О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


7-8 февраля 2019 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в декабре 2018 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.
 

Полезно


Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку...>>



Автор: Дмитрий Гнездилов

Цветовая дифференциация задач

Работа требует от нас режима многозадачности. Большое количество информации порождает огромное число рабочих бумаг, писем, справочной документации, документов для проверки, материалов для изучения. В течение рабочего дня необходимо отработать много задач. Если не иметь системы для расстановки приоритетов, можно упустить важные проекты, а все силы и время потратить на второстепенные дела.

Я уже много лет пользуюсь системой цветовой дифференциации задач. Все дела, которые я выполняю в течение дня, разделены на три категории:

Каждой категории я присвоил, соответственно, красный, желтый и зеленый цвет.

Красный цвет

На моем рабочем столе расположены три лотка для бумаг. Каждый лоток определен для документов своей категории. Верхний лоток предназначен для задач красного цвета.

Задачи для моего изучения – это те задачи, которые я должен выполнить сам, либо составив план проекта, делегировать кому-нибудь из сотрудников, с дальнейшим контролем реализации. Материалы, касающиеся таких задач, я помещаю в файлы красного цвета.

Каждый проект из этой категории имеет свой отдельный файл. Все новые проекты, письма, материалы для изучения, бумаги сотрудников, которые мне необходимо проверить, относятся к этой категории.

Все в компании знают: чтобы передать мне задачу к исполнению (от генерального директора) или отдать мне документы на проверку (от сотрудника), нужно просто положить материалы в красный файл и поместить в верхний лоток на моем рабочем столе. Также в папку прикладывается файл с коротким описанием задачи, её важности, сроков выполнения и другой информации. После выполнения задачи, документы помещаются в папку проекта, передаются в другой отдел, на отправку по почте, или помещается в файл зеленого цвета.

Желтый цвет

В среднем лотке я храню все бумаги, требующие коллективной работы или ожидающие решения третьего лица. Проекты этой категории я помещаю в файлы желтого цвета. Это такой тип задач, которые нельзя решить одному сотруднику. Для решения таких задач обычно требуется проведение совещания, согласование в нескольких отделах или проведение выездной встречи. Материалы для каждой такой задачи хранятся в отдельном желтом файле. В файл помещается комментарий, когда нужно взять с собой этот файл, кто необходим для решения этой задачи. Все проекты «желтой» категории это кайрос-проекты, выполнение которых зависит от определенных обстоятельств.

Зеленый цвет

В нижнем лотке хранятся файлы с материалами задач из зеленой категории. Это уже решенные мною или коллегами задачи, но еще не отправленные клиенту, не переданные в другой отдел или не помещенные в архив. К этой категории дел относятся материалы для презентаций, финальные редакцию договоров, которые надо взять на встречу, оригиналы договоров, которые необходимо поместить в архив.

Важно отметить, что по вышеописанному принципу происходит распределение дел во всем техническом отделе нашей организации. Правила действует как для обычных инженеров, так и для руководителей. В связи с этим все сотрудники действую по единым правилам квалификации задач, хранения документов, передачи документов на проверку начальнику.

Каждый сотрудник не привязан к начальнику в плане проверки документов. Сотрудники не «вылавливают» начальника по коридорам, если не могут застать на рабочем месте. После выполнения задачи они помещают материалы, которые должен утвердить или проверить начальник в красный файл и кладут в верхний («красный») лоток на столе начальника, с коротким комментарием по проекту. Начальник должен проверить проект и сам вернуть его со своими замечаниями подчиненному или запустить его дальше по производственной цепочке.

Я использую метод цветовой дифференциации проектов более 7 лет. Я внедрял его во всех организациях, где работал. Данный метод структурирует рабочий процесс и улучшает работу подразделения.

Об авторе

Дмитрий Гнездилов – технический директор ООО «ЭНКОСТ», Москва. Компания специализируется на проектах экономии энергоресурсов для юридических лиц. Опыт работы в энергетике более 10 лет.

Руководитель ТМ-клуба «Энерго» в Москве и ТМ-клуба «Железногорск».

Участие в Лиге Время помогает мне получать новые знания, повышать свои навыки, полезные как для решения рабочих задач, так и для решения своих личных жизненных целей. Также участие в Лиге расширяет мой круг полезных знакомств в различных отраслях.

Контакт gnezdilov.dm@yandex.ru

Рекомендуем также прочитать статью Дмитрия Гнездилова «Хронометраж: мой личный опыт»

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация