О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


27 июня - 15 августа 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

15-16 сентября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Календарь семинаров на I полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.
 

Полезно


Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку...>>



Михаил Исаев

Организация деревом - программа Tombo

Версия для печати – zip word 42K

Я люблю и ненавижу планирование и организацию. Думаю, из-за того, что и то и другое – вынужденные меры, к которым я бы никогда не обратился без необходимости. Всегда считал себя человеком творческим, которого все эти графики, расписания, сетки времени буквально убивают. В любом случае, хороший беспорядок лучше плохой организации. И нет ничего более успокаивающего нервы, чем хороший беспорядок :)

Однако именно организация часто помогает сделать жизнь более-менее сносной в условиях напряжения: дефицита времени, больших объёмов работ, и, не люблю этого слова, цейтнота. Да и вообще, если хочешь сделать что-нибудь путное и достичь маломальской серьёзной цели, без организации не обойтись (ой, как скучно!)

Поэтому, вывод можно сделать совсем не оригинальный, но единственно верный: следует искать тот баланс (причём для каждого человека он индивидуален), когда организация не превращается в самоцель и жизненные рамки, структура не ограничивает направления идей, и в то же время ты не спотыкаешься об элементы творческого хаоса и вдохновение не вязнет в беспорядке материала. И искать методы, которые смогут работать именно для тебя.

Эта заметка о том, как заменить привычные многим записки и липкие листочки на более динамичный и ёмкий компьютерный аналог. Я опишу свою личную систему упорядочения информации на базе программы Tombo для карманного компьютера (программа имеет версию и для «большого» компьютера). Все необходимые справочные ссылки по программе будут даны в конце заметки.

Вырастить дерево

Меня с самого начала привлекали программы с древовидной структурой хранения информации: Notepad 2000, Treeview Plus, Treeview Lite (или Plus), Keynote, Nyedit (пожалуй, лучшая из всех), InfoAngello, WinOrganizer и другие, и многие, и многие. В принципе, все современные интерфейсы управления от майкрософт сейчас построены на этом принципе.

Древовидная структура – это дерево всегда живое, у него отмирают и нарастают новые ветви, каждая из которых может делиться, может развиться в отдельную магистральную ветвь, плюс совершенно нехарактерное для настоящего растения возможность вырвать ветку с одного стволика и вживить в качестве подветви на другой и т.д. Структура динамична и аналогична текущему твоему представлению об организации информации (категориях, уровнях).

Программа-инструмент

Итак, что я выбрал из софта, почему и как в нём воплощаются мои чаяния.

Это программа Tombo, созданная, как я понимаю каким-то организованным японцем :) Самое главное, что есть в этой программе и на что я хочу обратить внимание, это простота и эффективность. Во-первых, это тот самый принцип дерева, с которого я начал заметку, во-вторых, это формат записей, каждая из которых представляет собой самый обычный txt-файл.

База данных или хранилище информации – эти самые текстовые файлы, разгруппированные по папкам, которые соответствуют реальным папкам файловой системы на носителе информации. Tombo – просто удобная оболочка для операций с ними, а также поиска в них нужной информации. По сути, каждая запись (файл txt) – это карточка с мыслью, заметкой, ссылкой, статьёй и т.д. По первой строчки файла Tombo именует и сам файл.

Соответственно у нас в рука простейшая система организации хранения файлов, привычная и поэтому очень эффективная.

На рисунке – версия для КПК, с которой я, собственно, первоначально и познакомился. Версия для «большого» компьютера выглядит аналогично, предоставляя несколько более удобные возможности для редактирования и организации информации.

По сути дела, это не записная книжка, а своеобразный файловый менеджер с функцией редактирования, паролирования и поиска. Все записи хранятся в формате txt. Заголовком заметки служит её первая строка, она же является именем файла на диске. При помощи программы можно организовать их в каталоги различной степени вложенности, которые все вместе и формируют крону того самого «логического древа».

Соответственно, в больших плюсах универсальность формата :) то есть возможность править в любом редакторе, передвигаться по базе в простом проводнике, а также по запискам можно делать любую другую базу данных.

Но основное и неявное достоинство программы, как ни странно, в отсутствии автоматизации логической разбивки. Вы организуете разделы так, как вам удобнее всего. А в размышлении, как это правильнее и логичнее сделать, заключаются большие возможности организационного самообразования :)

Моя структура и что я храню

Первые несколько месяцев в заметках царил полный бардак. В общем-то это было следствием бардака в голове. Обращаю внимание, организация заметок шла одновременно с организацией внутренней и, не побоюсь этого слова, с самосовершенствованием. Когда накопился определённый объём информации, и я вынужден был приступить к её делению, а затем уже к созданию полноценной структуры, я более-менее осознал границы того, что я имею и какие информационные потоки через меня проходят, определил, в общем-то, чем я являюсь в этой жизни. Не скажу что это было откровение или открытие, но обратная связь, влияние созданной структуры на мои цели и приоритеты, безусловно, была.

Ну и по порядку, что я храню. Да всё! Как видите, есть несколько основных веток, которые исходя из принципа «7+-2» делятся где-то до 5 – 7 раз. Естественно, раз я собираю здесь всю информацию, с которой имею дело, как родившуюся в моём воспалённом воображении, так и, например, вытянутую из инета, соответственно, приходится различать «горячие» и справочные разделы.

  

Раздел «#ДЕЛА» – это планирование времени по неделям, месяцам и даже годам, включает, как видите, подразделы «#неделя» (текущая и следующая), «Деньги», «Длительный срок». Комментировать особо не буду, потому как сам никак не могу привыкнуть к этому разделу, скажу лишь только, что это своеобразная сетка времени, которая лишь помогает придерживаться некоторой линии или вектора развития в жизни. Никаких строгостей, более всего – гибкость.

Раздел «инфо» – это в перую очередь «#Имена, даты, телефоны, пароли», а также куча информации по отдельным увлечениям, выбор железа для покупки, папка для коллекционирования анекдотов и т.д.

Следующий раздел «Ритуал перехода» – о тех вещах, которые стоит изучить, то есть какие-то мысли о развитии.

«Веб-дизайн» – на 80% мой сайт textory.ru, ещё на 10% методы, технологии, приёмы и на 10% планы на будущее.

«Психология» – некоторые приёмы и теории коммуникации и т.д.

«Работа – планы и опыт». Тут всё, что касается планирования и эффективности текущих дел. Так как постоянно работаю я над техническими проектами, достаточно сложными, объёмными и «информационно ёмкими», и не одну неделю, соответственно, для планирования проектов – отдельная история.

Под утончённым названием «Свежак» скрывается буфер из заметок, которые по каким-то причинам я сразу не распределяю по категориям. Ведь пока ещё случаются выходные, когда я могу спокойно разобраться с заметками: перераспределить, доделать что-то на большом компьютере, ну и удалить, чтобы не обрастать лишней информацией.

«Хаос идей» – это как раз то, для чего всегда внезапно нужен карманный компьютер – идеи, мысли, строчки и т.д.

Структура tombo (только не записывайте меня в киборги!) – одна из проекций личности по профилю информации, «информационного питания»и развития сознания, неплохо работала при самооценке.

Хочешь выделить проблему – выдели её в записи или подразделе. Хочешь понять, на чём ты сосредоточен сейчас – посмотри, по каким разделам раскиданы записки за последний месяц. Какое-то несоответствие полученного результата с внутренним ощущением? Выясни почему. ВАЖНО. Если хронометраж просто показывает на что ты тратишь своё время, то подобный анализ более акцентирует, на что ты тратишь своё ВНИМАНИЕ. О связи же времени и внимания разговор отдельный.

Возможности поиска и выборки

В Tombo есть ещё одна очень приятная возможность – это шаблоны поиска. Они реализованы посредством виртуальных папок. Для виртуальной папки задаётся шаблон или фильтр для поиска, и при выборе этой папки отображаются все заметки, удовлетворяющие заданному критерию. Это могут быть выборки по поисковым словам, по дате, по совмещению нескольких критериев, и т.д.

Реализуется эта возможность через меню Tools => Virtualfolder => Окно Virtual folder settings

Таким образом, начав планировать или реализовывать любое дело, я могу структурно задвинуть его в какую-нибудь дальнюю подветвь, но присвоить одно из задуманных ключевых слов нестандартного написания, например, key_important и т.д., а потом при необходимости «увидеть» это дело с помощью соответствующего фильтра. Или, например, очень удобно бывает выделить заметки, написанные сегодня.

Ещё одна полезная фишка появилась в десктопной версии Tombo 1.9 – это обыкновенные закладки (bookmarks), которые устанавливаются на заметку или на папку. Теперь к конкретной заметке, сколь угодно глубоко «заложенной» в структуру томбо, можно сделать быстрый доступ. Сейчас у меня в обычных закладках дневник на текущий месяц и задачи на неделю.

Заключение

Закончить заметку я могу достаточно эффекно: прошёл год, да-да, именно год с того момента, когда я начал пользоваться Tombo и гораздо более двух лет с первых попыток пользования программами-блокнотами с древовидной структурой хранения.

Итог: все более-менее важные текстовые фрагменты, черновики, телефоны, пароли, мысли, идеи, планы, приёмы и памятки, я собираю и храню в TOMBO, в нём пишутся заметки сайта и составляются планы.

Классификация и организация времени достаточно удобна: позволяет чётко разделять задачи, и в то же время достаточно гибка, чтобы в любой момент быть адаптирована для нужд пользователя. Как в плюсе так и в минусе ВОЗМОЖНОСТЬ и НЕОБХОДИМОСТЬ самому организовывать структуру.

Ещё раз подчеркну, что две банальные функции – возможность организовавыть информацию и дела так, как я хочу и мощная функция поиска заменяют (по крайней мере для меня) многочисленный функционал планировщиков и ежедневников с их сетками времени, приоритетами, группами и контактами.

Tombo и «древесная структура» – это прежде всего организатор, систематизатор и классификатор, спутник автора и редактор, хранилище планов и этапов.

Деревенейте на здоровье.

Приложение 1. Ключевые слова

В заглавиях заметок для удобства поиска я использую следующие символы:
@ – Закрученность и неопределённость
# – Относительная важность
& – Второстепенность
$ – Перспективность
~ – Приближение
^ – Обратить внимание, очень важно

Приложение 2. Ссылки


© Михаил Исаев, сентябрь 2004 г. Контакт: isaev@bk.ru, textory.ru. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/derevo/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.


Читайте также:

Самопрезентация автора
Глеб Архангельский Метод ограниченного хаоса
Глеб Архангельский Метод структурирования внимания
Илья Филипсон Персональный информационный менеджер TheBrain
Илья Правский. Достичь равновесия: обзор программы Life Balance

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация