Николай Шошков

Личный хронометраж и аналитика в MS Access

Краткое описание системы «Time Tracking 3.3»

В статье описана разработанная мною методики учета личного времени, а также приложение в MS Access для автоматизации процесса учета. Причиной создания методики и приложения для ее автоматизации послужило собственное увлечение тайм-менеджментом, ну и, немного, требования начальства :). Если вы хотите параллельно с чтением статьи посмотреть базу данных, скачайте ее в zip-архиве (350 К).

Методика учета

Всю свою деятельность я описываю с помощью следующей иерархической структуры:

• Направления
• Задачи
• Работы

Направления

Моя деятельность разделена на направления, к примеру: «работа», «учеба», «отдых». Направление – это некий непрерывный вид деятельность, имеющий процессный характер. Основная метрика направления – количество затраченного времени. Рекомендую не заводить больше, чем 10-15 направлений.

Задачи

Каждое направление состоит из задач. Задача – это своего рода проект, который имеет свои сроки и длительность. Например: «Написать диссертацию». Задача имеет следующие метрики:

• плановая дата начала,
• плановая дата окончания,
• фактическая дата начала,
• фактическая дата окончания,
• плановая длительность,
• фактическая длительность.

Работа

Работа – это действие, которое я выполняю в каждый момент времени. Например: «Чтение эл. почты», «Разработка базы данных 'Учет времени'» и другое. Описание работы тоже имеет свою структуру: действие, объект, название объекта. Например: «<Разработать><Базу данных><Учет времени>», или «<Создать><документ><Диплом>». Для каждого элемента должен быть подготовлен свой словарь. Используя 3 словаря, можно описать большую часть действий, которые приходится выполнять в течение дня. В дополнение к этим элементам у «работы» существуют следующие метрики (атрибуты):

• время начала,
• время окончания,
• дата,
• длительность,
• % использования рабочего времени на задачу, т.е. если вы одновременно выполняете две задачи, то на каждую задачу вы тратите 50% своего времени,
• комментарий
• результат (в %),
• степень удовлетворенности (в %),
• результат (объект, например: новый документ, план действий или др.).

Особенностью работы является нацеленность на результат, т.е. желательно, чтобы работа заканчивалась какой-нибудь новой ценностью, будь-то новый документ, или новая версия документа, или план действий.

Например, у меня каждый день начинается следующим образом:

• Направление «Общая деятельность»
• Задача «Планирование»
• Работа «<Чтение> <Эл.почты><>», результат которой – это «План на день».

В этот момент я читаю поступившую почту и отмечаю в календаре Outlook-а свои задачи. Это занимает 10-15 мин, а потом позволяет в течение дня придерживаться плана, хотя часто от плана приходится отклоняться уже через 10 мин. после его создания :(. В этом смысле, мне помогает следующая мысль, высказанная одним из моих коллег: «Грош цена вашим планам, если вы не умеете действовать по обстоятельствам».

Для облегчения процесса ведения записей я разработал базу данных в Microsoft Access 2000. Первая версия подобного приложения у меня появилась на моей первой работе, вторая на второй, а вот эта, третья, соответственно на третьей :). Каждая следующая версия была лучше предыдущей. Основным показателем этого является тот факт, что первыми двумя я пользовался недолго, так как они были не очень удобны. А последней версией я пользуюсь уже 8 месяцев. Ее основные функции:

• Быстрый ввод данных о выполняемой работе (не более 10 сек на описание одной работы).
• Возможность построения динамических отчетов по использованию времени.
• Построение других вспомогательных отчетов.

Архитектура системы

Система состоит из набора таблиц, запросов, форм и отчетов. В системе поддерживается несколько справочников:

• направления,
• результаты,
• действия,
• объекты
• имена объектов.

Основной сценарий работы

После запуска файла TimeTracking.mdb открывается главное окно «TimeTracking 3.3».

 

Нажмите кнопку «Направления и задачи». Откроется форма «Направления и задачи».

В верхней части формы необходимо выбрать курсором направление, в рамках которого будет осуществляться работа. После выбора направления в нижней части формы откроется список задач по этому направлению.

Выберите или создайте новую задачу. Нажмите кнопку слева от названия задачи. Откроется форма «Работы по задаче».

 

В этой форме осуществляется ввод данных по работе. Обязательным для ввода является поле «Действие». Для добавления нового значения в справочник или редактирования существующего нажмите кнопку слева от поля. Она вызовет форму для редактирования соответствующего справочника.

В полях «Действие», «Объект» и «Название объекта» работает автоподстановка. Поэтому ввод значений в эти поля занимает несколько секунд.

Если вы одновременно выполняете несколько работ, тогда в поле «%» укажите, какой процент времени вы тратите на выполнение работы.

Поля «Дата» и «Начало» заполняются автоматически, но при необходимости их можно отредактировать. По завершении выполнения работы надо нажать кнопку слева от поля «Оконч.» или ввести значение вручную. Если в поле «%» было введено значение меньшее, чем «100%», тогда эта поправка будет учтена при расчете атрибута «Длитель, час».

При желании можно ввести дополнительные атрибуты:

• «Комментарии» – дополнительная информация по работе
• «Результат%» – степень достижения запланированного результата
• «Удовлетв%» – степень удовлетворенности выполненной работы
• «Результат» – значение из справочника, отражающая овеществленный или нематериальный результат выполнения работы, например: «Новый документ», «План действий».

В верхней части формы находится кнопка «Незаконченные работы ID». При ее нажатии откроется список незаконченных работ.

Для выходя из формы нажмите кнопку в правом верхнем углу. При этом произойдет расчет атрибута «Затраченное время, ч» для задачи.

Динамический отчет

Для получения оперативной аналитической информации по расходованию времени предназначена форма «Динамический отчет». Она вызывается нажатием кнопки «Динамический отчет» на главной форме.

Основные параметры формы «Начало периода» и «Конец периода». Они определяют период отчета. После изменения значений этих параметров для обновления отчетов необходимо нажать кнопку «Обновить». На форме предусмотрен ряд таблиц для анализа данных.

При открытии формы этим параметрам автоматически присваивается текущий день и отображается информация в таблице «Нагрузка по дням».

Таблица «Нагрузка по дням»

В этой таблице отображается длительность работ (в часах), выполненных в этот день. После выделения в этой таблице необходимого дня появляются данные в таблице «Направления».

Таблица «Направления»

В этой таблице отображается длительность работ по каждому направлению за период. По каждому направлению длительность рассчитывается как в часах, так и в относительных показателях: доля направления в рабочем дне (из расчета, рабочий день с обедом – 9 часов) и доля направления в общей длительности работ за день.

Рассмотрим это на примере, изображенном на предыдущем рисунке. Для анализа выбран один день: 18 июня 2003 года. Общая длительность работ за день составила 3 часа (таблица «Нагрузка по дням»). Работы велись по одному направлению «Учеба», их длительность составила 3 часа, что равняется «0,33» от рабочего дня и 100% от всех работ за день.

Над таблицей расположена кнопка «Редактировать». При ее нажатии открывается форма «Направления и задачи» для редактирования этого направления. После выбора какого-то направления в этой таблице появляется информация в таблице «Задачи».

Таблица «Задачи»

В этой таблице отображаются задачи, по которым велась работа в рамках выбранного направления. Для каждой задачи отображается следующая информация:

• «Задача» – название задачи
• «Длит за период» – количество времени в часах, затраченного на выполнение этой задачи за выбранный период
• «Длит по плану» – количество времени в часах, запланированного для выполнения этой задачи
• «Длит по факту» – количество времени в часах, израсходованного всего (без учета периода) на выполнение этой задачи
• «Отклонение» – отклонение фактически затраченного времени от запланированного (Факт-План). Если значение со знаком «-», то фактическое значение меньше запланированного.

Над таблицей расположена кнопка «Редактировать». При ее нажатии открывается форма «Работы по задаче» для редактирования этой задачи. После выбора какой-нибудь задачи в этой таблице появляется информация в таблице «Работы».

Таблица «Работы»

В этой таблице отображаются работы, которые были выполнены в рамках выбранной задачи за выбранный период. Для каждой работы отображается следующая информация:

• «ID» – уникальный код работы.
• «Действие» – название действия этой работы.
• «Объект» – название объекта этой работы.
• «Название объекта» – имя объекта этой работы
• «Длительность, час» – длительность работы в часах
• «%» – процент достижения результата.

Справа от таблицы расположена кнопка «Редактировать». При ее нажатии открывается форма «Работа» для редактирования этой работы.

Таблица «Результат»

В нижней части формы расположена таблица «Результат» для выполнения анализа по следующим атрибутам работ:

• Действия
• Объекты
• Название объекта

Для анализа можно выбирать любые сочетания этих атрибутов. Выбор атрибутов осуществляется в группе выбора «Виды анализа». Можно выбрать все атрибуты в этой группе, если указать атрибут «Выделить все».

После выбора необходимых атрибутов нажмите кнопку «Обновить->». В таблице отобразится информация по использованию времени. В столбце «Продолжительность, час» осуществляется суммирование времени для всех работ.

Если выбрать атрибут «С учетом периода» и снова нажать «Обновить->», то в таблице отобразится информация с учетом выбранного периода.

Изменяя набор атрибутов, можно проанализировать данные об использовании времени в различных разрезах.

 

Для написания этого документа я потратил 4,08 часа (см. следующий рис).

Описание прочих функции

Форма «Работы по задачи»

При нажатии на главной форме кнопки «Задачи и работы» откроется форма «Работы по задаче». В ней отображаются все задачи и работы по каждой задаче (см. следующий рис.)

Форма «Справочники»

При нажатии на главной форме кнопки «Справочники» откроется форма «Справочники». На ней отображаются кнопки для открытия справочников.

Отчет «Структура задач»

При нажатии на главной форме кнопки «Структура задач» откроется отчет «Структура задач». В нем отображается структура задач по направлениям.

 

Скачать базу данных MS Access в zip-архиве (350 К).

 

Шошков Николай, DigitalDesign, программист.

Санкт-Петербург, 2003.

Контакт: nick_shoshkov@hotmail.com

Читайте также:

Самопрезентация автора

Дмитрий Литвак Система оперативного планирования в MS Access

Глеб Архангельский Excel – конструктор для тайм-менеджера

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты
© 2000 - 2012 Архангельский Г.А. Правовая информация