в чистом виде, а с определенными настройками. Все в комплексе при грамотном применении работает исключительно эффективно.

Алгоритм

Шаг 1. Приготовьте такую таблицу на любом носителе (бумажном, электронном), которым Вам удобно пользоваться.

Что сделать?
+ / --
1
   
2
   
3
   
4
   
5
   
6
   
7
   
8
   
9
   
10
   
11
   
12
   
13
   
14
   
15
   
16
   
17
   
18
   
19
   
20
   

Шаг 2. В центральной графе этой таблице запишите все, что надо сделать в течение дня. Формулировка каждой задачи дня должна быть четким ответом на вопрос «что сделать?» (глагол в повелительном наклонении, совершенного вида) и отражать тот результат, который вам нужно получить.

Шаг 3. Выделите красным цветом три самых важных дела дня, желтым цветом – текущие дела, которые обязательны к выполнению, синим – те дела, которые можно безболезненно перенести на другой день.

Шаг 4. Держите этот план перед глазами весь день, он все время должен быть у вас под рукой. Когда задача выполнена – ставьте плюс в правую колонку. Если задача не выполнена – ставьте минус. Можно торжественно вычеркивать сделанные дела.

Все очень просто, не правда ли? Тем не менее, надо разъяснить, как именно выполнять каждый пункт. Упражнения для накачивания пресса тоже очень просты, но если их делать неправильно, толку от таких занятий будет совсем не много.

ПРАВИЛЬНО «ЗАТОЧЕННЫЕ» ФОРМУЛИРОВКИ

Главное, это правильно сформулировать те задачи, которые вам необходимо «закрыть» в течение дня. Рассмотрим, как это сделать на самых простых примерах.

Предположим, что вам нужно отнести пальто в химчистку. Мы можем написать в плане просто «ХИМЧИСТКА». Но на вопрос «Что сделать?» нужно отвечать глаголом, словом, обозначающим действие. Если мы напишем «ПОЙТИ В ХИМЧИСТКУ», то такая формулировка отвечает на вопрос «Что делать?», а не «Что сделать». И, правда – можно в химчистку пойти, но не дойти, можно туда прийти, но она будет закрыта, или окажется, что по каким-то причинам они больше не принимают верхнюю одежду. Чтобы быть абсолютно точными, нам надо написать «СДАТЬ ПАЛЬТО В ХИМЧИСТКУ» - и на вопрос «Что сделать?» ответили, и определили результат, который нам необходимо получить.

Что нам дает такая тщательно-выверенная формулировка? Может быть, не стоит тратить время на то, чтобы ломать голову над такими простыми вещами, тем более так подробно их расписывать?

Как только мы приняли формулировку «Сдать пальто в химчистку», мы получаем как минимум три способа добиться нужного результата. Классический способ – просто сходить в химчистку и сдать пальто приемщице. Продвинутый способ – попросить кого-нибудь из домашних сделать это. И, наконец, самый эффективный способ – вызвать домой курьера из химчистки, который приедет за вашими вещами, а на следующий день привезет их в идеальном состоянии. Вам не придется тратить время на дорогу до хичистки, стоять в очереди, общаться с приемщицей. Почему-то курьеры, выполняющие такую работу, во всяком случае, в Москве, значительно вежливее приемщиц в службах быта.

Когда мы записываем наши рабочие дела в такой план, нам точно также нужно четко представлять, чего мы хотим добиться. Например, не стоит писать «Поговорить с генеральным директором». Важна цель этого разговора, а не сам его факт. Правильно будет записать формулировки такого типа:

Приятным побочным эффектом технологии результато-ориентированного планирования, если формулировки записаны правильно, является то, что некоторые задачи закрываются сами собой, без всякого на то вашего участия. Например, у вас стоит такой пункт плана – «Узнать, все ли готово к семинару в Санкт-Петербурге». Вы предполагаете, что вам нужно будет найти контакты организаторов семинара, позвонить им в Петербург, задать ряд им вопросов, настойчиво потребовать исправить какие-то недочеты в подготовке семинара. Но не успели вы еще прийти в офис, как ваши партнеры из Петербурга позвонили сами и доложили, что все уже готово. Если вы сформулировали «Напомнить о себе Ивану Петровичу», вполне может случится, что вы с ним встретитесь случайно в кафе, он будет в приятном расположении духа, и вам не придется долго упрашивать его секретаршу допустить вас в его кабинет или соединить по телефону.

Продумывание четких формулировок требует некоторого времени (обычно достаточно 15-20 минут) и определенной интеллектуальной работы. К сожалению, ошибок на этой стадии может быть бесчисленное множество и у самых целеустремленных и высокомотивированных людей встрачаются записи типа «подготовить документ для вице-президента» в то время когда необходимая задача на самом деле «склонить вице-президента (ВП) к выбору поставщика А и утвердить это решение согласно принятым корпоративным процедурам». Грамотной формулировкой в данном случае будет – «утвердить у ВП выбор компании А», а не «написать докладную записку», «представить докладную записку», «обсудить с ВП докладную записку». Четкая фокусировка на желаемом результате – основа всей техники.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

Какие дела стоит выделять красным цветом? Только те, что наиболее важны для вас самих. У вас на работе может быть очень напряженный период, требующий от вас интенсивной работы, но если в этот день у вашего ребенка последний звонок в школе, очевидно, что такое событие стоит выделить красным. Из рабочих дел красным нужно выделять не те «очень срочные» дела, а те, которые работают на ваши цели. Например, обсуждение с руководителем отдела развития персонала возможностей повышения квалификации или новых вакансий в других отделах, для вас может оказаться значительно более важным, чем рядовое рабочее совещание. «Красные» дела часто бывают для нас психологически трудными, мы склонны их откладывать. И иногда очень даже имеет смысл отметить красным подготовку финансовой отчетности, которую вы привыкли откладывать на последний момент. Красных дел в списке должно быть не больше трех, если всего в нем задач порядка 15-20, и не больше одной, если у вас задач 6-7 на день.

Дела, выделенные желтым цветом – это наша ежедневная обязательная программа, та самая рутинная «текучка», отнимающая у нас время, энергию и силы, не оставляя возможности сконцентрироваться на самом главном. Часто и задачи бывают совсем простенькие – совершить нужные звонки, оформить счета и акты сдачи-приемки, ответить на запросы клиентов, но их много, пока мы их выполняем, нас отвлекают по делу и не по делу, одна простеькая задача тянет за собой другую, да и энтузиазма у нас такая рутина как правило не вызывает. Попробуйте просто «отщелкать» такие дела, как будто играете в игру или соревнуетесь сами с собой.

«Синие» дела – это те задачи, которые, при благополучном стечении обстоятельств, мы можем выполнить по ходу дела, но невыполнение которых не является критичным. Например, мы знаем, что было бы неплохо по пути домой заглянуть в книжный магазин и посмотреть новинки, но, в принципе, это можно сделать и завтра, и послезавтра, или в любой момент, когда вы будете проходить мимо. Может быть, было бы желательно поговорить с приятелем о том, чем руководствоваться при выборе карманного компьютера, но, так как вы планируете такую покупку еще через месяц, можно этот разговор и отложить на какое-то время. Тут главный принцип такой: получится – хорошо, а не получится – совершенно не страшно.

ОФОРМЛЕНИЕ СПИСКА

Постарайтесь сделать так, чтобы форма представления этого списка была для вас удобна, приятна, комфортна. Он должен быть обязательно оформлен тщательно и аккуратно, никакие спонтанные каракули тут неуместны.

Можете использовать для распечатки списка хорошую тонированную бумагу, приятного для вас оттенка, например персикового или голубого. Проследите, чтобы цветовые выделения не мешали восприятию текста.
Листочки с такими планами ни в коем случае не надо выбрасывать. Подшивайте их в специальную папку в хронологическом порядке, изучайте и анализируйте время от времени. Если вам удобнее хранить архив с результато-ориентированными планами в памяти компьютера, убедитесь, что перед сохранением документа вы внесли в него все изменения и пометки, которые были сделаны на бумаге.

ПРЕИМУЩЕСТВА РЕЗУЛЬТАТО-ОРИЕНТИРОВАННОГО ПЛАНА ДНЯ:


© Ольга Стрелкова, июнь 2005 г. ostrelkova@improvement.ru Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/result/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.


Читайте также:

Андрей Томилин Привычка побеждать
Глеб Архангельский Принятие решений: технология персонального стратегического планирования
Алекс Левитас Система управления временем Б. Франклина

 

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация