О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


19-20 мая 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


24 марта 2017 г., г. Москва, Семинар-тренинг «Управление энергией»

29 марта 2017 г., г. Москва, VIP-cеминар Глеба Архангельского «Тайм-драйв для первых лиц»

15 апреля 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

20-21 июня 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Андрей Екатеренчук

Карты ума: мой опыт Mind Manager X5 Pro + Outlook

Версия для печати – zip word 1448K

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.
Народная мудрость.

ВВЕДЕНИЕ

В статье Тимура Василенко «Mind Maps – опыт использования» автор призывает прогрессивное человечество рисовать карты ума только руками. Полностью его поддерживаю и сам с удовольствием пачкаю руки карандашами, поскольку принадлежу к «сенсорному» типу людей – доказано жизненным опытом. Но в технократичный век обходить стор оной электронные версии карт ума простительно лишь в случае постоянного отключения электричества, аллергии на клавиатуру и «мышь» и, возможно, при незнании потенциала этих самых электронных версий.

Поскольку благодаря Тимуру Василенко мы уже умеем рисовать карты ума на бумаге, то и попробовать свои силы на электронном поле мозгового штурма не составит нам большого труда. Вспомним из статьи Тимура: «… Mind Maps или Карты Ума, Карты Сознания (не путать с когнитивными картами) – это кустообразные картинки, изобретенные Тони Бьюзеном как способ представления и связывания мыслей. Рисуются они очень просто: Берется лист бумаги и в центре картинкой или одним-двумя словами обозначается основное понятие или концепция, либо анализируемая проблема. Обводим это понятие в кружок – из него все будет произрастать. Рисуем ветки – основные связанные понятия, свойства, и т.п. Подписываем их одним-двумя словами каждую (получается далеко не всегда, тем более русские слова достаточно длинны); Дальше – больше. Каждая ветка делится на несколько более тонких веточек – развитие этих понятий, детализация свойств, направлений работы…».

ВЫБОР ПРОГРАММЫ

Первые попытки «умного» рисования были предприняты мною примерно год назад (толчком послужил форум сайта «Организация времени») и представляли собой фиолетовые, синие черточки, буковки, окружности и т.п. фигуры предметного анализа потока мыслей.

Низкая зрительная эффективность карт «вынудила» купить карандаши (переступить своё «взрослое я») и вспомнить (как оказалось с успехом) уроки рисования детского сада (школы). Принялся разукрашивать карты в «а-ля» модернисткой манере.

Эффективность работы возросла незамедлительно: образное представление происходящих и программируемых процессов выводилось в соответствии с моими представлениями о цвете и легко запоминалось. Сразу же отметил для себя неудобство: исправления захватывали пространство карты не всегда рационально (а с ним и память) и, безусловно, отсутствовали возможности электронного взаимодействия карт с содержимым моего компьютера. Таким образом, я, как строитель карт, был вынужден прикладывать дополнительные действия для публикации карт в электронном виде и трансформации их содержимого в офисные программы.

Также, при изменении основных веток карты (реорганизации карты), приходилось рисовать карту практически заново; появляются несколько версий одного и того же на бумаге и, соответственно, в уме. Чем больше карт, больше исправлений, тем больше «мусора» в голове (рисунок 1).

Достаточно пришлось поработать с «MS Visio 2002». Продукт, в части шаблона карт ума, явно рассчитан на «ручное», долгое и кропотливое составление карт. Видно, что разработчики больше беспокоились о том, чтобы «Visio» охватывал наибольшее количества областей мыслительной деятельности (алгоритмы, организационные схемы, проектирование баз данных и т.п.), но в части карт ума получилось поверхностно. Весьма трудно настраиваемое «под себя» рабочее пространство и небогатый выбор возможностей данной программы заставили продолжить поиски лучшего решения.

Оказалось, такое решение есть, и нашёл я его благодаря ссылке с блога Дмитрия Смакотина, посвященного «картам ума». Этим решением оказалось программное обеспечение компании «Mindjet LLC» под названием «MindManager X5 Pro» (далее ММ5). Кроме этой ссылки на «блоге» Дмитрия я также обнаружил другие полезные ссылки и мысли по теме статьи.

Несмотря на 38-мегабайтный объём программы (что уже впечатляло), закачал её в тот же вечер, установил и принялся изучать. Легче всего изучать, практикуя. Практика не разочаровала! Попробую на примерах показать почему.

ПРИМЕР: СЕМИНАР

Я занимаюсь Айки-до. Весной и осенью мы проводим семинары, на которые при-глашаем учителей, достигших значительного уровня в этом виде японского боевого искусства. Семинар проходит 3-4 дня по схеме «3 часа утром и 3 часа вечером». Поэтому выбираются обычно праздничные дни для участия всех желающих. Ввиду плотного графика и значимости семинара, я решил основательно подготовиться к этому мероприятию и кратко набросал первую карту в ММ5 (рисунок 2).

Сделать это оказалось весьма просто: все мысли, находящиеся в голове, я написал на карте следующим образом: отметил «синей стрелкой» левый правый угол карты, набрал первую мысль, нажал «Enter» (синий треугольник сместился вниз), набрал вторую, опять нажал «Enter». Затем слева направо «растащил» «плавающие» заметки по веткам. Данный режим предусмотрен в программе под названием «Brainstorm». Всего в программе 3 режима («Modes»): «Мозговой штурм», «Рецензирование» и «Презентация». В каждом из режимов программа запускает установленный сценарий работы, позволяющий плодотворно провести мозговой штурм, быстро внести исправления в карту и отправить автору, презентовать карту.

Во-первых, необходимо обеспечить мероприятию информационную поддержку (ветка «Управление»); во-вторых, решить личные вопросы участия, а мысли приходящие в голову походу «рисования» решил складывать на ветке «Хаос». Все операции заняли не более одной минуты: я создал новую карту, сразу же набрал тему карты, клавишей «Ins» ввёл ветку «Управление», клавишей «Enter» создал ветку «Участие» и т.д. Затем к веткам «приклеил» заметки Т.е., не отрывая рук от клавиатуры, смог быстро и удобно начать перенос мыслей на электронную «бумагу». Совет: изучение горячих клавиш (делается это легко – в дистрибутиве прилагается карта-справка «горячих клавиш») с первых же минут снимет головную боль смены местоположения руки («мышь – клавиатура)».

В «Информацию» (рисунок 3) попали мысли по освещению семинара среди населения (подготовка листовок), приглашение представителей прессы и учебных заведений, приглашению на семинар занимающихся из других городов. Решил для закрепления полученного участка в памяти обозначить ветки пиктограммами, а ветки «Информация» и «Управление» – маркерами. Процесс оказался довольно-таки удобным: на панели, расположенной справа от рабочего пространства карты, располагаются вкладки по функциональному предназначению. Первая вкладка «My Maps» содержит две области быстрого доступа к картам: «Избранное» и «Ярлыки папок». Чрезвычайно удобно завести ярлыки на необходимые папки с картами, и ММ5 отобразит находящиеся там карты. Принцип оперативного обзора применён со знанием дела.

ФИЛЬТРАЦИЯ

Вторая вкладка, «Map Markers», содержит группы маркеров (или так называемых «динамических иконок»), наносимых на карту подобно пиктограммам, но придающих карте ещё и функциональную нагрузку. На рисунке 3 видно, что для «Управления», я использовал иконку «Красный флажок», а к ветке «Информация» приклеил иконку «I». Теперь я легко могу отфильтровать карту на показ определённых веток. На вкладке «Map Markers» (рисунок 4) я отмечаю «галкой» необходимые мне иконки, в данном случае «Красный флажок». Затем нажимаю расположенную внизу кнопку «Фильтр». На карте осталась ветка «Управление»! Оперативно? Да! Удобно? Безусловно!

Также из рисунка 4 видно, что маркеры группируются по функциональному предназначению и составляют следующие группы: важность задачи, состояние задачи, ресурсы, категории, рожицы, стрелки, флажки, иконки, динамические иконки, цвета заполнения и цвета шрифтов. Такой богатый набор условий позволяет строить очень гибкую систему фильтров, основанных на графической (зрительной, сенсорной) разметке карты.

Дополнительно существует фильтр по уровням веток. Т.е. автоматически в карте строится иерархия веток и, отобрав, например, второй уровень веток, мы получим второй уровень развития мысли (или второй уровень детализации инфор-мации).

На четвёртой вкладке «Library» (третью опишу позже) находятся каталоги, содержащие картинки по категориям: «Обои», «Обрамления», «Части карты», «Иконки», «Картинки». Из последней категории я наносил на ветки пиктограммы, а из категории «Иконки» - маркеры. Кроме уже имеющихся пиктограмм, можно добавлять свои, но легче добавить ярлыки к папкам, содержащим рисунки. Категории «Обои» и «Обрамления» содержат различного рода наборы картинок. Их предназначение – «декоративное» оформление карты (усиление эффекта запоминания).

СВЯЗЬ С OUTLOOK

Самая интересная категория – «Map Parts», «Части карты». Она раскрывается на подкатегории «Проводник файлов», «Заголовки новостей», «Outlook Linker», «Примеры». Я воспользовался подкатегорией «Outlook Linker» и перетащил на ветку «Объявления» «участок» под названием «Task» (рисунок 5). После этого ММ создала новый бланк задачи «Outlook», в котором я заполнил поля темы, сроков и важности задачи и сохранил.

При повторном открытии карты ММ автоматически обновляет поля состояния задачи и присваивает самостоятельно «динамические иконки» (по которым, как мы помним, удобно осуществлять фильтрацию). Т.к. я выполнил эту задачу, то на рисунке 6 видно как ММ «приклеил» две иконки: важность задачи и её состояние (завершена – крестик), а также указал сроки.

Кстати, нужно отметить, что для любой ветки можно создать заметку, для более полного и детального раскрытия мысли: удобный редактор позволит вставить таблицу, рисунки, изменить шрифты и общий дизайн текста.

На третьей вкладке «Task Info» имеется возможность отредактировать поля задачи непосредственно в ММ, который их затем обновит в «Outlook». Здесь же возможно создать фильтр и отобразить ветки, содержащие задачи, соответствующие определённым срокам, длительности или дате завершения.

Вернусь к проведению семинара. Т.к. мне было известно, где и когда проводится тренировки семинара, то следующим моим шагом я решил распланировать перерывы между ними. Но сначала я привязал «Встречи» тренировок к ветке «Расписание», так же, как выше мы привязывали задачи (рисунок 7). Но теперь я сначала создал встречи в «Календаре» «Outlook», а затем из «Outlook» включил их в карту. Сделал я это с помощью иконки «Экспорт в ММ», появившейся на панели «Outlook» после установки ММ.

Предполагая, чем я смогу заниматься в перерывах (рисунок 8), я смог определиться более конкретно с материалом занятий, ресурсами и финансовыми вопросами (придав определённые категории «Личной бухгалтерии» «Встречам»). Также данный отрезок карты может послужить и «чек-листом» для подготовки к участию в семинаре.

К каждой ветке имеется возможность установить ссылку на необходимый файл. Во-первых, это удобно для оперативного доступа к файловым ресурсам; во-вторых, имеется такая замечательная возможность, как создать архив со всеми файлами (привязанными ссылками к карте). Опция называется «Pack and go». C помощью неё возможно упаковать карту в «zip»-архив, выбрав опцию «Включить связанные файлы» и затем выслать, например, на электронный адрес или просто взять с собой на презентацию (режим «Presentation»).

Т.к. с сайта создателя ММ можно скачать бесплатную программу, просматривающую карты, то презентация карты возможна на любом компьютере, что чрезвычайно важно при распространении карты в каких либо целях. Также, упаковав карту, мы получаем сжатую в архиве инструкцию к применению (шаблон): весной мне будет достаточно достать её из архива и, внеся корректировки, использовать на семинаре «Весна 2005».

УМНЫЙ ПРОВОДНИК

Следующее применение ММ я незамедлительно увидел в помощи организации файловой системы. Согласно различным методикам обзора можно настроить карту файловой системы «под себя» следующим образом. Заводятся ветки, к каждой ветке устанавливается ссылка на каталог (файл, web-страничку) и затем из четвёртой вкладки «Library» выбирается папка «Map Parts», подпапка «File Explorer».

Папка содержит 3 «умных участка»: «Все файлы и папки», «Все файлы», Все папки». Перетаскивая на ветку один из этих элементов, мы заставим ММ автоматически создать ссылки на файлы (и каталоги, при необходимости), находящиеся по тому же адресу, что и ссылка на ветке (рисунок 9, затемнённая часть). Теперь ММ будет автоматически обновлять ссылки, а мы будем иметь удобный и оперативный доступ к файловым каталогам и самим файлам. Каждой ветке, безусловно, можно придать свой внешний вид: «приклеить» картинку, изменить шрифт, цвет фона, выделить рамкой.

«СВЯЗАННЫЕ КАРТЫ» И ЭКСПОРТ

В первую же неделю я создал около двух десятков карт: мысли выплеснулись на виртуальную бумагу, обрели форму, систематизировались. Мозаики картинок, собранные из них, навсегда запечатлелись в памяти. Ввиду множественности карт, возник вопрос организации их по определённым веткам, несущим одинаковую смысловую нагрузку и их структуризации. Для решения этой задачи в ММ используется режим «Multimap». Перейдя в данный режим, мы можем увидеть все связанные между собой карты (выбрав уровень детализации ссылок) и легко их переименовать в случае необходимости: ММ автоматически обновит связи и позволит открыть, распечатать, отправить по почте любую из карт (рисунок 10).

Также, в данном режиме возможна сборка всех карт в единую карту в целях сборки завершённого мыслительного процесса в готовый «продукт». На рисунке 10 представлена моя текущая работа по изданию данной статьи. В левом верхнем углу карта «Издание», она содержит ссылку на карту «Издание_КУ_ЭлВз», которая в свою очередь содержит ссылки на карты «А-до» и «Проводник». Мне осталось их упаковать и отправить статью на редактирование Глебу Архангельскому.

Данный текст статьи я импортировал из карты «Издание_КУ_ЭлВз», сохранив карту как документ «MS Word» (возможно также воспользоваться командой «Send To» в меню «File» программы). Процесс занимает минимум вопросов и времени, оставляя энергию на творчество, а не на сам процесс трансформации. Также возможен обратный процесс, когда документ «MS Word» необходимо визуально разложить по структуре заголовков, пунктов и списков (в Word после установки ММ появляется соответствующая иконка).

Кроме связи с элементами Outlook, ММ также взаимодействует с MS Project и MS Power Point. В первой происходит связь с этапами проекта, во вторую офисную программу можно выгрузить презентацию.
При установке программы происходит установка принтера «MindManager PDF Writer», позволяющего сохранять карты в широко распространенном формате PDF. Впрочем, ММ поддерживает экспорт практически во все графические форматы, что безусловно порадует всех любителей картографии.

В моих личных планах по «Картам ума»: продолжение изучение тайм-менеджерского форума сайта «Организация времени» с помощью ММ; конспектирование книг. Изучение возможность программирования макросов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В целом порадовал интуитивный интерфейс и богатые возможности программы. Пятая вкладка, «Search», содержит инструмент поиска заданного текста на картах в каталогах, заданных на первой вкладке «My Maps». Шестая вкладка «Learning» содержит подразделы «Начало использования», «Упражнения: Введение», «Упражнения: Основы», «Упражнения: Дополнительно», «Галерея карт», «Изучите больше». Т.е. всё для плодотворного и тщательного изучения программного продукта.

Единственный недостаток, замеченный на данный момент: отсутствие проверки русского языка.
Прилагаю Mind Map этой статьи в формате JPEG и мой конспект приемов Теории решения изобретательских задач в «родном» формате MindManager’a – в архиве. Буду рад ответить на вопросы на форуме сайта «Организация времени».


©Андрей Екатеренчук, ноябрь 2004 г. Контакт: areugos@bk.ru. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/mindmaps-outlook/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Тимур Василенко «Mind Maps – опыт использования»
Андрей Екатеренчук Личная бухгалтерия в Outlook
Илья Филипсон Персональный информационный менеджер TheBrain

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация