О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


21-22 ноября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Юрий Погорелов

Айсберг тайм-менеджмента: инструментальный подход

 

Человек начинает с попыток
нахождения резервов времени,
а заканчивает осознанием своих ценностей и приоритетов

 

Люди приходят к тайм-менеджменту совершенно по-разному: кто-то в попытках отыскать 25-й час в сутках стремится создавать островки планомерности в хаосе окружающей среды, кто-то отчаянно борется с хронофагами, стремясь не растратить принципиально конечный и невозобновляемый запас своего времени, кому-то в руки случайно (а, может, и не случайно) попали работы А. Лакейна, Д. Аллена, Д. Гранина, Г. Архангельского, кто-то просто заходит на сайт www .improvement .ru и понимает, читая реальные истории реальных людей, что это здорово.

Но все, кто пришел, сталкивается с двумя «вопросами русской демократии»: кто виноват (в том, что времени всегда не хватает; многое, что запланировано на завтра, нужно было сделать еще вчера; третья (может быть, и двадцать третья?) попытка «начать жизнь с понедельника» не удалась…) и что делать (а хочется, как всегда, чего-то светлого, большого и непонятного, как у М.Е.Салтыкова-Щедрина «… не то конституции, не то севрюжины с хреном»). Ответив на первый вопрос, и неприятно удивившись ответу (ответ в большинстве случаев в зеркале хорошо виден), люди часто приступают ко второму.

И вот тут начинается самое интересное. Как правило, началом тайм-менеджмента на практике является выбор определенного инструмента для управления временем – ежедневника-планировщика, КПК, графика Гантта и т.д. И это верно, поскольку все равно лучше, чем вообще бездумно тратить свое время.

В лучшем случае большинство людей «с места в карьер», стартуют, условно говоря с «учетной» или «долгосрочноплановой» модели тайм-менеджмента. То есть, начинают заниматься хронометражем в сочетании с кратко и среднесрочным планированием или же строят «матрешечную» модель целей «Глобальные-стратегические-тактические-оперативные». И это еще более верно, поскольку, как правило, традиционные наиболее часто используемые инструменты тайм-менеджмента, особенно инструменты текущего управления, не позволяют «за деревьями увидеть лес», то есть достаточно редко дают обзорность и перспективу.

Все это хорошо и правильно, описано в существующих работах по ТМ, которые можно брать как основание для проникновения в эту, без сомнения, полезную тему, а, главное, как руководство к практическому внедрению техник ТМ в своей жизни, заслуживает уважения и повторения. Но.

1. Выбираемые инструменты, как правило, охватывают отдельные вопросы управления временем, например, отдельную функцию управления – учет, отдельный горизонт управления – месяц, но не дают целостности управления, не дают системности охвата ТМ.

2. Стихийно выбираемые инструменты управлениявременем не формируют систему управления временем.

3. И главное. Большинство инструментов позволяют ответить на вопрос, как делать, как экономить время, нормировать и учитывать затраты времени и т.д. Однако в какой-то момент возникают менее осознаваемые, но значительно более важные вопросы: куда и зачем делать. Как говорил классик (банальность, конечно, но «…в банальности таится глубина, которая ее увековечила»): «Неважно, с какой скоростью Вы идете, если Вы идете не туда».

Большинство существующих разработок по ТМ предполагают ответ на первый вопрос и отдельные инструменты для этого. И вот, после определенного времени, отвечая на вопрос «как?», человек приходит к вопросам «куда?» и «зачем?». Эту идею нельзя считать новой, так как практически аналогичную ей, собственно, предлагает Г.А. Архангельский в своей книге «Тайм-Драйв: как успевать жить и работать», рассматривая комплекс вопросов взаимоотношения человека и Времени: как идти (эффективность), куда идти (стратегия) и зачем идти (философия) – при этом предлагая аналогию лестницы. Мне лично ближе аналогия айсберга (Рис. 1): видимая его часть (которая составляет около 1/10 от объема) – это ответ на вопрос, как идти (инструмент деятельности), менее видимая, но более объемная – ответ на вопрос, куда идти (вектор деятельности), самая глубинная, большая, но сравнительно невидимая – ответ на вопрос, зачем идти (причина деятельности)

 


Сделаем маленькую передышку и рассмотрим другой вопрос (а к первому, то есть айсбергу ТМ, мы еще вернемся).

В практическом тайм-менеджменте можно выделить три составляющие: инструментальную, мотивационную и «инсайтовую». Соотношение между ними представлено на рис. 2.

 


Инструментальная составляющая, представляя собой набор инструментов и техник, есть способ действия. Мотивационная составляющая есть способ отношения к возможному способу действия, текущему состоянию и будущему результату. С инсайтом все несколько сложнее. Это некое озарение, понимание, не просто знание, а осознание, «прочувствывание». Осознание, понимание от просто знания отличается очень сильно. Ну, например, практически все знают (Минздрав ведь уже просто устал предупреждать), что курение особо здоровья никому не добавляет, и курящие живут лет на 5-7 меньше, чем некурящие (в среднем, естественно, за отдельные исключения в виде курящих долгожителей можно порадоваться, но общей статистики они не улучшают) – но, как правило, курящие над этим не задумываются, а, если только человек осознает, что из-за его привычки у него…, нет не так, у НЕГО будет (в среднем, естественно) на 1825 МЕНЬШЕ восходов и закатов, на 1825 дней МЕНЬШЕ общения с дорогими (в крайнем случае, приятными) ему людьми и т.д., то, в общем отношение к жизни и к отдельным своим привычкам может и поменяться. Другой пример: знание того, как водить автомобиль (если в книжке прочитать) еще не обеспечивает возможность управления автомобилем вообще и безопасного его вождения в частности, пока человек не «почувствует» дорогу и автомобиль. Хороший игрок в бильярд «чувствует» шар и «видит» лузу, хороший ревизор «видит», где украли, без детального анализа баланса (который потом только часто подтверждает ранее сделанные выводы) и т.д. В общем, инсайт – это озарение ощущения и понимания. В описании инсайта ограничимся тем, что он есть, его очень тяжело описывать и легко прочувствовать. В тайм-менеджменте инсайт касается ощущения времени, ощущения момента и проявляется, в том числе, в «кайросах» (термин Г. Архангельского), то есть в тех моментах, когда приходит глубинное понимание и «проощущение», когда все понимаешь и все получается.

Инструментальная составляющая влияет на результат напрямую (собственно с использованием инструментальной составляющей результат и создается). Мотивационная составляющая влияет на использование инструментальной составляющей (и в принципе определяет ее использование) и напрямую на результат не влияет, но влияет опосредованно (создавая общий настрой и влияя на субъективную оценку результата). С инсайтом, как всегда, все сложнее. Он чаще влияет на инструментальную составляющую, когда применение определенного инструмента становится либо естественно понятным, либо настолько же привычным, как и многие наши ежедневные действия, уже давно ставшие «психическими автоматизированными алгоритмами». В этом случае инструментальная составляющая уже переходит в разряд неосознанного знания и выполняется без дополнительного усилия как бы на периферии внимания (например, если длительное время вести хронометраж дня, то в какой-то момент собственно хронометраж через каждые 10-30 минут становится и ненужным, потому что у человека, во-первых, вырабатывается чувство времени, и он не просто проживает день, а в состоянии параллельной рефлексии «прочувствывает» его, что и приятнее и эффективнее, а, во-вторых, память настолько фиксирует время, что хронометражную карточку можно заполнять без потерь в конце дня). Иногда прорыв в понимании влияет на мотивационную составляющую. Это чаще всего сопряжено с моментами стресса, отдельными эмоциями, отдельными сильными впечатлениями, когда прочувствывание момента или ситуации резко меняет мироощущение, мировосприятие и ценности человека (в этом случае, кстати, хорошо помогает посещение знаковых мест – о чем пишет И. Правский в своей статье «Куда бы прицелиться» – вокзала, больницы, прочих еще менее веселых мест). Например, люди в большинстве случаев озабочиваются вопросами собственного здоровья, когда их тело, уже устав от пренебрежения и невнимания к себе, напоминает владельцу, что из категории здоровых он перешел в категорию плохо обследованных.

Большинство людей, пытаясь «начать жизнь с понедельника», акцентируют внимание на инструментальной составляющей тайм-менеджмента. И это правильно, поскольку лучше инструментальная составляющая, чем вообще никакой. Но сам по себе инструмент без осознания необходимости его применения результата не дает. Например, все знают, что десятипальцевая печать (первый или второй иностранный язык, курсы контраварийного вождения автомобиля…) – это хорошо, и проблема не в том, чтобы этому научиться (масса специальных программ для десятипальцевой печати, масса курсов иностранного языка, в том числе дистанционных и аудиокурсов и т.д.), и много времени это не потребует, основная проблема – захотеть. А захотев, сохранить это желание и не бросить через неделю, потому что а) времени нет; б) постоянно забываешь в) … и список «вполне объективных» причин можно продолжать.

В общем, если начинать с инструмента, то практически всегда через сравнительно краткосрочное время «здесь изнемог высокий духа взлет». Надо бы не забыть про мотивационную и инсайт. Потому что в противном случае «так много пишут о вреде курения, что я, пожалуй, перестану читать».

Закономерный вопрос, как перечисленные составляющие тайм-менеджмента можно создать. С инструментальной – нет проблем. Выбрал готовый инструмент (из числа многочисленных существующих) и вперед. С мотивационной – сложнее. Мотивация в голове, а голова инструмент тонкий. Но, тем не менее, варианты есть: визуализация, событийно-эмоциональные якоря, искусственное (со стороны) стимулирование и т.д. Кому что помогает.

С инсайтом сложнее всего. Единых методов и инструментов создания состояния прозрения и всеобщего проникающего понимания, наверное, просто не существует: кому помогает медитация и размышление о том, как «космические корабли бороздят просторы большого театра», кому-то пол-литра на троих. Если говорить серьезно, то проблема анализа процесса творческого мышления была поставлена еще И. Кантом, и, насколько известно автору, на сегодняшний день не решена – есть какие-то методы выполнения отдельных задач творческого характера (те же методы мозгового штурма, синектики, поиска функционального разнообразия, метод морфологического анализа), есть упражнения на развитие творческого мышления, но единого комплексного описания творческого процесса в человеческой психике пока не разработано. Это сильно осложняет и индивидуализирует процесс достижения инсайта. Существуют разные варианты из истории науки, искусства и бизнеса: работа в измененном состоянии сознания и подключение подсознательного (формула бензола у Кекуле, которую, если верить хронографам науки, тот увидел во сне), работа в четко определенной обстановке (опять же таки, если верить биографам Л. Ландау, то великий физик большинство идей выдвинул и сформулировал дома на диване, окруженный подушками и в тишине), максимальная визуализация (А. Эйнштейн в своих биографических работах описывал, что теорию относительности он разрабатывал, представляя себя верхом на луче света), временное отвлечение на литературу, не связанную с исследуемой темой, но ориентированную на развитие восприятия и фантазии (трамплин Г. Альтшуллера). Если говорить об инсайте, связанном не столько с пониманием, сколько с осознанием применения инструмента, то есть с переходом использования любого инструмента от неосознанного незнания к неосознанному знанию, то, кроме перечисленного, это и длительная практика: если мы говорим о ТМ, то чувство времени приходит через 2-3 года после попыток внедрения и использования инструментов ТМ; понимание, как надо выполнять сложную творческую задачу, приходит после длительного творческого активного размышления над ней (в том числе с привлечением инструментов визуализации и сценарного анализа) и иногда ряда попыток.

Кратко, не растекаясь далее «мыслию по древу», вышесказанное (и недосказанное) можно обобщить следующим образом (рис. 3).

 

После столь долгого рассказа возникает закономерный (и не могу сказать, что приятный) вопрос: если и инструментальная, и мотивационная, и инсайтовая составляющая важны, как их можно в практической жизни создать. И вот здесь мы напрямую сталкиваемся с вопросом выбора инструмента, нет – ИНСТРУМЕНТА ТМ (понимая под таким инструментом с большой буквы совокупность способов, приемов и действий, позволяющих более менее создать и поддержать инструментальную, мотивационную и инсайтовую составляющую ТМ).

… и в ритме ленинского танго «Шаг вперед и два назад», возвращаясь к аналогии айсберга тайм-менеджмента, мы на удивление сталкиваемся с той же самой проблемой – вопросом создания (или выбора?) инструментов, позволяющих ответить на поставленные фундаментальные три вопросы – как идти, куда идти и зачем идти.

С учетом всего вышесказанного можно поставить задачу:

Сформировать такую систему управления временем (в виде совокупности инструментов), которая бы, отвечая на три вопроса ТМ-Айсберга, для каждого его уровня позволяла выбрать совокупность адекватных инструментов, обеспечивая инструментальную, мотивационную и инсайтовую составляющие тайм-менеджмента.

При построении такой системы управления хорошо бы учитывать несколько сравнительно простых в формулировке, но сложных в выполнении требований:

При выборе инструментов хорошо бы учитывать некоторые принципы:

Следует заметить, что в тайм-менеджменте уже на сегодняшний день накоплено значительное количество апробированных на практике инструментов управления временем, задачами и т.д. При этом, многие из таких инструментов, будучи излагаемы апологетами ТМ для читателей и просто всех интересующихся в максимально простой и доступной форме (из-за чего возникает необоснованная иллюзия простоты и примитивности таких инструментов), имеют под собой очень серьезную теоретическую основу: например непрожективный подход, о котором говорит Г. Архангельский, равно как и технология ТРИЗ Г. Альтшуллера фактически являются применением методологии «мягких систем» (Р. Акофф, У. Черчмен) в обыденной жизни, техники рефлексии в ТМ есть прямое следствие теоретических положений гештальтпсихологии и психоанализа и т.д.

Поэтому скромная заслуга автора не столько в том, что он предлагает эти инструменты, сколько в обобщении многообразия существующих инструментов и подходов к решению отдельных задач ТМ, что и представлено в следующей таблице. Замечу, что в таблице по умолчанию принято, что уважаемый читатель ознакомлен с инструментами ТМ, поэтому дополнительные пояснения опущены.

Составляющая ТМ/уровень айсберга ТМ

Элемент составляющей ТМ/уровня айсберга ТМ

Методы решения

Инструментальная составляющая

Отдельные функции управления (ТМ менеджмента)

Планирование

Средства иерархизации совокупности объектов (диаграмма Эйзенхауэра, то есть матрица на 4 квадранта по осям «срочно-несрочно», «важно-неважно», попарное упорядочение по Саати (метод анализа иерархий), АВС классификация по Парето (выделение дел А,В и С))

Средства двукритериальной визуализации задач и событий – матрицы «задачи/дни-отметка принадлежности», «дни/часы-задача», «проекты/задача-время выполнения», и любые другие матрицы, в которых по двум осям и на их пересечении рассматриваются такие параметры задач, как день выполнения, время выполнения, неделя выполнения, месяц или год выполнения, сущность задачи, дополнительные параметры выполнения…

Средства сквозной линейной визуализации задач и событий – классический бумажный ежедневник, КПК/коммуникатор, ToDo -лист

метод «ярлык на действие» для маленьких периодических задач

метод пластиковой доски, метод единой тетрадки

Учет

Хронометраж во всех формах и всем своем многообразии, АВС-хронометраж, мемуарник, система сворачивающихся дневников, «музейная папка»

Анализ

Мемуарник, вертикальный и горизонтальный анализ карты хронометража, анализ целедостижения, методы рефлексии

Контроль

Отдельные задачи

Целеполагание

метод эпитафии, метод попарного сравнения приоритетов (упорядочение по Саати), метод личной жизненной миссии, метод детских желаний, метод И. Ли (список задач на период по убывающей важности), метод целей ролей (по С. Кови), метод структурирования списка целей, метод «замыслы-проекты-задачи»

Целостное понимание проблемы/проекта/задачи

Карта ума Т. Бьюзена( Mind Map ), обзор по методике Г. Архангельского, любая визуализация, построение когнитивной карты связей, метод пластиковой доски, метод единой тетрадки.

Управление эмоциями

Эмоциональные якоря (визуальные, аудиальные, тактильные, обонятельные, внешнего окружения, любые другие)

Управление идеями

Диктофон, картотека идей, методики ТРИЗ, визуализация

Личностное развитие

Поддерживающая коммуникативная среда, целевое периодическое ознакомление с новой информацией, аудиотренинги, тренинги-семинары, любая целостная оздоровительная система (йога, восточные единоборства, рейки…), параллельное синергетическое развитие в нескольких направлениях

Мотивационная составляющая

 

Календарик-пинарик, аудиотренинги, литература, посвященная личностному развитию, посещение знаковых мест или знаковые события (создаваемые целевым образом), метод трех тысяч шариков, рефлексия (в форме системы сворачивающихся дневников, мемуарника, дневника, в любой другой форме)

 

 

 

Инсайт

Целеполагание

метод эпитафии, метод попарного сравнения приоритетов (упорядочение по Саати), метод личной жизненной миссии, метод детских желаний, метод И. Ли (список задач на период по убывающей важности), метод целей ролей (по С. Кови), метод структурирования списка целей, метод «замыслы-проекты-задачи»

Совершенствование проощущения

Длительная осознанная практика, аудиотренинги, посещение знаковых мест, продуктивное общение-научение

уровень «как идти»

 

Вся инструментальная и частично мотивационная составляющая ТМ

уровень «куда идти»

Сочетание мотивационной составляющей и инструментов целеполагания

Календарик-пинарик, аудиотренинги, литература, посвященная личностному развитию, посещение знаковых мест или знаковые события (создаваемые целевым образом), метод трех тысяч шариков, рефлексия (в форме системы сворачивающихся дневников, мемуарника, дневника, в любой другой форме), метод эпитафии, метод попарного сравнения приоритетов (упорядочение по Саати), метод личной жизненной миссии, метод детских желаний, метод И. Ли (список задач на период по убывающей важности), метод целей ролей (по С. Кови), метод структурирования списка целей, метод «замыслы-проекты-задачи», когнитивные карты, карты ума Т. Бьюзена, посещение знаковых мест, любые целостные оздоровительные системы и религиозные практики

уровень «зачем идти»

посещение знаковых мест, создание целевых знаковых событий, метод трех тысяч шариков, рефлексия в любой форме, метод эпитафии, метод личной жизненной миссии, любые целостные оздоровительные системы и религиозные практики, целевые психологические тренинги и практики

 

 

По таблице сразу несколько замечаний:

с мотивационной составляющей и инсайтом, как и ожидалось, получилось сложнее, чем хотелось бы. Увы, мотивация и озарение – это очень индивидуально;

некоторые инструменты (и даже подразделы) повторяются. Это касается, например, целеполагания. Просто одни и те же методы можно использовать для целеполагания и на уровне «как» (тактические цели кратко и среднесрочного периода), и на уровне «зачем» (поиск собственных ценностей);

Таблица не является полной. Например в состав инструментальной составляющей можно было бы включить «управление здоровьем» (пока не поздно!), «управление коммуникациями», «управление личными информационными потоками», но автор не претендует на то, чтобы объять необъятное, оставляя это в индивидуальном порядке уважаемому читателю;

Уровни ТМ-айберга связаны с составляющими ТМ, например уровень «как идти» практически полностью соответствует инструментальной составляющей, а уровень «куда идти» в значительной мере – мотивационной (впрочем, следует заметить, что куда идти – это вопрос стратегии, а не мотивации, но в условиях ежедневной суеты без достаточной мотивации отклонение от стратегических ориентиров весьма вероятно). Впрочем, это довольно закономерно, и было бы очень удивительно, если бы такая связь отсутствовала. Однако ставить знак равенства между составляющими ТМ и уровнями ТМ-айсберга прямо нельзя: например, на уровне «как идти» в его практической реализации все равно присутствует элемент мотивации, а уровень «зачем идти» все равно потребует применения каких-либо инструментов для выявления личных ценностей.

Подробно часть описанных инструментов представлена в работах Г. Архангельского, А. Ретунского, В. Королева, Л. Кыйва, А. Бегалина, Анонима, С. Кови, С. Павлины, С. Козловского и других авторов ТМ-сообщества. Впрочем, замечу, что представленная таблица, отражая все многообразие инструментов ТМ, в существующем виде практически не применима. Реально применимой ее можно сделать, составив заново из трех столбцов, два из которых (составляющие ТМ, а также уровни ТМ-айсберга) заданы, а третий столбец, в котором будут конкретизированы отдельные функции и задачи, заполняется индивидуально, в зависимости от потребностей человека в ТМ, его психотипа и вообще просто индивидуальных предпочтений в применении инструментов ТМ для создания целостной системы управления. Другой вариант построения ИНСТРУМЕНТА ТМ для себя – это заполнение матрицы представленного вида, причем заранее можно сказать, что с инструментальной и мотивационной составляющей проблем будет значительно меньше, чем с инсайтом, который (и средства достижения которого) глубоко индивидуальны.

 

Инструментальная составляющая

Мотивационная составляющая

Инсайт

Уровень «Как идти»

 

 

 

Уровень «Куда идти»

 

 

 

Уровень «Зачем идти»

 

 

 

В общем, как и во многом другом, в ТМ «каждый выбирает для себя…»

 

Юрий Погорелов.

 

 

П.С. Ссылаясь на мнения, разработки и просто цитируя разных авторов, я вполне намеренно не давал четкие ссылки на их работы, потому как интересующийся читатель, полагаю, сможет их найти самостоятельно. «Ищущий да обрящет»

П.П.С. Понимаю, что в статье я затронул достаточно серьезную проблему системы инструментов ТМ и, не питая иллюзий, осознаю, что только сделал первые шаги не то что по решению – скорее даже по очерчиванию контуров этой проблемы. Тут вопросов – поле непаханое: инструментарий ТМ на уровне фирмы, вопрос личной эффективности ТМ с применением инструментов, собственно выбор наиболее подходящих для каждой конкретной ситуации инструментов и … в общем можно ставить троеточие, на чем и ограничимся…


© Погорелов Юрий. Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru:

http://www.improvement.ru/zametki/pogorelov-plan/iceberg

 

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.


Читайте также:

Юрий Погорелов Технологии выбора
Юрий Погорелов Хроники хронометража
Глеб Архангельский Принятие решений: технология персонального стратегического планирования.
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация