О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


24 марта 2017 г., г. Москва, Семинар-тренинг «Управление энергией»

29 марта 2017 г., г. Москва, VIP-cеминар Глеба Архангельского «Тайм-драйв для первых лиц»

15 апреля 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

21-22 апреля 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


20-21 июня 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Андрей Томилин

В защиту простоты (еще о «толстом Аутлуке»)

Версия для печати – zip word 37K

Помните притчу-анекдот?

Молодой и старый казах сидят и играют на своих казахских балалайках. Молодой выписывает пируэты, берет сложные аккорды, и т.п. Старый казах сидит и монотонно дергает одну струну на одной ноте. Молодой спрашивает – ты чего? Ты ведь можешь играть самые сложные мелодии, и намного лучше меня!

Старик отвечает – ты еще ищешь, а я уже нашел.

Я еще не слишком состарился, но была у меня похожая история, например, с использованием MS Outlook. Чего только люди не вытворяют с этой программой! Какие-то сортировки, группировки и перегруппировки, подкатегории, категории, коды и шифры.

Должен сказать, что сначала я тоже постоянно предпринимал попытки настроить MS Outlook как-нибудь позаковыристей. Некоторые из этих настроек были очень сложными, с большим количеством разнообразных фильтров для задач, с двойной сортировкой задач по степени важности и по степени срочности и наоборот.
Не так давно я, что называется, «нашел». Я пришел к наиболее удобному для себя способу настройки, которым и хочу с вами поделиться. Этот способ, как водится, оказался и самым простым из всех опробованных (то есть жизнь нам подсказывает – будь проще). У всех нас и так хватает сложностей, поэтому меня потянуло к простоте.

В итоге папка «календарь» теперь у меня выглядит так:

Прокомментирую.

Задачи с правой стороны окна сгруппированы по дням текущей недели и отсортированы по убыванию важности. Но главная фишка, которая очень облегчает работу – это различие шрифта, которым написаны задачи, в зависимости от важности этих задач. Важные – черным шрифтом, обычные – серым, задачи с низкой важностью – бледно-серым (как это настроить, расскажу в конце заметки).

Работаю я со всем этим очень просто. Когда много дел (а это всегда), я делаю только черные задачи. Когда появляется новая задача – я определяю степень ее важности, и она автоматически появляется в списке, приобретая нужный оттенок серого цвета.

Как ни странно, после долгих экспериментов и опытов выяснилось, что мне вполне достаточно использовать только одну классификацию задач – по важности. По срочности – уже лишнее.

С определением степени важности задач проблем не возникает – я это делаю автоматически и без усилий, ведь у меня в голове постоянно сидят собственные цели и приоритеты. Задача, которая работает на достижение этих целей и приводит к практическому результату – она и есть самая важная. Дальше я примерно представляю, сколько у меня сегодня есть времени и сколько важных задач я реально успею сделать. Все остальные задачи, в том числе те, которые накопились за предыдущие дни, недели и месяцы – остаются серыми и нисколько меня не напрягают.

Кстати, чтобы правильно определять важность задачи, можно использовать хороший совет Питера Друкера, который, в версии статьи Глеба Архангельского про принятие решений, «предлагает ставить высокие цели, позволяющие существенно изменить ситуацию; искать свои собственные, оригинальные пути, позволяющие достигнуть решительного конкурентного преимущества. Таким образом, кандидатами на отсев становятся дела, не создающие качественных скачков в развитии, вносящие лишь незначительные «количественные» улучшения».

Эту цитату я даже настроил так, чтобы она появлялась каждый понедельник в том же Аутлуке (см. левый верхний угол на картинке).

Вот такие дела.

Приложение:

Для тех, кто еще не освоился с MS Outlook, привожу пошаговую инструкцию о том, как настроить календарь в соответствии с вышеизложенным:

  1. В папке «календарь» щелкаем правой кнопкой мыши на серой строке «панель задач».
  2. В выпадающем меню выбираем «изменить текущее представление».
  3. Выбираем «Группировка» – «срок» и «по убыванию», ОК.
  4. Выбираем «Сортировка» – «важность» и «по убыванию», ОК.
  5. Выбираем «Отбор» – вкладка «Задачи» – «Выбрать элементы» – выбираем «со сроком» и «на этой неделе», ОК.
  6. Выбираем «Автоформат» – кнопка «Добавить» – в окне «Название» пишем «Обычная важность» – нажимаем кнопку «Шрифт» – выбираем цвет «Серый», ОК, выбираем кнопку «Условие» – выбираем вкладку «Другие условия» – ставим галочку перед словами «Важность элементов» и выбираем степень важности «обычная», ОК.
  7. Повторяем п.6, только в окне «Название» пишем «Низкая важность», выбираем цвет «Серебристый» и степень важности в конце – «низкая». ОК, ОК, ОК.

© Андрей Томилин, сентябрь 2004 г. Контакт: a_tomilin@hotmail.com. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/ol-simple/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Самопрезентация автора
Андрей Томилин Зря ругают «толстый аутлук»
Андрей Томилин Привычка побеждать
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация