Олег Смирнов

Как у вас идут дела?

– Привет, как дела?
– Да ничего, нормально, а у тебя?
Обмен приветствиями

Если помните, мне успеватель позарез был нужен, – такая штуковина, которая помогала бы управляться с многочисленными делами и проектами, от которых голова кругом. А теперь можете меня поздравить: я его придумал, смастерил и внедрил самому себе. Получилось без наворотов, но ничего – работает. Посмотрите внимательно, может и вам сгодится? Если мое решение понравится и приживется у вас, развивайте его техническую базу и подковывайте всякие Outlook-и, Lotus-ы и Palm-ы.

Моя статья не для любителей пофилософствовать. Здесь не будет остросмысложизненно-мировоззренческих построений и рекомендаций о выборе пути и занятий. Некогда. Только голая «механика успевания».

(Не) успевание

Проблема неуспевания – не «техническая», это и понятно было с самого начала – никакие механизмы, приборы и компьютерные программы ее не решат. Чтобы успевать в нашем сумасшедшем мире, нужно выработать особые навыки мышления и действия, научиться как-то по-особому работать с информацией, а уже потом изобретать технические инструменты. Впрочем, давайте по порядку.

Однажды вечером я смотрел по ящику передачу про китайский цирк. Наверное, вы уже видели такой номер: жонглер раскручивает на пальце фарфоровую тарелку, потом аккуратно снимает ее на кончик длинной бамбуковой трости и ставит трость с вращающейся тарелкой на пьедестал. Затем следующую тарелку на другую трость и еще одну и еще… и уже с десяток тарелок крутятся в воздухе, а жонглер спокойно наблюдает за этой хрупкой каруселью и в нужный момент подкручивает по очереди за трости те тарелки, которые вот-вот должны остановить свое кружение и расколоться, упав на арену.

А вот и моя гипотеза подоспела. С нашими делами и проектами как с тарелками в китайском цирке: неумело «закрутил» или не успел их вовремя «подкрутить» – и начинаются труднообратимые процессы распада организованной деятельности. Как следствие – потеря контроля над ситуацией и увеличенный расход своих временных, интеллектуальных и физических ресурсов, энергии на восстановление нормального процесса. Поскольку наши ресурсы не безграничны, мы начинаем не успевать.

Можно принять без доказательств утверждение о том, что мастерство успевания в работе или учебе – это умение расставлять приоритеты, плюс умение распределять свои и чужие ресурсы между задачами, плюс воля к немедленным действиям. В книге Глеба Архангельского описан целый комплекс методов и приемов для расстановки приоритетов и управления делами: знаменитая матрица Эйзенхауэра «срочное-важное», «планирование через приоритеты», «балансировка времени между задачами», «метод структурированного внимания», классический сетевой график проекта и другие.

В основе всех этих методов лежат характеристики дел: «срочность» и «важность». Поскольку «важность» – характеристика субъективная, то возможны альтернативные, но не менее субъективные параметры, такие как «полезность» дел с точки зрения их вклада в вышестоящие цели ...и даже «приятность» (по мнению известного американского бизнес-тренера Брайана Трейси, самые неприятные дела – наиболее приоритетные).

Теперь внимание, простой вопрос. Вы – жонглер, вращаете тарелки на бамбуковых тростях. Как вы расставляете приоритеты действий во время циркового номера? Очевидно, что вы оперируете в своей голове таким параметром, как скорость вращения тарелок. Скорость для вас и есть важность. Чем меньше скорость, тем больше важность.

Почему же мы не применяем динамические параметры при планировании? Вспомним наши типовые списки дел (to do list) в голове, в компьютере или в блокноте. Не чувствуется в них динамики, скорости, не так ли? Так как же оценить, как идут наши дела и что делать дальше?

Важные измерения

В своей системе личного менеджмента я ввел два важных динамических измерения для дел и проектов: скорость выполнения и фазы жизненного цикла.

Фазы жизненного цикла

Любое действо в нашем мире развивается по мудрому природному закону: идея – рождение – рост – смерть ( – рождение). Дело сначала задумывается, потом начинается, развивается, «делает свое дело» и завершается, расчищая дорогу новым затеям и начинаниям.

Давайте для простоты назовем фазы:

Затея
Начало
Середина
Завершение

Зачем нужно такое экзотическое измерение? Факт: проекты в разных фазах своего развития требуют разного внимания и разных затрат времени на управление. Зачастую это измерение маскируется в наших графиках дел под названием «процент выполнения».

Скорость выполнения

Любое дело в каждый момент времени может выполняться, «идти» с разными скоростями. Скорость выполнения – характеристика по большей части субъективная, но крайне необходимая.

Я определил для себя такие скорости «движения» дела, используя аллегорию с цирковым жонглерским номером:

На старте
Все, что от нас зависело для старта, мы сделали, наши жонглерские тарелочки подготовлены. Например: оплатили семинар, а занятия начнутся через неделю; клиент в отпуске, но как только он отдохнет, можно начинать переговоры по дальнейшему сотрудничеству.

Крутится
Обычно говорят: «дела идут нормально». Как раз тот случай.
Наши жонглерские тарелочки крутятся в нормальном режиме.

Останавливается или раскручивается
1. Дело идет с большим скрипом – вот-вот остановится и наши тарелочки упадут
2. Дело только раскручивается.

Упало
1. Дело застопорилось, застряло, тарелочка упала.
2. Дело не началось вовремя.

Технология успевания

Для того, чтобы понятно объяснить мою технологию управления делами, я нарисую успеватель и разыграю маленький скетч.

Успеватель

Обратите внимание – в принципе, это обычный to do list:

Появилась динамика на экране (в голове, в блокноте), появилась дополнительная важная информация. Теперь включаю звук:

– Спрашивается, какого черта остановился с делом 1.2.? – ведь осталось самую малость, и срок давит, ну ты паря даешь. Да понятно мне, что маховик уже не остановить. Дожимай давай.

– Делу 1.3. – особое внимание! Почему начал тормозить со вчерашнего дня? Это дело – «младенец», разве не видишь? Мало ли что время терпит, все равно больше внимания, а немного «подрастет» – и хлопот станет меньше. Ломать не строить, помнишь сколько времени убил, зачиная это дело?

– Делом 1.1. у тебя кто так успешно занимается? Петров? Да, точно, классный специалист, ответственный. Все равно не забудь в конце недели проконтролировать, чтобы темп не сбавлял.

– Что у нас с проектом 2? А-аа, вот в чем дело. С клиентом договорились отложить работы на неделю и протоколом зафиксировали. Хм..., сроки вроде не жмут. Ну ладно, отдыхай пока. Постой-ка, дружок, а делом 2.3. тебе кто мешает заниматься? Ну поручи Сидорову, он уже это делал, кажется он даже сам подходил и интересовался.

Принцип успевания

Чтобы успевать, все дела должны идти или быть на старте. Ни одно задуманное или положенное дело не должно стоять или останавливаться. Человек – существо нерациональное и наверное поэтому склонен лениться и пускать дела на самотек. А дела этого не любят и начинают управлять нами.

Парадокс заключается в том, что в конечном итоге легче, приятней и дешевле держать ситуацию под контролем, делать нужное своевременно, чем предаваться сладкой лени, надеятся на авось, уделять внимание незначащим пустякам, оттягивать, медлить – а потом ликвидировать авралы, выдалбливать сгнившие зубы и тушить пожары.

Где идут дела?

В моей системе принято, что дела идут не только «снаружи», явно преобразуя окружающий мир, но и «внутри» – в головах, в сознании (подсознании) людей. Это очень важный посыл с точки зрения управления делами через динамические характеристики. «Снаружи» дело может и не двигаться, но успешно «раскручиваться» в сознании (подсознании).

В успевателе процедура анимации застывших дел будет выглядеть примерно так:

Подобный подход можно использовать для оценки динамики любых интеллектуальных процессов, развития, обучения. Попробуйте.

О технической реализации

Сейчас я пользуюсь при планировании обычной офисной программой Lotus Notes. В ней нет динамических «бегунков» и «светофоров», жаль, поэтому пока довольствуюсь обычным списком задач и календарем, а скорости движения дел приходится представлять «виртуально», в голове. Мне почему-то всегда видится спидометр. Очень не хватает возможности строить на экране иерархические списки задач для «разруливания» запутанных ситуаций.

Метод

Мой метод может показаться странным. Метаться между разными задачами, подобно жонглеру? Нет, я этого не говорил. Строить динамическую карту состояния дел, спокойно оценивать текущую ситуацию, планировать и немедленно действовать.

Потом, любой человек оценивает в той или иной форме «как у него идут дела» при выборе вариантов действий. Мы всегда оперируем динамическими параметрами, только не задумываемся об этом. Дела идут нормально. Дела так себе. Дела идут фигово. Это и есть оценка скорости выполнения дел.

А теперь я предлагаю «легализовать» ваши оценки, использовать их в новой качественной форме в системе личного менеджмента. Знаете, какой здесь главный профит? Вырабатывается замечательное ощущение течения жизни и вкус к немедленным действиям. Я не преувеличиваю.

3 – 4 мая 2004 г.

Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/osdela/

Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Читайте также:

Олег Смирнов Кто подкует Аутлук

Олег Смирнов Диктофон – ловушка идей

Роман Чередниченко Мобильный тайм-менеджмент

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90