Федор Башкиров
Моя система тайм-менеджмента
Версия
для печати zip word 103K
Скорость жизни растет совсем как цены на недвижимость в Москве. Количество
ежедневных и прочих дел давно невозможно удержать в голове. Семья, работа… А
если ты еще и руководитель… Поделюсь своим опытом управления временем.
Второй дом офис
На моем рабочем компьютере установлен добрый старый Microsoft Outlook. Его-то
я и решил взять за основу собственной ТМ-системы. Забегая вперед скажу, что
были попытки что-то создать в Excel, однако минусы перекрыли небольшие плюсы.
Основное рабочее окошко в Outlook КАЛЕНДАРЬ. Там я вижу запланированные на
день дела, а также краткосрочные задачи. Стараюсь запланировать не больше 60
процентов рабочего времени, т.к. по опыту знаю, что обязательно будут внеплановые
мероприятия (указания от руководства, проблема от подчиненных и т.п.).
Второе рабочее окно ЗАДАЧИ. Для удобства каждой задаче присваивается категория.
В результате естественного отбора имеются следующие категории:
1.1. Уточняющие задачи
1.2. Дела на сегодня
1.3. Текущие дела (дела, которые надо сделать в ближайшее время, но не сегодня,
в противном случае они переходят в категорию «Дела на сегодня».)
2.1. 2.6. На контроле (поручения сотрудникам, по фамилиям)
3.1. Долгосрочные проекты
4.1. 4.9. Кайросы

В окошке КАЛЕНДАРЬ отображаются задачи 1.1. и 1.2., что позволяет грамотно
и четко планировать рабочий день. Остальные задачи свернуты.
Я установил правило как только появляется какая-то тема (неважно, руководитель
что-то поручил делать, коллеги из бухгалтерии должны договор вернуть и т.п.)
заношу сразу в задачу или календарь. Стопроцентная гарантия, что за круговертью
дней ничего не забудете.
Естественно, что Outlook используется как почтовая программа, а также как хранилище
записок различных мыслей.
«Еду, еду, еду, еду я….»
Когда я покидаю офис, то со мной всегда (помимо сотового телефона) карманный
компьютер (КПК). Естественно, что он синхронизирован с Большим братом рабочим
компьютером. Все задачи, расписания и контакты у меня с собой, под рукой. При
необходимости через телефон можно выйти в Интернет. Кроме того, в КПК хранится
штук десять-пятнадцать книг (от художественной до философской), интересные статьи
из Интернета, а также в память закачены документы, над которыми в настоящее
время веду работу. Это позволяет вдали от офиса использовать минуты и часы не
на бесцельное разглядывание пейзажей и окружающих, а плодотворно использовать
возможность побыть вдали от офисной текучки. Иногда, когда хочется просто отдохнуть,
КПК превращается в МР3-плеейр. Главное иметь карту памяти большого объема, на
которую можно записать пару-тройку альбомов любимой музыки.
Дома
Основной домашний инструмент бумажная табличка на холодильнике, в которой
ежедневно отмечаются выполненные (или не выполненные) запланированные дела.
Это позволяет всегда иметь перед глазами напоминалку о данных себе обещаниях.
Табличку делаю в Excel (по горизонтали дела, по вертикали дни), распечатываю
на месяц. При этом дела заношу в таблицу через компьютер, но при распечатывании
оставляю пустые строки, в которые вписываю возникшие в течение месяца дела.
Небольшой совет
Обязательно научитесь печатать десятипальцевым методом. Методик достаточно
много выбирайте на вкус (только не тратьте всю жизнь на поиск самой-самой
лучшей техники, все зависит исключительно от вас). Потраченные часы с лихвой
окупятся, поверьте. Ваш покорный слуга приезжал на работу пораньше и спокойно
занимался. Месяца вполне хватило.
© Федор Андреевич Башкиров, июль 2006 г. Редактура
Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/bashkirov2/
Допускается без дополнительного согласования с редакцией публикация в бесплатных
интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление,
и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных
СМИ требует согласования с редакцией.
Читайте также:
Самопрезентация автора
Федор Башкиров Начни
с малого!
Виталий Орешников
Моя первая ТМ-пятилетка
Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!