О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


17-18 марта 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


21-22 февраля 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

24 марта 2017 г., г. Москва, Семинар-тренинг «Управление энергией»

8 апреля 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Аноним

Система управления обучением

Версия для печати – zip word 71K

Введение

В нашем стремительном веке учеба становится неотъемлемой и важнейшей составляющей жизни. Времена, когда люди учились только до определенного возраста похоже минули в лету. Современная жизнь и быстрые изменения во внешней среде требует от каждого человека для адаптации постоянного непрерывного обучения на протяжении всей жизни.

При этом, смысл учебы заключается не только в профессиональном росте или получении энциклопедических знаний. Оно имеет важные побочные свойства, котороые могут быть даже более весомыми, чем его прямая цель. Обучение любого вида способствует, или даже обуславливает, саморазвитие любого человека, меняет его взгляды на смысл жизни и порядок вещей, заставляет учиться мыслить, расширяет границы мировоззрения и стремлений, способствует самоосмыслению, а также тренирует мозг и память, которые нуждаются в постоянных упражнениях для поддержания формы и развития. Чтение, на мой взгляд, неотъемлемая часть жизни современного человека.

Однако, при постоянном росте необходимых для усвоения объемов информации процесс обучения отнимает у взрослых людей все большую часть времени от работы, семейной жизни и отдыха. Поэтому его эффективность играет все более важную роль в соблюдении жизненного баланса между учебой и работой, или другими словами – между деятельностью сегодняшней и деятельностью завтрашней, ровно как и между развитием внешним и развитием внутренним.

Столкнувшись недавно с необходимостью в очень сжатые сроки подготовиться к сдаче большого количества экзаменов сразу по трем международным профессиональным квалификациям, параллельно с подготовкой кандидатской диссертации, изучением иностранного языка и чтением большого количества профессиональной и непрофессиональной литературы, при этом активно занимаясь текущей трудовой деятельностью, я пришел к выводу о необходимости коренным образом пересмотреть систему планирования и управления учебным процессом. К этому подталкивало и собственное ощущение того, что, несмотря на значительное количество потраченного времени, объем изученного материала и, следовательно, эффективность учебы крайне низки. В результате на свет появилась система управления обучением (LNMS) на основе метода освоенного объема, которую после первых результатов апробирования хотелось предложить для анализа уважаемым читателям сайта Improvement.ru.

Структура LNMS

В целом структура системы состоит из нескольких элементов. Их можно представить следующим образом:

  1. Время учебы
  2. Уроки
  3. Повторения
  4. Карты памяти
  5. Архив знаний
  6. Планирование
  7. Контроль

Основной смысл статьи заключается в рассказе о последних двух элементах, которые имеют прямое отношение к тайм – менеджменту. Однако чтобы они были более понятны, я вкратце расскажу и о предыдущих, базовых, элементах системы.

Основы процесса обучения

Время и уроки

Обучение делится на уроки (LS) длительностью 1 академический час – 40 минут или 8 ютов (пятиминуток).
Урок состоит из 3 составляющих: Первые 5 минут урока это просмотр материала, который предполагается изучить, анализ структуры материала, объема текста. Изучаются итоговые выводы по тексту, начала и концы подразделов, набрасывается приблизительная структуры будущей карты памяти (MM). Основной смысл этих 5 минут – создать необходимый психологический настрой на учебу и на изучаемый материал, отвлечься от всего остального и подойти к чтению предельно собранным и заинтересованным.

Затем происходит чтение – 30 минут. Читать желательно быстро, с указкой, пытаясь уловить самую важную информацию и понять основной смысл, структурируя и самоосмысливая изучаемый материал. Параллельно с чтением ведется конспектирование материала в виде черновой карты памяти (BMM) на листе формата А4 в достаточно простом виде.

Последние 5 минут урока – просмотр изученного материала на BMM, ее корректировка и доработка, попытка еще раз осмыслить и структурировать информацию, найти связи с ранее полученными знаниями.
Каждый урок желательно хронометрировать по таймеру и стремиться все 40 минут урока сохранять предельную собранность и концентрацию, ни на что не отвлекаться (лично для меня это одна из главных проблем). Во время урока желательно соблюдать строгую тишину, забыть про окружающий мир и сосредоточиться на материале.

После урока необходимо сделать отметку о проведении урока в специальный журнал регистрации уроков с указанием его темы и времени проведения.

Наиболее эффективное время для учебы – утро, поэтому я стараюсь преимущественно учиться в период с 4 до 9 часов утра. Изучение более простого материала возможно также вечером с 8 до 10 часов, если нет серьезных дел на работе. В целом желательно учиться не менее 4 часов в будни и не менее 5 – 7 часов в выходные.

Для удобства и простоты контроля время начала уроков я распланировал таким образом: 4.20 – 5.20 – 6.20 – 7.20 – 8.20. В перерывах можно заниматься разными полезными делами (4.00 – подъем, умывание, молитва, 5.00 – зарядка, 6.00 – тайм – менеджмент, 7.00 – отдых, 8.00 – душ, 9.00 – завтрак и сборы на работу). В тренировочные дни количество уроков сокращается до 3 (4.10, 5.00, 5.50), а перерывы до 10 минут). По выходным утреннее расписание – то же, а дальше – как получится, там планировать время сложнее.

Существуют также дополнительные условия для определенных дней или уроков, упрощающих планирование и позволяющие добиться большей сбалансированности. Например, суббота – это день английского языка, первый урок каждого дня – тоже обязательно английский язык, четверг – день размышлений над диссертационной тематикой, большая часть воскресенья – работа с архивом знаний и повторение изученного, последний урок дня вечером – чтение непрофессиональный литературы (например, по психологии, истории, или художественной классики). Хотя соблюдается это конечно не очень строго по ряду причин.

Карты памяти и повторы

Для запоминания информации необходимо ее несколько раз повторить. Это делается следующим образом.
Первое повторение, как отмечалось, происходит в конце урока и состоит из просмотра получившейся черновой карты памяти BMM. Понятие карт памяти достаточно широко распространено, поэтому не буду на нем останавливаться. Для интересующихся могу рекомендовать книги Тони Бьюзена, там очень детально все расписано.

Каждое воскресенье официально считается днем повтором. В воскресенье происходит серьезная обработка BMM, созданных за неделю, и создание белых карт памяти – WMM. Такая работа (при условии не отлынивании от учебы в течение недели) занимает не менее 4 – 5 часов.

В принципе, каждая BMM создается не на основе одного урока, а на основе одной темы (IT – от item, о которых речь пойдет в разделе про планирование) и может составляться несколько уроков. Хотя часто одной BMM на всю тему не хватает и по одной теме создается несколько BMM. В воскресенье законченные в течение последней недели BMM перерисовываются, но уже в цвете и с рисунками на листе формата А3 – таким образом появляются WMM. WMM уже строго привязаны к теме и создаются строго по одной, заранее определенной теме. Создание WMM и есть повторение № 2.

Повторение номер 3 также происходит в воскресенье, но уже относится не к тем BMM, которые были созданы за неделю, а к тем WMM, которые были созданы в предыдущее или пред – предыдущее воскресенье. На это нужно еще 1 – 1,5 часа. На практике, обычно такое повторение бывает раз в месяц, хотя в теории конечно нужно чаще.

Смысл повторения номер 3 заключается в проверке запоминания темы. Необходимо вслепую попробовать нарисовать такую же WMM, как в прошлое воскресенье, но уже в простом формате, без цвета и рисунков. Эта карта памяти называется вспоминательная карта или RMM. Потом происходит сверка и корректировка, после чего RMM выбрасывается (как и ранее BMM). Сохраняются только WMM.

4-й – повтор происходит после окончания чтения книги, когда по материалам WMM всех тем книги создается единая сводная карта по книге, так называемая BWMM (это также обычно делается в ближайшее воскресенье).

Последний – 5-й – повтор происходит в конце квартала, когда подводятся итоги исполнения плана на квартал и все составленные за квартал WMM и BWMM подшиваются в архив знаний. При этом они просто бегло просматриваются, для освежения основных идей.

Архив знаний

Упомянутый архив знаний представляет собой папку, куда в конце квартала, после последнего короткого повтора, подшиваются белые карты памяти. Такая папка открывается на один год.

Одновременно в конце квартала все белые карты фиксируются в реестре карт памяти (страница Excel в тайм – менеджментском файле). У каждой карты памяти есть свой код, в котором отображается номер карты, код книги, номер темы в книге, дата создания и количество пройденных повторов. Этот код фиксируется в верхнем правом угле WMM и в реестре.

Теперь можно перейти непосредственно к ключевым элементам разработанной системы LNMS – системе планирования, учета, анализа и контроля на основе метода освоенного объема.

Система планирования, учета, анализа и контроля на основе метода освоенного объема

Итак, основной идеей повышения контроля и эффективности обучения является использования метода освоенного объема, широко применяемого в проектном управлении. Смысл метода освоенного объема заключается в переходе от анализа потраченного на учебу времени (как в классическом ТМ) к анализу реально изученного материала и разницы между потраченным временем и временем, запланированным для изучения того материала, который был фактически изучен. Делается это следующим образом.

Планирование

Планирование ведется на нескольких уровнях – квартальном, полумесячном и плавающем трехдневном.
Сначала составляется базовый план на квартал. Шаг первый – определение возможного количества уроков. Формула очень простая: 1 рабочий день – 4 плановых урока, 1 выходной (праздничный, отпускной) – 8. Итоговая цифра должна колебаться от 460 до 500 уроков за квартал, в зависимости от планируемого отпуска, праздников и т.д.

Кроме того, существует еще побочное обучение, не входящее в генеральный план и планируемое отдельно (занятие с репетиторами, чтение научных журналов, художественной литературы и т.д.). По такому обучению не ведется конспектов (WMM) и по нему закладывается дополнительное время (не являющееся уроками в прямом смысле) эквивалентное еще порядка 100 урокам. Итоговое время на учебу таким образом может составлять около 600 уроков или около 400 часов астрономического времени.

Шаг второй – определение того, что именно нужно изучить в данном квартале. Составляется перечень литературы к изучению. После этого каждая выбранная книга детально анализируется с точки зрения структуры и объема. Происходит разделение каждой книги на условные части – items (IT) . Обычно по главам или разделам книги, иногда с объединением различных составляющих или по собственной структуризации. По каждому такому IT на основе его объема и сложности определяется количество необходимых уроков (LS). Как правило, IT подбираются таким образом, чтобы на их изучение уходило примерно 3 – 6 LS. Желательно не больше. Отдельно определяется время для первичного повторения материала (составления WMM, RMM и BWMM), которое становится отдельным, последним IT по книге. Этот IT по серьезной книге может занимать 10 – 15 LS и является самым важным.

Шаг третий – сведение располагаемого времени с планируемой литературой, т.е. примирение реальных возможностей с нереальными желаниями. Из всего списка выбираются наиболее нужные в настоящее время книги таким образом, чтобы суммарная стоимость их IT составило определенное на первом этапе количество LS, например 500. На этом этапе происходят страшные мучения, так как приходится отказываться от многих идей и планов, но возможности простых смертных не беспредельны и что – то надо отложить на будущее.
Шаг четвертый – разделение полученного квартального плана на 6 полумесячных частей. Обычно планируемые рабочие и выходные дни известны, даты экзаменов или другие дедлайны тоже и потому это не самое сложное. В результате образуется 6 полумесячных планов, из которых 5 являются предварительными и которые потом будут меняться. Квартальный план подлежит корректировке только в экстренном случае, например при стратегическом изменении приоритетов. Таким образом, на свет появляется базовый документ обучения на ближайшее время. Полумесячные планы корректируются перед каждым полумесяцом. Первый остается неизменным, второй корректируется перед началом второго ПМ, третий – перед началом третьего и т.д. Это можно назвать своеобразным rolling – budgeting. Фактически, полумесячные планы не привязываются строго к базовому квартальному плану и анализируются на предмет исполнения отдельно друг от друга.
Еще один уровень планирования, базирующийся на полумесячном плане – трехдневный план. Он корректируется каждый день – добавляется новый день и исправляются следующие два. В нем уже расписывается не только количество уроков, но и дается привязка ко времени. Например, M1 – первый утренний урок, M2 – второй, E1 – первый вечерний, по выходным бывают еще D1, D2 и т.д. – дневные уроки. Это единственный план, который пишется не в электронном виде, а на бумаги и тесно привязан к журналу регистрации уроков. Он нужен для того, чтобы четко знать что конкретно сейчас учить, а не мучится тяжелым выбором. Время начала уроков строго фиксировано и думать о том, чем заняться, обычно просто некогда.

Оформление

Теперь о том, как это все выглядит. Система обучения интегрирована в общую систему управления жизнью, которая состоит из 2-х файлов формата Excel. Один файл – текущий, который заводится на один квартал и состоит из 4 разделов (финансового менеджмента, тайм – менеджмента, управления обучением и дополнительного раздела). Каждый раздел состоит из 3 – 4 листов. Листы бывают двух типов: дневные – в которых делаются записи по каждому прожитому дню и которые рассчитаны на 6 полумесяцев (90 дней – 1 квартал) и полумесячные – в которых дневные данные сводятся по полумесяцам (15 дней) и которые рассчитаны на 24 полумесяца (1 год). В конце каждого квартала заводится новый файл (путем сохранения предыдущего под новым названием), при этом дневные файлы очищаются, а полумесячные – остаются. Данный файл предназначен для ежедневной работы.

Есть еще квартальный файл, где почти те же самые полумесячные листы, что и в текущем файле, только предназначенные для сводных данных по кварталам и рассчитаны на 5 лет плюс несколько уникальных квартальных листов, вроде BSC или квартального баланса. Поэтому пример оформления будет приводиться на основе листов системы обучения из текущего файла.

Всего в текущем файле LNMS уделено 3 листа.

Дневной лист в свернутом виде выглядит следующим образом (фрагмент).

Таблицу – пример см. в word – версии статьи

К сожалению, Word не полностью передает оформление Excel, в жизни это выглядит гораздо презентабельней и понятней, но основной смысл следующий: есть 2 шапки – вертикальная и горизонтальная, отделенные от полей заполнения прокруткой. В вертикальной шапке первый и второй столбец – индекс и название книги. Каждая книга разделена на ITы, которые также имеют сокращенное название и индекс. Их можно видеть в развернутом виде.

Далее в шапке следуют количество страниц и количество запланированных уроков по каждой книге и IT. Всего на данный квартал было запланировано 16 книг (4 на русском, остальные на английском) с общим количеством плановых уроков 680 (на самом деле не совсем на квартал, а на 4 месяца, т.к. система была введена в действие с 1 марта, на момент написания статьи было закончено 7 из 8 полумесяцев по данному расширенному кварталу).

Последние 2 столбца вертикальной шапки – количество фактических уроков, за все время и процент соотношения фактических уроков к плану. Чем больше данный показатель, тем менее эффективно был изучен данный IT или книга. Если планировалось изучить часть книги за 5 уроков, а пришлось за 10, значит это очень плохо. После окончания изучения части (составления BMM) данная часть отмечается жирным шрифтом. Значит теперь ее плановый показатель количества уроков (который был запланирован изначально) можно отнести в освоенный объем (EV) за данный полумесяц. Но на данном листе это не отражается.

В горизонтальной шапке отражается следующая информация: общие итоги плана и факта за квартал, план и факт уроков по каждому дню, план и факт за каждый полумесяц. План уроков определяется по простой формуле – 4 за каждый рабочий день, 8 – за каждый выходной. Факт часто встречается с половинкой урока, что на самом деле не совсем нормально, но в жизни часто тяжело соблюдать строгий режим уроков. Думаю в будущем эти половинки исчезнут. Эффективность тоже в первое время была достаточно низкая, но она имеет тенденцию к росту. К тому же, я думаю, что при установлении норм для каждого IT нужно быть предельно максималистичным и исходить из предельных возможностей и постепенно их еще усиливать. Только так можно постоянно увеличивать собственную эффективность, хотя по первым временам исполнение норм было ужасным.

В основной части листа идет собственно ежедневное отображение реального использования времени на учебу. В конце каждого полумесяца дается свод по полумесяцу. Самый последний столбец полумесяца – это план на полумесяц, который формируется на другом листе файла. Всего полумесяцев на листе 8, но в следующих будет естественно 6.

Анализ EV и CPI и контроль

Другой лист, полумесячный, выглядит следующим образом (фрагмент):

Таблицу – пример см. в word – версии статьи

Лист состоит фактически из 2 – х частей, одна из которых – детальная горизонтальная шапка с подробными итогами по каждому полумесяцу. Но сначала несколько слов о нижней части, в которой представлены данные по всем книгам, которые изучались, изучаются или будут изучаться в 2006 г.

Вертикальная шапка почти такая же, как в полумесячном файле, но не разворачивается по частям книг и состоит из 2 – х строк. В ней представлена следующая информация по каждой книге: индекс и название, плановое количество уроков, фактическое потраченное время в уроках на текущий момент и самая главная цифра – сколько было запланировано времени на те ITы, которые уже завершены к текущему моменту. Это и есть освоенный объем – EV. Например, если по данной книге было закрыто 4 части из 10, общий план по всем 10 был 50 уроков, а по закрытым четырем частям – 25, то именно эти 25 и являются освоенным объемом, даже если на их освоение ушло все 80. это самая ключевая цифра в анализе, в ней отражается не только количество затраченных усилий, но и их эффективность.

Внизу по каждой книге даются 3 коэффициента: отношение фактического времени к плановому (этот показатель имеет смысл в основном для законченных книг), а также 2 новых коэффициента – CPI и SPI. Первый представляет из себя соотношение освоенного объема к фактическому количеству уроков и отображает общую эффективность изучения книги (требуемый показатель – 1, чем ниже, тем хуже). Второй – это отношение освоенного объема к плану и он отображает реальное исполнение плана. Чем меньше показатель единицы, тем сильнее отставание от графика. Особенный смысл этот показатель имеет не в отношении отдельных книг, а в отношении всего полумесяца.

В основном поле данные по полумесяцу по каждой книге разделены на 4 клетки: план на полумесяц, факт за полумесяц, освоенный объем за полумесяц и соотношение освоенного объема к плану (SPI за полумесяц).

В верхней шапке представлены подробные итоги по каждому полумесяцу, в частности:

TP – общее количество запланированных уроков, включая время, затраченное на непланируемые виды обучения (например, художественную литературу, изучение английского по фильмам, журналы и т.д.);
TF – общее количество уроков за полумесяц, включая непланируемое время (для этого количество ютов по прочей учебе делится на 8 и добавляется к основным урокам. Их количество приводится в самом внизу таблицы с подразделением на базовые подразделы обучения.);
PL – план только по плановым урокам;
FL – факт только по плановым урокам;
TP – исполнение плана по полному плану обучения (включая «непланируемое») – TF/TP;
PP – исполнение плана по планируемому обучению – FL/PL;
EP – качество исполнения плана на полумесяц – очень важный показатель. Считается автоматически следующим способом: по каждой книге берется минимум из плана и факта, складывается и делится на PL. В идеале должно быть 1, что значит что план точно выполнен. Чем меньше показатель единицы, тем больше или перевыполнений или недовыполнений планов на полумесяц по книгам.
ML – количество планируемых уроков в общем времени на обучение. В принципе, чем больше коэффициент – тем лучше, но и определенное количество прочей учебы обязательно должно быть.

И самые главные итоги полумесяца – EV, CPI и SPI. Про них уже рассказывалось. Именно они свидетельствуют о том, насколько успешен был полумесяц с точки зрения освоенного объема процесса обучения.

Составление полумесячных планов

Еще существует третий лист, который носит вспомогательный характер и используется для составления полумесячных планов.

Выглядит он следующим образом:

Таблицу – пример см. в word – версии статьи

На данном листе в первой колонке изображены данные по первоначальному плану (базирующемуся на квартальном плане), во второй колонке – сумма первоначального плана и того, что не было освоено ранее, в третьей колонке – новый план на полумесяц, далее – факт и освоенный объем. В конце таблице приводятся сводные данные по исполнению плана за квартал.

Заключение

Вот такая получилась система. Возможно с первого взгляда она может показаться сложной, но на самом деле она достаточно удобна. Безусловно, ее надо и дальше совершенствовать и развивать, но уже первые результаты использования показывают, что такой подход способствует более быстрой и эффективной учебе. Думаю основную идею системы можно использовать и другим любителям тайм – менеджмента.


© Автор, пожелавший остаться неизвестным, июль 2006 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/managestudy/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет – изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет – изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.


Читайте также:

Аноним Моя система Life-Management
Аноним Моя система Life-management: автоматизация
Аноним Нужен ли русскому секундомер-2
Эдуард Фаритов Моя система планирования обучения
Дмитрий Литвак Моя стратегия чтения

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация