О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


19-20 мая 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


24 марта 2017 г., г. Москва, Семинар-тренинг «Управление энергией»

29 марта 2017 г., г. Москва, VIP-cеминар Глеба Архангельского «Тайм-драйв для первых лиц»

15 апреля 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

20-21 июня 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Олег Смирнов

Как у вас идут дела?

Версия для печати – zip word 67K

– Привет, как дела?
– Да ничего, нормально, а у тебя?
Обмен приветствиями

Если помните, мне успеватель позарез был нужен, – такая штуковина, которая помогала бы управляться с многочисленными делами и проектами, от которых голова кругом. А теперь можете меня поздравить: я его придумал, смастерил и внедрил самому себе. Получилось без наворотов, но ничего – работает. Посмотрите внимательно, может и вам сгодится? Если мое решение понравится и приживется у вас, развивайте его техническую базу и подковывайте всякие Outlook-и, Lotus-ы и Palm-ы.

Моя статья не для любителей пофилософствовать. Здесь не будет остросмысложизненно-мировоззренческих построений и рекомендаций о выборе пути и занятий. Некогда. Только голая «механика успевания».

(Не) успевание

Проблема неуспевания – не «техническая», это и понятно было с самого начала – никакие механизмы, приборы и компьютерные программы ее не решат. Чтобы успевать в нашем сумасшедшем мире, нужно выработать особые навыки мышления и действия, научиться как-то по-особому работать с информацией, а уже потом изобретать технические инструменты. Впрочем, давайте по порядку.

Однажды вечером я смотрел по ящику передачу про китайский цирк. Наверное, вы уже видели такой номер: жонглер раскручивает на пальце фарфоровую тарелку, потом аккуратно снимает ее на кончик длинной бамбуковой трости и ставит трость с вращающейся тарелкой на пьедестал. Затем следующую тарелку на другую трость и еще одну и еще… и уже с десяток тарелок крутятся в воздухе, а жонглер спокойно наблюдает за этой хрупкой каруселью и в нужный момент подкручивает по очереди за трости те тарелки, которые вот-вот должны остановить свое кружение и расколоться, упав на арену.

А вот и моя гипотеза подоспела. С нашими делами и проектами как с тарелками в китайском цирке: неумело «закрутил» или не успел их вовремя «подкрутить» – и начинаются труднообратимые процессы распада организованной деятельности. Как следствие – потеря контроля над ситуацией и увеличенный расход своих временных, интеллектуальных и физических ресурсов, энергии на восстановление нормального процесса. Поскольку наши ресурсы не безграничны, мы начинаем не успевать.

Можно принять без доказательств утверждение о том, что мастерство успевания в работе или учебе – это умение расставлять приоритеты, плюс умение распределять свои и чужие ресурсы между задачами, плюс воля к немедленным действиям. В книге Глеба Архангельского описан целый комплекс методов и приемов для расстановки приоритетов и управления делами: знаменитая матрица Эйзенхауэра «срочное-важное», «планирование через приоритеты», «балансировка времени между задачами», «метод структурированного внимания», классический сетевой график проекта и другие.

В основе всех этих методов лежат характеристики дел: «срочность» и «важность». Поскольку «важность» – характеристика субъективная, то возможны альтернативные, но не менее субъективные параметры, такие как «полезность» дел с точки зрения их вклада в вышестоящие цели ...и даже «приятность» (по мнению известного американского бизнес-тренера Брайана Трейси, самые неприятные дела – наиболее приоритетные).

Теперь внимание, простой вопрос. Вы – жонглер, вращаете тарелки на бамбуковых тростях. Как вы расставляете приоритеты действий во время циркового номера? Очевидно, что вы оперируете в своей голове таким параметром, как скорость вращения тарелок. Скорость для вас и есть важность. Чем меньше скорость, тем больше важность.

Почему же мы не применяем динамические параметры при планировании? Вспомним наши типовые списки дел (to do list) в голове, в компьютере или в блокноте. Не чувствуется в них динамики, скорости, не так ли? Так как же оценить, как идут наши дела и что делать дальше?

Важные измерения

В своей системе личного менеджмента я ввел два важных динамических измерения для дел и проектов: скорость выполнения и фазы жизненного цикла.

Фазы жизненного цикла

Любое действо в нашем мире развивается по мудрому природному закону: идея – рождение – рост – смерть ( – рождение). Дело сначала задумывается, потом начинается, развивается, «делает свое дело» и завершается, расчищая дорогу новым затеям и начинаниям.

Давайте для простоты назовем фазы:

Зачем нужно такое экзотическое измерение? Факт: проекты в разных фазах своего развития требуют разного внимания и разных затрат времени на управление. Зачастую это измерение маскируется в наших графиках дел под названием «процент выполнения».

Скорость выполнения

Любое дело в каждый момент времени может выполняться, «идти» с разными скоростями. Скорость выполнения – характеристика по большей части субъективная, но крайне необходимая.

Я определил для себя такие скорости «движения» дела, используя аллегорию с цирковым жонглерским номером:

На старте
Все, что от нас зависело для старта, мы сделали, наши жонглерские тарелочки подготовлены. Например: оплатили семинар, а занятия начнутся через неделю; клиент в отпуске, но как только он отдохнет, можно начинать переговоры по дальнейшему сотрудничеству.

Крутится
Обычно говорят: «дела идут нормально». Как раз тот случай.
Наши жонглерские тарелочки крутятся в нормальном режиме.

Останавливается или раскручивается
1. Дело идет с большим скрипом – вот-вот остановится и наши тарелочки упадут
2. Дело только раскручивается.

Упало
1. Дело застопорилось, застряло, тарелочка упала.
2. Дело не началось вовремя.

Технология успевания

Для того, чтобы понятно объяснить мою технологию управления делами, я нарисую успеватель и разыграю маленький скетч.

Успеватель

Обратите внимание – в принципе, это обычный to do list:

Появилась динамика на экране (в голове, в блокноте), появилась дополнительная важная информация. Теперь включаю звук:

– Спрашивается, какого черта остановился с делом 1.2.? – ведь осталось самую малость, и срок давит, ну ты паря даешь. Да понятно мне, что маховик уже не остановить. Дожимай давай.

– Делу 1.3. – особое внимание! Почему начал тормозить со вчерашнего дня? Это дело – «младенец», разве не видишь? Мало ли что время терпит, все равно больше внимания, а немного «подрастет» – и хлопот станет меньше. Ломать не строить, помнишь сколько времени убил, зачиная это дело?

– Делом 1.1. у тебя кто так успешно занимается? Петров? Да, точно, классный специалист, ответственный. Все равно не забудь в конце недели проконтролировать, чтобы темп не сбавлял.

– Что у нас с проектом 2? А-аа, вот в чем дело. С клиентом договорились отложить работы на неделю и протоколом зафиксировали. Хм..., сроки вроде не жмут. Ну ладно, отдыхай пока. Постой-ка, дружок, а делом 2.3. тебе кто мешает заниматься? Ну поручи Сидорову, он уже это делал, кажется он даже сам подходил и интересовался.

Принцип успевания

Чтобы успевать, все дела должны идти или быть на старте. Ни одно задуманное или положенное дело не должно стоять или останавливаться. Человек – существо нерациональное и наверное поэтому склонен лениться и пускать дела на самотек. А дела этого не любят и начинают управлять нами.

Парадокс заключается в том, что в конечном итоге легче, приятней и дешевле держать ситуацию под контролем, делать нужное своевременно, чем предаваться сладкой лени, надеятся на авось, уделять внимание незначащим пустякам, оттягивать, медлить – а потом ликвидировать авралы, выдалбливать сгнившие зубы и тушить пожары.

Где идут дела?

В моей системе принято, что дела идут не только «снаружи», явно преобразуя окружающий мир, но и «внутри» – в головах, в сознании (подсознании) людей. Это очень важный посыл с точки зрения управления делами через динамические характеристики. «Снаружи» дело может и не двигаться, но успешно «раскручиваться» в сознании (подсознании).

В успевателе процедура анимации застывших дел будет выглядеть примерно так:

Подобный подход можно использовать для оценки динамики любых интеллектуальных процессов, развития, обучения. Попробуйте.

О технической реализации

Сейчас я пользуюсь при планировании обычной офисной программой Lotus Notes. В ней нет динамических «бегунков» и «светофоров», жаль, поэтому пока довольствуюсь обычным списком задач и календарем, а скорости движения дел приходится представлять «виртуально», в голове. Мне почему-то всегда видится спидометр. Очень не хватает возможности строить на экране иерархические списки задач для «разруливания» запутанных ситуаций.

Метод

Мой метод может показаться странным. Метаться между разными задачами, подобно жонглеру? Нет, я этого не говорил. Строить динамическую карту состояния дел, спокойно оценивать текущую ситуацию, планировать и немедленно действовать.

Потом, любой человек оценивает в той или иной форме «как у него идут дела» при выборе вариантов действий. Мы всегда оперируем динамическими параметрами, только не задумываемся об этом. Дела идут нормально. Дела так себе. Дела идут фигово. Это и есть оценка скорости выполнения дел.

А теперь я предлагаю «легализовать» ваши оценки, использовать их в новой качественной форме в системе личного менеджмента. Знаете, какой здесь главный профит? Вырабатывается замечательное ощущение течения жизни и вкус к немедленным действиям. Я не преувеличиваю.

3 – 4 мая 2004 г.


© Олег Смирнов, 2004. Контакт: e-Dacha@yandex.ru Редактура: Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/osdela/

Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Олег Смирнов Кто подкует Аутлук

Олег Смирнов Диктофон – ловушка идей

Роман Чередниченко Мобильный тайм-менеджмент

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация