О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


24 марта 2017 г., г. Москва, Семинар-тренинг «Управление энергией»

29 марта 2017 г., г. Москва, VIP-cеминар Глеба Архангельского «Тайм-драйв для первых лиц»

15 апреля 2017 г., г. Москва, Тренинг «Тайм-менеджмент для детей (8-15 лет)»

21-22 апреля 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


20-21 июня 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

Календарь семинаров на II полугодие 2016 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.
 

Полезно


Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку...>>



Илья Правский

Система сворачивающихся дневников

Версия для печати – zip word 18K

Введение

Я познакомлю вас с инструментом, который сам применяю довольно давно, и который считаю одним из важнейших в системе управления своей жизнью. Предназначение этого инструмента – последовательная стратегия анализа и обобщения собственного прожитого опыта – куда я движусь и что происходит вокруг меня? Сфера его применения ограничивается только вашей фантазией, так что возможно, он вас заинтересует. А если вы уже применяете нечто подобное, всегда интересно сверить часы и, возможно, что-то еще в нем улучшить.

О чем это?

Когда-то я вел дневник. Не каждый день, но по настроению делал какие-то записи. Формулировать мысли и впечатления на бумаге сильно помогает – разгружает голову, в том числе от чувств и переживаний. Потом я заметил, что когда дневник перечитываешь, рождаются новые мысли. Логично их тоже писать в тот же дневник, раз уж он под рукой. Следующий шаг – делать это регулярно и систематически. А там уже и рукой подать до системы сворачивающихся дневников.

Что же это такое? Система сворачивающихся дневников – это набор маленьких привычек. Номер один – привычка каждый день завершать записью о том, как день прошел. Успехи, неудачи, настроение, серьезные мысли, какие-то мелочи, которые пришли в голову. Хотя бы каждый из рабочих дней вечером, перед сном я делаю такую запись. Привычка номер два – в конце недели я «сворачиваю» (roll up) эти коротенькие заметки – пишу запись о том, как прошла неделя. По очереди перечитывая все 5-7 дневных заметок, выделяя то, что кажется заметным и важным на уровне недели, я постепенно формирую недельный отчет. Он о том, как прошла неделя, как оно было, чего удалось, что не получается. «Отработанные» дневные заметки не удаляются, но возвращаться к ним уже вряд ли придется – все самое важное уже осело в недельном отчете. Привычка номер три – вы уже догадались? – в конце месяца я создаю месячный отчет, «сворачивая» четыре недельных отчета. Самое важное из недельных отчетов оседает теперь в месячном. Каков был месяц, что я добился, что мешает? Наконец, на основе 4 или 6 месячных отчетов (как вам нравится) формируется квартальный или полугодовой отчет.

Для любителей точности дам определение. Система сворачивающихся дневников – это способ ведения дневника, при котором записи делаются регулярно в конце периода (дня, недели, месяца, квартала) и запись (отчет) более крупного периода в основном делается на основе анализа записей предыдущих, более мелких периодов.

Что, уже скучно? Запахло бухгалтерией – «квартальный отчет»? Сейчас мы вас расшевелим. Не бойтесь, это не инструмент для математиков. Здесь столько же места чувствам и переживаниям, сколько и цифрам – все зависит от вас.

Зачем это нужно

Итак, зачем вообще тратить свое драгоценное время на какие-то нелепые записи да еще и перечитывать потом собственную писанину?

Во-первых, сворачивающиеся дневники позволят вам увидеть происходящие с вами события и ваше собственное поведение немного со стороны. Как любая рефлексия, это крайне полезная точка зрения для того, чтобы увидеть, что что-то не так, и это «что-то» поправить.

Вот условный пример. Дневная запись: «...И вот я сижу дома, плачу, и не знаю что мне делать, а он все не звонит и не звонит. Сейчас, когда я пишу эти строки, он наверное, уже спит, и не знает, что я сижу здесь и думаю о нем...» Через несколько дней, в конце недели вы вовращаетесь к этой записи, перечитываете ее, задумываетесь и пишете в недельном отчете: «Я слишком зацикливаюсь на нем. Оно мне надо?»

Во-вторых, в момент, когда вы сворачиваете, например, дневные записи за пять дней, вы видите сразу все события, которые присходили с вами в эти дни. Это очень подходящий момент чтобы уловить некоторый тренд, тенденцию в том, что происходит – которая иначе осталась бы незамеченной, потому что мы живем во всем этом.

Вот другой условный пример – предположим, вы видите следующую картину в ваших дневных записях:
Пн – «... Сегодня ругался с Оксаной, опять поломала принтер...»
Вт – «... Пробегал мимо Иванова И.И. Он уже неделю не может отдать папку с желтыми тесемками. Где его тайм-менеджемент?!...»
Ср – «...»
Чт – «... Надоело стоять в очереди в столовую, плюнул, развернулся, уехал в типографию...»
Пт – «... Как меня бесят эти кровопийцы из бухгалтерии...»

Возможно, в недельном отчете вы могли бы написать: «Люди раздражают. Срываюсь по поводу и без – просто устал, скорее всего. Надо взять тайм-аут на пару дней»

В-третьих, многое из того, что вы увидите таким образом и опишете, например, в недельном отчете, станет очень серьезной основой для ваших планов на следующую неделю. Сворачивающиеся дневники – это инструмент обратной связи, позволяющий вам увидеть, туда ли вы движетесь, и не стоит ли предпринять какие-либо перемены курса. Как самые важные инструменты тайм-менеджмента для себя я выделяю две вещи – это составление списка дел на ближайший период (день, неделя, месяц, год) и сворачивающиеся дневники по тем же периодам для обратной связи. Всякий раз, планируя список дел, скажем, на следующий месяц, я обязательно перечитываю отчет за предыдущий месяц и пару последних недельных отчетов.

Пример:
Неделя – «...В начале недели еще выполнял цель каждого дня, но потом случился аврал и весь тайм-менеджмент пошел прахом. Что делать?! Надо попробовать фиксировать факт выполнения или невыполнения цели дня в отчете за день, может поможет...»

Еще пример.
Месяц – «... По результатам последних уже трех(!) недель возникли сомнения в эффективности такого стиля управления. Нужно занять более жесткую позицию и требовать доставку в срок»

Но заметьте – даже если ваша творческая душа просто терпеть не может составления планов (ваше дело), вы тем не менее найдете большую пользу в системе сворачивающихся дневников, поскольку как инструмент она существует отдельно и для другого. Например, для лучшего понимания именно вашей творческой душой самой себя.

Наконец, в четвертых, это же просто удобно, когда можно окинуть прошедший серьезный период времени (месяц, к примеру) одним взглядом и увидеть все самое важное о нем на одной-двух страницах A4. А вы хотите взглянуть, что владело вами с февраля по май?

Прелесть сворачивания заключается в том, что вместо просмотра тридцати дневных заметок вы открываете один месячный отчет – и все самое важное из этих тридцати дней уже там. Если вы хотите подвести итоги года (не только достижения, но и все остальное) под бой курантов и шампанское, достаточно двух полугодовых отчетов.

Как это работает

Что за магическая сила в этих дневниках? – спросите вы. Попробую объяснить.

Дело в том, что когда вы что-то наскоро пишете в среду вечером, когда вы устали и хотите спать, вы еще помните весь или почти весь свой день. Если вы ведете хронометраж, он в данном случае тоже поможет вам вспомнить, что происходило в течение дня. Вы способны сформулировать что-то что вам показалось главным, описать какие-то впечатления. Это будет точка зрения «я-в-среду» – уставшего, озабоченного проектом А. Когда же придет воскресенье и вы вернетесь к записи сделанной в среду, вы будете перечитывать ее с точки зрения «я-в-воскресенье», отдохнувшего, озабоченного проектом В, да еще и прожившего целых 4 дня после той среды. Написание недельного отчета в воскресенье позволяет вам снять шелуху сиюминутных чувств, настроения, ощущений, царивших в вашей голове в момент записи, которую вы делали в среду. И дело не в том, что вы отдохнули, а в том, что это другой момент и другое внутреннее состояние. Вы обратите внимание на действительно важные вещи, которые видятся лучше на расстоянии – причем на уровне дневного отчета они очень часто в момент записи выглядят как несущественные мелочи. В отличие от обычного дневника, система сворачивающихся дневников заставляет вас хотя бы раз вернуться к каждой записи, которую вы сделали и увидеть ее новыми глазами. А также увидеть некоторые назойливо повторяющиеся фрагменты, которые бросаются в глаза.

Тот же самое происходит и при составлении месячного, квартального и так далее отчетов. Чем выше уровень, тем более серьезные вещи всплывают, отфильтровываясь от шума.

Примеры из условных месячных отчетов, чтобы дать вам почувствовать как этот уровень выглядит:

«Хотя в марте и был отпуск, под конец месяца практически эффект от него съеден сильной само-загрузкой по работе и сейчас даже не помнится, как оно там было. Фокус сейчас фактически достался работе, и жизнь стала монофокусной. К сожалению (или к счастью?), приходится констатировать, что занятия подводной рыбалкой тихо сдохли, так и не прижившись как следует».

Или наоборот,

«Сильно устал в масштабе месяца, отдых на майские праздники будет очень кстати. В этой связи также стали появляться размышления о необходимости более тщательной фокусировки, потому что в данный момент я сильно разбросан, но пытаюсь достигать везде. Зато в этом месяце я пообщался и встретился со многими людьми и это придало мне сил, другого взгляда и энергии.»

Поскольку мой опыт ведения системы дневников составляет около 8 месяцев, у меня уже есть отчет за полгода. Он содержит очень внятные формулировки направлений, куда я собираюсь развиваться. Выражаясь образно, это такой капитанский мостик, с которого реально видно, куда стоит разворачивать жизнь. И что важно, в значительной степени все это сложилось из маленьких кирпичиков, отдельных маленьких реальных дней и записях о них, а не явилось предметом однократного мыслительного усилия «Так чего же я хочу-то?».

Как это делается

Нет никакого волшебства в том, чтобы увидеть тренд или скрытые детали за, например, пятью дневными отчетами. Просто прочитайте одну дневную запись. Что следует из того, что тут написано? О чем это на самом деле говорит? Вы не уверены в ответе? Напишите в отчете: «Не уверен, но мне кажется, что...» или «Мысль мелькнула, что может быть...»

Когда вы сворачиваете (например несколько дней в недельный отчет), важно не копировать, но обобщать и выделять главное. Когда вы пишете отчет за неделю он не должен равняться простой сумме всех отчетов за дни. Самый простой способ контролировать это – ограничить себя размерами. Скажем, каждый недельный отчет занимает 1 лист, всего у вас 4-5 недельных отчета, а месячный отчет ограничен двумя листами. Вот и старайтесь уложиться, выделив самое главное. Чем длиннее отчет, тем он неудобнее. Так же, трудно сворачивать больше чем 4-6 отчетов в один – поэтому действительно имеет смысл делать квартальные отчеты, а не сворачивать двенадцать месячных отчетов в один годовой.

Конечно же, отчет может включать не только мысли из сворачиваемых периодов – вы вольны включать любые другие мысли и идеи. Но анализ сворачиваемых периодов – это обязательная часть.

Сколько все это стоит

Вы платите только вашим временем, читатель. А времени нужно вот сколько. В среднем, написание дневной записи у меня занимает 10-15 минут. Это где-то полстраницы A4 в Word'е. Не обязательно писать так много – выбор ваш. На составление недельного отчета уходит около минут 30-40. На составление месячного – порядка 40-60 минут. Не бесплатно, но результат стоит инвестиций.

Немного деталей

Для тех, кто заинтересовался темой, приведу немного деталей. Они не обязательны для самой концепции, но удобны.

В недельном и месячном отчетах у меня появляется некоторая структура. Отчет содержит две части – одна описывает достижения за период, а вторая в свободной форме описывает впечатления от него, мысли и т.п. Достижения за период формулируются в совершенной форме глагола – активные бодрящие фразы вроде «Я помог ... », «Я сделал проект X», «Я преодолел ..» Чтобы не было визуальной путаницы, сама собой проросла легкая классификация этих достижений вроде «Работа и карьера», «Друзья и отношения», «Учеба», «Саморазвитие и ТМ», и т.п. Принцип тот же – для составления месячного отчета самые крупные или «интегральные» достижения выделяются из четырех недельных отчетов. Остальная же часть отчета – в совершенно произвольной форме, правда, мысли все же сортируются так чтобы наиболее важные оказались ближе к началу. Соотношение двух этих частей – 50/50 или больше в пользу мыслей/выводов.

Вопрос, в чем вести систему сворачивающихся дневников, не имеет четкого ответа. Если знаете удобный софт, подскажите. Я сам использую тот же инструмент, что и для списков дел, то есть Excel. В комментариях к ячейкам пишу дневные записи, недельные и месячные отчеты пишу в отдельных Word-документах, на которые ставлю гиперссылки из Excel. В принципе, способ ведения здесь абсолютно не принципиален – можно с тем же успехом вести это все на бумаге.

Заключение

Я не претендую на авторство сей системы – ее принципы слишком очевидны (частично я их воспринял во время обучения в ТМ-школе «Организации Времени» с Марией Шаровой – это не реклама, а дань уважения). Зато я придумал название :). Многие, я думаю, используют в своей практике нечто похожее. Моя задача заключается здесь скорее в попытке описать инструмент и его преимущества так, чтобы он был понятен всем, а также подтолкнуть вас к самостоятельным экспериментам с ним. Для того, чтобы втянуться и ощутить вкус, надо попробовать. Рекомендую поупражняться хотя бы месяц – результат не замедлит сказаться.


© Илья Правский, сентябрь 2005 г. Контакт: tissie@mail333.com Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/dnevnik/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Самопрезентация
Илья Правский Куда бы прицелиться?
Виталий Королев Мемуарник, или Вся жизнь на ладони
Алексей Бабий Хронометраж, или Алгебра любви-3

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация