Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга

ГК ЛАМА один из лидеров пищевой промышленности и розничной торговли в г. Томске. ГК ЛАМА стремится к максимальному удовлетворению широкого круга потребностей своих клиентов за счет предоставления продуктов и услуг эталонного качества, создаваемых на основе эксклюзивных и передовых технологий профессиональной командой единомышленников.

Руководство Группы Компаний ЛАМА в партнерстве с консалтинговой компанией «Организация Времени» повысило эффективность деятельности руководства и специалистов, внедрив технологии планирования времени на базе Microsoft Outlook 2003. Создав единые для всей Компании корпоративные стандарты использования Outlook 2003, руководство Компании вместе с консультантами «Организациия Времени» создало управляемую и масштабируемую систему тайм-менеджмента, которая существенно повысила эффективность совместной работы сотрудников Компании.

О компании

На сегодняшний день в группу компаний «ЛАМА» входит мощный пищевой комбинат и крупная розничная сеть, которая развивается в трех основных форматах: гипермаркет, супермаркет и универсам – и занимает около 20% рынка FMCG г. Томска.

Наш девиз - «Мы делаем только то, что умеем делать лучше других». Лучшее его воплощение - лидирующие позиции на рынке и как ритейлера, и как производителя качественной и действительно любимой потребителями продукции.

Ситуация

«В Компании все сотрудники работали с Outlook как с почтовой программой, функционал Календаря, Задач и Контактов не использовался. Встречи назначались по почтовой переписке либо по телефону, из-за этого возникали трудности в согласовании встреч, когда число участников было значительным. Информация о назначенных поручениях фиксировались в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, реже – в электронном виде. Единой системы не было», - вспоминает генеральный директор группы компаний «ЛАМА» Владислав Левчугов. Некоторые правила и устные договоренности действовали в рамках отдельных подразделений, но в рамках всей компании четко прописанных регламентов не существовало.

Офисы и магазины Компании находятся в разных местах города Томска, что существенно осложняло командное взаимодействие сотрудников Компании. «Раньше для того, что бы назначить встречу, получить информацию о планах сотрудника или назначить задачу, необходимо было звонить, и таким образом телефонные звонки превращались в один из основных поглотителей времени», - отмечает директор по персоналу группы компаний «ЛАМА» Анжелика Жураковская.

Решение

Первым шагом внедрения системы корпоративного тайм-менеджмента было обучение группы топ-менеджеров Компании основным принципам тайм-менеджмента и их реализации на Outlook. В процессе трехдневного обучения, проведенного эксперт-консультантом Сергеем Бехтеревым, топ-менеджеры познакомились с основными способами повышения личной эффективности и отработали их на практических упражнениях.

Во время обучения топ-менеджеры смогли лично убедиться в практической реализуемости и простоте применяемых технологий, понять, как с помощью их применения в едином стандарте на Outlook 2003 можно существенно повысить корпоративную эффективность. «Уже на тренинге мы сформулировали основные договоренности корпоративного тайм-менеджмента, которые смогли повысить нашу эффективность в будущем», - рассказывает директор по персоналу группы компаний «ЛАМА» Анжелика Жураковская.

Следующим шагом было принятие решения о разработке консультантами «Организации Времени» Сергеем Бехтеревым и Максимом Васильевым корпоративного стандарта тайм-менеджмента на Outlook. В результате работы с группой топ-менеджеров в течение 2 месяцев были определены, согласованы и запущены в действие корпоративные стандарты тайм-менеджмента на Outlook, описывающие правила использования основных разделов Outlook 2003: Календарь, Задачи, Контакты и Почта.

«Одним из простых и очень эффективных правил планирования рабочего времени стало четкое понимание сотрудниками значения используемых в Календаре цветов. Теперь можно в считанные секунды быстро проанализировать и понять, какие встречи в Календаре сотрудника привязаны к определенному времени, какие являются выездными, а какие бюджетируемыми. Организация внутренних встреч стала занимать минимум времени», - рассказывает ИТ-директор группы компаний «ЛАМА» Николай Молдован.

«После получения финальной версии корпоративных стандартов тайм-менеджмента на Outlook 2003 было проведено обучение всех офисных сотрудников Компании, работающих с Outlook 2003, в результате чего мы получили работающую систему в рамках всей Компании».

Результаты

«Разработанные Компанией «Организация Времени» методики прежде всего привлекательны тем, что могут быть реализованы без дополнительных затрат на отдельные программные продукты и дополнительное обучение сотрудников. Единая система корпоративного тайм-менеджмента работает на базе уже используемого Microsoft Outlook и корпоративного Exchange-сервера, что делает продукты тайм-менеджмента доступными большинству компаний» - отмечает ИТ-директор группы компаний «ЛАМА» Николай Молдован.

«Корпоративный Outlook на базе разработанных стандартов стал отличным средством получения необходимой для работы информации», - рассказывает директор по персоналу группы компаний «ЛАМА» Анжелика Жураковская. «Например, внедрение одного из правил «Срочное – телефоном, остальной - почтой» позволило в разы снизить количество необязательных телефонных звонков, что дало возможность снизить процент текучки и больше времени уделять приоритетным задачам».

«В результате завершения проекта мы получили систему, обеспечивающую контроль поручений, управляемый обмен почтовыми сообщениями и планирование рабочего времени в едином формате в рамках всей Компании. Таким образом, появилась возможность эффективно координировать работу, оперативно отслеживать текущий статус всех находящихся на контроле поручений и быть уверенными в надежности почтовой переписки», - говорит генеральный директор группы компаний «ЛАМА» Владислав Левчугов.

«Благодаря созданным корпоративным стандартам тайм-менеджмента на Outlook 2003 была реализована возможность использования корпоративных коммуникаторов на базе Windows Mobile, что позволило создать корпоративную систему оперативного менеджмента», - продолжает дальше Владислав Левчугов. «Корпоративные коммуникаторы смогли отлично заменить неудобные ежедневники. Теперь сотрудники Компании всегда имеют с собой необходимую для работы информацию, что существенно ускорило информационный обмен, повысило командную координацию и, в итоге, позволило более эффективно, быстро и предсказуемо управлять самым ценным и трудноуправляемым ресурсом – временем!»

Дополнительные сведения

Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Microsoft, доступна по адресам:
http://www.Microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке) или http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке).
За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Microsoft по телефонам (495) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России).
Адрес корпорации Microsoft в Интернет: http://www.microsoft.com/ (на английском языке), http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке). Для получения дополнительных сведений о компании «Администратор ПРО» посетите сайт: http://www.administrator-pro.ru/.
Для получения дополнительных сведений о концерне Webasto AG посетите сайт: http://www.webasto.ru.
© Корпорация Microsoft, 2007. Все права защищены.
Настоящий документ носит исключительно разъяснительный характер. КОРПОРАЦИЯ MICROSOFT НЕ ПРЕДОСТАВЛЯЕТ ЭТИМ ДОКУМЕНТОМ НИКАКИХ ГАРАНТИЙ, ЯВНЫХ ИЛИ ПОДРАЗУМЕВАЕМЫХ. Microsoft, Windows Server, SQL Server, Windows Small Business Server, Exchange Server, ISA Server, Windows SharePoint Services, Microsoft Office System, Microsoft Office, Microsoft Outlook, Microsoft Messenger, Windows и эмблема Windows являются зарегистрированными товарными знаками корпорации Microsoft (Microsoft Corporation) в США и других странах. Названия прочих организаций и изделий являются товарными знаками соответствующих владельцев.