О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


22 июня 2016 г., г. Москва, VIP-cеминар Глеба Архангельского «Тайм-драйв для первых лиц»

24-25 июня 2016 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Ознакомьтесь с программой и зарегистрируйтесь: www.tminvest.ru

29 июня - 1 июля 2016 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского» и «Тайм-менеджмент на Outlook»

Календарь семинаров на I полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Владимир Остапчук

Хронометраж и бюджетирование времени в программе MS Money

Польза учета времени и анализа его затрат несомненна. Этот учет похож на обычный управленческий учет или бухгалтерию, т.е. учет денег. Поэтому для учета и бюджетирования времени бывает достаточно удобно использовать финансовые программы. Разберем принципы такого учета на примере широко распространенной программы MS Money.

После того, как вы проведете хронометраж в течение недели или двух в любом органайзере, у вас есть все необходимое, чтобы заняться бюджетированием личного времени. Бюджеты составляются в иерархическом порядке с постепенной детализацией от годового к дневному. В финансах различают два вида бюджетов:

1) Бюджет доходов и расходов, в котором определяются все плановые доходы и расходы, и эти деньги распределяются по различным категориям. Для составления бюджета времени наиболее удобной единицей планирования является месяц. С доходами у нас все просто, каждый в месяц имеет в среднем 24часа * 30дней = 720часов (в зависимости от длины месяца). Задача заключается в основном в составлении бюджета расходов, т.е. распределении: сколько часов в месяц мы готовы тратить на сон, развлечения, работу, и т.д.

2) Бюджет движения денежных средств – обычно он ежедневный и показывает будут ли денежные средства на конкретный момент в кассе, на банковском счете или в кошельке. Если денег нет или недостаточно, мы откладываем расходы, перераспределяем их между затратами, либо берем кредит. В случае со временем составлением такого бюджета нам приходится заниматься при распределении расходов времени на предстоящий день, либо при планировании проекта, который жестко привязан к объемам затрат времени и срокам выполнения.

Итак, начнем пошаговый процесс создания системы управленческого учета и бюджетирования личного времени с использованием программы MS Money. В принципе, можно использовать любую доступную программу для управленческого учета, кому что нравится и кто к чему привык. У Мани (уменьшительно-ласкательное название) есть свои преимущества и свои недостатки. Преимущества – это прежде всего очень удобный и красочный интерфейс и удивительная простота, при очень богатых возможностях (программа создавалась для ведения семейного бюджета американскими домохозяйками). Также хочется отметить богатство отчетов. К недостаткам прежде всего относится отсутствие русифицированной версии и непривычная, к сожалению намертво «зашитая» в программу американская финансовая система. Программа не позволяет изменять формы и дописывать макросы, поэтому для адаптации ее под конкретные нужды иногда приходится делать довольно неочевидные вещи. С точки зрения общения с другими программами Мани – «вещь в себе». Возможности экспорта и импорта практически отсутствуют. Однако, поняв суть метода, каждый сможет создать систему личного бюджетирования времени в своей любимой программе.

Шаг 1

Используя информацию по хронометражу за предыдущие недели, составляем свои личные категории и подкатегории времени. Список категорий обычно более-менее един для всех людей, с небольшими вариациями, поэтому за основу можно взять следующий:

1. Здоровье

Все мы знаем , что здоровье является основой всех достижений в нашей жизни. Причем здоровье это не только лечение болезней, которые мы уже приобрели , а прежде всего предупреждение этих болезней

2. Жизненная энергия и эмоции

Все мы хотим быть энергичными, жизнерадостными и испытывать только положительные эмоции.

3. Мировоззрение – наши ценности и духовность

Хочется иметь покой в душе и правильные ценности и принципы, которые принимаются окружающими и позволяют нам добиваться успехов в жизни, а не быть неудачниками . Для одних источник таких ценностей -религия, для других философия, для третьих это походы в театр и размышления над серьезной книгой.

4. Интелект, способности , навыки и знания

Это наши умственные способности, такие как память или логика, наши навыки, например игры в теннис, и багаж наших знаний

5. Планирование

Целеустремленность и умение организованно выполнять работу и достигать поставленных в жизни целей. Как минимум это умение мечтать. Еще мы занимаемся планированием, например, когда планируем отпуск или продумываем как организовать юбилей или собраться в поход. Если же вы ставите достаточно серьезные жизненные цели, вам надо научиться делать это профессионально и не только на работе, но и во всех других областях вашей жизни.

6. Мужская или женская привлекательность

Все, что позволяет нам вступать в отношения двух полов и пользоваться в них успехом.

7. Семья и любовь

Отношения в семье – с родственниками, детьми, со всеми кого мы любим или кто любит нас. В худшем случае это те, перед кем мы имеем супружеские, родительские или сыновние обязанности.

8. Социальная сфера -общение с людьми в обществе

Как правило мы хотим быть признанными и уважаемыми в коллективе окружающих нас людей: друзей, соседей, в рабочем коллективе, в компании единомышленников, в городе и стране. Нам необходимо подтверждение нашей значимости, уважение со стороны людей. Кому-то нужна власть, а кому-то признание. Очень часто нам этого не хватает, и мы ставим себе целью этого добиться. Мы заводим новые связи, учимся подавать себя, устанавливать взаимоотношения, управлять людьми, возможно развиваем в себе какие то способности и умения для этого. Все наши достижения в других сферах должны перейти в эту сферу и быть признаны людьми, иначе мы будем отшельниками и, как существа коллективные, не получим счастья.

9. Быт и среда обитания

Уютный дом, машина, дача и т.п. Это покупки в магазинах, ремонты в квартире, приготовление пищи, уход за одеждой, уборки в квартире, транспорт и миллионы других хозяйственных дел.

10. Самореализация

Достижение успехов в профессии или в бизнесе или в хобби. В эту категорию входят работа, учеба, реализация личных проектов т.е. все то с помощью чего мы реализуемся в этой жизни.

11. Поддержание жизнедеятельности и гигиена

Это такие вещи как сон, питание, утренний или вечерний душ, гигиена т.е. все то что нам приходится делать, чтобы поддерживать нашу жизнедеятельность, чистоплотность и здоровье.

12.Отдых и развлечения

Все то что нам нравится – спортивные игры, рестораны, прогулки на природе и т.д., все что заряжает нас положительными эмоциями и доставляет радость в жизни.

13.Потери времени

Как бы мы ни хотели эффективно использовать время, все равно нам приходится кого то ждать, мы плохо себя чувствуем и не можем ничего делать, нас часто кто-то отвлекает по пустякам или мы банально проводим время у телевизора. Надо признать, что потери времени будут всегда и не расстраиваться от этого, а признать как должное и конструктивно уменьшать эти затраты.

14.Срочные дела

Эта категория необходима для тех дел, которых требует от нас внешняя среда, т.е. дел, которые мы не можем предвидеть и запланировать, но тем не менее они постоянно случается в нашей жизни, и их необходимо выполнять, чтобы поддерживать нашу безопасность. Это может быть внезапная болезнь, поломка машины, внезапный приезд знакомых, сверхурочная работы и тысячи других дел, над которыми не стоит даже раздумывать, к какой категории они относятся. Их надо просто выполнить и все, и, возможно, они не появятся в течение ближайшего года.

15. Проекты

Если все предыдущие категории относились к регулярным делам, которые уже стали нормой нашей жизни, то проекты – это ваши цели и задачи, реализуя которые вы что то меняете в своей жизни, или создаете новое.

В Мани все это выглядит примерно так:

Шаг 2

Следующим шагом запишите жизненные цели во всех значимых областях вашей жизни. Если вы неудовлетворенны своей жизнью и готовы к саморазвитию (то что Энтони Роббинс называет «постоянным и непрерывным совершенствованием»), то цели у вас будут во всех категориях, так как нет предела совершенству. Если же вас абсолютно все устраивает, то достаточно и одной цели. Если расход времени на регулярные дела похож на постоянные расходы фирмы, типа аренды, телефона или транспорта, то бюджет проекта – это так называемый центр финансового учета, когда вы будете выделять общие затраты по их отношению к реализации проекта. Т.к. точно определить затраты на реализацию проекта можно лишь составив очень детальный план, что требует достаточных затрат времени и выполняется в специализированных программах, например MS Project, Project Expert , мы будем определять конкретное время только на уровне задач, где это можно сделать интуитивно. В Мани список целей выглядит следующим образом.

Шаг 3

После того как вы описали свои цели и подцели, а также все свои регулярные дела, необходимо сконцентрироваться на более мелких и близлежащих делах, а именно на задачах. Задачи в нашей программе мы разделим на задачи регулярных дел и задачи проектов. Список задач выглядит и создается абсолютно так же, как и список целей, поэтому рисунок здесь не приводится.

Шаг 4

Мы уже имеем три справочника: наших регулярных дел, жизненных целей и текущих задач. Мани позволяет создать еще только один справочник, и у нас это будут типы дел, чтобы удобнее было объединять дела в течение дня. На рисунке вы видите список типов дел. Он может быть значительно короче, или наоборот, длиннее. Это зависит от того, насколько легко вы переключаетесь, и как ваше сознание классифицирует дела. В любом случае можно выделить такие блоки как «Звонки», «Встречи», «Изучение нового», «Разработка документов», «Текущая работа». Кроме того для удобства отображения именно в Мани, необходимо будет ввести названия категорий, которые мы заполнили на первом шаге. Правда сделать это можно будет и позже, т.к. Мани позволяет вводить новые значения в справочники прямо в текущей форме. Примерный список типов дел в Мани представлен на рисунке.

Шаг 5

Прежде чем двинуться дальше, рассмотрим основную форму, по которой в Мани заполняются ежедневные дела . Рассматривая сверху вниз, опишем все поля формы:

  1. Cчета, на которых происходят все операции со временем. В нашем варианте этот счет называется «Бюджет времени».
  2. Тип дела – «14.Физические упражнения»
  3. Категория и подкатегория дела – «01.Здоровье: Спортивные упражнения»
  4. Жизненная цель – «(0.1.З.) Здоровое тело»
  5. Текущая задача -«(0.1.З.) Поднимать вес 80 кг».
  6. Действие – «Выполнение упражнений на тренажерах»
  7. Процент успешности выполнения дела. «70» – субъективная оценка качества выполнения упражнений от индивидуального максимума
  8. Дата – «11.01.2003»
  9. Количество потраченных часов – «1,2 часа»

Цифры, которые видны перед названиями задач, целей и категорий – вспомогательные и необходимы для удобной сортировки и группировки. К сожалению, эти возможности в Мани ограничены, и приходится делать это искусственно.

На следующем рисунке видна основная страница для работы. Это основной счет на котором выполняются все операции со временем. Видны все предыдущие операции, а внизу форма в которой можно и просматривать, и вводить изменения.

Шаг 6

Чтобы начать бюджетирование нашего времени, нам осталось только завести счета, на которых и будут происходить операции со временем. Можно создать один счет, на котором будут выполняться все операции или несколько, разбив время например на такие блоки: «Быт и гигиена», «Текущая работа», «Проекты», «Развлечения». Время зачисляется на эти счета один раз в месяц (24 * количество дней в месяце), а расходуется ежедневно при ведении дневника. Другой вариант можно использовать, если перед вами стоит большой проект с жесткими сроками выполнения всего проекта и промежуточных этапов. В таком случае на него лучше завести отдельный счет и зачислять время перед началом каждого этапа. Если вы все таки не укладываетесь в срок, придется занимать время из других областей вашей жизни, таких как сон, семья, отдых и т.п. В этом случае вы будете переводить занятые часы с текущего счета на проектный счет, осознанно себя в чем-то ограничивая. В нашем примере используется один счет, поэтому мы не приводим рисунок списка счетов в Мани, на котором видны текущие остатки времени на каждом из счетов, которые можно группировать и сортировать для удобства отображения.

Шаг 7

Теперь мы можем заняться бюджетированием, т.е. распределить, сколько времени, на что и с какой регулярностью мы будем тратить. Причем делается это для дневных дел без привязки к конкретному времени, а для еженедельных без привязки к конкретному дню недели – в этом и состоит отличие бюджетирования от планирования. Вы просто знаете что вам надо потратить 1 час в день, например на изучение английского и 5 часов в неделю на проект по разработке личной системы планирования, а делаете это в привязке к дневному расписанию. Для этого вам просто надо заполнить предыдущую форму, причем в ее заполнении помогут встроенные мастера. В Мани эта форма называется «билл». В итоге вы получите следующую таблицу, в которой видно, сколько времени и на что вам надо потратить в течение дня или недели.

Шаг 8

Последним шагом в подготовке нашей системы личного хронометража будет подгонка наших планов по расходам времени к реальному его наличию. Это удобнее всего делать в «Планере». В таблице можно видеть весь список наших запланированных расходов, сгруппированный по категориям, и суммарные затраты в месяц и до конца планируемого периода. Кроме того, можно по некоторым категориям ввести резервы времени, если вы не очень уверены в точности своего прогноза.

Шаг 9

В обмен на деньги мы обычно получаем какие-то товары, которые составляют наш капитал. В обмен на время, которое истрачено с пользой, мы получаем опыт, знания, навыки, реализованные проекты, и это тоже наш капитал, которым надо любоваться и гордиться. Это – наши инвестиции времени. В Мани есть специальный блок, который так и называется «Инвестиции». Он предназначен для работы с акциями и удобен для записи наших временных инвестиционных затрат. Как только вы достигнете какой то осязаемой подцели, вы суммируете все, время которое было затрачено на ее достижение, и покупаете за это время свою промежуточную цель, переводя ее на инвестиционный счет.

Просматривая каждый раз эту страницу вновь, вы видите, сколько конкретных результатов уже достигнуто на пути к достижению вашей заветной цели, и во сколько времени это обошлось. Это те ваши результаты, ради которых вы отказывали себе в сне и отдыхе, и к которым стремились. Чем чаще вы будете просматривать эту страницу и анализировать ее по различным отчетам, тем больше будет расти уверенность в реальности достижения больших целей.

Шаг 10

Всю эту работу, конечно, имеет смысл делать только в том случае, если проводить анализ своих затрат времени в течение дня и корректировать планы на следующие дни. Посмотреть расходы своего времени в различных ракурсах позволяют отчеты, которых в Мани бесчисленное множество. Создавать отчеты очень просто. На следующих далее рисунках вы можете посмотреть два отчета, которые можно даже не комментировать.

Надеюсь, что краткий обзор принципов ведения хронометража времени в MS Money заинтересовал участников тайм-менеджерского сообщества и посетителей сайта Improvement.ru. Автор будет признателен за обратную связь на ТМ-форуме и почтой, а также готов ответить на вопросы и опубликовать дополнительную информацию по теме.


Остапчук Владимир Иванович

Руководитель компании «Информационные Бизнес Технологии»

Контакт: jugora@mail.ru


Статья написана специально для проекта «Организация времени» www.improvement.ru. Адрес публикации на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/msmoney/

Разрешается некоммерческая публикация на интернет-сайтах, при условии сохранения целостности текста, в т.ч. настоящего уведомления. Коммерческая публикация на сайтах, а также любые формы публикации в бумажных СМИ, требуют согласования с редакцией проекта. С нами можно связаться по e-mail info@improvement.ru .

© текст – Владимир Остапчук, редактура – Глеб Архангельский, 2003.

Обсудить на форуме...>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация