О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


20-21 сентября 2018 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в июле 2018 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Аноним

Моя система Life-management: автоматизация

Версия для печати – zip word 92K

Я уже писал о некоторых методах управления собственной жизнью в статье «Моя система Life-management». В той статье очень небольшое внимание было уделено технической стороне вопроса. Во-первых, ее целью было рассказать о сущности данной системы, а не о форме, а во-вторых, на момент написания первой статьи техническая сторона системы была еще развита достаточно слабо: система фактически не была автоматизирована.

В последнее время большое внимание уделялось вопросам развития именно автоматизации, для упрощения использования описанных методов. Коротко расскажу о достигнутых результатах данных экспериментов.
Надо сказать, что я был несколько обескуражен количеством пришедших по почте посланий от читателей прошлой статьи. Но оказалось, что благодаря ей я познакомился с некоторыми интересными людьми. Боюсь, что новая статья еще больше смутит кого-то «автоматизацией жизни». Поэтому лишний раз напомню, что эта система – описание моего личного опыта, применимость или неприменимость которого в своей личной работе каждый определяет для себя сам.

Электронные помощники

Как выяснилось, для полной автоматизации системы управления жизнью требуются два устройства: КПК и настольный компьютер, которые и были приобретены после написания первой статьи в соответственной последовательности. Что касается КПК – HP 4150 – достаточно удобная и производительная модель.

При этом, вся система органически помещается в 3-х файлах Excel: один на КПК, один – на обычном ПК и один – на обоих носителях. Первый файл – дневник (DRY), второй – полумесячный файл (PMF) и третий – годовой файл (LMYF).

Первые два файла заводятся каждый полумесяц, третий – раз в год. Соответственно полное название файлов DRY-XY, PMF-XY, LMYF-Y (X- номер полумесяца, Y – номер года). Кроме 3-х файлов Excel существует и один файл Word – годовой отчет, также создаваемый раз в год, в январе.

Файл 1. Дневник (DRY)

DRY ведется только на КПК. Данный файл состоит из 2-х листов. Изначально, данный файл был составляющей полумесячного файла, но затем выяснилось, что часть листов данного файла удобнее заполнять на ПК, а не на КПК, поэтому возникла потребность постоянного переноса полумесячного файла с КПК на ПК и обратно. Специфика этих листов мешала свободному переносу и могла привести к потере данных. Поэтому данные листы были выделены в отдельный файл.

Первый лист данного файла – непосредственно дневник (NT)

Основным смыслом данного листа является фиксация всего происходящего в режиме реального времени. В частности, в дневнике фиксируется:

Записи в дневник осуществляются регулярно в течение дня, обычно в последние 5 минут каждого часа или каждого второго часа. Иногда – через 3-4 часа, больше пока рискованно для памяти, однако со временем надеюсь натренироваться делать и большие интервалы.

Данный лист выглядит приблизительно следующим образом:

Столбцы 6 и 8 умышленно раздвинуты – в КПК они достаточно узкие и большая часть комментариев скрыта.

В данную таблицу попадает и прочая информация, например названия просмотренных фильмов с их оценкой, комментарии к разговорам, самооценка в различных ситуациях и т. д.

Цифры в первом столбце, кроме времени – эффективность сегментов. Существует пять сегментов дня, из них 4 основных: 5-10 часов утра, 10-15, 15-20, 20-1. В данном случае первый сегмент набрал 22 единицы полезного времени, а второй – 32. Это нетипично, обычно первый эффективнее второго.

Так как записи в дневник делаются 5-6 раз в день и занимают около 5 минут, то на его ведение требуется около получаса в день. На первый взгляд много, но, учитывая, что в основном он заполняется во время, предусмотренное для отдыха (последние 5 минут часа), то его заполнение особенно не утруждает.

На основании данных дневника заполняются различные листы полумесячного файла.

Второй лист DRY – оперативное планирование (OP)

В данном файле нарисован полумесячный план и фиксируется его выполнение.

От дневных планов я решил отказаться ввиду неудобства переписывания одной и той же информации в разных документах. Теперь данный лист выполняет функции и ежедневного, и полумесячного планирования.

Фрагмент данного листа выглядит следующим образом:

А, B, C, D – классификация дел по степени важности/срочности. В такую таблицу заносятся задачи, планы и дела на полумесяц, причем внесение добавлений и обновлений в этот план возможно в любой момент.

Желтым выделяются дела, которые хотелось бы выполнить сегодня (своеобразный план на день), красным – уже выполненные задачи.

Соответственно практически каждый час (иногда 2-3 часа) данный лист просматривается и корректируется. Если возникла новая неожиданная идея – в любом месте в любое время можно достать КПК и быстро ее зафиксировать.

Более сложные задачи (проекты, проблемы и проч.) фиксируются в основном документе, о котором пойдет речь далее.

Таким образом, данный файл с листами NT и OP предназначен для оперативного планирования и учета в течение дня в режиме реального времени. Т.к. КПК находится под рукой все время и доступен в любом месте, то подобные учет и планирование технически осуществляются достаточно просто и удобно.

Файл 2. Полумесячный (PMF-XY)

Данный файл более сложен. Он состоит из 8 листов. Основная версия расположена тоже на КПК (т. к. в нем подводятся итоги каждого дня). Однако если я просыпаюсь дома, а не в гостинице или где-нибудь еще, то заполняю его на домашнем ПК и потом обновляю на КПК. Исключение – если утром заполнить не успеваю, например ввиду высокой вероятности опоздания в спортзал или других экстремальных ситуаций. В любом случае, оказалось, что иметь возможность заполнять файл на разных носителях удобно. У КПК основное преимущество – мобильность (можно, например, заполнить в метро), у ПК – большой обзор таблиц и выше скорость работы (меньше транспортных операций).

Заполняется данный файл только один раз в день – утром (обычно с 5-20 до 5-45 утра). Работа с файлом занимает 20-25 минут.

Лист 1 – финансы (FN). Данный лист подводит финансовые итоги каждого дня на протяжении полумесяца. В конце полумесяца он выдает итоги периода, которые сразу можно заносить в главный файл в отчет о движении денежных средств (который имеет похожий формат). Выглядит он следующим образом:

Листы 2 и 3 – полезное время и прочее время. На листе 2 (UT) расположены 1-я и 2-я группы категорий времени, на листе 3 – 3-я и 4-я группы категорий в аналогичной таблице. По горизонтали – 15 дней, по вертикали – подкатегории. В конце полумесяца итог сразу можно заносить в основной файл.

Лист 4 – LDM (learning and development management):

В первом столбце – коды книг, во втором – план на полумесяц (взят из основного файла, где существуют планы на год, квартал, полумесяц). Далее – фактическое исполнение по дням и процент выполнения по времени. Процент выполнения по освоенному объему – в основном файле.

Пришел к выводу о неэффективности изучения одновременно более определенного количества книг и областей знаний, поэтому принял решения планировать на полумесяц только 5-6 областей из 8 и не изучать одновременно более 5-6 книг. В данном случае их 6 (RSV – резерв, С21 – просмотр фильмов на английском языке с обучающей целью, W01 – чтение журнала Эксперт), причем F13 должна быть начата только по завершении F11 и F12.

Лист 5 – ежедневный WM (willing management, система управления волей):

В каждой клеточке может быть поставлено от 0 до 2 баллов. В конце полумесяца итоги переносятся в основной файл.

Лист 6 – питание. Его фрагмент выглядит так:

Далее идут все дни полумесяца.

Таблица основана на 6-ти разовом питании. Самостоятельно подсчитываются итоговые данные по структуре питания и итоговому калоражу. Внизу подсчитываются итоги по полумесяцу.

7 лист – некоторые итоги, которых нет в других таблицах, но которые нужны, например, для BSC.

8-й лист – дневник. Он заполняется последним и в него заносятся письменные комментарии о прошедшем дне. Что было хорошо, что плохо, что интересного. Некоторая самооценка, краткое описание эпизодов, разговоров, дел, событий и т. д. Все достаточно коротко. Своеобразный качественный анализ в море количественного. В конце, правда, еще немного количественного – последним делом выставляется самооценка прожитого дня по 6-бальной шкале.

1 клетка Excel – один день. Они потом прямиком попадают в основной файл, без цензуры и корректировок. На их основе пишется качественный анализ и итог прожитого полумесяца.

Файл 3, главный. Годовой (LMYF-Y)

Этот файл является основным и хранится только на стационарном ПК. Его копии также хранятся в рабочем ноутбуке, USB устройстве памяти в других местах для безопасности информации. Компьютер не так жалко потерять, как хранимую на нем информацию.

Данный файл состоит из 24 листов. Листы распределены следующим образом:

Файл заполняется 2 раза в месяц, 1-го и 16-го числа. Обычно это занимает 1,5-2 часа.
Описывать все листы достаточно долго, остановлюсь на отдельных, наиболее интересных.

LDM (управление обучением и развитием)

Лист 1 – общий бюджет времени на обучение в году. Например, за год планируется потратить на учебу 12 тысяч единиц времени, в среднем по 500 в полумесяц. Они распределяются на 8 областей: Финансы – 4000; Бизнес, менеджмент, экономика – 800 и т. д. Резерв – 1800 ютов. Далее суммы, выделенные на каждое направление, разделяются на 4 квартала. Например, на изучение финансов планируется в первом квартале потратить 1250, во втором 1050, в третьем 700, в четвертом 1000 ютов. Данные распределения определяются различными планами и факторами.

Аналогично квартальный план распределяется на полумесяцы, исходя из различных обстоятельств и факторов.

Каждое направление состоит из 3-х столбцов: в верхнем – план на год, квартал, полумесяц по направлению; во втором – фактически потраченное время; в третьем – процент выполнения.

Лист 2 – планирование по конкретным наименованиям книг или предметов. Каждой книге/предмету присваивается свой код. Исходя из планов по направлениям на кварталы и полумесяцы происходит привязка времени изучения каждой книги к календарному году. Для этого сначала определяется общий бюджет времени, необходимый для изучения книги, а затем он распределяется во времени на основании бюджетов каждого направления в зависимости от приоритетов, различных обстоятельств и других планов.

Вот как это выглядит на примере области по финансам:

Исходя из этого плана, составляются планы по полумесяцам в разрезе конкретных книг.

Лист 3 (фрагмент):

Внизу идут аналогичные планы по другим областям. Таким образом, на год вперед планируются все книги, которые будет необходимо прочесть, определяется бюджет времени по каждой книге, период (периоды), в котором данную книгу следует изучать и распределение времени по книгам в каждом полумесяце.

При этом планирование по полумесяцам осуществляется только на один квартал вперед. Распределение планового времени на новый квартал по полумесяцам квартала осуществляется перед началом этого квартала.

Лист 4 предназначен для оценки эффективности чтения и понимания адекватности бюджетирования времени, и выглядит так:

Каждая книга содержит 4 строки. В первом столбце – общий бюджет времени на книгу (строка 1) и общее потраченное время (строка 2). Далее идут столбцы по периодам. В первой строке – план на период по книге. Вторая строка – факт по книге за период. Эти данные берутся из листа 3. Строка 3 – это не отношение плана к факту за период, как в листе 3, а отношение общего потраченного времени на конец периода к общему бюджету времени на книгу. Например, на книгу М11 планируется всего потратить 150, а потрачено уже 40. Т. е. 27 % бюджета. Последняя строка (4) – оценочное значение освоенного фактического объема книги (по страницам и т. п.). Фактически данная книга прочитана приблизительно на 25 %. Таким образом, по данной книге происходит некоторое отставание от графика, хотя очень незначительное. По сути это своеобразный анализ по методу освоенного объема, хорошо известному в проектном менеджменте.

Данный лист содержит полный перечень всей планируемой к изучению литературы.

Так выглядит система LDM в электронном виде. Еще один лист, 5-й, находится в файле PMF. В нем фиксируются занятия в ежедневном режиме и находится план на полумесяц.

Другие интересные листы. Многие читатели первой статьи спрашивали, как выглядит лист BSC. Приблизительно так:

Количество показателей увеличилось до 30.

Отчет о прибылях и убытках:

ТМ – основной лист (фрагмент):

Годовой план:

Таким образом, сочетание файлов Excel на КПК и персональном компьютере позволяет полностью автоматизировать подобную систему и значительно сократить время на ее поддержание. Александр Любищев не обладал современными информационными возможностями и собирал огромный бумажный архив, связанный со своей жизненной деятельностью, который и послужил материалом для написания повести Д. Гранина. В современных условиях писатель мог бы получить такой материал в гораздо более удобном для обработки виде. И это еще раз доказывает, что «всему свое время».


© Автор, пожелавший остаться неизвестным, январь 2005 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/anonym2/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.


Читайте также:

Аноним, Моя система Life-Management
Алексей Бабий Хронометраж, или Алгебра любви-3
Даниил Гранин Эта странная жизнь
Глеб Архангельский, Сергей Хозяинов, Нужен ли русскому секундомер?

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация