Лембиту Кыйв

Предсказать удачу - моя система тайм-менеджмента

Прежде всего, хочу поблагодарить Глеба Архангельского за то вдохновение, которое он дарит своей работой. Без него этой статьи бы не было.

Я должен также выразить признательность, правда, заочно Дэвиду Аллену. Его книга: «Getting Things Done» оказала большое влияние на мою систему.

Рабовладелец или феодал, перенесенные из древнего
в современный мир, с трудом смогли бы поверить
и очень бы изумились, узнав, что мы меньше бьем рабочих,
а производительность их труда – выше.
Элвин Тоффлер «Метаморфозы власти»

Присмотритесь внимательнее к одному из ключевых слов современного человека – слову «Успех». В самом его звучании: «успех», «спешить», «успеть» слышится прямой, хотя и скрытый приказ: «Поторапливайся!!!», «Двигайся быстрее, еще быстрее!» и мы двигаемся, зачастую, быстрее, чем это нужно. Торопимся изо всех сил.

Власть этого слова над нами настолько сильна, что большинство из нас считает скорость основным условием «успеха». Но это обман – те, кто действительно на самом верху, никуда не торопятся и в этом есть их маленький секрет. Они действуют соразмерно с ритмами самих процессов, и вместо «успеха», требующего полного напряжения сил обретают «Удачу» - то, что идет в руки, само собой, почти безо всяких усилий.

Мы спешим... Часто, находясь в нужное время в нужном месте, мы не можем этим воспользоваться т.к. оказываемся, не готовы. Нервничаем и начинаем думать, что нужно увеличить скорость. Стоп, это ошибка. На самом деле нам не хватает эффективной и надежной информационной системы, которая позволяла бы предопределять благоприятные возможности и реализовывать их.

Основные принципы

Эффективность и надежность – думаю, со мной согласятся многие, это основа любой личной системы организации. Если системе нельзя доверять, то ее не имеет смысла поддерживать. Если она не эффективна, то и надежность ни к чему. Условия, отвечающие данным принципам, я для себя определил так:

Простота
Система должна быть легко понятной, наглядной и использовать необходимый минимум инструментов.
Гибкость
Возможность настраивать ее под любые жизненные обстоятельства.
Скорость
Затраты времени на поддержание системы ВСЕГДА должны многократно окупаться.
Функциональность
Должна нравиться и «ложиться в руку».
Стрессоустойчивость
Способна успешно справляться с кризисами. И при любом жизненном шторме служить компасом, возвращая внимание на главное направление.
Регенерация
Должна легко восстанавливаться и возобновляться в случае вынужденного перерыва.

Мои инструменты

Все должно быть настолько простым,
насколько это вообще возможно. Но не проще.
Альберт Эйнштейн.

Эффективная личная системы организации, как хороший костюм, шьется индивидуально. Начну свой рассказ с тех инструментов, которые я использовал, для того чтобы в дальнейшем каждый заинтересовавшийся смог бы из понравившихся элементов создать нечто свое.

Диктофон и блокнот

Альфа и омега моей системы – это надежная фиксация всех «продуктов мыследеятельности». Любые идеи, задачи и договоренности быстро и легко найдут себе место в диктофоне (рис.1) или блокноте. Диктофон я выбрал Olympus DS-330.

Диктофон DS-330 сочетает в себе компактный эргономичный дизайн и впечатляющие возможности по высококачественной цифровой записи голоса. Файлы из этого диктофона можно быстро перенести на ПК с помощью USB-соединения. Максимальное время записи на встроенную карту флэш-памяти емкостью 16 МБ – 330 минут. Упорядочить записи помогут пять отдельных папок для хранения данных, каждая из которых вмещает до 199 файлов. Встроенный ЖК-дисплей с подсветкой облегчает работу с диктофоном в условиях плохого освещения конференц-залов и лекционных аудиторий.
www.olympus.com.ru

Блокнот – использую обычно формата А6, т.к. занимает мало места и легко придерживаться правила: одна страница – одна мысль.

Лотки: «ВХОДЯЩИЕ»

Если диктофон и блокнот призваны справляться сне материальными продуктами, то задача лотка – это собирать все поступающие материальные потоки информации. Так как категория «входящие» очень широкая и в нее легко попадает как финансовый документ, так и ключ, с которого нужно сделать дубликат, то я использую два типа корзинок. Первый тип – это простая коробка (рис.2) куда попадают все относящиеся к текущим делам предметы, за исключением важных бумажных документов, для которых предназначен лоток под бумаги (рис.3) формата А4 .

Универсальные карточки контекста

Сложность планирования в современном мире во многом возникает из-за того, что мы пытаемся втиснуть многомерный мир в одномерный список. Карточки контекста позволяют устранить это несовершенство. Идея заключается в том, что большинство контекстов можно описать с четырех позиций:

До
«Подготовить»
«С собой»
Контрольный список всего, что нужно сделать ДО попадания в зону контекста.
Например: Подготовить черновой вариант договора.

Во время
«Сделать»
Контрольный список того, что нужно сделать Во время нахождения в зоне контекста.
Например: Согласовать и подписать договор

Условия
Список условий, которые могут облегчить или осложнить выполнение задач.
Например: каждый четный четверг не приемный день или менеджер А. выходит из отпуска после 5-го августа.

Рядом
Список близлежащих контекстов. Это список всех контекстов которые стоит проверить, находясь рядом.
Полностью решает проблему: «О, ведь был же рядом…»

Принцип работы с карточками контекста предельно прост. По пунктирной линии вырезается ярлычок, в него вписывается название контекста. Ярлычок для наглядности подкрашивается маркером. Далее лицевая сторона карточки делится по горизонтали примерно пополам. Верхнюю половину подписываю - «Взять с собой», «До» или «Подготовить». Нижнюю – «Сделать». Оборотную сторону также делю на две части по горизонтали. Верхнюю половину подписываю – «Условия». Нижнюю «Рядом».

Сами карточки небольшие (125Х85мм) выполнены из плотной бумаги с линейкой и пунктирной разметкой для вырезания ярлычка с правой стороны (рис.4). Размер карточки выбран таким образом, чтобы ее можно было хранить подшитой в органайзере или брать с собой т.к. она легко помещается в обложке паспорта. Ее легко заполнять и проверять в походных условиях. Цветные ярлычки позволяют быстро находить нужную карточку (рис.5). А универсальная внутренняя структура позволяет сразу по горячим следам вносить необходимые корректировки.

Среднее время на подготовку одной карточки занимает 1,5 – 2 минуты, а хватает ее обычно на две три недели.

Ежедневник

Стандартный бумажный ежедневник удобнее использовать в модернизированном варианте. Для этого я разворот ежедневника делю по вертикали синей чертой. На временную сетку оставляю примерно сорок процентов площади листа (рис.6 зона 2). Оставшуюся половину делю в соотношении 40:60 и отчеркиваю горизонтальной красной чертой.

Выделенные области это:

1 – область ключевых задач. Включает в себя задающие распорядок дня задачи, а также дела, лежащие в рамках текущего ключевого проекта. Данный прием заставляет находить и вписывать целеорентированные задачи, а если задача записана, то с большей вероятностью она будет выполнена.
2 – предназначена для встреч и задач со строгими временными рамками.
3 – для важных, но не ключевых задач.

Во избежание бесполезного переписывания, удобно давать ссылку на карточку контекста.
Закладкой в ежедневнике служит картонка с важными для меня вопросами, которые не поддаются лобовой атаке и требуют периодического к ним возвращения.

Справочные материалы

Если за тридцать секунд он [документ] не находился,
папку можно было закрывать – аксиома.
«Адвокат» Джон Гришем

Бумаги, везде бумаги. Но, не смотря на то, что последнее время корзина для мусора стала лучшим другом человека с оставшейся частью все равно нужно что-то делать. Когда я начал создавать свою систему хранения документов, то поставил несколько условий, которым она должна отвечать. Вот они:

Поиск любого документа, должен занимать не более 30 секунд.
Время внесения нового документа должно занимать не более 5-10 секунд
Архив должен принимать документы по любому направлению.
Поддержание рабочего состояния справочной системы должно занимать максимум 30 минут в неделю.
Создание системы не должно требовать покупки дорогостоящего специального оборудования. В идеале нужно эффективно использовать имеющуюся полку для бумаг.

Перебрав несколько вариантов, в итоге получилось следующее:
На обычную картонную папку клеится ярлычок с номером (из плотной бумаги, т.к. за него удобно вытягивать папку) таким образом, чтобы выступающая часть была примерно 30х50мм. Нумерация последовательная и сплошная. В первый раз я купил 20 папок и сразу их пронумеровал.

Далее следую простым правилам:

Если много документов одной категории то, сразу складываю их в одну папку, и напротив номера в реестре появляется запись, например, «договора». Реестр в данном случае это лист бумаги, который крепится на видное место рядом с папками.
Если в папке с установленной категорией много важных бумаг, тогда завожу реестр находящихся в самой папке документов, в котором отмечаются поступления и изъятия из папки. Реестр крепится на внутренней стороне папки. Со временем я понял, что чем реже используется папка с важными документами, тем жестче и нагляднее должно быть организованно хранение бумаг находящихся внутри.
Если документ единичен, тогда помещаю его в папку №1, которую раз в неделю просматриваю. Когда в папке скапливается много документов на одну тему, откладываю эти документы в новую папку и делаю запись во внешнем реестре.

WinOrganizer

Пару лет назад пробовал работать с Outlook, но не пошло. Когда нашел WinOrganizer, мне в нем приглянулось все. И сейчас, после знакомства с GTD, он меня не подвел и позволил все настроить в стиле новых веяний.

Внешний вид дерева папок представлен на рис.9

Все начинается с папки «Цели», думаю это логично т.к. упуская из виду главные цели, начинаешь переставлять стулья на «Титанике». Папка цели представлена на рис.10

Основная работа при планировании дня идет при использовании трех папок со списками дел.

Сегодня. Это основная папка с которой работаю. Вечером накануне следующего дня при составлении плана в эту папку переносятся все «контексты» с которыми буду работать в течение дня.
Контексты. Это списки конкретных действий, организованные по категориям. Задачи в «контексты» в основном попадают из папки «проекты».
Проекты. В этой папке находятся все проекты которые выполняются. Очень удобно просматривать весь список ведущихся проектов, укрепляется уверенность что все под контролем и движется.
Контроль. Папка содержит только два списка. На сегодняшний день, т.к. система по определению не может быть застывшей в камне, я не определился, буду ли в дальнейшем использовать папку «Поручить». Так как периодически в «Контроль» попадают задачи прямо из «проекта» или «контекста». Правда, иногда это бывает даже очень удобно.

Основной принцип работы заключается в том, чтобы внутри каждого списка находились конкретные действия. Как это выглядит можно увидеть на рис.12

Для того чтобы это работало НЕЛЬЗЯ путать проекты (многоступенчатые задачи) с простыми действиями. Необходимо полностью преобразовать проект в список конкретных действий. Для дополнительного стимула в описании действий я использую действенные глаголы и ясную формулировку, ориентированную на результат.
По работе с WinOrganizer осталось привести общую схему (сх.1) Вот и она:

Как это работает

Инструменты и методики, лежащие в основе моей системы организации, призваны решать пять типов задач:

Сбор всей необходимой информации в определенном месте. Очищаю голову - избавляюсь от назойливой песенки: надо, надо, надо…
Обработка и структурирование информации. Приходит понимание, что не так страшен черт, как его малюют.
Эффективное хранение справочной информации. Появляется уверенность что необходимая информация будет доступна в тридцатисекундный срок.
Создание полного обзора. Позволяет рассчитать силы и добиться большего, меньшими силами.
Стимулирование к действиям. Избавляет от синдрома сороконожки, размышляющей с какой ноги ходить.

Все, что в течение дня попадает в руки и не может сразу же быть выполнено, идет во входящие лотки. Мысли, которые не могут быть реализованы в тот же момент, фиксируются в блокноте или диктофоне. При нахождении в «физической зоне контекста» (место или человек) удобно сразу же по «горячим следам» вносить изменения в карточку контекста.

При первой же возможности, а чаще всего вечером во время составления плана на следующий день расчищаю «входящее». Здесь у меня есть несколько правил:

Содержимое лотков обязательно просматриваю, но разбираю полностью только раз, в неделю выделяя на это около часу времени.
Диктофон и блокнот разбираю дочиста каждый день. Т.е. вношу все записи в WinOrganizer в раздел: «01 Входящие» папка «Сегодня» (см. рис. 11).
Карточки контекста и WinOrganizer на сто процентов не синхронизированы, т.к. порой излишний формализм не окупается. Правила здесь придерживают одного: в карточке должна быть вся информация. Как вариант для тех, у кого есть КПК, можно использовать Microsoft Excel или Outlook.
Планирую день обычно вечером. Если день предстоит очень активный, то зачастую в ежедневнике идет только перечисление последовательности мест и людей, с которыми предстоит встреча. Обязательно на каждую такую ссылку есть карточка, которая крепиться к обложке зажимом.
Так как файл WinOrganizer у меня на флэшке, то и дома и в офисе информация находится все время под рукой.
На данном этапе при работе с почтой использую только три папки: «Входящие», «Хранить», «Контроль». Если письмо требует действий то оно находится до принятия решения во входящих, дальше у него три пути если это важная информация, тогда – хранить, если поручение – контроль, все остальное – корзина. Папку «хранить» просматриваю раз в неделю, устаревшее удаляю.

Далее представлена общая схема (сх.2) как все это работает:

В итоге

Так как написание статьи о своей системе скорее напоминает описание живого процесса, чем рассказ о методе или приеме, то позволю себе небольшое отступление. Когда начинал писать, то думал, что смогу легко все уместить на двух-трех листах, но увлекся. Оказалось, что это очень полезный и увлекательный процесс – описать систему, по которой живешь, на бумаге. Многие умолчания стали правилами. А некоторые правила были подвергнуты критике и, не выдержав ее, покинули сцену. Друзья и коллеги, присоединяйтесь. Очень прочищает мозги.

P.S. Если кого заинтересовала идея универсальных карточек контекста, могу выслать готовый оригинал-макет в формате Microsoft Visio 2003. koiv-l@rambler.ru

© Лембиту Кыйв, uudelepp@mail.lanck.net, сентябрь 2006 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/koiv/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

Читайте также:

Лембиту Кыйв АВС-хронометраж: ориентация на цели
Андрей Седельников Getting Things Done с помощью Post-It Notes
Юрий Погорелов Мой молчаливый верный помощник

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90