|
О сайте О компании Тренинги Работа 2.0 Все статьи ТМ-книга Поиск Контакты | |
 |
 |
+7 (495) 162 58 90 |
 |
||
  |
||
|
Версия для печати – zip word 21K
Моя система управления жизнью (Life-management, LM) состоит из нескольких взаимосвязанных элементов:
Данная система основана на специфичном календаре.
Базовой единицей времени является 1 ют, равный обычным 5 минутам. Все время измеряется в ютах. Следующий уровень времени – 1 день, равный 288 ютам.
Базовый период времени (самый главный) – 1 полумесяц (ПМ) равный 15 дням
и 4320 ютам (полумесяцы начинаются 1-го и 16-го числа обычных месяцев, при этом
почти все 31-е числа нигде не учитываются – это полные выходные, в которые
можно делать все что угодно). Полумесяц – базовый отчетный период.
1 календарный год – это 24 полумесяца с 1 января по 31 декабря, как и в обычном
календаре (но состоит из 360, а не 365 дней), 1 квартал – 8 полумесяцев.
Пятилетка – 5 лет.
Я расскажу о различных элементах системы в порядке их усложнения.
Финансовый менеджмент ведется уже 4-ый год и поэтому наиболее отработан.
Финансовый менеджмент строится на обычных правилах МСФО (международных стандартов
финансовой отчетности). Существуют такие категории как основные средства, нематериальные
активы, финансовые вложения, кредиторская и дебиторская задолженность, расходы
будущих периодов.
Все ежедневные траты записываются ежедневно (с округлением до 10 руб.). Каждые 3 дня проводится инвентаризация монетарных активов.
В конце каждого полумесяца все доходы и расходы переводятся в у.е. Составляется отчет о движении денежных средств в у.е. В нем содержится расшифровка расходов по 20 основным статьям (питание, квартира, учеба, развлечения и т.д.).
На основе ОДДС создается отчет о прибылях и убытках за полумесяц, где добавляется амортизация, исчезают капитализируемые расходы, происходит объединение различных близких видов расходов, разделение расходов на обязательные и нет, и т.д.
Отчет о прибылях и убытках формируется в двух вариантах: ОПУ за полумесяц и ОПУ за два последних полумесяца (это необходимо для BSC).
Прибыль за 2 любых последних полумесяца показывает чистую прибыль за месяц (что более объективно, чем прибыль за полумесяц). На основании чистой прибыли рассчитывается рентабельность двух последних полумесяцев – прибыль за 2 последних ПМ/доход за 2 последних ПМ. Рентабельность должна быть не менее 25 %. Это один из ключевых показателей.
По итогам 8 полумесяцев формируется квартальный баланс. Он имеет стандартную структуру по МСФО: деньги, вложения, дебиторка, РБП, основные средства, уставной капитал, накопленная прибыль, задолженность и т.д.
Финансовое бюджетирование осуществляется также достаточно традиционно. Перед началом года создается годовой бюджет (ОДДС и ОПУ), планируются все виды расходов, закладывается нормативная рентабельность. Перед каждым кварталом уточняются показатели на квартал (если это остро требуется). Детальный финансовый план на полумесяц пока не разрабатывается (точнее не формализуется на бумаге). Возможно, это дело будущего. Показателей полумесячной рентабельности, прибыли и данных об остатках денежных средств в целом достаточно, чтобы управлять финансовой дисциплиной.
В заключение отмечу, что для финансового менеджмента достаточно 1-го экселевского файла с 8-ю страницами (бюджеты, квартальные балансы, ОПУ 1, ОПУ 2, ОДДС, основные средства 1, основные средства 2, анализ план-факт), которые связаны между собой различными формулами. Ежедневный учет доходов и расходов ведется в едином маленьком блокноте-дневнике, вместе со всеми остальными учетами и планами.
Тайм-менеджмент представляет собой постоянный и непрерывный учет всего потраченного времени. Единицей измерения времени является ют (5 минут). 1 день – 288 ютов, 1 полумесяц – 4320, 1 год – 103680 (без 31-х чисел в мае, июле, августе, октябре и декабре – в эти дни учет не ведется).
Учет ведется непрерывно в течение дня (обычно 5-6 раз в день) путем записей в блокнот-дневник с детализацией до 1 юта. Полные итоги каждого дня подводятся утром следующего дня с 5:20 до 5:40 вместе с составлением плана на день.
Потраченное время делится на 16 категорий, которые объединены в 4 группы категорий, а также разделены на подкатегории.
К первой группе относятся категории английского языка (EN), учебы (LN), работы (WR) и спорта (SP). Ко второй группе относятся категории девушки (GF), тайм-менеджмент (TM), хобби (HB) и друзья (FR). Первая и вторая категории являются полезным временем.
Третья группа – полезный и нормативный отдых (RS), хозяйственные дела (HW), люди (PL) и родственники (RV). 4-я группа: прочий отдых (RX), необходимое время (ND), сон (SL) и прочее время (AT). Кроме 16 основных категорий существует дополнительная – потерянное время (LT), которое имеет особое значение.
Каждая категория содержит в себе массу подкатегорий. Например, учеба делится на виды изучаемого материала (финансы, экономика, математика, психология, эффективное обучение, менеджмент, обучение по программе CIMA, художественная литература и т.д.). Работа делится по видам проектов и дел. Спорт делится на непосредственно тренировки, аэробные занятия, посещение сауны после тренировок, переодевание в спортзале и т.д. Необходимое время делится на питание, переодевания и сборы, умывания, дорогу. AT – это пользование Интернетом, прогулки, здоровье и т.д. HW – уборка, магазины, прочие хоздела. TM – дневной, полумесячный, финансовый, BSC, стратегический и т.д. Не делятся на подкатегории только категории SL и LT. Всего существует около 100 подкатегорий времени. У каждой есть короткое наименование для быстрой фиксации в блокноте-дневнике. Например, tm/d – дневной учет времени.
При этом, учитывается не только просто сумма потраченного времени, но и степень эффективности потраченного времени. Эффективность – субъективная оценка концентрации и полученных результатов от траты времени. То есть, если был потрачен час на беспрерывную учебу (без отвлекания), то это еще не значит, что категория LN получит 12 ютов в зачет. В категорию LN будет зачислено в среднем от 8 до 10 ютов в зависимости от степени концентрации, результатов учебы и общей оценки эффективности чтения. Разница будет списана на потерянное время. Аналогично засчитывается время и по всем остальным полезным тратам – с корректировкой на эффективность.
Таким образом, в категорию LT попадает не только время, которое не попадает ни в одну из категорий и время, о котором не сохранилось устойчивых воспоминаний, но и время, снятое за недостаточную эффективность. Фактически LT выступает балансирующей статьей учета для корректировки всего объема времени на личную оценку эффективности.
Объемы потерянного времени иногда пугают (по итогам 19 полумесяцев они составляют 3978 ютов, или в среднем 209 за период, т.е. почти 5 % всего времяфонда), но это является объективным показателем эффективности использования полезного времени.
Итоги по тайм-менеджменту считаются после каждого полумесяца. На основе полученных итогов рассчитываются два ключевых показателя, входящих в BSC.
Первый показатель – количество полезного времени (т.е. сумма категорий первой и второй группы). Нормативный показатель – 1800.
Второй показатель называется «индекс использования времени» (TMI). Рассчитывается он следующим образом: за время первой категории дается 4 балла, за вторую – 3 балла, за третью – 2 балла, за первую – 1 балл, за потерянное время – 0. Полученный результат делится на 25, после чего из него вычитается 300. Получается условный коэффициент эффективности использования времени за период, колеблющийся от 45 до 90 (теоретически может от 0 до 100). Норма – 80.
Как известно, система сбалансированных показателей основана на ключевых показателях деятельности по 4 перспективам: финансовой, клиентской, перспективы внутренней эффективности и перспективы развития.
Соответственно в моей личной BSC данные перспективы трансформировались следующим образом: финансы везде остаются финансами (FN), отношения с клиентами – работа (WR), эффективность внутренних бизнес-процессов разделилась на 2 перспективы: тайм-менеджмент (TM) и качество жизни (life efficiency, LE), развитие тоже разделилось на 2 перспективы – обучение (LN) и спорт (SP). В итоге образовалось 6 перспектив: FN, WR, TM, LE, LN, SP.
По каждой перспективе было выбрано 4 ключевых показателя. Всего получилось 24 показателя. Показатели были самые разные: от чистой прибыли и рентабельности за 2 последних полумесяца до процента жирности тела на конец периода и среднего времени утреннего подъема, от эффективности использования базового рабочего времени и суммы прочих расходов до количества нарисованных интеллектуальных карт, количества секса и количества тренировок за период.
Использовались и показатели эффективности времени: количество полезного времени (1-я и 2-я категории) и индекс эффективности использования времени.
Учитываются и такие интересные показатели как коэффициент воли и характера, коэффициент хобби, процент калорий полученных от протеина и т.д.
У каждого коэффициента существует 3-х буквенный код: PRF, EWT, UST, TMI, ESX, FRT и т.д.
При этом, каждый показатель по итогам полумесяца получает оценку от 0 до 6.
Например, для индекса эффективности использования времени существуют следующие
ключевые точки: 42, 50, 58, 66, 74, 82. Т.е. до 42 оценка 0, после 82 – 6. Данные
оценки автоматически считаются Excel (для этого нужно три листа: лист с показателями,
лист с критериями и лист оценок, на котором все считается по первым двум листам).
Далее Excel считает среднюю оценку по каждой перспективе. Для этого все 4 показателя
по каждой перспективе взвешиваются в зависимости от важности. Получаются 6 дополнительных
показателей, показывающих успешность каждой перспективы в периоде. После этого,
считается итоговый показатель полумесяца. Итоговый показатель представляет собой
сумму всех средних показателей по перспективам, скорректированным на определенные
коэффициенты. Для перспектив FN и LN коэффициент 1,2. Для WR, TM и SP – 1,1. Для
LE – 1.
Полученный итоговый показатель позволяет сделать общую оценку удачности и эффективности прожитого полумесяца, оценить динамику и тенденции. Если необходимо понять что повлияло на изменения этого показателя, можно вернуться к оценкам перспектив или дойти еще глубже до конкретных показателей. Это позволяет видеть наиболее слабые места, принимать решения, строить план на очередной полумесяц с учетом полученных результатов, распределять приоритеты и т.д.
Стратегическое планирование в целом соответствует системе Бенджамина Франклина.
Первые три уровня планирования – это определение жизненных ценностей, определение главной жизненной цели и разработка стратегии по ее достижению. Эти уровни образуют стратегическое планирование.
Последующие этапы представляют оперативное планирование: обзор, годовой план, полумесячный план, ежедневный план. Были попытки внедрить квартальные планы, но пока я от этого отказался.
Каждый план состоит из 10 ключевых областей:
Фактически с созданием LDMS (о которой будет сказано ниже) учеба и развитие из оперативного планирования исчезли ввиду ненужного дублирования
План на год составляется в таблице в Excel. Дневной плане – в блокноте-дневнике. План на полумесяц составляется в компьютере, а потом дублируется в блокнот на первые страницы (каждый новый полумесяц заводится новый блокнот). Иногда – только в блокноте.
План на год просматривается и корректируется в конце каждого прошедшего полумесяца и начале следующего (15-го и 1-го числа каждого полумесяца, т.е. 2 дня подряд).
План на полумесяц просматривается и корректируется каждый день утром, во время, специально отведенное для дневного тайм-менеджмента (с 5-20 до 5-40).
Перед составлением годового плана, а также при каждом его просмотре происходит обзор жизни, планов и т.д. Обзор представляет собой выполненную на листе А3 интеллект карту (термин Тони Бьюзена). В центре карты нахожусь я, от меня идут 10 линий – ключевых областей жизни. Далее от каждой линии ключевой области отходит множество планов, целей, дел, задач, проблем и проектов в виде рисунков, ключевых слов, стрелок, значков, символов и т.д. На основании обзора составляется годовой план.
Обзор пересматривается и добавляется один раз в каждом полумесяце – 15-го числа.
Иногда составляется новый. После просмотра и корректировки обзора просматривается
и корректируется годовой план. Все пункты годового плана потом подразделяются
на три категории: задачи, проекты и проблемы. Таким образом, годовой план состоит
из трех частей. К каждой применяется свой подход.
После этого, на основании годового плана составляется план на полумесяц. А на
основании плана на полумесяц ежедневно утром формируется план на день.
К задачам относятся простые дела, которые понятно как сделать. К проектам – группы задач с единой целью, которые также достаточны понятны для исполнения, возможно за исключением отдельных деталей. К проблемам относятся цели, которые не вполне пока понятно как делать, но по которым надо что-то делать. Они могут быть и одиночными, но чаще это групповые типы (т.е. похожи на проекты, только сложные). Например, задача научиться и начать играть в теннис – это проект (приблизительно понятно как это сделать), а идею как научится кататься на виндсерфинге – это пока проблема, поскольку ясного понимания процесса и шагов пока нет. Аналогично, идея открыть консультационную фирму мне кажется проще, чем идея занять должность финансового директора серьезной компании, не потому что первое проще второго, а потому что более понятна логика действий и шагов. Первое можно расписать по деталям, а второе только в общем виде с некоторым количеством неизвестных. Но в голове надо держать различные варианты, чтобы ими можно было воспользоваться в любой момент, если представиться случай. Обычно проблемы либо достаточно быстро превращаются в проекты, либо просто умирают (точнее отодвигаются на задний план и для воскрешения их надо переформулировать и ставить под другим углом).
Данная система предназначена для детального целеполагания, планирования, бюджетирования и контроля процесса обучения и развития. В основе идеи создания LDMS лежит попытка более глубоко, чем в оперативном планировании управлять самой важной и самой сложной частью жизни – обучением, развитием и изучением языков.
В обычном планировании и тайм-менеджменте не получалось глубоко детализировать что именно, когда и в каком объеме надо изучать, а также сложно было подводить итоги потраченного на обучения времени в разрезе не только дисциплин, но и конкретных книг, страниц, новых знаний, интеллектуальных карт и т.д.
В общем виде LDMS состоит из 3 элементов: развитие, обучение и языки, каждый из которых состоит еще из 6-9 элементов (например, изучение математики или развитие лидерских качеств).
Все подэлементы были мной перегруппированы и разбиты на 8 ключевых областей (KALD):
Таким образом, данные области показывают основные направления обучения и развития.
LDMS содержит следующие элементы: общий бюджет времени (500 ютов в полумесяц – устанавливается на год вперед), цели и общая программа по каждой KALD, годовой план по каждой области, полумесячный план по каждой области, бюджет времени по каждой области на полумесяц (определяется на каждый полумесяц исходя из общей суммы 500 и приоритетов на период), дневнику (в котором фиксируются все занятия с конкретными результатами – время, страницы, новые знания, как применять, mind map по итогам), реестру интеллект карт (дата создания, область, тема, потраченное время, оценка полезности), таблицам анализа эффективности учебы и анализа «план-факт».
Ограничения: Запрещено изучать более 1 книги по одной области одновременно. Запрещено планировать 0 ютов по какой-либо области (минимум 25 вне зависимости от загруженности и приоритетов). Нельзя более 250 (50 %) на одну область. Все планы по каждой области должны быть выполнены: все излишки за счет времени свыше 500. Нельзя жертвовать одной областью ради другой даже с последующей компенсацией. Реальность планирования целевых задач – учитывать настоящую скорость освоения материала, стремится постепенно ее повышать. В конце полумесяца – подведение итогов по новым знаниям и навыкам: повтор всех интеллект карт, создание итоговых карт, работа с архивом знаний, анализ выполнения планов, анализ эффективности, анализ освоения выделенного времени, планирование на следующий период.
Бюджетирование и планирование ведется в Excel на 9 листах (8 – по областям и сводный). Дневник – в специальной тетради. Архив знаний из интеллект карт – в папках. Это единственный учет, которые не привязан к блокноту – дневнику.
Таким образом, полномасштабное бюджетирование времени, которое в идеале должно быть по каждой области жизни, пока более-менее реализуется только в учебе. В остальных областях пока применяется принцип нормативов (потрачено на спорт 200 ютов, а на работу - 550 – хорошо, не потрачено - плохо). Существует правда бюджеты времени на день – но они определяются планами на день, а не стратегическими показателями.
В перспективе на подобный глубокий режим бюджетирования надо перевести работу. А дальше будет видно.
Эта система предназначена для развития воли и характера. В ее основе ежедневный анализ ряда условий, за которые даются баллы. Всего 25 условий, за каждый из которых можно получить или 2 или 1 балл. Например, если встать в 5 утра, то добавляется 2 балла, до 6 – 1 балл, после – 0. Холодный душ – еще 1 балл, отжимания после подъема – еще балл. Если за день не выпито ни одной кружки чая – 2 балла, если одна – 1 балл, 2 – 0 баллов и т.д. Оценивается также эффективность времени (количество отдыха, телевизора, учебы, потерянного времени), сдержанность эмоций за день, борьба с желаниями, подавление отрицательных качеств, соблюдение плана и бюджета времени, качество тренировок, качество и количество питания и т.д.
По итогам дня подводится итог. В конце полумесяца подчитывается средний показатель, который попадает в BSC.
Все дневные записи ведутся в маленьком блокноте (А6, 80 страниц). Блокнот предназначен на полумесяц. На первых страницах – план на полумесяц. Потом – деление на дни (с 1 по 15). Каждый день состоит из 4-х листов или 8-ми страниц. Страница 1 – дата в моем формате (например, 11/20 это 26 октября). Страница 2 – план на день. Страница 3 – Бюджетирование времени на день, Страница 4 и 5 – учет времени по юнитам с 0:00 до 24:00, страница 6 – учет денег и учет питания, страница 7 – итоги дня по времени – на что сколько ушло ютов за день, страница 8 – итоги дня (коэффициент полезного времени, коэффициент воли и характера, коэффициент рабочего дня, расходы за день, время подъема и т.д.). Таким образом, блокнот вмещает все оперативные планы и учеты, за исключением дневника учебы и дневника тренировок. Для них существуют специальные тетрадки.
В настоящее время планирую купить КПК (вероятно HP iPAQ 4150). Тогда дневные операции перенесу туда. Но пока блокнот меня устраивал. Хотя их уже достаточно много накопилось и сложно хранить и искать что-то, если понадобится. Со временем их может стать чересчур много.
Основные записи в блокнот-дневник осуществляются в специальный период предусмотренный для дневного тайм-менеджмента: с 5:20 до 5:40 утра (планирование на день, итоги времени вчерашнего вечера, финансовые итоги, подведение полных итогов вчерашнего дня). В остальное время суток подсчитывается в основном только время.
Все полумесячные и годовые данные фиксируются в Excel. Существуют специальные файлы для финансового учета, тайм-менеджмента, системы сбалансированных показателей, годового планирования, системы управления обучением и развитием. Пока это очень много файлов, в которых я иногда путаюсь (каждый файл существует минимум в 3-х версиях, да еще и копируется после каждого полумесяца на разные носители). С нового года они, вероятно, будут объединены в один файл, правда с 30-40 листами, где все будет считаться автоматически. Это будет удобно с точки зрения BSC как основы системы. Не знаю правда, как это потом сделать в КПК, там ведь у Excel только один лист.
Стратегическое планирование я компьютеру не доверил, а нарисовал все на обычном листе бумаги и глубоко спрятал. Пересмотр этой бумаги возможен только один день в году – 31 декабря. Этот день я планирую полностью посвящать системе Life-management, итогам, планам и т.д., благо в этот день время не учитывается.
«В принципе, если этот опыт может быть интересен и полезен кому-нибудь, это опубликовать можно. Единственное, не хотелось бы чтобы фигурировали какие-либо фамилии. Не знаю, как обстоят дела у членов вашего сообщества, но я, если честно, стараюсь всеми этими вещами заниматся максимально незаметно для окружающих. Никто из моих знакомых, друзей и родственников об этом ничего не знает. Один раз я, правда, приоткрыл завесу совсем ненамного одной девушке: никогда не забуду ее круглые как 5 рублей глаза, оказавшиеся каким-то образом где то в районе лба. Что-то потом с ней разладилось почему-то. По этой же причине пришлось снять красивый картонный лист формата А3, на котором была красочно разрисована BSC, со стены в спальне. Я совершенно не знал что отвечать на вопрос «А что это такое?» гостей, которые там оказывались. Думаю что если всем объяснять, то рано или поздно кто-нибудь из них санитаров по тихому вызовет. :-)
Наверное просто я вращаюсь среди людей которым тайм-менеджментская тематика
совершенно не близка. Поэтому я в прошлом году был очень удивлен, когда узнал
про ваше сообщество и прочитал книгу про Любищева. Сам я дошел до такой жизни
приблизительно также как и сам Любищев: в определенный момент понял что без этого
не получится достичь желаемых целей. Хотя его опыт показал что и с этим тоже может
не получиться».
© Автор, пожелавший остаться неизвестным, октябрь
2004 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/anonym/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении
целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация
в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.
Читайте также:
Алекс Левитас Система управления временем Б. Франклина
Алексей Бабий Хронометраж, или Алгебра любви-3
Глеб Архангельский Принятие решений: технология персонального стратегического планирования
Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!
Ближайшие открытые семинары:
Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию
«Организация Времени»
23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Хотите получать обновления по почте? 
