Андрей Екатеренчук

Личная бухгалтерия в Outlook

Началось всё с того, что стал зарабатывать больше, а к очередному получению заработанного приходил с ветром в карманах. Не было знания и умения в управлении финансовыми потоками.

Как всегда количество переросло в качество. Я стал замечать, что деньги, отданные в долг, «исчезают» медленнее. Т.е. раздам все в долг, и живу тем, что есть на настоящий момент. Позже на сайте «Организация времени» прочитал статью о 3-х кошельках и получил данному «долговому» поведению объяснение: чем дальше от вас деньги, тем труднее их расходовать.

Через полгода начали образовываться определённые денежные накопления, и мною было произведено очередное качественное преобразование финансового мышления. Я посчитал свой доход до конца года и задумался над вложением денег – инвестированием. Сейчас, с высоты прожитых лет, тот план кажется «детским», но это была революция в преобразовании финансового мышления в корпорации «Я, любимый»!

И, конечно же, резко поменял свою позицию в отношении произведения долговых обязательств. Их стало меньше, практически я от них отказался. Но есть инвестиционный план, установлена определённая сумма накопления за период, соответственно необходимо сокращать расходы. Т.е. прежде всего – начать их считать. А это – следующий качественный шаг в личном финансовом развитии. Появилась потребность в системе учёта.

Выбор системы учёта и планирования

Самый простой и доступный инструмент учёта, установленный практически у каждого владельца компьютера – это электронные таблицы Excel. Если научиться считать сумму двух столбцов в третьем, а не на калькуляторе (поверьте, есть еще такие «таланты» на земле российской), то значит, вы знаете Excel. Остальное знание придёт с опытом, чтением справки и изучением примеров. Именно с него у меня началось становление системы учёта.

Следующей системой учёта становится продукт компании «1С» «Домашние финансы». Отдавая должное, могу отметить, что это качественно и добротно сделанная система, с претензией на ведение учёта предпринимателя. Но, как и другие системы учёта компании «1С», совершенно отсутствует гибкость в формировании определённого вида учёта (заточка под себя). Отчёты, планирование и подобное желает оставлять лучшего.

Следующим кандидатом на формирование финансовых взаимоотношений становится финансовое программное обеспечение MS Money. Ориентация на электронный учёт денег во всём и вся: пластиковые карточки, электронные платежи, инвестиционные портфели по определённым активам и т.п. Как и в компании 1С, отсутствует заточка под себя, хотя внешне всё мило (интерфейс, например). Проблем с отчётами больших не возникло, но всё-таки существуют определённые ограничения.

В начале этого года закончил дистанционное обучение в ТМ-школе. После этого MS Outlook становится инструментом № 1. Но раз учет времени ведется в Outlook, хочется там же производить учет финансов. Поскольку в случае же использования сторонних программ бухгалтерского учёта, теряется оперативность и, как правило, происходит дублирование информации, возникает отвлечение на установку и поддержку стороннего программного обеспечения.

После испытания в Outlook нескольких систем обработки финансовых потоков, остановился на проверённой временем системе учёта – старой и доброй бухгалтерии.

Немного «ликбеза» о бухгалтерии

Древний итальянец времен Колумба по имени Лука Пачоли придумал унифицированую систему расчётов: дебет/кредит=сальдо (плюс/минус=итог). На этом «стоит» вся современная бухгалтерия. Напомню основные принципы.

Рассмотрим финансовую строку типовой операции получения заработной платы за апрель: в кассе организации получено 100 рублей зарплаты за апрель.

Если говорить языком бухгалтерии, то 5 мая на дебет (дебетовый счёт, получатель суммы) – кошелёк (карман брюк, пластиковая карточка) отнесена сумма в 100р. По кредиту – организация (кассир кассы), в который Вы отработали апрель (см. рис. 1). Т.е. сумма кошелька увеличилась на 100р., в то время как сумма в кассе уменьшилась на эту сумму. Логично J.

Еще пример типовой операции - коммунальный платёж за определённый период. Допустим 20р. уплатили за электричество и 30 рублей за воду. Бухгалтерия, 1 запись: Дебет – ЖКХ № 544-А, Кредит – тот самый карман брюк (кошелёк), сумма – 20р., вторая запись – аналогична первой, но в основание финансовой операции необходимо записать: «За воду в марте», тогда как в первой основание было бы «За электричество в марте».

Из не типовых можно рассмотреть «сложную» операцию по постройке дома (части его): получил премию, купил кирпич и цемент, заплатил за доставку, выложил нулевой цикл, остатки цемента потратил на основание летней кухни (см. рис. 2).

В основе вышесказанного лежит система стандартного бухгалтерского учёта, применяемая во всём мире – рисунок 3. Как видно на рисунке для отдельно взятого счёта (на рисунке «Наличные Андрея») можно выстроить таблицу дебетовых и кредитовых проводок (финансовых операций) и получить итоговые значения. Также в таблице присутствуют элементы управленческого учёта (графа «Управление»), позволяющие группировать, схематизировать определённые финансовые потоки во времени и в отношении к контактам. Также можно увидеть обороты счёта, начальные и конечные итоги.

Меня заинтересовал сплав бухгалтерского и управленческого учётов именно из-за гибкости получаемой системы. Если бухгалтерский учет – высоко формализованное «место порядка», дающее четкость учета и сравнимость результатов, то управленческий учет – «место хаоса», позволяющее организовать самый разнообразный анализ первичной бухгалтерской информации.

Система учёта в Outlook

Outlook – мощная, легко наращиваемая дополнительным инструментарием, система учёта времени, проектирования и выполнения задач. Даже не применяя дополнительное программирование на VBA, имеющимися средствами (поля элементов и пользовательские, категории, элементы папок), возможно создание гибких, удобных методик по формированию видения, накопления данных, учёта для успешного достижения целей. Далее я опишу свою систему, не вдаваясь в технические вопросы «для чайников» - предполагая, что читатель знаком с основными понятиями и принципами Outlook, умеет настраивать пользовательские представления, и т.п. Или, во всяком случае, для пополнения своих технических знаний готов обращаться к справкам Outlook и Excel.

Основной принцип учета: каждой «Встрече» (фиксирующей «факт» расхода времени и денег) или задаче (задающей «план») возможно присвоить финансовую строку, с дальнейшей её обработкой в подготовленной таблице Excel. Основные правила формирования финансовых записей:

Правило № 1. И встречи, и задачи имеют поле «Расход». В этом поле будем сохранять сумму финансовой операции (далее «проводки»). В задачах это поле находится на вкладке «Подробно», для ввода суммы во встречах необходимо переключиться в табличный вид папки Календарь, либо настроить пользовательскую форму представления встреч (меню Сервис / Формы). Поскольку поле имеет текстовый формат, возможен мультивалютный учет: 300р., $40, и т.п.

Правило № 2. Длину счёта и субсчёта определяем в 4 символа: минимальный набор знаков для понимания и запоминания ситуации. Также, в дальнейшем, это облегчит создание дополнительных формул.

Правило № 3. Основание проводки заносится в «тело» элемента и обозначается следующим образом: «Финн:» - начало строки и «:Финн» - её окончание (см. рис. 4).

Правило № 4. Проводка формируется в категориях задач и встреч. Любую финансовую операцию можно описать типовыми проводками, которые вводятся в виде новых категорий в «Главном списке категорий…». Названия этих категорий начинаются с «Финн:» - по алфавиту в конце списка категорий, не сильно нагружает зрение, а затем через любой знак (я использовал «|») счета, субсчета, и, наконец, через знак “=” – разделение дебета и кредита.

Относительно правила 4. Ранее я формировал финансовую строку непосредственно в поле «Тема», применяя условные обозначения для её дальнейшей обработки. Безусловным плюсом данной методики была простота и эргономичность, а также возможность применения дополнительных правил фильтрации данных. Отказался в силу желания схематизировать (ужесточить правила изменения, но облегчить учёт) типовые проводки в категориях, выбор которых теперь производится быстро из готового набора и не нагружает мозг «излишним творчеством» (отвлечением типа «а вот если я…»).

Например, одолжил в долг у Иванова Ивана Петровича 30 рублей на покупку книги «Учёт» и вечером её приобрёл. Проводка займа: «Финн:Нал1|Кшл1=Долг|ИвИП», где «Нал1» – дебетовый счёт – наличные сбережения личного плана (могут быть семейного, компании друзей J), «Кшл1» – дебетовый субсчёт – кошелёк номер 1, «Долг» – кредитовый счёт – все долговые отношения связаны здесь, «ИвИП» – кредитовый субсчёт – собственно сам кредитор (должник). В кредитовом субсчёте использованы инициалы кредитора, причём для выполнения 2-го правила фамилию указали двумя начальными символами. Затем вечером купил книгу. Рисунок 5: табличный вид «Календаря» «Финн: Учёт».

Таким образом, создавая необходимые категории, получаем гибкую систему учёта в части накопления данных и их изменения. Теперь мы можем использовать все прелести работы с категориями в Outlook: быстрая смена категорий нескольких элементов (перетаскиванием выделенных, например, на необходимую), фильтр по тем проводкам, которые содержат в себе необходимую финансовую операцию, создание табличного вида для «горячего» взаимодействия с системой калькуляции в Excel.

Желательно данный файл Excel уже начинать готовить и сразу же завести в нём лист «Условные сокращения», где будут храниться константы финансового учёта (см. рис. 6).
Последние штрихи перед трансформацией данных и их переносом в Excel. В табличном виде создаём поля пользователя типа «Формула» с названиями: «Дбт», «ДбтСб», «Крд», «КрдСб» и «ФиннОснование» (см. рис. 7).

Тексты формул полей следующие:

«Дбт» формула: «Mid([Категории],Instr(1,[Категории],"Финн:")+5,4)»

«ДбтСб» формула: «Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+10,4)»

«Крд» формула: «Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+15,4)»

«КрдСб» формула: «Mid([Категории],InStr(1,[Категории],"Финн:")+20,4)»

«ФиннОснование» формула:
«Mid([Сообщение],InStr(1,[Сообщение],"Финн:")+5,InStr(1,[Сообщение],":Финн")-InStr(1,[Сообщение],"Финн:")-5)»

Здесь использованы стандартные функции VBA по обработке текстовых величин и извлечения необходимых данных. Такой отбор было возможным сделать и средствами Excel. Из рисунка 7 видно, что финансовая информация приобрела вид бухгалтерской проводки и вполне готова для переноса в Excel.

Обработка данных в Excel

(Все примеры этого раздела можно посмотреть в прилагаемом excel-шаблоне.)

В файле Excel необходимо как минимум два листа – «Данные» и «Оперативка». Первый будет служить приёмником данных из Outlook и содержать автофильтр для быстрого поиска необходимой финансовой операции, второй – содержать формулы и различного вида расчёты для отслеживания состояния финансового потока. В вышеописанном табличном представлении встреч в Outlook выделяем все встречи, и простым «скопировать – вставить» переносим на лист «Данные» в Excel (рисунок 8).

Автофильтр служит быстрому поиску информации с помощью задания определённых условий отбора строк из списка. Устанавливается таким образом: выделяется ячейка «A1» и в меню выбираем последовательно «Данные», «Фильтр», «Автофильтр». Условия можно задавать, выбрав кнопку со стрелкой вниз. Например выбрать все суммы, превышающие 200 рублей, или все поступления на счёт «Нал1». Рисунок 9.

Автофильтр удобно использовать для быстрого поиска в Excel, но более гибкий фильтр можно настроить непосредственно в Outlook, создав несколько табличных представлений с необходимыми установками отбора. На рисунке 10 показано представление «Финн:Долг|ИвИП»: критерий отбора «все категории содержащие «Долг|ИвИП». Данный вид можно перенести в специальный лист Excel шаблона, например с названием «Долговые с Ивановым ИП». На данном листе будут записаны формулы вычисляющие результат после переноса данных табличного представления.

Важно отметить, что Автофильтр при копировании данных необходимо отключать для корректного выполнения операции.

На листе «Оперативка» и других вспомогательных листах основной формулой по выборке определённым образом данных с листа «Данные» будет «СУММАЕСЛИ». Она суммирует ячейки, отвечающих определённым условиям. В условиях возможно использование подстановочных знаков таких как «*», «?», «>» и т.п. Более полную информацию можно почерпнуть из справки Excel.

Также можно создавать листы Excel для каждого отдельно взятого счёта, субсчёта. Далее всё зависит от Вашего желания поразмышлять над текущем состоянием Ваших дел с помощью каких-либо специальных расчётов, либо же ещё раз удостоверившись в совпадении суммы в Excel с реальной, пойти выпить стаканчик виноградного сока из охлажденной бутылочки :)!

Для окончательного закрепления вышесказанного приведу несколько примеров с «индикаторами» текущего состояния дел и выполнения установленных правил формирования финансовых потоков (допустим, установленных приказом по корпорации «Я»).

Пример 1. Постройка дома

Выберем все проводки связанные с постройкой дома.

Перенесём их в заранее подготовленный лист «Дом Стройка». И подведём итоги. На листе Excel (рис. 13) индикаторы обозначены примечаниями, в которых раскрывается смысл расчетов.

В данном примере видно, что удалось построить больше, чем планировалось, но за счёт привлечения дополнительных денежных средств, а не путём рационального использования складских запасов.

(Более крупно и «читабельно» см. примеры в прилагаемом excel-шаблоне.)

Пример 2. Выполнение «правила 3-х кошельков»

Для установления относительной финансовой независимости (конечно же, многое в этом мире преходяще, но на Бога рассчитывай, а сам не плошай) введём систему 3-х кошельков, упомянутую в начале статьи. Конечно же, будем отслеживать план/факт пополнения всех трёх.

Выберем все проводки перевода, пополнения 3-х кошельков. Допустим этими кошельками будут: «Нлчн|Кшл2» - наличные в сейфе (дома), «ПлКт|Виз4» - пластиковая карта Visa (4 – номер, присвоенный нами в целях идентификации) и «Банк|СБ37» - счёт в Сбербанке (допустим за номером 37). На рисунке 14 приведена выборка Outlook «Встреч».

Как и в первом примере создадим новый лист «Выполнение правила 3-х» и заполним его формулами и графиками. Рисунок 15.

В данном случае пополнение сейфа происходило по плану, тогда как перевод наличности на пластиковую карту и счёт в Сбербанке выполнено лишь на 75% и 66% соответственно! Есть повод пересмотреть расходы либо план пополнения безналичных счетов.

В заключение хотелось бы отметить незатронутую тему планирования, основанного на связи финансового учёта с задачами Outlook. Методика аналогична приведённой в статье, с одним лишь отличием: Outlook «Встречи» – это жёстко спланированное мероприятие (обычно – встреча в прошлом), тогда как Outlook «Задачи» – гибкое (относительно установленных сроков) планирование, или по глоссарию ТМ – мягкая задача J. Конечно же большое развитие может получить тема прогнозирования на статистике полученного учёта. Получим финансовое проектирование – ещё один инструмент развития корпорации «Я – личность!».

PS: Немного ТМ учёта. Статья родилась благодаря чудесному форуму ТМ, его участникам (т.е. Вам, дорогие соратники) и, конечно же, создателю сайта «Организация времени» Глебу Архангельскому. Ростки мыслей вместе с горшочками наработок были высеяны из личных теплиц в плодородную почву форума 10 августа 2004 года, вызревали в обсуждении и переписке 20 дней, и на 30-й дали урожай в виде данной статьи! Если есть вопросы, то с удовольствием постараюсь ответить на них на форуме в ветке Личная бухгалтерия.

© Андрей Екатеренчук, август 2004 г. Контакт: areugos@bk.ru. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/buhgalt/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Читайте также:

Андрей Екатеренчук Технология личного переворота: опыт ТМ-школы

Андрей Екатеренчук Планирование финансов в Outlook
Андрей Ткачев Кухня учета расходов
Глеб Архангельский Тайм-менеджмент на базе MS Outlook
Обсуждение статьи на форуме

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90