О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


13-14 февраля 2020 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в ноябре 2019 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Александр Силачев

Обзор программы Above & Beyond 2003

Версия для печати – zip word 280K

Стандартом «де факто» среди электронных планировщиков является программа Microsoft Outlook, особенно в корпоративной практике. Она имеет очень хороший интерфейс, совместимость с другими офисными программами находится вне конкуренции. Кроме того, в ней присутствует почтовый клиент, точнее на его основе это программа и создавалась. Но, вместе со всеми достоинствами, эта программа обладает внушительным списком недостатков. Среди них и присущая всем продуктам компании Microsoft проблема с безопасностью, некоторая перегруженность функциями, отсутствие гибкости в планировании.

Одним из конкурентов Outlook'а является программа компании 1Soft Corporation (www.1soft.com) Above & Beyond 2003. Это название, которое дословно переводится как «Верхние и дальнейшие», очень подходит программе, отражая ее суть – гибкое планирование «горящих» и грядущих дел. По всей видимости, это единственная программа–планировщик, в которой сделан шаг вперед по сравнению с привычным жестким планированием.

Динамическое планирование

Главным достоинством программы является динамическое планирование. В основу распределения дел по времени здесь положена не привычная жесткая сетка времени, как в Outlook, но список дел с расставленными приоритетами (то, что в ТМ–книге Глеба Архангельского именуется «приоритизированный to–do–list»).

Суть динамического планирования я постараюсь раскрыть на достаточно простом примере. Предположим, вы запланировали завтра прийти в офис к 10 часам. Первым в списке событий стоит звонок Иванову, на который вы предположительно потратите 10 минут. Далее вы наметили работу над проектом «А». Время, выделенное на это – с 9:10 до 10:40. Таким образом, вы распланировали весь день.

А теперь представьте, что вы опоздали на работу на 15 минут. Добравшись до своего рабочего места и включив Above & Beyond, вы обнаружите, что звонок запланирован на 9:15, а начало работы над проектом «А» перенесено на 9:25. А теперь предположим, что с Ивановым вы разговаривали не десять, а две минуты. Вы ставите у этого задания отметку о выполнении. И теперь начало работы над проектом «А» уже не 9:25, а 9:12. Таким же образом программа действует и в случае превышения времени, отведенного на конкретную задачу. Не правда ли, все гениально и просто, как тому и подобает быть.

Описание основных функций

Программа обладает всеми функциями планировщика. Вы можете создавать записи, указывая их длительность. Каждая запись может быть либо статически закрепленной во времени (встречи и т.п.), либо плавающей. Плавающие задачи программа автоматически распределяет по вашему расписанию в зависимости от приоритета, который вы указываете при создании записи. События можно сделать повторяющимися, используя широкие возможности настройки повторений. У каждого события можно указывать deadline (критический срок выполнения) и добавлять комментарии. События, не завершенные сегодня, автоматически переносятся на следующий день. Будильник, оповещающий о событиях, также любезно предоставлен разработчиками и может назначаться каждой записи.

Установка параметров повторения для события

В окне просмотра могут отображаться события не только на сегодня, но и на неделю, месяц. Переход между днями легко осуществляется с помощью плавающего календаря. Причем каждая дата календаря окрашивается в разные цвета в зависимости от загруженности конкретного дня месяца. Есть возможность просматривать все события в алфавитном порядке или в порядке убывания приоритетов.

Описание дополнительных функций

Программа имеет множество функций. При этом она не страдает от их избытка, т.к. большинство этих функций необходимо и реально используется в работе.

Above & Beyond позволяет приписывать любое событие к какой–либо категории. Список категорий пользователь составляет самостоятельно, при этом сопоставляя каждому пункту этого списка определенный цвет. В результате этого квадрат, находящийся слева от события, окрашивается соответствующий категории цвет. Но это не все. Программа позволяет генерировать отчеты, в которых мы можем проследить затраты времени в целом и отдельно для каждой категории. Удобная функция, аналогов которой я еще нигде не встречал.

Все мы знаем, что наш график дел – это «сферическая лошадь в вакууме» из анекдота, имеющая слабое отношение к реальности. Все хорошо на бумаге, но в реальности далеко не так безоблачно. Нас постоянно отрывают звонки, неожиданно пришедшие клиенты, да и сами мы нет, да и отвлечемся на пару минут, дабы выпить чашку кофе. Именно для этого в программ предусмотрен список с остроумным названием «Сюрпризы». В этот список можно занести все внешние «отвлекатели», которые потом добавляются в наше расписание одним движение мыши.

К каждому дню мы можем добавлять свои замечания. Они отображаются над всеми текущими событиями и остаются легкодоступными при любой плотности записей.

Описание работы с программой

Above & Beyond обладает не совсем дружественным интерфейсом, поэтому в данном разделе я попытаюсь объяснить, как сделать первые шаги в использовании этой программы.

Первое, что надо сделать, это переключиться в режим работы PRO. Это можно осуществить через пункт меню «Options: PRO mode». Дело в том, что в LITE режиме множество функций скрыто от глаз пользователя. Ели вы запустили программу впервые, вы можете обнаружить, что в планировщике уже есть какие–то события. Это расписание дано для примера, чтобы вы смогли оценить, как программа ведет себя при планировании вашего времени. Вдоволь полюбовавшись, эти события можно легко удалить, воспользовавшись пунктом меню «Edit: Delete Sample Items».

Все настройки программы, касающиеся планирования, осуществляются через пункт меню «Options: Settings». Проблем с этим возникнуть не должно, т.к. все пункты имеют вполне понятные названия и пояснения.

Для того, чтобы создать новое событие, необходимо дважды кликнуть в рабочей области программы, не занятой какими–либо другими событиями. Также можно просто нажать кнопку Insert на клавиатуре.

Окно ввода нового события

В этом окне вы можете ввести название события (Item), его длительность (Duration). Если событие является фиксированным во времени (например, встреча, совещание), то можно указать время начала (Begin Time).

Если же событие не имеет точного времени для начала, то тут мы можем в полной мере воспользоваться функцией динамического планирования. Во–первых, необходимо сделать это события плавающим, нажав кнопку «Floating» а также выставив приоритет события, воспользовавшись выпадающим списком «Priority». Ели же несколько событий имеют одинаковый приоритет (например, А), то следует выставить его ранг, используя ползунок возле пункта «Rank».

Если событие имеет свойство повторяться, то это можно настроить, нажав кнопку «Reccuring». Также для «плавающих» событий можно указать deadline, воспользовавшись одноименным пунктом. Также можно задать временные рамки выполнения события – «Biz hours» (рабочее время), «Off hours» (нерабочее время).

Таким образом, вы можете запланировать необходимое количество событий. Нажав кнопку «Balance Workload» . Программа сама перераспределит события, в зависимости от их приоритета, длительности, и прочих параметров, указанных при создании расписания.

Начать выполнение события можно нажав кнопку «Start Item» . Программа начнет отсчет времени и будет сопоставлять его с запланированным для этого события. Ели вы не будете укладываться, то программа будет автоматически переносить последующие события – динамическое планирование в действии. После завершения какого–либо из запланированных действий следует нажать кнопку «Make Item Done» .

Недостатки программы

У каждой программы есть, помимо достоинства и недостатки. Этот продукт не исключение. Другое дело, что достоинства программы многократно перечеркивают сравнительно немногочисленные оплошности, допущенные разработчиками в ходе ее создания.

Первый и один из самых главных минусов – не совсем красивый и удобный интерфейс. На дворе уже 2003–й год, про юзабилити написано множество книг и статей, но создатели программы, судя по всему, ничего об этом не слышали. Дизайн программы практически не изменился с 98–го года прошлого столетия. Некоторые сочтут этот факт положительным, но я, как и многие другие, взращенные на продуктах компании Билла Гейтса, привык к дизайну другого уровня.

Вторая проблема заключается в том, что за несколько недель работы программа «вылетала» у меня несколько раз. К счастью данные при этом оставались целы, да и сами проблемы можно списать на сбои моего компьютера.

Выводы

Несмотря не некоторые недостатки, программа Above & Beyond представляет собой удобный планировщик, обладающий возможностью динамического планирования. В отличие от своих конкурентов программа обладает гибкостью, позволяющей в достаточной мере адаптировать ее под нужды тайм–менеджмента.

Удобная система создания отчетов позволяет следить за расходованием времени по тем или иным категориям. Таким образом, программа может одновременно выступать инструментом и управления задачами, и хронометража деятельности.

Сама программа не бесплатна, но есть возможность скачать демо–версию, которая работает в течении 60–ти дней и обладает полной функциональностью. Скачать Above & Beyond 2003 можно по этой ссылке. Стоимость этой программы составляет $49.95 за LITE и $149.95 за PRO версию.

Александр Силачев, support@improvement.ru
Improvement.ru, технический администратор.
Ноябрь 2003.

Читайте также:

Илья Филипсон Персональный информационный менеджер TheBrain

Олег Смирнов Кто подкует Outlook?

Обсуждения на форуме:

Тайм-менеджерский софт

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация