О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


19-20 сентября 2019 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в июле 2019 г.

Информация

Публикации

 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Краткий курс для руководителя

8 простых шагов как повысить эффективность компании в 2-3 раза

Обучающий курс работы в системе LeaderTask Управление Компанией и StaffLogger Контроль рабочего времени будет полезен директорам, топ менеджерам и руководителям всех уровней.

В этом обучающем курсе вы узнайте:

1 шаг. Контроль рабочего времени.

Есть очень хорошая поговорка «если хочешь, что либо изменить – измерь». Для того чтобы изменить (улучшить) показатели производительности сотрудников, да и свои личные – необходимо знать, сколько времени и на что оно тратится. Для этого необходимо провести хронометраж рабочего времени свой и сотрудников – узнать, сколько времени проводит каждый сотрудник на рабочем месте, и чем именно он занимается. Для решения такой задачи служит специальная программа: StaffLogger Контроль Рабочего Времени

Программа StaffLogger может устанавливаться удаленно с компьютера руководителя на компьютеры сотрудников, и передавать – чем занимается сотрудник на компьютер руководителя. Важно, StaffLogger – записывает сколько времени и с какими приложениями/сайтами работал пользователь. После установки программы, руководитель сможет видеть отчеты:

система управления проектами
Рис. 1

отчет о работе сотрудников
Рис. 2

2 Шаг. Список задач.

Для эффективного управления проектами, делами, сотрудниками необходим список задач. Необходим обязательно. И вот почему: все планы лучше держать на каком-либо носителе информации бумажном или цифровом – чтобы голова была всегда свободна для новых, свежих идей и мыслей. Список уже придуманных задач/идей/мыслей должен свято хранить носитель информации, и в нужное время отображать нужную информацию. Как раз для этого существует система LeaderTask Управление Компанией (www.leadercommand.ru). Она позволяет хранить всю необходимую информацию: планы, задачи, проекты, расписания, цели, контакты, любые файлы; поручать свои задачи сотрудникам, передавать сотрудникам файлы, обеспечивает общение сотрудников внутри группы, позволяет получать отчеты о проделанной работе сотрудников, и многое-многое другое.

Для начала работы необходимо скачать дистрибутив программы: http://www.leadertask.com/download/ltcompany.zip Далее, распаковать архив и запустить установщик: ltcompany.exe. Вторая программа в архиве ltserver.exe – это программа сервер для обеспечения взаимоотношений именно группы сотрудников. Установить необходимо обе программы.

После установки ltcompany.exe, запустите программу – LeaderTak Управление Компанией. Появиться окно "Настройки подключения" В этом окне предлагается ввести данные для подключения к серверу, если клиент и сервер у вас установлены на одном компьютере, то просто нажмите ОК. Если сервер расположен на другом компьютере, то необходимо ввести его IP адрес. Для того чтобы узнать IP адрес сервера - необходимо открыть сервер и посмотреть в нижнюю строку - строку статуса. После того как вы нажмете ОК на этом диалоге, появится окно-напоминание о покупке программы. Для бесплатного тестирования всех функций программы отводится 45 суток, этого более чем достаточно для освоения программы. Нажмите продолжить на окне напоминания, далее появится основное окно Leadertask Управление Компанией с демонстрационными данными.

LeaderTask Company Management
Главное окно программы LeaderTask Управление Компанией

Основные разделы:

Навигатор - служит для навигации по нужным разделам: сотрудникам, проектам, категориям, контактам, периодам. С помощью Навигатора можно отображать задачи по сотрудника, проектам, контактам и т.д. Дерево задач – в дереве задач отображаются задачи, заметки, файлы с необходимыми столбцами. (на рисунке отображены столбцы Принадлежность, Статус, Наименование, Срок, Заметка. Календарь задач – в календ

аре отображаются задачи, имеющие установленное дату и/или время. Календарь может отображаться на день, несколько дней, месяц.

В этом шаге необходимо сделать свой список задач, для этого сначала необходимо создать новую базу данных: Меню Файл->Создать->Новый. Далее в разделе Категории создать категорию «Мой список задач» (для создания категории можно использовать панель инструментов, или кнопку Ins) После этого выберите в навигаторе эту категорию «Мой список задач» и создайте свой список задач.

Для добавления новой задачи существует несколько способов:

Списков задач может быть несколько (разбиение их по категориям) причем задачи могут относиться сразу к нескольким группам-контекстам/кайросам.

Шаг №3: Порядок выполнения. Главное – первым!

Перед началом выполнения задач необходимо установить порядок очередности задач, т.е. выделить самое главное, важное дело. Потом за ним менее важные дела, и в конце списка неважные дела. Для удобства важные/главные дела можно выделить цветом.

Простой список задач(to do list) Список задач с выделением важных/неважных

Если задача делится на отдельные этапы, то необходимо выделить эти этапы и сделать их подзадачами к главной.

Cписок задач разбитых на этапы
Разбиение задачи на этапы.

При выполнении задач, необходимо помнить: что делать в первую очередь надо именно главное/важное дело. На все дела времени не хватит, надо делать только те, что дают максимальный результат. Этот принцип хорошо описан в правиле Парето: 20% задач дают 80% результата, остальные 80% задач дают 20% результата.

Шаг №4. Расписание.

Для планирования порядка выполнения задач, необходимо использовать не только дерево задач, где задачи можно отсортировать по приоритету, но и по сроку задачи. Для этого необходимо использовать календарь. Т.о. повышается наглядность, для определения, чем необходимо заниматься сегодня достаточно взглянуть на календарь.

Расписание задач
Календарь

В календаре отображаются задачи имеющие срок и/или начало/завершение задачи. В верхней части календаря располагаются «длинные» многодневные задачи, а на временной сетке те задачи, которые имеют срок.

Шаг №5 Фильтрация задач.

При работе постоянно требуется получать нужные данные за минимальный срок, например такие: «Мои задачи на этой неделе», «Задачи Петрова в проекте «Б-1» в январе», «Работы в проекте «Б-1» за декабрь» и т.д. Для того чтобы получать такие данные(выборки задач) – существует функция «Фильтр». Необходимо один раз настроить нужные фильтры и потом вызывать их за один щелчок.

Фильтрация задач
Фильтры.

Шаг №6. Шаблоны и Регулярные дела

В каждой работе присутствуют повторяющиеся задачи, т.е. те задачи, которые повторяются с известной периодичностью (оплата счетов, рекламные акции, создание резервных копий, ежемесячные отчеты и т.д.). Причем у некоторых задач обязательно требуется вести историю – чтобы потом посмотреть была ли сделана задача в прошлый раз. В LeaderTask для этого предусмотрена функция «Повтор», благодаря которой можно не просто удобно организовать выполнение и отслеживание отдельных регулярных задач, но и целых многоуровневых задач, их можно называть шаблонами.

Регулярные дела
Регулярная задача.

История задачи
История регулярной задачи

Периодичность у регулярной задачи можно задать любую, причем в календаре будут отображаться все будущие задачи, а в дереве задач, только следующая задача. С помощью регулярных задач можно организовать выполнение больших задач по шаблону, и отслеживать их историю.

Шаблонная задача
Шаблонная задач

История выполнения шаблонной задачи
История шаблонной задачи

Т.о. видно какие именно этапы повторяющейся задачи были сделаны ранее

Шаг №7. Делегирование

Проекты обычно состоят из задач, которые выполняет несколько человек, причем необходимо отслеживать выполнение задач по каждому сотруднику. Для того, чтобы поручить (делегировать) задачу сотруднику, необходимо чтобы у сотрудника был установлен и настроен LeaderTask Управление Компанией. При правильной настройке в правом верхнем углу окна LeaderTask появится зеленый значок и надпись «Соединение установлено». Для поручения задачи сотруднику необходимо в свойствах задачи указать исполнителя задачи. После того как исполнитель будет назначен – эта задача отобразится у того сотрудника, которому задача поручена. Все изменения о задаче записываются в историю. Исполнитель не может менять наименование, описание, сроки задачи; он может только изменить статус задачи, поставить например «в работе». При изменении задачи заказчиком или исполнителем (смена статуса) LeaderTask отображает сообщение:

Сообщение об изменении задачи
Сообщение об изменении задачи.

Заказчик и исполнитель могут общаться не только по внутреннему чату, но и прямо в задаче – так гораздо удобнее и очевидней.

Общение по задаче
Общение заказчика и исполнителя по задаче.

После того как задача выполнена исполнитель устанавливает статус «готова к сдаче», узнав об этом заказчик проверяет выполнение задачи – и ставит нужный статус «готово» или например «приостановлено»

Задачи сотрудника
Задачи по сотруднику

LeaderTask удобен тем, что задачи можно отправлять, даже если заказчика или исполнителя нет на месте, после того как сотрудник включит свой компьютер – он получит все изменения в задачах, от всех пользователей. Еще одно полезное свойство LeaderTask это работа через интернет: сотрудники могут находиться в офисе и продуктивно работать, а руководитель находится в любой географической точке и успешно управлять работой офиса через интернет. Причем после продолжительного отсутствия руководителя, всю работу каждого сотрудника можно будет буквально посмотреть по минутам и часам.

Шаг №8 Контроль сотрудников

После того как задачи распределены по сотрудникам их необходимо контролировать. Порученные задачи отображаются при выборе исполнителя. Можно посмотреть, что поручено, в каком состоянии находятся задачи у сотрудника.

Порученные задачи
Порученные задачи

Также можно посмотреть отчет о проделанной работе сотрудника:

Отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе

Для отображения о потраченном времени сотрудника необходимо открыть StaffLogger и отобразить нужный отчет.

Отчет о потраченном времени сотрудника
Отчет о потраченном времени сотрудника.

На основании этой информации (что запланировано, что реально сделано, в какой стадии находится работа, и сколько на это потрачено времени) можно сделать выводы о работе сотрудника и принять меры.

Резюме

Связка LeaderTask Управление Компанией и StaffLogger Контроль рабочего времени позволяет максимально эффективно управлять работой компании и контролировать работу сотрудников.

Коротко о возможностях программ:

Возможности LeaderTask Управление Компанией:

Возможности программы StaffLogger:

StaffLogger поможет руководителю:

Обе программы можно бесплатно протестировать в течении 45 суток!

Контакты:

LeaderTask Управление Компанией
Сайт: http://www.leadercommand.ru
Скачать: http://www.leadertask.com/download/ltcompany.zip

StaffLogger Контроль Рабочего Времени
Сайт: http://www.stafflogger.ru
Скачать: http://www.leadertask.com/download/stafflogger.exe

Отдел продаж:
E-mail: sales@almeza.com

Техническая поддержка: E-mail: support.manager@almeza.com

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация