О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


19-20 мая 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


24 марта 2017 г., г. Москва, Семинар-тренинг «Управление энергией»

29 марта 2017 г., г. Москва, VIP-cеминар Глеба Архангельского «Тайм-драйв для первых лиц»

15 апреля 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

20-21 июня 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Вадим Логвиненко

Система постановки целей и оценки эффективности

Версия для печати – zip word, excel 335K

Данная статья является третьей в серии статей, посвященных вопросам повышения человеком своей эффективности – достижения Жизненного успеха, СамоРеализации и Счастья. Первой по логике изложения является статья «Системный анализ Смысла Жизни», а второй – «Обобщенная система управления Жизненным успехом». Данная статья теоретически опирается на предыдущие, но носит более практическую направленность, связанную с конкретными вопросами планирования времени. Укрупненно всю тематику планирования времени можно разделить на три части: 1) постановка целей и задач, 2) краткосрочное и ежедневное планирование, 3) учет использованного времени и оценка эффективности. В предлагаемой «Системе постановки целей и оценки эффективности» все три указанные части объединены в единое целое.

При этом сразу надо сделать несколько замечаний. Во-первых, в силу специфики моей жизнедеятельности стоящие передо мной цели и задачи носят в основном глобальный характер, и их достижение занимает достаточно длительные периоды времени. Кроме того, я придерживаюсь подхода, заключающегося в том, что для эффективной деятельности наиболее важным является глубинное личностное осознание того, зачем и что человек должен делать.

Можно сказать, что центральной идеей такого подхода является мысль С.Кови, выраженная в названии одной из его книг: «Главное внимание – главным вещам». Отсюда следует вывод о том, что человек будет только тогда с пользой проживать каждую минуту своей жизни, когда он полностью разберется со Смыслом своей Жизни, и мысли об этом будут постоянно присутствовать в его подсознании. А для более эффективного контроля времени рекомендуется использовать программируемый таймер, подающий сигнал каждые 15 минут – 0,25 часа. Также надо отметить, что существует достаточно много рекомендаций по поводу того, как планировать свой день. В частности, можно использовать MS Outlook.

Учитывая все сказанное, при создании предлагаемой Системы вопросам ежедневного планирования я уделял меньше времени, как менее важным для меня. Во-вторых, вряд ли в моей Системе могут быть найдены принципиально новые подходы и методы. Я постарался объединить в одно целое ряд уже известных приемов, дополнив их некоторыми своими способами оценки эффективности жизни. В-третьих, всю эту Систему я реализовал в одном Excel-файле, который прилагается к этой статье. В предлагаемом мной Excel-файле создано два макроса, которые надо включать раз в месяц, их пояснение будет дано ниже, по ходу изложения. Предлагаемый Excel-файл создавался как реальная целостная система и является полностью работоспособным. С одной стороны, некоторые предложенные цели и задачи, а также расчеты денег и времени приведены в качестве примеров. С другой стороны, вся эта система базируется на традиционных рекомендациях литературы по самоменеджменту и, таким образом, может соответствовать реальной жизни значительного количества людей.

Первый лист Excel-файла называется «Цена». На этом листе в ячейке D5 задается исходная величина дохода человека. В ячейках D8 и F8 задаются соответственно начальная дата, когда человек начал пользоваться Системой, и конечная дата, когда человек планирует добиться Главной Цели своей жизни. В ячейках B9-B14 автоматически рассчитывается Стоимость жизни на начальную дату за разные интервалы времени. То есть здесь показывается, сколько реально «стоит», например, месяц жизни человека, или какой реальный доход за год. Здесь важно, чтобы человек осознал, что весь месячный доход фактически можно усредненно распределить на каждые 15 минут времени его жизни. Можно измерять доход ежедневно, это помогает лучше осознать стоимость каждого прожитого дня в денежном эквиваленте. Интервал времени в 15 минут – 0,25 часа принят базовым для всех дальнейших вычислений. В ячейку D10 заносится сумма дохода, которую человек хотел бы получать в месяц в данный начальный момент времени. То есть, то, во сколько человек «оценивает» месяц своей жизни. Далее автоматически высчитывается «ценность» всех остальных интервалов времени. Естественно, сумма желаемого месячного дохода должна выбираться исходя из реалий жизни, а не из фантастических мечтаний. В ячейку F10 заносится сумма ежемесячного дохода, который человек хотел бы получать в конечную дату, при достижении Главной Цели. Естественно, эта сумма должна быть больше начальной и также выбираться исходя из реальных прогнозов того, что человек сможет добиться.

Здесь может показаться, что Главной Целью при этом является достижение этой самой суммы дохода – ежемесячного или годового. Поэтому надо сделать несколько пояснений. Во-первых, в рыночном обществе, как пишут многие авторы, например, “Адам Смит” (это псевдоним современного американского автора), действительно самой главной целью жизни для многих людей именно должно быть и фактически является накопление капитала. Во-вторых, деньги являются в обществе универсальным мерилом. Поэтому практически все или почти все имеет свою цену, а любые человеческие достижения и цели могут быть пересчитаны в денежном эквиваленте. Таким образом, числа в ячейках C30 (см. ниже), а также в ячейках D10 и F10 можно рассматривать как денежные эквиваленты любых достижений и желаний–целей человека. В-третьих, и это, пожалуй, самое главное, самым ценным ресурсом человеческой жизни является время. Д.Карнеги высказывал идею о том, что очень важно, чтобы человек осознал, что когда он покупает любой товар в магазине, то фактически за этот товар человек расплачивается не деньгами, а определенным интервалом времени своей жизни, который был потрачен на то, чтобы заработать эту сумму денег. А деньги выступают просто посредником между израсходованным временем жизни и приобретаемым товаром. Таким образом, для наглядности необходимо произвести пересчет интервалов времени жизни в их денежный эквивалент. С течением времени оставшийся срок человеческой жизни сокращается, поэтому ценность фиксированных интервалов времени в их денежном эквиваленте обязательно должна возрастать. Поэтому когда в ячейку D10 заносится сумма, которую человек хочет получать в месяц, то это не просто величина желаемого дохода, а денежный эквивалент того, насколько человек «ценит» интервал времени своей жизни. А желаемая величина дохода в будущем, заносимая в ячейку F10 показывает, насколько ценным для человека будет месяц его жизни, например, в пожилом возрасте, когда оставшийся срок жизни будет значительно меньше.

Далее раз в квартал (три месяца) в ячейку C30 заносится среднемесячная сумма дохода (у человека должна быть разработана система учета доходов и расходов) и выполняется построение двух графиков. Первый график показывает, как уменьшается оставшееся время до конечной даты, а второй график показывает рост ценности трехмесячных интервалов времени жизни, а также соответствующие изменения в эффективности жизни, выраженные в денежном эквиваленте. Графики строятся на основе данных расположенных в правой части листа. Раз в квартал надо скопировать вниз – на следующий временной интервал – последнюю строку таблицы со ссылками на необходимые ячейки, а в строке с текущей датой впечатать вместо ссылок соответствующие числа.

В левой верхней части листа (ячейки A1-A3) находится также встроенный документ. На первой странице этого документа записаны для напоминания некоторые основные принципы, на которых должна строиться жизнь человека, желающего добиться успехов. На следующих страницах приведена система определения жизненных Желаний, Главной Цели и постановки долгосрочных целей. Тут же приведены необходимые комментарии. Нужно еще раз обратить внимание на то, что определение Желаний и постановка соответствующих им Целей является основой того, насколько эффективными будут дальнейшие действия человека и успешной его жизнь.

Следующим листом Excel-файла является лист «Цели». На этот лист заносятся Сферы деятельности и долгосрочные цели, которые были определены во встроенном документе (они переносятся оттуда). Названия следующих листов «1.2», «2.1.», «2.2» соответствуют номерам долгосрочных целей. На этих листах уже производится разбивка долгосрочной цели на краткосрочные задачи и отслеживается их выполнение. Выполненные задачи, так же как и цели, залиты синим цветом. Листы с задачами, соответствующими достигнутым целям, удаляются, поэтому отсутствует лист «1.1». На указанных листах приведены примеры целей и задач. Естественно, их может быть гораздо больше во всех Ключевых Сферах деятельности.

Следующий лист – «Год». На этом листе производится планирование деятельности по достижению целей и задач в виде таблиц на каждое полугодие. В таблице указываются все сферы деятельности и соответствующие им цели–задачи, которые планируется выполнять в течение полугода. Эти таблицы не удаляются. Таким образом, по прошествии нескольких лет человек может сразу увидеть что, когда и насколько эффективно он делал. В колонках «Долгосрочная цель» и «Краткосрочная задача» синим цветом заливаются выполненные дела. Остальные цвета будут пояснены немного ниже. Колонки с месяцами условно разделены на 4 недели (части) по числам: 1–7, 8–14, 15–21 и 22–31. Перечеркнутые клеточки означают, что в данную неделю было запланировано заниматься указанным делом.

После того, как на полугодие было понедельно распределено выполнение поставленных задач, происходит переход на следующий лист «Неделя». В верхней части листа нельзя вставлять-удалять строки, так как не будет правильно работать записанный макрос. На листе приведен пример распорядка рабочего дня и выходного дня. Идея о необходимости соблюдать режим дня далеко не нова. Но здесь, кроме непосредственно выработки самого распорядка дня, главным моментом является то, что надо отделить время, которое неизбежно расходуется на различные необходимые дела от того времени, которое остается у человека в его более-менее свободном использовании. И надо посчитать наличные ресурсы всего этого свободного времени. Это то время, которое человек может и должен эффективно использовать для достижения поставленных целей. Кстати, одним из критериев успешности жизни человека может считаться постепенное увеличение его «свободного» времени, которым он распоряжается по собственному усмотрению.

После того, как примерно оценено количество времени, расходуемого на обязательные дела, и «свободного» времени, можно перейти к распределению всего времени на неделю по дням. На листе составлены таблицы для планирования времени на квартал. Внутри каждого месяца присутствуют таблицы планирования на 4 недели. Необходимо отметить, что вместо краткосрочных задач и долгосрочных целей в разных Сферах деятельности в соответствие указанным целям поставлены Категории деятельности, т.к. цели и задачи могут меняться, а соответствующие им Категории носят более стабильный характер. Кроме того, что все Категории дел (и соответствующие им цели) распределены по Сферам деятельности, произведено распределение Категорий по Видам дел: Полезные дела, Необходимые дела и Отдых–отношения–Потери. Каждой Категории (т.е. фактически соответствующей ей цели–задаче) присваивается Приоритет важности–срочности в соответствующей колонке. Выделив строки для определенного Вида дел можно произвести сортировку дел по их приоритетности. Также перед началом планирования на неделю можно проставить Статус выполнения дел в процентах.

Также сразу надо сказать, что все возможные организационные дела, затраты времени на транспорт и т.п. не выделены в отдельные категории, чтобы не усложнять Систему. Подразумевается, что все попутные расходы времени объединяются вместе с расходами времени на те дела, к которым они относятся. Например, затраты времени на транспорт, связанные с Работой, относятся к категории Работа. А затраты времени на транспорт для поездки на курсы английского будут относиться к категории Английский. Выделение двух отдельных категорий Транспорт и Организационные временные затраты было бы не совсем корректным, т.к. в них не учитывалось бы в связи с какими делами были эти затраты времени. А создание для каждой категории (например, Работа) еще двух подкатегорий (например, Транспорт в связи с Работой и Организационные дела в связи с Работой) сильно усложнило бы всю Систему. Также для упрощения было принято решение не использовать никаких методов для подсчета затрат времени на дела, которые делаются одновременно. Во-первых, в литературе по самоменеджменту часто рекомендуется делать за один интервал времени только одно важное дело. Попытки делать два дела одновременно ни к чему хорошему все равно не приведут. Во-вторых, если уже так получилось, что произошло некоторое временное наложение при выполнении важного дела и неважного, то не так сложно отделить чистое время, затраченное на одно дело, от чистого времени, затраченного на другое дело. А с общим временем, ушедшим на два дела одновременно, упрощенно можно поступить следующим образом. Если эффективность выполнения важного дела оценивается субъективно высоко, то можно все это время отнести к важному делу. Если есть понимание, что важное дело выполнялось не очень качественно, то приближенно можно разделить данный интервал времени пополам между этими двумя делами – важным и неважным. Или же произвести приближенное разделение в иной пропорции в зависимости от субъективно оцениваемого качества выполнения важного дела.

При планировании времени на неделю в колонку «План» на каждый день вручную заносится количество времени в часах (возможно кратное 0,25 часа), которое отводится на выполнение поставленных задач. Сколько времени фактически выполнялось каждое дело – это подсчитывается автоматически. Также автоматически подводятся «Итоги» как разность между колонками «Факт» и «План» в конце каждого дня и в целом в конце недели. Основная идея заключается в том, чтобы распланировать время на неделю вперед пропорционально–равномерно между всеми важными делами. В связи с изменяющимися обстоятельствами жизни может получиться, что не обязательно будут выполняться планы каждый день. Но можно откорректировать свое поведение, реальное выполнение дел в течение оставшихся дней недели так, чтобы в целом по итогам недели каждое важное дело выполнялось столько времени за неделю, сколько было запланировано. Если в конце недели видно, что какое-то очень важное дело выполнялось меньше необходимого – стоит знак «минус» в колонке «Итог», то при планировании на следующую неделю можно попробовать перераспределить время, отводимое на выполнение разных дел так, чтобы восполнить временные потери для указанного важного дела. То есть в первую очередь выделяем время на выполнение особо важных дел, с более высоким Приоритетом, в соответствии с принципом «Главное внимание – главным вещам». Конечно, можно производить планирование и корректировку планов на листе «Неделя» каждый день – на день вперед, но все-таки больше рекомендуется понедельное планирование.

Для удобства недельные итоги по «Плану» и «Факту» по Сферам и по Видам дел приведены в конце каждой недели в виде отдельных таблиц и построенных на их основе диаграмм. По Видам дел распределяется активное время, т.е. время за вычетом сна. Потери считаются как разность между запланированным временем и фактически потраченным в сферах Отдых–отношения–Разное. В конце каждого месяца подводятся итоги за месяц. При этом в колонку «Факт (руч)» необходимо вручную впечатать числа появившиеся в колонке «Факт (авт)» в данном месяце, за который подводятся итоги. В конце квартала автоматически подсчитываются итоги за весь квартал. После этого, для того, чтобы начать понедельное планирование в начале следующего квартала, необходимо вызвать макрос «Очистка_недели» сочетанием клавиш Ctrl+z. Будет произведена очистка колонок «План» во всех днях всех недель и колонок «Факт (руч)» в итогах всех месяцев.

После окончания планирования на неделю переходим на следующий лист «День». На этом листе в течение дня вручную проставляются итоги выполнения дел в каждой Категории каждые 0,25 часа в виде цифры «1». Цифра «1» соответствует базисному интервалу времени в 15 минут, а программа автоматически подсчитывает все «единички» и переводит их в часы. Идея этого листа в основном взята из статьи А.Федорова «Моя система тайм-менеджмента в Excel», опубликованной на сайте www.improvement.ru. Полностью составлены таблицы на 31 день месяца. Таблицы разбиты на две части: первая часть – от 0 часов до 12.00 и правее от нее вторая часть – от 12.00 до 24.00. Внизу каждой таблицы автоматически подводятся итоги фактического выполнения дел по каждой категории за день. Запланированное время выполнения в строке «План» надо проставить вручную в соответствии с распределением времени на текущую дату на листе «Неделя». Должен сойтись баланс «Факт»=24 ч и «План»=24 ч. Можно было бы в каждой категории использовать не одну колонку с цифрами «1», соответствующую «Факту», а две колонки – вторая с «Планом». И в колонке «План» распределять время на выполнение каждого дела в течение дня. Тогда строка «План» в конце дня заполнялась бы автоматически. Однако чтобы не усложнять предлагаемую Систему, этот вариант не реализован, а планирование на день можно выполнять, используя другие распространенные инструменты, в частности MS Outlook.

Автоматически подсчитываются потери, как разность между запланированным временем и фактически потраченным в сферах Отдых–отношения–Разное за исключением времени, израсходованного на сон. В связи с важностью сна соответствующую ячейку в строке «План» заполняем по «Факту». Если фактическое время выполнения некоторых необходимых дел, например, в категории Работа, превысило запланированное заранее, то соответствующую ячейку строки «План» также можно заполнить по «Факту». Основная идея состоит в том, что должен сойтись баланс «Факт»=24 ч и «План»=24 ч, а также, что потери времени возникают, когда время, фактически потраченное в сферах Отдых–отношения–Разное, превышает запланированное время (за исключением времени, израсходованного на сон). В строке «Баланс» также подсчитывается Эффективность прожитого дня в процентах. Для этого за 100% принимается активное время, т.е. все время (24 ч) минус время, потраченное на сон. И от 100% отнимается процентное содержание Потерь в активном времени. В приведенном примере на листе «День» 6-го числа потери составляют –3, а эффективность, соответственно, равна 118,8%. Произошло это потому, что по «Факту» на отдых и т.д. было потрачено меньше времени, чем было запланировано. Естественно, это нереальная ситуация, т.е. предполагается, что фактически потраченное время на отдых не может быть меньше запланированного (здесь надо помнить о том, что обязательно надо планировать время на отдых, чтобы соблюдался баланс между Работой и Отдыхом, а также между другими делами). Если же такое происходит, то тогда соответствующие ячейки строки «План» надо заполнить по «Факту». Вообще же в идеале, надо стремиться к тому, чтобы фактически затрачиваемое количество времени на выполнение каждого дела совпадало с заранее планируемым на листе «Неделя».

При подведении итогов в конце каждого дня надо перейти на лист «Пинарик». Для этого листа взят «Экстремальный пинарик» В.Королева из статьи Д.Литвака «Календарик-пинарик: Как перестать лениться», расположенной на сайте www.improvement.ru. В каждой ячейке-дате каждого месяца стоит ссылка на ячейку «Эффективность» соответствующей даты листа «День». Таким образом, в конце дня в нужной нам ячейке пинарика появляется рассчитанная эффективность прожитого дня. Это число в конце дня нужно перепечатать вручную. Внизу пинарика приводится табличка соответствия эффективности дня (%) и цвета. В соответствии с этой табличкой производится заливка текущей ячейки соответствующим цветом. Если пинарик распечатан, то при самой низкой эффективности ячейка закрашивается черным цветом, а если заливка выполняется на компьютере, то ячейка просто не закрашивается. В конце месяца также автоматически высчитывается эффективность месяца и производится закраска. Также высчитывается эффективность в конце года, которую надо вручную перепечатать внизу пинарика в ячейке, соответствующей истекшему году, и выполнить закраску этой ячейки нужным цветом. Надо отметить, что эффективность месяца и года здесь будет немного отличаться от реальной эффективности из-за ошибок округления. Несложно посчитать, что при 8-ми часовом сне эффективность 97% допускает только 15 минут потерь в день. Эффективность от 87% до 96% соответствует потерям от 2 часов до 0,5 часа. Эффективность от 66% до 86% соответствует потерям от 5,25 часа до 2,25 часа. Эффективность от 33% до 65% соответствует потерям от 10,5 часа до 5,5 часа. В конце года во всех ячейках-датах для каждого месяца вместо ссылок на лист «День» оказываются числа, впечатанные вручную. Для того чтобы восстановить ссылки, в конце года необходимо выделить нужные ячейки строки «Т-м» (соответствующие датам 1–31) и скопировать их на все месяцы. В этой строке введена резервная копия необходимых ссылок и фактически эта строка отображает состояние эффективности по дням в текущем месяце.

В правой верхней части листа «День» находится еще одна сводная таблица, в которую автоматически заносятся итоговые результаты по каждому дню. Используя эту таблицу по окончании каждой недели необходимо подсчитать фактические затраты времени в каждой категории, соответствующей поставленным целям-задачам. И на основе полученного результата отметить эффективность прожитой недели на листе «Год» в плане на текущее полугодие путем закраски соответствующей ячейки. Эффективность рассчитывается как процент фактически затраченного количества времени на выполнение определенного дела от запланированного на листе «Неделя». Необходимо обратить внимание, что планируемое время на листе «Неделя» для каждой категории должно соответствовать планируемому времени в колонке «Требуемое время» в плане на полугодие на листе «Год». Если используемое время для определенной категории дел равно запланированному, то эффективность составляет 100% и оцениваемая неделя в плане на полугодие закрашивается синим цветом. Если времени использовано меньше, чем запланировано, то эффективность составляет меньше 100%. Сопоставление рассчитанной эффективности прожитой недели (для рассматриваемого дела) и цветов закраски недели рекомендуется брать из цветовой таблички в пинарике. Если эффективность выполнения поставленной задачи крайне низкая за прошедшую неделю (0–32%), то при распечатанном плане на полугодие такая неделя закрашивается черным цветом, а при заливке на компьютере, соответствующая ячейка просто не закрашивается. По окончании полугодия в плане на листе «Год» аналогичными цветами закрашиваются ячейки с названиями задач и целей. Эта закраска выполняется более субъективно и показывает степень выполнения поставленной задачи или цели. Напомним, что если цель-задача выполнены полностью, то ячейка с их названием закрашивается синим цветом. На листе «День» после 31 числа подводятся итоги в целом за месяц: подсчитываются Потери и вычисляется Эффективность месяца в целом. После этого в конце месяца для того, чтобы начать подсчет расходуемого времени 1-го числа следующего месяца, необходимо вызвать макрос «Очистка_дня» сочетанием клавиш Ctrl+x. Будет произведена очистка всех ячеек, в которые заносятся цифры «1» для подсчета времени, а также строк «План» в конце каждого дня.
По окончании каждого месяца до вызова макроса «Очистка_дня» надо перейти на последний лист «Итог» и внести туда полученные данные за месяц. На этом листе составлены квартальные таблицы с итоговыми месячными данными по всем Сферам и Категориям. Для каждого месяца в ячейках «План» и «Факт» для каждой категории стоят ссылки на соответствующие ячейки сводной таблицы листа «День». По окончании месяца надо перепечатать вручную числа в ячейках «План» и «Факт» для данного месяца. Колонки «Итого» изменять не надо. По окончании квартала для всех трех месяцев все числа «План» и «Факт» будут впечатаны вручную. Все итоги: «Итого по Сферам», «Эффективность» и «Виды дел» – подсчитываются автоматически. Полезное время считается как время, использованное на полезныеважные дела, т.е. все время за исключением времени потраченного на сон и на Потери. Для наглядности распределения времени за квартал используются три квартальные диаграммы. Вверху листа приведены четыре сводные таблицы оценки эффективности с построенными на их основе линейными графиками. В конце квартала надо заполнить соответствующие ячейки этих таблиц. Например, по окончании марта 2006 г. строка 12 заполняется следующим образом. В ячейке колонки «Наука и перспективы» первой таблицы ставится ссылка на ячейку B250 и затем производится копирование этой ячейки на остальные ячейки первой таблицы в строке 12. В ячейке колонки «Наука и перспективы» второй таблицы ставится ссылка на ячейку B251 и затем производится копирование этой ячейки на остальные ячейки второй таблицы в строке 12. В ячейке колонки «Полезные» третьей таблицы ставится ссылка на ячейку B255 и затем производится копирование этой ячейки на остальные две ячейки третьей таблицы в строке 12. В ячейке колонки «Поквартально» четвертой таблицы ставится ссылка на ячейку F252. Колонка «За год» четвертой таблицы заполняется в конце года: вычисляется среднее арифметическое значение эффективности за четыре квартала истекшего года и полученное число вручную заносится в ячейки колонки «За год», соответствующие истекшему году.
Надо обратить внимание, что на листе «Итог» должна быть заранее создана квартальная таблица на один квартал вперед. Например, если сейчас январь-март 2006 г., то уже создана таблица апрель-июнь 2006 г. После окончания текущего квартала (т.е. после заполнения данных за март) перед тем как начать подсчет времени в новом квартале (апрель-июнь) надо выделить все строки в следующей квартальной таблице (апрель-июнь) и скопировать ее далее. Затем исправить названия месяцев (июль-август) и исправить в круговых диаграммах ссылки на исходные данные в новой таблице. После этого можно проводить подсчет времени в следующем квартале (апрель-июнь).

Теперь, обобщая все вышеизложенное, нужно еще раз коротко повторить какие изменения в Excel-файл необходимо вносить по истечении каких периодов времени. При этом надо помнить, что окончание более длительного периода времени включает в себя окончание более коротких периодов. То есть, если закончился, например, квартал, то одновременно произошло окончание дня, недели и месяца. В самом начале работы с Системой на листе «Цена» заполняются ячейки D5, D8, F8, D10 и F10.

Ежедневно в течение дня на листе «День» заполняются ячейки учета расходуемого времени по категориям и строка «План» за текущий день. В конце дня на листе «Пинарик» вносится вручную эффективность дня в ячейку текущей даты и производится закраска этой ячейки соответствующим цветом. Просматриваются полученные «Итоги» по текущей дате на листе «Неделя» и делается корректировка в планах (желательно не в этом недельном плане на листе «Неделя», а в плане на день, который составляется другими средствами, например, с помощью MS Outlook) на следующий день так, чтобы в конце недели на важные дела было потрачено столько времени, сколько было запланировано в начале недели.

В конце недели по сводной таблице на листе «День» (колонка «Факт») и по запланированному времени на листе «Неделя» (можно и по колонке «План» сводной таблицы листа «День», но только надо помнить, что могло произойти нарушение первоначальных сбалансированных планов) оценивается эффективность выполнения поставленных целей–задач в соответствующих категориях, и необходимыми цветами закрашиваются ячейки истекшей недели для запланированных задач в плане на полугодие на листе «Год». На листе «Неделя» просматриваются полученные «Итоги» за неделю и производится планирование времени по дням на следующую неделю с попыткой перераспределения времени так, чтобы компенсировать недовыполнение важных дел за прошедшую неделю в следующей неделе.

В конце месяца просматриваются «Итоги» за истекший месяц на листе «Неделя» и на основе данных колонки «Факт (авт)» вручную заполняется колонка «Факт (руч)» в истекшем месяце. На листе «Пинарик» необходимым цветом закрашивается ячейка с эффективностью истекшего месяца. На листе «Итог» вручную перезаписываются данные в колонках «План» и «Факт» для всех Категорий в истекшем месяце (колонки «Итого» изменять не надо). На листе «День» запускается макрос «Очистка_дня».

В конце квартала на листе «Цена» в ячейку C30 заносится среднемесячная величина дохода за истекшие три месяца. В правой части листа в таблице, на основе которой строятся графики, копируются вниз – на следующий квартал – три ячейки со ссылками, а в строчке, соответствующей текущей дате, в ячейках таблицы вручную перепечатываются полученные числа. На листе «Итог» копируются на еще один квартал вперед все строки с квартальной итоговой таблицей наступающего квартала для создания резервной копии со ссылками. В нее вносятся исправления в названиях месяцев и в исходных данных для круговых диаграмм. В верхней части листа «Итог» в сводные таблицы оценки эффективности вносятся соответствующие данные за истекший квартал. На листе «Неделя» просматриваются «Итоги» за истекший квартал и делаются выводы. Запускается макрос «Очистка_недели».

В конце полугодия просматривается информация и вносятся необходимые изменения во встроенном документе на листе «Цена», на листе «Цели» и на листах с номерами задач. Листы с полностью выполненными задачами по определенной цели (т.е. цель достигнута) удаляются. На листе «Год» закрашиваются необходимым цветом, определяющим степень выполнения, поставленные цели и задачи за истекшее полугодие (для улучшения восприятия цели можно не закрашивать, только в случае достижения цели залить соответствующую клеточку синим цветом). Составляется план на следующее полугодие.
В конце года на листе «Пинарик» внизу пинарика в ячейке, соответствующей истекшему году, вручную перепечатывается значение эффективности прожитого года и выполняется закраска этой ячейки нужным цветом. В строке «Т-м» выделяются сразу все клеточки, соответствующие датам 1–31, и их содержимое (ссылки на лист «День») копируется на клеточки всех месяцев. В верхней части листа «Итог» в последней четвертой сводной таблице оценки эффективности заполняются ячейки колонки «За год», соответствующие истекшему году.

В заключение надо еще раз напомнить и обратить внимание на то, что для эффективного использования предложенной Системы человек должен глубоко осознать Смысл своей Жизни и постоянно помнить о своих желаниях и целях. Для достижения этого настоятельно рекомендуется распечатать страницы с определением своих желаний и целей, а также листы с текущими необходимыми задачами, и регулярно, еженедельно размышлять над ними и стараться эмоционально их прочувствовать, так, чтобы все это стало эмоционально–интеллектуальной базой всего сознания, всей жизни и деятельности человека. Для того чтобы человек был по-настоящему эффективным и успешным необходимо, чтобы все цели и вся жизнедеятельность согласовывались между собой и были направлены исключительно на достижение Главной Цели, которая определяется Желаниями человека и его Смыслом Жизни.


© Вадим Логвиненко, апрель 2006 г. Контакт: v-m@ukr.net . Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/logvinenko3/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Самопрезентация
Вадим Логвиненко Обобщенная система управления жизненным успехом
Вадим Логвиненко Системный анализ смысла жизни
Алексей Федоров Моя система тайм-менеджмента в Excel

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация