О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


27 июня - 15 августа 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

15-16 сентября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Календарь семинаров на I полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Николай Шошков

Личный хронометраж и аналитика в MS Access

Краткое описание системы «Time Tracking 3.3»

В статье описана разработанная мною методики учета личного времени, а также приложение в MS Access для автоматизации процесса учета. Причиной создания методики и приложения для ее автоматизации послужило собственное увлечение тайм-менеджментом, ну и, немного, требования начальства :). Если вы хотите параллельно с чтением статьи посмотреть базу данных, скачайте ее в zip-архиве (350 К).

Методика учета

Всю свою деятельность я описываю с помощью следующей иерархической структуры:

Особенностью работы является нацеленность на результат, т.е. желательно, чтобы работа заканчивалась какой-нибудь новой ценностью, будь-то новый документ, или новая версия документа, или план действий.

Например, у меня каждый день начинается следующим образом:

Архитектура системы

Система состоит из набора таблиц, запросов, форм и отчетов. В системе поддерживается несколько справочников:

Основной сценарий работы

После запуска файла TimeTracking.mdb открывается главное окно «TimeTracking 3.3».

 

0

Нажмите кнопку «Направления и задачи». Откроется форма «Направления и задачи».

0

В верхней части формы необходимо выбрать курсором направление, в рамках которого будет осуществляться работа. После выбора направления в нижней части формы откроется список задач по этому направлению.

Выберите или создайте новую задачу. Нажмите кнопку слева от названия задачи. Откроется форма «Работы по задаче».

0

 

В этой форме осуществляется ввод данных по работе. Обязательным для ввода является поле «Действие». Для добавления нового значения в справочник или редактирования существующего нажмите кнопку слева от поля. Она вызовет форму для редактирования соответствующего справочника.

В полях «Действие», «Объект» и «Название объекта» работает автоподстановка. Поэтому ввод значений в эти поля занимает несколько секунд.

Если вы одновременно выполняете несколько работ, тогда в поле «%» укажите, какой процент времени вы тратите на выполнение работы.

Поля «Дата» и «Начало» заполняются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать. По завершении выполнения работы надо нажать кнопку слева от поля «Оконч.» или ввести значение вручную. Если в поле «%» было введено значение меньшее, чем «100%», тогда эта поправка будет учтена при расчете атрибута «Длитель, час».

При желании можно ввести дополнительные атрибуты:

В верхней части формы находится кнопка «Незаконченные работы ID». При ее нажатии откроется список незаконченных работ.

Для выходя из формы нажмите кнопку в правом верхнем углу. При этом произойдет расчет атрибута «Затраченное время, ч» для задачи.

Динамический отчет

Для получения оперативной аналитической информации по расходованию времени предназначена форма «Динамический отчет». Она вызывается нажатием кнопки «Динамический отчет» на главной форме.

0

Основные параметры формы «Начало периода» и «Конец периода». Они определяют период отчета. После изменения значений этих параметров для обновления отчетов необходимо нажать кнопку «Обновить». На форме предусмотрен ряд таблиц для анализа данных.

При открытии формы этим параметрам автоматически присваивается текущий день и отображается информация в таблице «Нагрузка по дням».

Таблица «Нагрузка по дням»

В этой таблице отображается длительность работ (в часах), выполненных в этот день. После выделения в этой таблице необходимого дня появляются данные в таблице «Направления».

Таблица «Направления»

В этой таблице отображается длительность работ по каждому направлению за период. По каждому направлению длительность рассчитывается как в часах, так и в относительных показателях: доля направления в рабочем дне (из расчета, рабочий день с обедом – 9 часов) и доля направления в общей длительности работ за день.

Рассмотрим это на примере, изображенном на предыдущем рисунке. Для анализа выбран один день: 18 июня 2003 года. Общая длительность работ за день составила 3 часа (таблица «Нагрузка по дням»). Работы велись по одному направлению «Учеба», их длительность составила 3 часа, что равняется «0,33» от рабочего дня и 100% от всех работ за день.

Над таблицей расположена кнопка «Редактировать». При ее нажатии открывается форма «Направления и задачи» для редактирования этого направления. После выбора какого-то направления в этой таблице появляется информация в таблице «Задачи».

Таблица «Задачи»

В этой таблице отображаются задачи, по которым велась работа в рамках выбранного направления. Для каждой задачи отображается следующая информация:

Справа от таблицы расположена кнопка «Редактировать». При ее нажатии открывается форма «Работа» для редактирования этой работы.

Таблица «Результат»

В нижней части формы расположена таблица «Результат» для выполнения анализа по следующим атрибутам работ:

Для анализа можно выбирать любые сочетания этих атрибутов. Выбор атрибутов осуществляется в группе выбора «Виды анализа». Можно выбрать все атрибуты в этой группе, если указать атрибут «Выделить все».

После выбора необходимых атрибутов нажмите кнопку «Обновить->». В таблице отобразится информация по использованию времени. В столбце «Продолжительность, час» осуществляется суммирование времени для всех работ.

Если выбрать атрибут «С учетом периода» и снова нажать «Обновить->», то в таблице отобразится информация с учетом выбранного периода.

Изменяя набор атрибутов, можно проанализировать данные об использовании времени в различных разрезах.

 

Для написания этого документа я потратил 4,08 часа (см. следующий рис).

0

Описание прочих функции

Форма «Работы по задачи»

При нажатии на главной форме кнопки «Задачи и работы» откроется форма «Работы по задаче». В ней отображаются все задачи и работы по каждой задаче (см. следующий рис.)

0

Форма «Справочники»

При нажатии на главной форме кнопки «Справочники» откроется форма «Справочники». На ней отображаются кнопки для открытия справочников.

0

Отчет «Структура задач»

При нажатии на главной форме кнопки «Структура задач» откроется отчет «Структура задач». В нем отображается структура задач по направлениям.

0

 

Скачать базу данных MS Access в zip-архиве (350 К).

 

Шошков Николай, DigitalDesign, программист.

Санкт-Петербург, 2003.

Контакт: nick_shoshkov@hotmail.com

Читайте также:

Самопрезентация автора

Дмитрий Литвак Система оперативного планирования в MS Access

Глеб Архангельский Excel – конструктор для тайм-менеджера

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация