О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


30 сентября 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

13-14 октября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Вадим Гончаров

Эффективный рабочий стол

Версия для печати – zip word 93K

Мечта любого специалиста – творить в условиях отсутствия спешки. Всегда у меня была такая мечта: вот был бы приборчик такой, что нажмешь кнопку – время останавливается. А ты – продолжаешь жить. Можешь отдохнуть, помечтать, подумать. Но так как такого приборчика нет, то приходится просто стараться все делать вовремя и все успевать.

Часто нам, дизайнерам и не только, приходится работать в условиях свистящего ветра, крутых поворотов и бешенного бега времени. Это обычно называется «запарка», «конец недели», «попа в мыле», «банный день», и еще по-разному. Людей, сходящих в такие моменты с дистанции, вылетающих за поворот и сталкивающихся с непреодолимыми препятствиями называют по-разному, но смысл всегда один – «неудачники».

Итак, чем же отличается менеджер, дизайнер, программист – неудачник от аналогичного успешного специалиста?

Отличие первое и его проще всего увидеть, побывав на работе у этого человека: порядок на столе. Нет, это не должен быть застывший стол, не меняющийся с течением времени. И ни в коем случае не пустая поверхность – иначе работа просто невозможна. Под словом «порядок» и имею в виду именно порядок – в каком порядке все на столе разложено. А определить качество этого порядка очень просто – если специалист может просто взять со стола необходимый ему предмет, то там порядок, а если ему для этого нужно время, то порядка нет.

Мне на работе приходилось иметь дело с большим количеством бумажек (так называемых наряд-заказов), моими набросками, листками с записями различной информации, а также с всевозможными образцами продукции (визитками, листовками и т. д.), и поначалу этим был завален весь стол.

Первым моим шагом было освободить стол от некоторого количества вещей посредством использования поверхности стены. Я на двухсторонний скотч приклеил туда все, что мог – коробки для дискет, листки с номерами телефонов, карман для своей рекламы, конверт для новых наряд-заказов и прочее.

На стене я бы хотел остановиться подробнее – ведь это та возможность организации работы, которую многие люди даже не пытаются использовать. У стены есть два преимущества: она пустая (обычно) и она всегда перед глазами, и два недостатка: она вертикальная (то есть на нее нельзя ничего просто положить) и на ней нельзя писать (обычно). Итак, сегодня у меня на стене висит:

  1. Календарь собственного производства на три месяца (делается в Corel Draw с оставлением места для записи разных событий);
  2. Список наиболее часто требующихся телефонов коллег и клиентов (просто необходимая вещь – экономит время колоссально – все же книжка удобна скорее на улице в виду компактности, но ведь там надо еще раскрыть и найти);
  3. Чеклисты по разным задачам – чтобы не забыть, я печатаю задачи по пунктам и отмечаю галочками выполненное;
  4. Часы-доска: подглядел у Артемия Лебедева изобретение – часы-доска для маркера, но стоит это дорого, поэтому у меня просто белые часы настенные, на которых можно отлично писать маркером, для отмечания времени каких-либо задач. На часах висят разноцветные маркеры для белой доски;
  5. Доска для маркера – вообще самая необходимая на стене вещь. Без нее я не могу как без рук – на ней я записываю все, чтобы не забыть. Позже эти записи я либо использую в работе и стираю, либо переношу в чеклисты и стираю, либо переписываю в документы и стираю, либо просто стираю за ненадобностью. Там же я записываю первоочередные задачи и сведения для телефонных разговоров – очень удобно – нигде не роешься, а просто подготовился к разговору, написал все на доске и потом спокойно рассказал. Потрясающая удобная вещь. Она у меня формата А3 и не занимает много места.

Теперь что касается самого стола. Все, что нужно иметь под рукой непосредственно сейчас, должно быть именно на столе. Не на стене, не в ящике, не в папке. А вот вещи, которые не нужны непосредственно сейчас, хорошо бы на стол не класть – их лучше подшить в скоросшиватель, положить в мультифору и повесить в кольцевую папку или просто сложить в ящик стола.

Очень удобная вещь – вертикальная подставка под документы. Горизонтальные корытца не очень удобны – если их стоит больше двух, то чтобы достать бумагу из нижнего, часто приходится либо все вынимать оттуда, либо снимать верхние, а если их два или одно, то они не обеспечивают необходимого разделения информации.

Также у меня на столе стоит телефон, канцелярский принадлежности в пенале, кружка, картотека (это место, куда ставятся разные умные мысли на бумажках), записная книжка и оргтехника (сканер, принтер, колонки, графический планшет). Если стол не такой большой как у меня, то оргтехнику надо постараться с него убрать. Хотя сканер, честно говоря, нужен именно под рукой – так удобно сканировать разные вещи… да и принтер тоже неподалеку должен быть.

Такое структурирование помогло, но наряд-заказы по прежнему складывались разными людьми на мой стол в полнейшем беспорядке. Тогда пришло время второго действия – работа с коллегами. Сразу скажу – за недостатком опыта тогда я не справился так, как справляюсь сейчас. Оперативная полиграфия – это очень напряженный график работы, поэтому люди бывают на нервах, торопятся – и где ж им думать, в какой конверт что положить на стол коллеги. Но общий смысл такой: необходимо разработать четкую систему документооборота с вашим столом, которая еще, желательно, будет экономить вам время. Например – наряд-заказы по идее должны лежать в конверте в порядке срочности – чтобы я не ломал голову над десятью бумажками, какая из них срочнее, а просто доставал следующую и выполнял.

Ну и, наконец, надо самому следить за порядком на рабочем столе. Например, каждые 50 минут делать в работе перерыв, в начале которого просто разложить бумажки на столе как надо. Это и небольшой отдых, и экономия времени впоследствии.

Итак, эффективно организованный рабочий стол – заметное отличие неудачника от успешного специалиста. Второе отличие – это то, как он использует свое время. Мной раз и на всегда принята такая аксиома: время упорядоченное всегда в разы превышает время неупорядоченное. Это значит, что если у вас есть четкий график работы на день, неделю, месяц, год, жизнь, то это время вы заполните гораздо более плотно и эффективно. Наука, позволяющая это сделать, называется «тайм-менеджмент», и почитать об этом можно на сайте www.improvement.ru – там очень много интересных и полезных статей по этой теме, а также обсуждения и книги.

Уверяю вас, если вы будете организованным в пространстве и во времени, то у вас просто не останется шансов быть неудачником. Я не могу гарантировать вам, что в связи с повышением организации вы выиграете гран-при, но по имеющейся у меня информации, люди-победители разного рода (президенты, бизнесмены и т. д.) очень организованы.

В заключение – фотография моего рабочего места:


© Вадим Гончаров, январь 2006 г. Контакт: info@vadim-design.ru, www.vadim-design.ru Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья опубликована на Improvement.ru с разрешения автора. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/goncharov/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Самопрезентация автора
Юрий Погорелов Мой молчаливый верный помощник
Алексей Бабий Хронометраж, или Алгебра любви-3
Андрей Томилин Привычка побеждать

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация