О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


27 июня - 15 августа 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

15-16 сентября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Календарь семинаров на I полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

21.04.08 Погорелов Юрий. Хроники хронометража
Выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не стремятся замечать.
 

Полезно


Хотите найти быстро?
 Если Вы хотите быстро найти необходимый вам материал, то система поиска по ключевым словам для вас. Система поиска снабжена инструкцией для более эффективной работы.
Поиск по сайту...>>



Лембиту Кыйв

АВС-хронометраж: ориентация на цели

Версия для печати – zip word 31K

Думаю, многим приходилось сталкиваться с проблемой: была проведена скрупулезная фиксация расходов времени, после чего начинались сложности с анализом данных. Да, понятно, было потрачено энное количество времени на разговор с господином А. и энное время на встречу с господином В. и т.д. и т.п.. Все эти данные хороши, но немного напоминают ситуацию с сумасшедшим вахтером на проходной завода, который фиксирует кражи на проходной: Сидоров сегодня вынес два колеса, Петров аккумулятор.

В итоге за тоннами бумаги и километрами листов Excel плохо просматриваются те важные и ключевые задачи, которые и являются основой результативной жизни. Но даже если они и видны в ретроспективе, то «здесь и сейчас» при ведении хронометража они теряются из виду. А главное, стандартный метод фиксации расходов времени не стимулирует к эффективному расходу времени в каждую текущую минуту. Да, потом можно все проанализировать и взвесить, но это будет потом, а сейчас… Метод хронометража, ориентированного на цели – это один из вариантов решения данной проблемы.

Идея «АВС хронометража» состоит в следующем: основные усилия и внимание в момент учета времени сосредоточить на ключевых задачах, а учету и анализу мало результативных дел отвести гораздо меньше сил. То есть, другими словами, ключевые задачи не должны выпадать из поля зрения ни на минуту. И при решении выделить энный промежуток времени на второстепенную задачу каждый бы понимал, в ущерб чему это было сделано.

В основу данной методики положены четыре принципа:

  1. Фиксация внимания на главных задачах
  2. Простота и гибкость ведения формы учета времени
  3. Измеримость и наглядность результатов деятельности
  4. Полезная полнота информации

Первый принцип или парадокс самоуправления

Парадокс самоуправления состоит в следующем: даже при осознании важных задач время зачастую тратится на неосознаваемые и не важные для конкретного человека действия. Данный метод – это вариант совмещения хронометража с механизмом концентрации на ключевых задачах. В основе методики лежит усовершенствованная «Карточка учета времени» Гастева-Керженцева. Т.к. ее суть претерпела достаточные изменения, то новый продукт назовем: «Карточка эффективности».

В грубом приближении все выполняемые задачи делятся на три категории: первые это те, что позволяют двигаться вперед, вторые это те, что не позволяют дрейфовать назад и третьи – откровенные потери времени. Понять в каждый конкретный момент, относится ли выполняемое дело к ключевой задаче, или это просто потеря времени – несложно. Таким образом, в потоке фиксируемых дел сразу наметились три составляющих: ключевые задачи, явные потери и все остальные дела, решение которых необходимо, но их доход в суммарной результативности не высок. Исходя из этой идеи «карточка эффективности» (КЭ) поделена на три области. Еще одно отличие от стандартного бланка «карточки учета времени» – это возможность параллельной фиксации одновременной деятельности. Например, можно стоять в пробке, терять время и нервы, а можно слушать аудио курс по французскому языку и т.д. и т.п.

Одно из главных отличий между ключевой задачей и легионом мелких действий в том, что рутинные задачи можно без потери смысла сгруппировать на несколько категорий, ведь по большому счету хронометраж этих задач имеет второстепенный смысл.

Второй принцип – ПРОСТОТА и ГИБКОСТЬ

Простота заполнения формы – это было одним из требований при разработке описываемой системы хронометража. За счет того, что время отмечается галочкой, а задачи сгруппированы по типам, основная «лавина» писанины была сокращена без потери смысла. Теперь к вопросу о гибкости. Гибкость в данном контексте – это возможность вести полноценный хронометраж любых по насыщенности дней. Плюс возможность настроить учет под себя. В данном случае гибкость обеспечивается четырехчасовым интервалом карточки и возможностью записать до четырнадцати задач на четыре часа. Точность учета – 10 мин. Часы вписываются от руки в момент начала заполнения карточки. За день может быть заполнено несколько карточек. Как показывает практика, если задачи не сильно детализированы, то четырнадцати пунктов хватает с лихвой.

Рассмотрим подробнее «устройство» карточки. Внешний вид незаполненной карточки представлен в таблице №1. Размер самой карточки 110х75мм. удобен для заполнения в «полевых» условиях, а также при хранении.

Поле, выделенное под задачи, разделено на три части: строки 1-3, 4-14 и 15. Поля с первого по третье выделены под ключевые задачи. Решение это было чисто эмпирическое и основывалось на принципе 80/20: т.е. двадцать процентов от пятнадцати пунктов как раз и будет три. Строки 4-14 оставлены для учета типовых и рутинных задач. Отдельно стоит строка для фиксации потерь времени. Карточка эффективности позволяет вести многоуровневый учет использования времени, что позволяет делать следующее. К примеру, было проведено совещание, оно сильно затянулось, и его последняя часть перешла в откровенную потерю времени. На карточке это можно зафиксировать следующим образом: общее время совещания 90 мин, а потери составили 50 минут. Пример заполнения представлен в таблице 2.

Третий принцип – измеримость и наглядность

Одна из задач тайм менеджмента – поиск и использование резервов времени. Человек часто может совершать одновременно два действия, например, лететь в самолёте и читать сводки новостей, или, ожидая в приемной, просматривать свои деловые записи. Казалось бы, элементарно, но как только появляется необходимость зафиксировать, как использовался этот отрезок времени в классическом хронометраже, сразу возникают сложности, т.е. появляется необходимость делать ссылки вроде «во время перелета» и т.д. причем «цифровой» наглядности это не прибавляет. Метод АВС-хронометража эти задачки решает легко, вы просто ставите галочки в поле «расходы на транспорт» и в поле «изучение рынка». В итоге у вас учтено время перелета и время работы. Зачем это нужно: для наглядности, т.к. если бы мы не использовали время в дороге, то при итоговом подсчете это обязательно скажется на общей результативности. Хорошо это или плохо – нам решать, АВС-хронометраж это лишь инструмент.

Карточка эффективности – это половина метода. Вторая половина – таблица анализа использованного времени. Аналитику легко вести в MS Excel, внешний вид представлен в таблице 3

В первом столбце фиксируется дата. Второй предназначен для номера карточки от 1 до 6 в случае, если за день было заполнено более одной карточки. Далее идут столбцы, которые соответствуют тем задачам, на которые было потрачено время. Столбцы сгруппированы по тому же принципу что и в карточке эффективности т.е. на: дела категории А (важные), В-С («без них нельзя») и потери. Рассмотрим пример заполнения аналитики. Предположим, что за день было заполнено всего две карточки эффективности, они представлены в таблице 5.1 и таблице 5.2

Перечень задач на каждой карточке может быть разным, главное, что эти задачи сразу разбиты на два раздела: ключевые задачи и все остальное. Для того чтобы не выпускать ключевые задачи из виду, удобно держать их в виде отдельного списка и вписывать намеченные к исполнению в карточку перед началом заполнения.

Подсчитав по каждой карточке количество галочек, можно приступить к заполнению таблицы анализа использованного времени. В таблицу 6 внесены данные из карточек 1 и 2

Таким образом, за один день в таблице аналитики появляется одна строка. Промежуточные данные с каждой отдельной карточки хранить не стоит, хотя, это дело вкуса и личных предпочтений. На примере итоговой строки проведем расчет итога за день. Общая сумма галочек по задачам категории важно равна 13 (6+3+4), а по категории В и С – 34, потери за день равны 6. Умножаем баллы на эмпирические коэффициенты и получаем ключевые задачи 26 (13 Х 2), задачи В и С без изменения 34 (34 Х 1) и потери равны (-6) т.е. (6 Х (-1))Просуммировав полученные результаты и умножив на 10мин. (точность учета) получим итог за день равным 540мин. ((26+34-6)Х10).

Четвертый принцип – полезная полнота информации

Как известно любая модель процесса – это, до известной степени, упрощение его. Важно, чтобы упрощение не искажало реальный процесс, и за деревьями был отчетливо виден лес. В методе АВС-хронометража введен ряд упрощений - разукрупнение важных задач и укрупнение рутинных. Это следует из принципа: нельзя чтобы хронометраж дополнительно увеличивал расходы времени на учет второстепенных задач. Следующее упрощение – при анализе деятельности рассматривается не одна задача категории «Важно», а целый комплекс задач так же как и задачи категории В и С объединены в комплекс. Хотя и здесь, при желании, можно учет настроить так, чтобы отслеживать расходы времени по какой-то одной, конкретной критически важной, задаче присвоив ей в карточке эффективности стабильный номер. Таблица аналитики по хронометражу позволяет рассматривать деятельность в ретроспективе. В дальнейшем данные из этой таблицы можно использовать для построения различных графиков и сводных таблиц.

Несколько слов в заключение

Подвести итог можно словами Г.П. Щедровицкого «Смысл решения задач состоит в том, чтобы найти такой язык, в котором решение очевидно». Возможно, что метод АВС-хронометража – один из инструментов этого языка.


© Лембиту Кыйв, uudelepp@mail.lanck.net, март 2005 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/abc-chrono/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.


Читайте также:

Алексей Бабий Хронометраж, или Алгебра любви-3
Глеб Архангельский Хронометраж: система персонального управленческого учета
П. М. Керженцев Борьба за время

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация