О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


15 декабря 2016 г. - 9 февраля 2017, Онлайн курс Глеба Архангельского

10-11 февраля 2016 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru

21-22 февраля 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

24 марта 2017 г., г. Москва, Семинар-тренинг «Управление энергией»

8 апреля 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Юрий Васильченко

Японская система Кайдзен и персональная организация времени

Версия для печати – zip word 23K

 

Книги и материалы о стратегиях Кайдзен начали публиковаться на английском языке с 1995 года. Несмотря на заверения Европейского Японского центра о том, что знания о системе Кайдзен на Западе распространены достаточно широко, указанные материалы были написаны не японскими, а западными специалистами и давали весьма поверхностное понимание подхода Кайдзен. [3, с. 1 – 174].

Появление в 2004 и 2005 годах перевода на русский язык двух книг о Кайдзен – «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» и «Гемба Кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества», написанных японцем – Масааки Имаи, дают более глубокие знания о системе и позволяют применять ее идеи к организации времени. (См. рецензию в газете «Коммерсант. Деньги», № 17, май 2005 г.)

Кайдзен – это разработанный в Японии подход к организации деятельности, основанный на:

Такой подход во многом совпадает с современной позицией технологий организации собственной деятельности человека во времени. Так:

Что такое реальность? Реальность может быть измерена показателями, производительности, качества и др. Но что делать с этими показателями?

Подход к организации времени с точки зрения Кайдзен – это использование и анализ статистических данных. Такая методология требует, чтобы изучаемые ситуации и проблемы были выражены в численной форме. Благодаря этому Вы привыкаете работать с достоверными данными, не руководствуясь интуицией и внутренним голосом. Решая статистическую проблему, при сборе данных приходится все время обращаться к ее источнику, такой подход способствует формированию процессного мышления.

Опора на реальность предусматривает избавление от иллюзий, что в результате наших усилий, мы, возможно и не так, как хотелось, но все же продвигаемся вперед. Отсутствие четких сроков, ясных нормативов, подмена твердых планов сомнительным предвидением создает самообман [5].

К примеру, в этом месяце было много праздничных дней, нас подвели погодные условия, мы не получили в срок материалы от поставщиков – это типичные отговорки и оправдания провалов в сочетании с оправданием, мол: «Все мы люди».

У нас имеется арсенал стереотипных реакций для объяснения того, почему наш образ жизни, стиль поведения и мыслительные модели не дают желаемых результатов.

Оправдания служат для формирования уверенности в будущем, как компенсации сегодняшних неудовлетворительных результатов.

Чтобы изменить показатели деятельности следует приложить усилия к улучшению течения самого процесса. Для этого необходимы метрики и стандарты (эталоны) – как для процессов, так и для результатов.
«Если мы имеем дело с совершенствованием (improvement), нам следует работать с показателями, ориентированными на процесс» [1, с.72].

Процессный подход к деятельности предполагает в поисках причин возникновения проблем обращать внимание на всю цепочку процедур, составляющих процесс. Для этого используют технику многократного повторения вопроса: «Почему?», – так можно выявить последовательность обстоятельств, одно из которых будет определяющим.

Пример.
Почему произошла задержка публикации статьи?
Потому что работа над статьей не была завершена в срок.
Почему статья не была готова к назначенному сроку?
Потому что работа над статьей прервалась и не была продолжена в срок.
Почему работа была продолжена позже назначенного срока?
Потому что первичный экземпляр с внесенными поправками не был доступен для обработки в офисе в понедельник.
Почему экземпляр не был доступен?
Потому что автор работал с ним на выходных и оставил на даче.
Почему автор оставил статью на даче?
Потому что там был нарушен порядок.

Таким образом, причиной, которая привела к задержке публикации, оказалось нарушение порядка. Устранить причину возможных задержек, в данном случае, означает навести порядок. Напомним, что порядок – одно из основных положений методики Кайдзен.

В концепции Кайдзен акцент делается на «человеческий фактор» – на то, что люди постоянно должны изыскивать возможности для улучшения своей деятельности.

Таким образом, Кайдзен интересен для персональной организации деятельности следующими составляющими:

Любая деятельность – это фактически последовательность процессов. Описание деятельности человека в виде процессов и их составляющих помогает более глубокому пониманию сложившейся ситуации – того, что с ними в действительности происходит.

Построение процессов деятельности и их составляющих – это наилучшее решение в свете понимания того, что произойдет в будущем. Правильно построенная последовательность действий становится базой для реальных планов.

Процессы представляют собой полные и цельные потоки работы. Их можно описать на различных уровнях детализации (процедуры, задачи, операции), но они всегда имеют начало, определенную последовательность шагов и четко определенное завершение.

Мы определяем процесс [6].
Процесс – логичный, последовательный, ограниченный по времени набор взаимосвязанных процедур, который потребляет ресурсы и обеспечивает специфичный результат, который чаще всего размыт во времени. Процесс описывает алгоритм выполнения мероприятий, с учетом их логической и временной упорядоченности.

Возможно выделение подпроцесса – части процесса, которая выполняет специфическую роль в обеспечении функционирования основного процесса.

Процедуры – действия, выполняемые в рамках процесса или подпроцесса. Процедуры описываются в алгоритмах исполнения. Алгоритмы содержат перечень задач, которые решаются в рамках процедуры. Процедуры также определяются стандартами их выполнения.

Задачи – отдельные элементы процедуры.

Операции (действия) – самая мелкая составляющая деятельности, имеющая наиболее простую и конкретную форму; кратчайшая по времени составляющая процесса, не подлежащая дальнейшему дроблению.

Определив, какое событие считается началом процесса, а какое – его завершением, можно оценить продолжительность всего процесса.

Для описания ПД используют следующие шаги [6]:

Документировать, описывать процесс бесполезно, если в нем самом содержится много нарушений и вариабельности [4].

Кайдзен рекомендует сначала стабилизировать процесс:

  1. осознать, что из составляющих процесса обязательно, а что лишнее, и отказаться от ненужных элементов;
  2. упорядочить оставшиеся мероприятия, т.е., возможно, переформировать последовательность процедур, задач и операций;
  3. полученную упорядоченность проверять и корректировать ежедневно;
  4. стандартизировать, т.е. документально закрепить этот процесс.

Возьмем, к примеру, процесс составления договора.

Стабилизация процесса:

  1. Исключаем первый пункт, т.к. для составления типичного договора не обязательно знать хозяйственный кодекс.
  2. Пункт 8 присоединяем к пункту 1, после чего исчезает потребность в пункте 9.
  3. Пункты 4, 6 включаем в 5 пункт.
  4. Вносим временные нормативы выполнения пунктов.

Результативное управление на тактическом и оперативном уровне сводится к поддержанию и совершенствованию нормативов. Это значит, что надо не только поддерживать действующие персональные нормативы (самодисциплина, порядок), но и улучшать процессы, чтобы поднять нормативы на более высокий уровень (а не ставить норматив, а затем искать, как его достичь).

Процессы деятельности предполагают установление и регулирование необходимых количественных пропорций времени между входящими в них мероприятиями. Для этого необходимо знать меру временных затрат по каждому мероприятию и по процессам в целом. Такая мера будет являться для данного мероприятия нормой. Расчет и установление норм времени осуществляется с учетом организационных и психофизиологических факторов, что служит основанием для обеспечения нормальной интенсивности труда. Нормы определяются опытно-статистическим путем [1, 2].

Характеристики нормативов по Кайзден:

Кайдзен предполагает начинать мероприятия по улучшению процесса с устранения потерь времени, где бы они ни находились.

Устранение потерь времени обычно состоит в прекращении того, что мы делали до сих пор, поэтому для устранения таких действий не требуется больших затрат (ТВ, разговоры по телефону и т.п.).

Потери времени определить все легче по мере приобретения соответствующего навыка, а поэтому потери все легче выявлять и устранять.

Можно выделить категории потерь времени в деятельности (в ее отдельных направлениях) – ожидания, ошибки, поиск, помехи, транспорт, перемещения, информация без движения.

Все потери приводят к увеличению длительностей процессов, процедур, задач, операций.
Высокий уровень самодисциплины, достигнутый в определенный период, нелегко удержать. Самодисциплина исчезает без вовлеченности в нее, как процесс.

Кайдзен-история – это стандартизированная форма для записи действий по улучшению, совершенствованию деятельности [2, с. 90]:

  1. выбор темы: методы выбора данной темы, приоритет (градация), срочность;
  2. понимание проблемы в текущем состоянии, постановка целей и метрики, единиц и параметров измерения;
  3. сбор данных, наблюдение;
  4. анализ собранных данных для идентификации первопричины проблемы;
  5. определение контрмер на основе анализа данных;
  6. внедрение контрмер;
  7. подтверждение эффективности контрмер;
  8. установление или пересмотр стандартов нормативов для того, чтобы предотвратить повторение проблем;
  9. анализ процесса и переход к следующим шагам.

ТМ-дневник по совершенствованию деятельности (по методу Кайдзен):

  1. выбор процессов, которые планируется подвергнуть улучшениям;
  2. понимание процесса в текущем состоянии, постановка целей, выбор метрики учета использования временного ресурса;
  3. документирование процессов деятельности;
  4. анализ документирования, работа с Циклом организации времени;
  5. определение контрмер на основе анализа данных;
  6. внедрение контрмер;
  7. контроль эффективности контрмер;
  8. установление или пересмотр целей или стандартов нормативов для предотвращения повторения отклонений;
  9. анализ процесса и переход к следующим шагам.

Несмотря на то, что здравый смысл требует сокращать потери времени, на практике время расходуется на поиск сложных и хитроумных решений возникающих проблем. Создается напряженность в работе.

Работа, выполняемая напряженно, как правило, идет медленнее и приводит к множеству ошибок.

Чтобы выполнять работу непринужденно, необходимо лучшее понимание происходящего – повседневной деятельности. Стратегические результаты – прямые следствия процессов деятельности, осуществляемых ежедневно. Кайдзен называет процессы механизмами поставки результатов, и как следствие, на долгосрочные результаты можно существенно влиять, только совершенствуя процессы деятельности.


Библиография

  1. Масааки Имаи. Кайдзен: ключ к успеху японских компаний – М.: Альпина Бизнес Букс, Приоритет, 2004 г., с. – 271.
  2. Масааки Имаи. Гемба Кайдзен: путь к снижению затрат и повышению качества. – М.: Альпина Бизнес Букс, Приоритет, 2005 г., с. – 345.
  3. Майкл Коленсо. Стратегия Кайдзен для успешных перемен в организации: эволюция и революция в организации. – М.: ИНФРА-М, 2002 г., с. – 174.
  4. Харрингтон Джеймс, Эсселинг К.С., Ван Нимвеген Харм. Оптимизация бизнес-процессов: документирование, анализ, управление, оптимизация. – СПб.: АЗБУКА, БМикро, 2002 г., с. – 328.
  5. Сборник «Управление – это наука и искусство». Эмерсон Г. «Двенадцать принципов производительности». – М.: Республика, 1992 г., с. – 352.
  6. Васильченко Ю.Л. Документирование процессов персональной деятельности. 18.03.2005 г. www.improvement.ru


© Юрий Васильченко, июнь 2005 г. Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/kaizen/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Васильченко Ю.Л. Документирование процессов персональной деятельности
Аноним Моя система Life-Management

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация