О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


21-22 ноября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Илья Правский

Система сворачивающихся дневников

Версия для печати – zip word 18K

Введение

Я познакомлю вас с инструментом, который сам применяю довольно давно, и который считаю одним из важнейших в системе управления своей жизнью. Предназначение этого инструмента – последовательная стратегия анализа и обобщения собственного прожитого опыта – куда я движусь и что происходит вокруг меня? Сфера его применения ограничивается только вашей фантазией, так что возможно, он вас заинтересует. А если вы уже применяете нечто подобное, всегда интересно сверить часы и, возможно, что-то еще в нем улучшить.

О чем это?

Когда-то я вел дневник. Не каждый день, но по настроению делал какие-то записи. Формулировать мысли и впечатления на бумаге сильно помогает – разгружает голову, в том числе от чувств и переживаний. Потом я заметил, что когда дневник перечитываешь, рождаются новые мысли. Логично их тоже писать в тот же дневник, раз уж он под рукой. Следующий шаг – делать это регулярно и систематически. А там уже и рукой подать до системы сворачивающихся дневников.

Что же это такое? Система сворачивающихся дневников – это набор маленьких привычек. Номер один – привычка каждый день завершать записью о том, как день прошел. Успехи, неудачи, настроение, серьезные мысли, какие-то мелочи, которые пришли в голову. Хотя бы каждый из рабочих дней вечером, перед сном я делаю такую запись. Привычка номер два – в конце недели я «сворачиваю» (roll up) эти коротенькие заметки – пишу запись о том, как прошла неделя. По очереди перечитывая все 5-7 дневных заметок, выделяя то, что кажется заметным и важным на уровне недели, я постепенно формирую недельный отчет. Он о том, как прошла неделя, как оно было, чего удалось, что не получается. «Отработанные» дневные заметки не удаляются, но возвращаться к ним уже вряд ли придется – все самое важное уже осело в недельном отчете. Привычка номер три – вы уже догадались? – в конце месяца я создаю месячный отчет, «сворачивая» четыре недельных отчета. Самое важное из недельных отчетов оседает теперь в месячном. Каков был месяц, что я добился, что мешает? Наконец, на основе 4 или 6 месячных отчетов (как вам нравится) формируется квартальный или полугодовой отчет.

Для любителей точности дам определение. Система сворачивающихся дневников – это способ ведения дневника, при котором записи делаются регулярно в конце периода (дня, недели, месяца, квартала) и запись (отчет) более крупного периода в основном делается на основе анализа записей предыдущих, более мелких периодов.

Что, уже скучно? Запахло бухгалтерией – «квартальный отчет»? Сейчас мы вас расшевелим. Не бойтесь, это не инструмент для математиков. Здесь столько же места чувствам и переживаниям, сколько и цифрам – все зависит от вас.

Зачем это нужно

Итак, зачем вообще тратить свое драгоценное время на какие-то нелепые записи да еще и перечитывать потом собственную писанину?

Во-первых, сворачивающиеся дневники позволят вам увидеть происходящие с вами события и ваше собственное поведение немного со стороны. Как любая рефлексия, это крайне полезная точка зрения для того, чтобы увидеть, что что-то не так, и это «что-то» поправить.

Вот условный пример. Дневная запись: «...И вот я сижу дома, плачу, и не знаю что мне делать, а он все не звонит и не звонит. Сейчас, когда я пишу эти строки, он наверное, уже спит, и не знает, что я сижу здесь и думаю о нем...» Через несколько дней, в конце недели вы вовращаетесь к этой записи, перечитываете ее, задумываетесь и пишете в недельном отчете: «Я слишком зацикливаюсь на нем. Оно мне надо?»

Во-вторых, в момент, когда вы сворачиваете, например, дневные записи за пять дней, вы видите сразу все события, которые присходили с вами в эти дни. Это очень подходящий момент чтобы уловить некоторый тренд, тенденцию в том, что происходит – которая иначе осталась бы незамеченной, потому что мы живем во всем этом.

Вот другой условный пример – предположим, вы видите следующую картину в ваших дневных записях:
Пн – «... Сегодня ругался с Оксаной, опять поломала принтер...»
Вт – «... Пробегал мимо Иванова И.И. Он уже неделю не может отдать папку с желтыми тесемками. Где его тайм-менеджемент?!...»
Ср – «...»
Чт – «... Надоело стоять в очереди в столовую, плюнул, развернулся, уехал в типографию...»
Пт – «... Как меня бесят эти кровопийцы из бухгалтерии...»

Возможно, в недельном отчете вы могли бы написать: «Люди раздражают. Срываюсь по поводу и без – просто устал, скорее всего. Надо взять тайм-аут на пару дней»

В-третьих, многое из того, что вы увидите таким образом и опишете, например, в недельном отчете, станет очень серьезной основой для ваших планов на следующую неделю. Сворачивающиеся дневники – это инструмент обратной связи, позволяющий вам увидеть, туда ли вы движетесь, и не стоит ли предпринять какие-либо перемены курса. Как самые важные инструменты тайм-менеджмента для себя я выделяю две вещи – это составление списка дел на ближайший период (день, неделя, месяц, год) и сворачивающиеся дневники по тем же периодам для обратной связи. Всякий раз, планируя список дел, скажем, на следующий месяц, я обязательно перечитываю отчет за предыдущий месяц и пару последних недельных отчетов.

Пример:
Неделя – «...В начале недели еще выполнял цель каждого дня, но потом случился аврал и весь тайм-менеджмент пошел прахом. Что делать?! Надо попробовать фиксировать факт выполнения или невыполнения цели дня в отчете за день, может поможет...»

Еще пример.
Месяц – «... По результатам последних уже трех(!) недель возникли сомнения в эффективности такого стиля управления. Нужно занять более жесткую позицию и требовать доставку в срок»

Но заметьте – даже если ваша творческая душа просто терпеть не может составления планов (ваше дело), вы тем не менее найдете большую пользу в системе сворачивающихся дневников, поскольку как инструмент она существует отдельно и для другого. Например, для лучшего понимания именно вашей творческой душой самой себя.

Наконец, в четвертых, это же просто удобно, когда можно окинуть прошедший серьезный период времени (месяц, к примеру) одним взглядом и увидеть все самое важное о нем на одной-двух страницах A4. А вы хотите взглянуть, что владело вами с февраля по май?

Прелесть сворачивания заключается в том, что вместо просмотра тридцати дневных заметок вы открываете один месячный отчет – и все самое важное из этих тридцати дней уже там. Если вы хотите подвести итоги года (не только достижения, но и все остальное) под бой курантов и шампанское, достаточно двух полугодовых отчетов.

Как это работает

Что за магическая сила в этих дневниках? – спросите вы. Попробую объяснить.

Дело в том, что когда вы что-то наскоро пишете в среду вечером, когда вы устали и хотите спать, вы еще помните весь или почти весь свой день. Если вы ведете хронометраж, он в данном случае тоже поможет вам вспомнить, что происходило в течение дня. Вы способны сформулировать что-то что вам показалось главным, описать какие-то впечатления. Это будет точка зрения «я-в-среду» – уставшего, озабоченного проектом А. Когда же придет воскресенье и вы вернетесь к записи сделанной в среду, вы будете перечитывать ее с точки зрения «я-в-воскресенье», отдохнувшего, озабоченного проектом В, да еще и прожившего целых 4 дня после той среды. Написание недельного отчета в воскресенье позволяет вам снять шелуху сиюминутных чувств, настроения, ощущений, царивших в вашей голове в момент записи, которую вы делали в среду. И дело не в том, что вы отдохнули, а в том, что это другой момент и другое внутреннее состояние. Вы обратите внимание на действительно важные вещи, которые видятся лучше на расстоянии – причем на уровне дневного отчета они очень часто в момент записи выглядят как несущественные мелочи. В отличие от обычного дневника, система сворачивающихся дневников заставляет вас хотя бы раз вернуться к каждой записи, которую вы сделали и увидеть ее новыми глазами. А также увидеть некоторые назойливо повторяющиеся фрагменты, которые бросаются в глаза.

Тот же самое происходит и при составлении месячного, квартального и так далее отчетов. Чем выше уровень, тем более серьезные вещи всплывают, отфильтровываясь от шума.

Примеры из условных месячных отчетов, чтобы дать вам почувствовать как этот уровень выглядит:

«Хотя в марте и был отпуск, под конец месяца практически эффект от него съеден сильной само-загрузкой по работе и сейчас даже не помнится, как оно там было. Фокус сейчас фактически достался работе, и жизнь стала монофокусной. К сожалению (или к счастью?), приходится констатировать, что занятия подводной рыбалкой тихо сдохли, так и не прижившись как следует».

Или наоборот,

«Сильно устал в масштабе месяца, отдых на майские праздники будет очень кстати. В этой связи также стали появляться размышления о необходимости более тщательной фокусировки, потому что в данный момент я сильно разбросан, но пытаюсь достигать везде. Зато в этом месяце я пообщался и встретился со многими людьми и это придало мне сил, другого взгляда и энергии.»

Поскольку мой опыт ведения системы дневников составляет около 8 месяцев, у меня уже есть отчет за полгода. Он содержит очень внятные формулировки направлений, куда я собираюсь развиваться. Выражаясь образно, это такой капитанский мостик, с которого реально видно, куда стоит разворачивать жизнь. И что важно, в значительной степени все это сложилось из маленьких кирпичиков, отдельных маленьких реальных дней и записях о них, а не явилось предметом однократного мыслительного усилия «Так чего же я хочу-то?».

Как это делается

Нет никакого волшебства в том, чтобы увидеть тренд или скрытые детали за, например, пятью дневными отчетами. Просто прочитайте одну дневную запись. Что следует из того, что тут написано? О чем это на самом деле говорит? Вы не уверены в ответе? Напишите в отчете: «Не уверен, но мне кажется, что...» или «Мысль мелькнула, что может быть...»

Когда вы сворачиваете (например несколько дней в недельный отчет), важно не копировать, но обобщать и выделять главное. Когда вы пишете отчет за неделю он не должен равняться простой сумме всех отчетов за дни. Самый простой способ контролировать это – ограничить себя размерами. Скажем, каждый недельный отчет занимает 1 лист, всего у вас 4-5 недельных отчета, а месячный отчет ограничен двумя листами. Вот и старайтесь уложиться, выделив самое главное. Чем длиннее отчет, тем он неудобнее. Так же, трудно сворачивать больше чем 4-6 отчетов в один – поэтому действительно имеет смысл делать квартальные отчеты, а не сворачивать двенадцать месячных отчетов в один годовой.

Конечно же, отчет может включать не только мысли из сворачиваемых периодов – вы вольны включать любые другие мысли и идеи. Но анализ сворачиваемых периодов – это обязательная часть.

Сколько все это стоит

Вы платите только вашим временем, читатель. А времени нужно вот сколько. В среднем, написание дневной записи у меня занимает 10-15 минут. Это где-то полстраницы A4 в Word'е. Не обязательно писать так много – выбор ваш. На составление недельного отчета уходит около минут 30-40. На составление месячного – порядка 40-60 минут. Не бесплатно, но результат стоит инвестиций.

Немного деталей

Для тех, кто заинтересовался темой, приведу немного деталей. Они не обязательны для самой концепции, но удобны.

В недельном и месячном отчетах у меня появляется некоторая структура. Отчет содержит две части – одна описывает достижения за период, а вторая в свободной форме описывает впечатления от него, мысли и т.п. Достижения за период формулируются в совершенной форме глагола – активные бодрящие фразы вроде «Я помог ... », «Я сделал проект X», «Я преодолел ..» Чтобы не было визуальной путаницы, сама собой проросла легкая классификация этих достижений вроде «Работа и карьера», «Друзья и отношения», «Учеба», «Саморазвитие и ТМ», и т.п. Принцип тот же – для составления месячного отчета самые крупные или «интегральные» достижения выделяются из четырех недельных отчетов. Остальная же часть отчета – в совершенно произвольной форме, правда, мысли все же сортируются так чтобы наиболее важные оказались ближе к началу. Соотношение двух этих частей – 50/50 или больше в пользу мыслей/выводов.

Вопрос, в чем вести систему сворачивающихся дневников, не имеет четкого ответа. Если знаете удобный софт, подскажите. Я сам использую тот же инструмент, что и для списков дел, то есть Excel. В комментариях к ячейкам пишу дневные записи, недельные и месячные отчеты пишу в отдельных Word-документах, на которые ставлю гиперссылки из Excel. В принципе, способ ведения здесь абсолютно не принципиален – можно с тем же успехом вести это все на бумаге.

Заключение

Я не претендую на авторство сей системы – ее принципы слишком очевидны (частично я их воспринял во время обучения в ТМ-школе «Организации Времени» с Марией Шаровой – это не реклама, а дань уважения). Зато я придумал название :). Многие, я думаю, используют в своей практике нечто похожее. Моя задача заключается здесь скорее в попытке описать инструмент и его преимущества так, чтобы он был понятен всем, а также подтолкнуть вас к самостоятельным экспериментам с ним. Для того, чтобы втянуться и ощутить вкус, надо попробовать. Рекомендую поупражняться хотя бы месяц – результат не замедлит сказаться.


© Илья Правский, сентябрь 2005 г. Контакт: tissie@mail333.com Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/dnevnik/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Самопрезентация
Илья Правский Куда бы прицелиться?
Виталий Королев Мемуарник, или Вся жизнь на ладони
Алексей Бабий Хронометраж, или Алгебра любви-3

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация