Аноним

Моя система Life-management: автоматизация

Я уже писал о некоторых методах управления собственной жизнью в статье «Моя система Life-management». В той статье очень небольшое внимание было уделено технической стороне вопроса. Во-первых, ее целью было рассказать о сущности данной системы, а не о форме, а во-вторых, на момент написания первой статьи техническая сторона системы была еще развита достаточно слабо: система фактически не была автоматизирована.

В последнее время большое внимание уделялось вопросам развития именно автоматизации, для упрощения использования описанных методов. Коротко расскажу о достигнутых результатах данных экспериментов.
Надо сказать, что я был несколько обескуражен количеством пришедших по почте посланий от читателей прошлой статьи. Но оказалось, что благодаря ей я познакомился с некоторыми интересными людьми. Боюсь, что новая статья еще больше смутит кого-то «автоматизацией жизни». Поэтому лишний раз напомню, что эта система – описание моего личного опыта, применимость или неприменимость которого в своей личной работе каждый определяет для себя сам.

Электронные помощники

Как выяснилось, для полной автоматизации системы управления жизнью требуются два устройства: КПК и настольный компьютер, которые и были приобретены после написания первой статьи в соответственной последовательности. Что касается КПК – HP 4150 – достаточно удобная и производительная модель.

При этом, вся система органически помещается в 3-х файлах Excel: один на КПК, один – на обычном ПК и один – на обоих носителях. Первый файл – дневник (DRY), второй – полумесячный файл (PMF) и третий – годовой файл (LMYF).

Первые два файла заводятся каждый полумесяц, третий – раз в год. Соответственно полное название файлов DRY-XY, PMF-XY, LMYF-Y (X- номер полумесяца, Y – номер года). Кроме 3-х файлов Excel существует и один файл Word – годовой отчет, также создаваемый раз в год, в январе.

Файл 1. Дневник (DRY)

DRY ведется только на КПК. Данный файл состоит из 2-х листов. Изначально, данный файл был составляющей полумесячного файла, но затем выяснилось, что часть листов данного файла удобнее заполнять на ПК, а не на КПК, поэтому возникла потребность постоянного переноса полумесячного файла с КПК на ПК и обратно. Специфика этих листов мешала свободному переносу и могла привести к потере данных. Поэтому данные листы были выделены в отдельный файл.

Первый лист данного файла – непосредственно дневник (NT)

Основным смыслом данного листа является фиксация всего происходящего в режиме реального времени. В частности, в дневнике фиксируется:

Использоваие времени;
Осуществленные траты;
Комментарий к использованию времени, описание дел;
Описание занятий и учебы (книги, страницы и т.д.);
Фиксация питания, что съедено, сколько грамм;
Описание отдыха и развлечений;
Фиксация проявленных недостатков;
Волевые усилия;
Мысли и идеи;
Другие комментарии.

Записи в дневник осуществляются регулярно в течение дня, обычно в последние 5 минут каждого часа или каждого второго часа. Иногда – через 3-4 часа, больше пока рискованно для памяти, однако со временем надеюсь натренироваться делать и большие интервалы.

Данный лист выглядит приблизительно следующим образом:

Столбцы 6 и 8 умышленно раздвинуты – в КПК они достаточно узкие и большая часть комментариев скрыта.

В данную таблицу попадает и прочая информация, например названия просмотренных фильмов с их оценкой, комментарии к разговорам, самооценка в различных ситуациях и т. д.

Цифры в первом столбце, кроме времени – эффективность сегментов. Существует пять сегментов дня, из них 4 основных: 5-10 часов утра, 10-15, 15-20, 20-1. В данном случае первый сегмент набрал 22 единицы полезного времени, а второй – 32. Это нетипично, обычно первый эффективнее второго.

Так как записи в дневник делаются 5-6 раз в день и занимают около 5 минут, то на его ведение требуется около получаса в день. На первый взгляд много, но, учитывая, что в основном он заполняется во время, предусмотренное для отдыха (последние 5 минут часа), то его заполнение особенно не утруждает.

На основании данных дневника заполняются различные листы полумесячного файла.

Второй лист DRY – оперативное планирование (OP)

В данном файле нарисован полумесячный план и фиксируется его выполнение.

От дневных планов я решил отказаться ввиду неудобства переписывания одной и той же информации в разных документах. Теперь данный лист выполняет функции и ежедневного, и полумесячного планирования.

Фрагмент данного листа выглядит следующим образом:

А, B, C, D – классификация дел по степени важности/срочности. В такую таблицу заносятся задачи, планы и дела на полумесяц, причем внесение добавлений и обновлений в этот план возможно в любой момент.

Желтым выделяются дела, которые хотелось бы выполнить сегодня (своеобразный план на день), красным – уже выполненные задачи.

Соответственно практически каждый час (иногда 2-3 часа) данный лист просматривается и корректируется. Если возникла новая неожиданная идея – в любом месте в любое время можно достать КПК и быстро ее зафиксировать.

Более сложные задачи (проекты, проблемы и проч.) фиксируются в основном документе, о котором пойдет речь далее.

Таким образом, данный файл с листами NT и OP предназначен для оперативного планирования и учета в течение дня в режиме реального времени. Т.к. КПК находится под рукой все время и доступен в любом месте, то подобные учет и планирование технически осуществляются достаточно просто и удобно.

Файл 2. Полумесячный (PMF-XY)

Данный файл более сложен. Он состоит из 8 листов. Основная версия расположена тоже на КПК (т. к. в нем подводятся итоги каждого дня). Однако если я просыпаюсь дома, а не в гостинице или где-нибудь еще, то заполняю его на домашнем ПК и потом обновляю на КПК. Исключение – если утром заполнить не успеваю, например ввиду высокой вероятности опоздания в спортзал или других экстремальных ситуаций. В любом случае, оказалось, что иметь возможность заполнять файл на разных носителях удобно. У КПК основное преимущество – мобильность (можно, например, заполнить в метро), у ПК – большой обзор таблиц и выше скорость работы (меньше транспортных операций).

Заполняется данный файл только один раз в день – утром (обычно с 5-20 до 5-45 утра). Работа с файлом занимает 20-25 минут.

Лист 1 – финансы (FN). Данный лист подводит финансовые итоги каждого дня на протяжении полумесяца. В конце полумесяца он выдает итоги периода, которые сразу можно заносить в главный файл в отчет о движении денежных средств (который имеет похожий формат). Выглядит он следующим образом:

Листы 2 и 3 – полезное время и прочее время. На листе 2 (UT) расположены 1-я и 2-я группы категорий времени, на листе 3 – 3-я и 4-я группы категорий в аналогичной таблице. По горизонтали – 15 дней, по вертикали – подкатегории. В конце полумесяца итог сразу можно заносить в основной файл.

Лист 4 – LDM (learning and development management):

В первом столбце – коды книг, во втором – план на полумесяц (взят из основного файла, где существуют планы на год, квартал, полумесяц). Далее – фактическое исполнение по дням и процент выполнения по времени. Процент выполнения по освоенному объему – в основном файле.

Пришел к выводу о неэффективности изучения одновременно более определенного количества книг и областей знаний, поэтому принял решения планировать на полумесяц только 5-6 областей из 8 и не изучать одновременно более 5-6 книг. В данном случае их 6 (RSV – резерв, С21 – просмотр фильмов на английском языке с обучающей целью, W01 – чтение журнала Эксперт), причем F13 должна быть начата только по завершении F11 и F12.

Лист 5 – ежедневный WM (willing management, система управления волей):

В каждой клеточке может быть поставлено от 0 до 2 баллов. В конце полумесяца итоги переносятся в основной файл.

Лист 6 – питание. Его фрагмент выглядит так:

Далее идут все дни полумесяца.

Таблица основана на 6-ти разовом питании. Самостоятельно подсчитываются итоговые данные по структуре питания и итоговому калоражу. Внизу подсчитываются итоги по полумесяцу.

7 лист – некоторые итоги, которых нет в других таблицах, но которые нужны, например, для BSC.

8-й лист – дневник. Он заполняется последним и в него заносятся письменные комментарии о прошедшем дне. Что было хорошо, что плохо, что интересного. Некоторая самооценка, краткое описание эпизодов, разговоров, дел, событий и т. д. Все достаточно коротко. Своеобразный качественный анализ в море количественного. В конце, правда, еще немного количественного – последним делом выставляется самооценка прожитого дня по 6-бальной шкале.

1 клетка Excel – один день. Они потом прямиком попадают в основной файл, без цензуры и корректировок. На их основе пишется качественный анализ и итог прожитого полумесяца.

Файл 3, главный. Годовой (LMYF-Y)

Этот файл является основным и хранится только на стационарном ПК. Его копии также хранятся в рабочем ноутбуке, USB устройстве памяти в других местах для безопасности информации. Компьютер не так жалко потерять, как хранимую на нем информацию.

Данный файл состоит из 24 листов. Листы распределены следующим образом:

BSC – 3
финансовый учет – 6
хронометраж – 3
управление развитием воли (WM) – 1
управление хобби и развлечениями (EHM) – 1
стратегическое и оперативное планирование – 3
управление обучением и развитием (LDM) – 4
управление спортом, питанием и здоровьем (SFH) – 2
дневники, записи, комментарии – 1

Файл заполняется 2 раза в месяц, 1-го и 16-го числа. Обычно это занимает 1,5-2 часа.
Описывать все листы достаточно долго, остановлюсь на отдельных, наиболее интересных.

LDM (управление обучением и развитием)

Лист 1 – общий бюджет времени на обучение в году. Например, за год планируется потратить на учебу 12 тысяч единиц времени, в среднем по 500 в полумесяц. Они распределяются на 8 областей: Финансы – 4000; Бизнес, менеджмент, экономика – 800 и т. д. Резерв – 1800 ютов. Далее суммы, выделенные на каждое направление, разделяются на 4 квартала. Например, на изучение финансов планируется в первом квартале потратить 1250, во втором 1050, в третьем 700, в четвертом 1000 ютов. Данные распределения определяются различными планами и факторами.

Аналогично квартальный план распределяется на полумесяцы, исходя из различных обстоятельств и факторов.

Каждое направление состоит из 3-х столбцов: в верхнем – план на год, квартал, полумесяц по направлению; во втором – фактически потраченное время; в третьем – процент выполнения.

Лист 2 – планирование по конкретным наименованиям книг или предметов. Каждой книге/предмету присваивается свой код. Исходя из планов по направлениям на кварталы и полумесяцы происходит привязка времени изучения каждой книги к календарному году. Для этого сначала определяется общий бюджет времени, необходимый для изучения книги, а затем он распределяется во времени на основании бюджетов каждого направления в зависимости от приоритетов, различных обстоятельств и других планов.

Вот как это выглядит на примере области по финансам:

Исходя из этого плана, составляются планы по полумесяцам в разрезе конкретных книг.

Лист 3 (фрагмент):

Внизу идут аналогичные планы по другим областям. Таким образом, на год вперед планируются все книги, которые будет необходимо прочесть, определяется бюджет времени по каждой книге, период (периоды), в котором данную книгу следует изучать и распределение времени по книгам в каждом полумесяце.

При этом планирование по полумесяцам осуществляется только на один квартал вперед. Распределение планового времени на новый квартал по полумесяцам квартала осуществляется перед началом этого квартала.

Лист 4 предназначен для оценки эффективности чтения и понимания адекватности бюджетирования времени, и выглядит так:

Каждая книга содержит 4 строки. В первом столбце – общий бюджет времени на книгу (строка 1) и общее потраченное время (строка 2). Далее идут столбцы по периодам. В первой строке – план на период по книге. Вторая строка – факт по книге за период. Эти данные берутся из листа 3. Строка 3 – это не отношение плана к факту за период, как в листе 3, а отношение общего потраченного времени на конец периода к общему бюджету времени на книгу. Например, на книгу М11 планируется всего потратить 150, а потрачено уже 40. Т. е. 27 % бюджета. Последняя строка (4) – оценочное значение освоенного фактического объема книги (по страницам и т. п.). Фактически данная книга прочитана приблизительно на 25 %. Таким образом, по данной книге происходит некоторое отставание от графика, хотя очень незначительное. По сути это своеобразный анализ по методу освоенного объема, хорошо известному в проектном менеджменте.

Данный лист содержит полный перечень всей планируемой к изучению литературы.

Так выглядит система LDM в электронном виде. Еще один лист, 5-й, находится в файле PMF. В нем фиксируются занятия в ежедневном режиме и находится план на полумесяц.

Другие интересные листы. Многие читатели первой статьи спрашивали, как выглядит лист BSC. Приблизительно так:

Количество показателей увеличилось до 30.

Отчет о прибылях и убытках:

ТМ – основной лист (фрагмент):

Годовой план:

Таким образом, сочетание файлов Excel на КПК и персональном компьютере позволяет полностью автоматизировать подобную систему и значительно сократить время на ее поддержание. Александр Любищев не обладал современными информационными возможностями и собирал огромный бумажный архив, связанный со своей жизненной деятельностью, который и послужил материалом для написания повести Д. Гранина. В современных условиях писатель мог бы получить такой материал в гораздо более удобном для обработки виде. И это еще раз доказывает, что «всему свое время».

© Автор, пожелавший остаться неизвестным, январь 2005 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/anonym2/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

Читайте также:

Аноним, Моя система Life-Management
Алексей Бабий Хронометраж, или Алгебра любви-3
Даниил Гранин Эта странная жизнь
Глеб Архангельский, Сергей Хозяинов, Нужен ли русскому секундомер?

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90