Уже несколько лет российское тайм-менеджерское сообщество в День сурка, 2 февраля, собирает топ-менеджеров российских компаний и журналистов на праздник Времени. В этот день компания «Организация Времени» традиционно представляет новую тему, которая будет задавать тон на рынке тайм-менеджмента. В прошлом году это была тема «Корпоративный тайм-менеджмент». Что ждет нас в 2009-м? Об этом – в эксклюзивном интервью Глеба Архангельского журналу «Штат», традиционному информационному партнеру Дня сурка.

Глеб, главный вопрос – какими полезными инструментами в новом году порадует тайм-менеджмент занятых и перегруженных российских менеджеров?

В этом году мы представляем совершенно новую тему в тайм-менеджменте – «Майнд-менеджмент». Под «майнд-менеджментом» мы понимаем повышение эффективности интеллектуальной работы: управление потоками информации, эффективное творчество, создание комфортного обзора того огромного количества дел и проблем, с которыми имеет дело современный менеджер.

Приведу простой пример. Случалось ли Вам оказываться в такой ситуации, когда Вы пытались что-то объяснить на словах Вашему собеседнику? А под рукой вдруг оказывался листок бумаги и карандаш? Какое действие практически неосознанно Вы тогда делали? Большинство людей начинают рисовать, набрасывать схемы, картинки. В итоге общий язык с собеседником найден, нужная тема раскрыта и объяснена.

Почему это произошло? Мы подключили к процессу объяснения и восприятия правое, творческое полушарие головного мозга, которое отвечает за творческое, пространственное мышление. Когда же мы анализируем множество цифр и букв - работает левое полушарие, отвечающее за логику, анализ и линейную связь. Наверняка многие из читателей журнала вспомнят Тони Бьюзена и его идею древовидных карт, которые активно применяются психологами для активизации творческих процессов, задействования правого полушария.

Основная идея майнд-менеджмента проста: взять «правополушарные» древовидные карты и приложить их к бизнес-задачам. Эти задачи многообразны. Посмотрите на рисунок – это древовидная карта, в которой сформулированы области применения древовидных карт в бизнесе.

Согласитесь, все очень наглядно и понятно, в голове сразу складывается общая структура. Теперь ее можно расшифровать:

Структурирование информации

Где найти нужное письмо, документ, файл? Как увидеть все, что накопилось по партнерскому взаимодействию? С помощью технологий майнд-менеджмента Вы можете быстро создать наглядную личную систему обзора, в которой можно найти любую информацию за несколько секунд.

Быстрое написание текстов

Как мы обычно пишем тексты? Открывает Microsoft Word и пишем. При этом стараясь не забыть постоянно приходящие в голову новые полезные мысли по данному тексту, которые ну никак не относятся к тому участку текста, который мы пишем в данный момент. В лучшем случае мы записываем мысль на стикер или в конце документа, но это никак не дает нам возможности увидеть текст полностью и понять его структуру. В итоге написание текста превращается в постоянные прерывания, перечитывания, проверки.

Чтобы избежать этого, можно визуализировать текст с помощью технологий майнд- менеджмента таким образом, чтобы быстро всегда видеть структуру текста, быстро переключаться из одной его части в другу и понимать, как будет восприниматься этот текст читателем.

Понятное проведение презентаций

Как часто нам приходилось присутствовать на презентациях, перегруженных огромными массивами цифровой и буквенной информации? И готовть, и проводить презентацию с помощью майнд-карты проще, удобнее и нагляднее.

Управление проектами

Далеко не всегда необходимы сложные инструменты – Microsoft Project, Primavera и им подобные. Бывает, что проект не имеет жесткой внутренней структуры, и нуждается в обзоре, который удобно делать с помощью древовидных карт.

Командная работа

Если мозговой штурм или совещание сопровождать созданием древовидной карты, они будут гораздо более эффективны. При этом отдельные ветки можно разослать подразделениям или экспертам, развить в самостоятельные карты и затем опять собрать в «мульти-карту». Коллективная работа с информацией становится более удобной и эффективной.

Кстати, этот небольшой обзор майнд-менеджмента был сделан одним кликом мышки – экспортом из древовидной карты, которую Вы видели на рисунке, в Word!

Можете ли привести жизненные примеры – какие задачи решались с помощью майнд-менеджмента, как это помогло?

Конечно. Например, я сейчас пишу книгу про отдых. Это, кстати, еще одна новая тема, которую мы хотим заявить в новом году. Оказывается, чем лучше человек умеет работать, чем он профессиональнее, чем выше он забрался по карьерной лестнице – тем важнее ему научиться правильно и эффективно организовывать отдых, тем чаще он не управляет как следует этим процессом, не выделяет время на «ресурсные занятия». Книга пишется с помощью древовидной карты: основная тема ветвится на подтемы, в некоторых из них сразу добавляются кусочки готового текста (это видно на экране).

Пока это очень маленькая карта, по мере работы над книгой она будет становиться все более разветвленной и сложной. Как автор нескольких книг, хорошо знающий сложность этой работы, я в полной мере могу оценить удобство древовидных карт. Причем если их рисовать не руками, а в программе MindManager, то итоговый текст в Word можно получить одним кликом мышки – с правильной структурой заголовков, отражающей структуру древовидной карты! Аналогично при желании делается презентация PowerPoint.

Подобным же путем можно разрабатывать бизнес-план, писать диссертацию, готовить годовой отчет, структурировать личную библиотеку, и т.д.!

Другой пример – корпоративный. Для одного из наших клиентов мы реализовали мониторинг деятельности компании на базе майнд-карт. Каждый менеджер ведет свои проекты по единому шаблону, пример реального проекта – на рисунке (для соблюдения конфиденциальности карта обрезана по краям).

Майнд-карта содержит ссылки на задачи Outlook, письма, планы проекта в Microsoft Project и другую документацию. И менеджер проекта, и руководитель подразделения легко ориентируются в ситуации по проекту. Причем карты всех проектов могут автоматически собираться в «мульти-карту», которая дает руководству компании обобщенный обзор состояния дел. Все это еще и интегрировано с майнд-картами совещаний, и все карты можно фильтровать по разным признакам – фамилиям исполнителей, типам документов и т.д.

В итоге управление значительно упрощается, и линейные менеджеры, и высшее руководство не утопают в море подробностей, четко видят общую картину – при этом имея возможность кликом мышки добраться до любой «подробности» (письма, протокола…), если это будет необходимо.

Возможности впечатляют – а как можно подробнее познакомиться с инструментами майнд-менеджмента?

Весной, ориентировочно в апреле-мае выйдет книга «Майнд-менеджмент». Автор - Сергей Бехтерев, руководитель отдела консалтинга компании «Организация Времени», инициатор развития темы майнд-менеджмента и в практике нашей компании, и в практике клиентов. Я буду научным редактором книги. Книга получается очень интересной, в ней много примеров из практики людей и компаний, уже активно использующих майнд-менеджмент.

И вторая возможность – в нескольких ближайших номерах журнала «Штат» будет выходить тематическая колонка, в которой мы с Сергеем Бехтеревым раскроем различные применения майнд-менеджмента. Как эффективно создавать тексты, управлять мозговыми штурмами и совещаниями, планировать проекты, и т.д. После выхода каждой колонки читатели смогут запрашивать у нас по электронной почте готовые шаблоны майнд-карт для решения таких задач.

А что скажете об экономическом кризисе? Наверняка тайм-менеджмент ищет какие-то решения, которые могут помочь?

Несомненно. Осенью у нас резко выросло количество запросов на настройку контроля задач и поручений. В кризисе людей в компании меньше, а работы они, для выживания и успешности компании, должны выполнять гораздо больше. В такой ситуации жизненно важно для руководителя видеть в едином электронном хранилище все задачи с разбивкой по исполнителям, срокам, проектам, регионам; объективно оценивать трудозатраты и распределение нагрузки; заблаговременно контролировать исполнение задач. Уверен, что компания, внедряющая такого рода решения, сможет не просто выжить в кризисе, но воспользоваться всеми его позитивными сторонами, захватить рынок и скупить обломки деморализованных конкурентов.

И напоследок - специальная возможность для читателей журнала «Штат»! Напишите запрос с пометкой «Журнал Штат – День Сурка» на адрес info@ov1.ru и получите аудиозапись и презентацию темы «Майнд-менеджмент» с Дня Сурка!