Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» внедряет тайм-менеджмент на базе Microsoft Outlook 2003

Версия для печати – word 375K

ОАО РАО «ЕЭС России» – крупнейший российский электроэнергетический холдинг. Департамент информатизации поддерживает и развивает IT-инфраструктуру холдинга. Руководство Департамента в партнерстве с консалтинговой компанией «Организация Времени» повысило эффективность деятельности сотрудников, внедрив технологии планирования времени на базе Microsoft Outlook 2003. Использование современных технологий тайм-менеджмента и ряда дополнительных возможностей Outlook (пользовательские представления, настройка форм) помогло повысить гибкость планирования и эффективность использования времени сотрудников. Также повысилась эффективность управления договорами и подрядчиками, что позволило сократить сроки осуществления проектов и финансовые затраты.

О компании

ОАО РАО «ЕЭС России» – крупнейший электроэнергетический холдинг, установленная мощность электростанций которого на 01.01.05 составила 72.4% общей мощности электростанций России. Департамент информатизации поддерживает и развивает IT-инфраструктуру корпорации. С развитием бизнеса и в условиях проходящей реформы электроэнергетики, возрастает количество и сложность проектов, которые осуществляет департамент. Основная функция Департамента – управление IT-проектами в компании, осуществляемыми силами внешних подрядчиков.

Ситуация

В Департаменте не было единого стандарта личного тайм-менеджмента. Outlook, как и в большинстве российских компаний, использовался как почтовая программа и отчасти как календарь; задачи применялись реже. Планирование с использованием только раздела «Календарь» (жесткое планирование) не обеспечивало гибкости в условиях изменчивой внешней среды. Поскольку деятельность Департамента мультипроектна, требовалось на базе Microsoft Outlook 2003 внедрить гибкое планирование, адекватное неопределенности внешней среды.

Еще одним процессом, требовавшим оптимизации, было проведение договоров с субподрядчиками в системе согласований РАО ЕЭС. Руководству Департамента необходимо иметь удобный обзор всех договоров с субподрядчиками, стадий согласования, проходимых договорами вне Департамента, и сроков предполагаемого согласования. При этом корпоративная система документооборота содержит список договоров, но не дает исполнителю четкой последовательности действий по согласованию договора.

На решение внедрить техники тайм-менеджмента повлияла простота предлагаемых методов. Все инструменты планирования времени реализованы с помощью «штатных» возможностей настройки Microsoft Outlook 2003, без дополнительного программирования. «Как сотрудники Департамента информатизации, мы сами должны быть примером и источником лучших практик эффективной работы. Поэтому для нас представляли большой интерес и современные техники тайм-менеджмента, позволяющие больше успевать, и нетривиальные возможности Microsoft Outlook 2003 – пользовательские поля, пользовательские представления, настройка форм, и т.п.» комментирует Александр Селютин, заместитель директора Департамента информатизации ОАО РАО «ЕЭС России».

Решение

Для оптимизации командного тайм-менеджмента была применена методика контекстного планирования, дополняющая классическое жесткое (календарное) планирование. «Гибкие» задачи распределяются по «контекстам», к которым привязано выполнение этих задач – людям, местам, проектам, и т.п. Технически в Microsoft Outlook 2003 это означает присвоение задачам соответствующих категорий. «При таком подходе задачи выполняются гораздо быстрее, при этом не нужно загонять себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится» – говорит Андрей Груненков, специалист Департамента информатизации РАО. – «Приятно, что богатые возможности настройки панели задач в Outlook позволяют, придерживаясь общей идеологии планирования, адаптировать обзор задач под себя». Также были разграничены так называемые «жесткие» и «бюджетируемые» задачи, с помощью автоматического форматирования встреч Календаря (данные возможности доступны только в Outlook 2003).

Вторым направлением работы была формализация процесса согласования договоров. Для управления процессом была разработана форма задачи, определяющая основные параметры отслеживаемого договора. Форма создана без программирования, на базе «штатных» возможностей, и содержит две вкладки: «Контроль», для руководителя, ставящего задачу, и «Исполнение», для сотрудника, ответственного за проведение договора.

Руководитель задает на вкладке «Контроль» основные параметры договора, после чего отправляет задачу исполнителю с помощью функции «Назначить». Сотрудник, получивший задачу, на вкладке «Исполнение» видит весь порядок своих действий, и отмечает их осуществление.

Все изменения, вносимые исполнителем в задачу, отображаются в «материнской» задаче у руководителя. Также у руководителя настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров. В этом представлении руководитель может изменять приоритетность договоров в зависимости от текущей ситуации, контролировать сроки их согласования, видеть статус договора – его согласованность с различными департаментами. Средства автоматического форматирования позволили настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока согласования к сегодняшнему дню. Эта простая обзорная матрица сделала процесс согласования договоров более «прозрачным» и управляемым, позволила более жестко ставить и отслеживать целевые ориентиры по срокам прохождения договора.

Результаты

Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования. Существенно снизилась вероятность «потери» каких-либо задач, или их несвоевременного выполнения. Немаловажна и меньшая напряженность работы: комфортный обзор всех задач в Outlook, возможность настроить этот обзор «под себя», дают ощущение управляемости ситуации, позволяют снизить стресс и напряженность в авральных ситуациях.

«Благодаря гибким возможностям настройки Microsoft Outlook 2003, мы получили идеальное дополнение к корпоративной системе документооборота. Если корпоративная информационная система позволяет повышать эффективность деятельности компании в целом, то Outlook, при условии полного использования его функциональных возможностей и реализации в его настройках современных технологий тайм-менеджмента, заметно повышает личную и командную эффективность работы сотрудников» – говорит Александр Селютин.

Система отслеживания договоров позволила зафиксировать средний срок их согласования и наметить организационные меры, позволяющие этот срок сократить. «Прозрачность» процесса согласования, достигнутая с помощью системы, оказалась удобной и для руководителей, и для исполнителей, получивших более удобные инструменты управления процессом. Уже в первые два месяца существования системы средний срок согласования договоров был уменьшен примерно на 20%.

Александр Селютин, зам. директора Департамента информатизации РАО, так оценивает результаты проекта: «Предложенный гибкий подход к планированию задач полностью соответствует нашей мультипроектной специфике работы. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить, как минимум, в 10-15%. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента. Что касается системы отслеживания договоров, ее налаженность позволит нам повысить «управленческую мощность» нашего подразделения и выполнять ряд задач силами большего количества узкоспециализированных поставщиков. Это прямой путь и к сокращению сроков реализации проектов, и к снижению финансовых затрат ОАО РАО «ЕЭС России».

О партнере

ООО «Организация Времени» – единственная в России консалтинговая компания, специализирующаяся исключительно на тайм-менеджменте: управлении временем и личной эффективностью менеджера. Компания является разработчиком ряда уникальных услуг в тайм-менеджменте: «Учебный органайзер», методики ТМ-диагностики и ТМ-аттестации, Корпоративный стандарт организации времени, Методика внедрения тайм-менеджмента на Outlook, и др. В числе клиентов компании – ОАО РАО «ЕЭС России», Русский Алюминий, PricewaterhouseCoopers, Mars, Danone, Группа Русский стандарт, Вимм-Билль-Данн, и др. Одним из ключевых направлений деятельности компании является осуществление консультационных проектов по внедрению личного и командного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Компания является участником программы «Microsoft Office – решения партнеров».

Дополнительные сведения

Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Microsoft, доступна по адресам: http://www.Microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке) или http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке). За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Microsoft по телефонам (095) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России). Адрес корпорации Microsoft в Интернет: http://www.microsoft.com/ (на английском языке), http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке).
Для получения дополнительных сведений о компании «Организация Времени» посетите сайт: http://www.improvement.ru

Настоящий документ носит исключительно разъяснительный характер. КОРПОРАЦИЯ MICROSOFT НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ЭТИМ ДОКУМЕНТОМ НИКАКИХ ГАРАНТИЙ, ЯВНЫХ ИЛИ ПОДРАЗУМЕВАЕМЫХ. Microsoft, Windows Server, SQL Server, Windows Small Business Server, Exchange Server, ISA Server, Windows SharePoint Services, Microsoft Office System, Microsoft Office, Microsoft Outlook, Microsoft Messenger, Windows и эмблема Windows являются зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft (Microsoft Corporation) в США и других странах. Названия прочих организаций и изделий являются товарными знаками соответствующих владельцев.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90