Иван Абрамовский

Эффективное управление временем на компьютере и программа LeaderTask

Организация времени с помощью компьютера и не только

Хочу рассказать вам о своей системе организации времени. Уже и не вспомню, когда я стал пытаться заниматься управлением временем, но отправной точкой системного применения тайм-менеджмента в своей жизни я считаю тот момент, когда я нашел сайт www.improvement.ru и мною была прочитана большая часть статей оттуда.

Изучив разные методики управления временем, я решил создать свою программу для хранения, структурирования и наглядного отображения своих задач, проектов, а также для хранения мыслей.

Но все по порядку. До создания своего электронного органайзера, я пользовался обычной – бумажной системой тайм-менеджмента. Сейчас из той прежней, старой системы почти ничего не использую.

Бумажный органайзер

Мой бумажный органайзер состоял из:

1. Оперативное управление.
Это обычная тетрадка в 48 листов, где на развороте двух страниц умещается ровно неделя. На правом листе расчерчено 7 дней недели, левый лист – для заметок. Тетрадь всегда находится под рукой, на рабочем столе для быстрой фиксации задач. В эту тетрадь попадают только задачи по дням, коротко что сделать, без подробного описания. В тетради не описываются проекты целиком, из чего они состоят и когда делать. Данные сюда вносятся из большой толстой тетради «Стратегическое планирование» и из «Карточек проектов» еженедельно при планировании задач на неделю.

Зачастую когда надо было делать много дел вне моего постоянного пребывания(например на улице, в магазине, в транспорте…), то я выписывал себе на отдельный листок задачи из тетради «Оперативный учет» и с этим листочком ходил весь день, периодически просматривая его.

Рис 1. Тетрадь «Оперативный учет»

2. Стратегическое планирование.
Тетрадка 96 листов, для записи планов на месяца/годы. Состоит из:

a. Цели помесячно. 12 месяцев, где 1 страница = 1 месяц.
b. Цели годичные. Описание целей на год, реально смог продумать только на ближайшие 2 года это по листу на каждый год. Нечетко описал будущие 10 лет.
c. Иерархии целей (иерархия ценностей)
d. Хаос. Для записи мыслей, идей проектов, заметок и т.п.
e. Хронометраж. Примерно год вел хронометраж, выявил для себя статьи учета времени и скрупулезно вносил данные о потраченном времени. Причем вел не только временной хронометраж, но и учитывал количество выпитого спиртного

Рис 2. Тетрадь «Стратегический учет»

3. Карточки проектов.
Карточки проектов это описания на отдельных листах всех заданий/заметок относящиеся к проекту. Причем у проекта может быть несколько карточек. Это, например, относится к большому проекту, где задания можно выделить в отдельные больше группы. Вот, например, у любого своего шароварного проекта (шароварного – это от слова shareware, т.е. проект по созданию программы для продажи через Интернет) я выделяю такие отрасли/категории проекта: «Разработка самой программы», «Продвижение», «Сайт». Физически эти категории я разделяю в разноцветных папках: синие папки для «Разработки», желтые «работы по сайту», белые «продвижение» и т.д. У каждой категории свой цвет.

Рис 3. Проекты группы «Разработки» (синие папки)

Рис 4. Проекты группы «Работы по сайту»

Рис 5. Папка проектов

У такого бумажного способа управления временем есть существенные недостатки:

– Необходимо переписывать невыполненные задачи с листа на листок.
– Вручную выписывать задачи на день из тетради
– Хочется переписывать начисто карточки проектов, если на них уже вычеркнуто более половины задач, т.к. листочек получается замусоленным и зачирканным.
– Нет общего обзора задач на период (нет визуального календаря). Конечно, можно его отдельно выписать из планов на год/на месяц/на неделю но это опять рутинная работа по переписыванию из одних листочков в другие.
– При большом количестве проектов, становится трудно быстро отыскать нужный проект в кипе всех папок проектов.
– Планы проектов лишены структурированности, они напоминают список задач: тут же сырые идеи которые надо еще обдумать
– Нет группировки проектов по какому либо признаку
– Трудно сделать обзор всего, и ответить на вопрос – что на сегодня самое важное? Какие дела необходимо сделать сейчас, в ближайшее время, т.е. те задачи, у которых близок критический срок (дедлайн).
– скорость записи ручкой по бумаге – гораздо ниже чем печать на ПК(даже если вы не владеете десятипальцевым методом)

Все эти недостатки послужили причиной разработки электронного органайзера «LeaderTask»

Электронный органайзер

После того как был разработан наш электронный органайзер – LeaderTask все недостатки бумажного органайзера были запросто решены. Т.к. я много времени провожу за компьютером – электронный органайзер для меня это незаменимый инструмент, который доступен всегда по одному волшебному сочетанию клавиш. Теперь вместо большого количества бумаги на столе, у меня лежит одна единственная тетрадка, в которую записываю больше по привычке, чем из-за надобности.

Рис. 6 . Главное окно Органайзера LeaderTask

Обзор возможностей LeaderTask

Главная задача органайзера LeaderTask – это помочь организовать свое время, повысить эффективность деятельности, минимизировать рутину, снять напряжение в делах, избавиться от суеты, вскрыть залежи свободного времени и использовать их на личное развитие человека!

Органайзер служит для записи мыслей, планов, их структурирования и ясного отображения. Чтобы вы в любой момент времени имели ответы на вопросы:

- что происходит сейчас?
– какие задачи наиболее приоритетные, важные?
– какие задачи идут вразрез со стратегическими планами?
– что необходимо сделать сегодня, сейчас, чтобы завтра получить ожидаемый результат?
– какие есть способы повышения эффективности текущих процессов?

Основные достоинства программы LeaderTask

Облегчает память. Большие объемы информации в голове держать сложно, да и не нужно, и к тому же – гениальные мысли имеют особенность забываться. Поэтому спешите их записывать – ведь это так просто!
Полная видимость = полный контроль. Наглядный обзор вашей деятельности. Вы будете иметь полную картину происходящего, начиная от плана на этот час, до глобальных жизненных ценностей!
Удобство применения. Всегда под рукой. Быстрый доступ к органайзеру по горячим клавишам. Если вы работаете на компьютере – расстояние до органайзера 1 сочетание горячих клавиш, если нет, то для просмотра задач на день, можно воспользоваться распечаткой плана, которая будет вашим верным подсказчиком, где бы вы ни находились!
Хранение абсолютно любой информации. Вы сможете легко хранить всю сопутствующую информацию (документы, изображения, схемы) которая относится к какому либо объекту планирования, будь то – контрагент, время выполнения или контекст выполнения.
Гибкий интерфейс. Вы сможете настроить интерфейс полностью под себя: расположение основных панелей, оформление дерева задач, раскраска категорий задач, гибкие настройки и многое другое.
Индивидуальный подход. Цените индивидуальный подход? Персональный менеджер времени LeaderTask будет для вас личным секретарем, частным тренером и верным помощником во всех ваших делах!

LeaderTask призван заменить разрозненные бумажки-записки, разноцветные листочки на экране монитора и тому подобные морально устаревшие приемы ведения организации времени.

Как я использую LeaderTask

Все свои проекты и описания к ним, я постепенно перенес с бумаги в программу. Каждый проект отнес к соответствующей группе. Создал категории по видам деятельности, («Продвижение», «Разработка», «Веб-Мастеринг»…), еще группу категорий «Разное» и категории в ней: «На улице», «В Банке», «В дороге». При добавлении новой задачи она сразу относится к конкретной категории. Стало очень удобно получать нужную информацию, и наглядность заметно выросла.

В разделе «Календарь» создал плавающие периоды: «Сегодня», «Завтра», чтобы быстро увидеть, что надо именно в это время. Для обзора больших интервалов времени сделал жесткие периоды: «Апрель 2007», «Май 2007», «Июнь 2007».

Если задача касается не только меня, но и другого человека/фирмы, то добавляю новый контакт в раздел «Контрагенты».

Чем мне нравится работа с программой – это то что, вся информация разложена по полочкам, в любой момент времени можно быстро получить ответы на вопросы. Немаловажная функция в программе – добавление задач максимально упрощено. Когда необходимо добавить новую задачу: я нажимаю одно сочетание клавиш – появляется главное окно программы, нажимаю Insert, печатаю задачу и жму Enter – все готово.

Еще одна полезная возможность LeaderTask – это удобный «Обзор деятельности». С помощью этого можно получить обзор о текущем положении дел в любом разрезе данных! Т.е. отфильтровать данные по любому критерию. Можно наглядно посмотреть, что сделано, что делается и что запланировано сделать:

Обзор деятельности в любом разрезе:

По контрагентам: Какими задачами занимается конкретный контрагент в текущем проекте в определенное время, в определенном месте? В каких проектах участвует данный контрагент? Затраты на контрагента?

По проектам: Какие контрагенты заняты в данном проекте? Расходы на данных проект? Показать все задачи по проекту в разрезе категорий деятельности.

По времени: Какие задачи необходимо сделать сегодня? Какие задачи предстоит делать на этой неделе, в этом месяце, в этом году? Кто занимается определенным проектом в заданное время?

По категориям: какие задачи выполняются по конкретной категории? Кто занят решением задач в данной категории?

Резюме

Подведя итог всему вышеизложенному, я хочу сказать, вы услышали реальную историю (причем она продолжается, функционал органайзера наращивается и развивается) управления временем ДО использования электронного органайзера, и УЖЕ с использованием.
Описание эффективного управления времени подошло к концу. Что вы решили применять на практике из вышеизложенного? Какие выводы сделали? Для того, чтобы время, потраченное на чтение этой статьи, было использовано не в пустую, вам надо сделать выводы – а именно, принять решение – а нужен ли мне электронный помощник? Я думаю в любом случае попробовать надо, ведь оно (время) того стоит!

Страница программы
Скачать прогрмму
Купить программу

Обсуждение http://improvement.ru/discus/messages/14/1157.html?1177332960

Иван Абрамовский, апрель 2007 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/leadertask/
Допускается без дополнительного согласования с редакцией Improvement.ru публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией.

Читайте также:

Иван Абрамовский Управление временем с помощью программы Time Assist
Глеб Архангельский Технологии обзора задач на MS Outlook
Алексей Федоров Моя система тайм-менеджмента в Excel
Илья Правский. Достичь равновесия: обзор программы Life Balance

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90