Вернуться к краткому описанию системы
Версия для печати: краткое описание системы (Word, 166К)
Версия для печати: подробное описание системы (Word, 221К)
Оба документа в zip-архиве 274К

Глеб Архангельский

ТМ-система на базе MS Outlook: подробное описание

1. Жесткое краткосрочное планирование; хронометраж

Помимо «жесткого» планирования встреч, в разделе «Календарь» возможно «гибкое» бюджетирование времени, а также учет расходов времени с экспортом и анализом в Excel.

Примечание: в этом и следующих примерах удалены либо изменены фамилии и другие конфиденциальные детали. Различие цветов в хронометраже отражает категорию времени по сложности; в планировании – характер загрузки («занят», «свободен», и т.п.)

«Жесткое» краткосрочное планирование в системе осуществляется с помощью назначения встреч (как с контрагентами, так и «встреч с самим собой» – приоритетных задач, на которые жестко планируется время исполнения). «Жесткие» встречи легко переносятся в раздел «гибких» задач, и наоборот.

Хронометраж расходов времени ведется с помощью «встреч в прошлом». Экспорт данных в Excel позволяет использовать разнообразные формы обработки и анализа данных. К «встречам в прошлом» могут добавляться текстовые комментарии, прикрепляться файлы и e-mail’ы. Наряду с использованием возможностей поиска и применением классификаторов проектов и ключевых областей, это позволяет получить «историю вопроса» по любой проблеме, проекту или направлению.

Бюджетирование времени осуществляется с помощью «встреч в будущем», не привязанных к четкому времени. Такой подход позволяет планировать расходы времени реалистично, не тратя при этом усилия на составление четкого расписания.

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка индивидуальных и командных систем классификаторов задач. Классификаторы (краткие условные обозначения, используемые при хронометраже) позволяют эффективно планировать и анализировать структуру расходов времени в личной и командной работе. Классификация расходов времени является основной для их анализа и оптимизации.

Разработка системы экспорта и анализа данных в MS Excel. Экспортированные в Excel «встречи в прошлом», т.е. данные хронометража, могут обрабатываться различным образом, с анализом структуры расходов времени, динамики изменения интересующих руководителя показателей, и т.п. При этом строятся удобные обзорные таблицы и диаграммы.

Разработка системы использования хронометража как основы «мини-CRM». В личной работе и работе небольших команд Outlook может использоваться как CRM-система (Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Руководитель получает полный обзор истории контактов с клиентами и планов будущих контактов; минимизируются риски, связанные с уходом из компании сотрудников, в частности менеджеров по продажам.

2. Гибкое краткосрочное планирование

Большинство задач в работе менеджера не привязано к точному времени. «Вспомнить о нужном в нужное время» позволяет методика контекстного планирования. Для оптимальной «привязки» задач к времени используется понятие контекста – наиболее благоприятной для выполнения задачи совокупности обстоятельств. («Увидев пробегающего Скумбриевича, поймать его и взять показания для занесения в желтую папку с ботиночными тесемками»). Управление «контекстно-привязанными» задачами осуществляется с помощью присвоения этим задачам соответствующих категорий.

Также с помощью категорий реализуется метод структурирования внимания, позволяющий гибко распределять ресурсы внимания между задачами как на оперативном, так и на тактическом и стратегическом уровнях планирования.

«Панель задач» в представлении «Календарь» находится справа от собственно календаря. Близкое расположение этих представлений позволяет одновременно осуществлять и жесткое, и гибкое планирование, легко перемещая задачи из одного представления в другое. Задачи могут быть сгруппированы и отсортированы различным образом, в зависимости от специфики личной работы пользователя.

Оперативное гибкое планирование (на уровне 1-3 дней) осуществляется с помощью присвоения соответствующим задачам категории «День»; при необходимости – установкой сроков и напоминаний.

С помощью цвета осуществляется управление двумя ключевыми параметрами задач: важностью (красный) и срочностью (синий). «Раскрашивание» задач осуществляется автоматически с помощью настроек автоформатирования. В соответствии с методом структурирования внимания автосортировка настроена так, что важные и срочные задачи автоматически выносятся в вершину списка.

Тактическое гибкое планирование (на уровне недели) осуществляется с помощью нескольких видов категорий. При этом любая задача или проект могут быть «видны» одновременно из нескольких категорий, что позволяет гарантировать их своевременное выполнение.

Основные типы категорий:

1. Хронологическая категория «Неделя» объединяет задачи с «гибкой» привязкой к текущей неделе (т.е. «выполнить приблизительно в течение этой недели, но неважно в какое время»). Обмен задачами между разделами «День» и «Неделя» осуществляется в соответствии с методом структурирования внимания.

2. Контекстные категории задают некие обстоятельства, оптимальные для выполнения задачи. Это могут быть обстоятельства места, времени, состояния, взаимодействия с каким-либо человеком, и т.п. Например «В офисе», «В автосервисе», «На совещании», «Когда хочется работать», «Когда шеф в хорошем настроении», «именные» категории на каждого из подчиненных или коллег, и т.п.

3. Проектные категории объединяют оперативные задачи по какому-либо проекту. При этом проектную категорию можно «перетаскивать» мышью в другие разделы целиком, вместе со всеми содержащимися в ней задачами, т.е. оперировать проектом не только как набором задач, но и как единым целым.

«Обзорный файл проекта» - элемент стратегического планирования, может содержать общие мысли и информацию по проекту. На тактических и оперативных уровнях планирования для отличия от задач выделяется особым шрифтом.

4. Служебные категории оформляют справочную информацию, регулярные задачи, и т.п.

5. Категорий ключевых областей позволяют создать обзор всех проектов и задач на уровне тактического планирования.

Приоритетные задачи и проекты в примере выделены красным; проекты – черным полужирным; мысли и информация к сведению – серым. Пример на рисунке характерен для специфики консалтинговой деятельности; в работе менеджера скорее будут преобладать задачи, а не проекты. При этом для упрощения обзора с помощью автофильтрации по признаку «Статус / Выполняется» либо по полю «Срок» на панель задач могут быть выведены только наиболее актуальные на данный момент проекты и/или задачи.

Оптимальный обзор организуется с помощью авторсортировки, группировки задач (возможны «вложенные» уровни группировки внутри каждой ключевой области), автоформатирования. На основе общих принципов метода структурирования внимания создается наиболее эффективный обзор для конкретного менеджера, с учетом специфики деятельности и психологического типа личности.

Дополнительное распределение «стратегического внимания» между проектами осуществляется с помощью календарных привязок напоминаний о проектах к дням «разгребания завалов» и планирования (например на рис. 29 мая, т.е. наиболее удобный день в конце месяца, выделен как день пересмотра статуса наиболее актуальных проектов).

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка системы индивидуальных и командных «ключевых областей» и «контекстов». При этом основной задачей является обеспечение «индивидуального пошива» в структуре категорий для каждого менеджера, но при этом совместимости индивидуальных систем между собой, в рамках командного тайм-менеджмента.

Оптимизация управления личными и командными проектами. В деятельности, не требующей применения специализированного программного обеспечения для управления проектами, эта задача может решаться с помощью Outlook. Разрабатывается оптимальная форма представления проектов; при необходимости подбираются готовые «надстройки» к Outlook, в изобилии представленные на рынке.

Разработка командных стандартов управления задачами – проработка, согласование и регламентация понятий «важность», «срочность», «приоритетность», и соответствующих правил работы с задачами и сроками.

3. Долгосрочное планирование

Настройка различных пользовательских представлений обеспечивает удобный обзор стратегических задач и проектов.

Пример стратегического обзора – проекты, отсортированные по контексту («лето» в данном случае – не столько хронологическая привязка, сколько «контекст», связанный со спецификой делового сезона). Красным выделены приоритетные проекты; синим проекты «в ожидании», т.е. «срочные», наиболее близкие к состоянию «выполняется». Часть названий проектов на рисунке стерта.

Стратегическое планирование является наиболее многовариантной составляющей системы. Возможны представления проектов в виде «Упрощенного графика Гантта», «По исполнителям», «По контекстам», и т.п. При этом представления могут разрабатываться как «с нуля», так и на основе стандартных, например представления «Временная шкала для задач».

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка индивидуальных и командных форм стратегического обзора, позволяющих эффективно и динамично управлять множеством проектов, не затрачивая избыточные ресурсы на детальное планирование.

4. Управление входящей информацией и e-mail

Грамотно построенная структура папок входящей почты и информации, автосортировка и автоотбор – позволят не «захлебнуться» в постоянно увеличивающемся потоке информации. В командной работе не возникнет проблемы «незаменимости от неорганизованности», за счет удобных и известных всему коллективу правил хранения информации.

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка индивидуальных и командных форм структурирования информации, позволяющих организовать удобное хранение и поиск нужных документов. Может упорядочиваться информация как только внутри Outlook, так и в стыковке со структурой папок файловой системы.

Разработка и настройка правил сортировки входящей почты, благодаря которым информационные потоки легко упорядочиваются по важности, срочности, отдельным проектам, и т.п.

5. Творческая картотека

«Метод ограниченного хаоса» и эффективно используемая папка Заметки помогут вырастить решения самых сложных задач и «родить» новые блестящие идеи.

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка системы управления эффективностью интеллектуального труда для топ-менеджеров, специалистов, сотрудников «творческих» подразделений (маркетинг, дизайн, и т.п.)

6. Управление контактами

Увидеть полную историю делового взаимодействия с контрагентом – для этого достаточно одного «клика» мыши. Полная и достоверная информация – ваше оружие!

При выборе вкладки «Действия» вы можете получить всю историю взаимодействия с человеком. При этом выведенные встречи, задачи, сообщения электронной почты, дневниковые записи, – можно отсортировать и отформатировать различными способами.

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Регламентация системы управления контактами: документирования и обзора внутрикорпоративных и внешних взаимодействий.

7. Командное планирование; управление проектами и делегированными задачами

Outlook позволяет эффективно координировать работу команды – с помощью автоматического согласования встреч, обмена расписаниями через интернет, настройки форм делегирования задач, и других технологий.

На рисунке – экран автоматического согласования расписаний участников встречи.

Для того, чтобы видеть расписания других членов команды в вашем Outlook, не обязательно покупать дорогой корпоративный сервер – достаточно зарегистрироваться на специально бесплатном интернет-сервере Microsoft. Также можно воспользоваться многочисленными «надстройками» к Outlook (в том числе очень недорогими), позволяющими организовать удобный обзор командных задач и проектов.

Управление делегированными задачами может осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут использоваться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами и/или информацией «по горизонтали».

Применение такого рода форм в управлении делегированными задачами помогает руководителю «ничего не упустить» как при постановке задачи, так и при контроле ее исполнения.

При работе с топ-менеджерами может проводиться разработка систем контроля делегированных задач для секретарей, на базе Outlook и/или Excel, а также соответствующих регламентов для секретарей.

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Разработка системы командного тайм-менеджмента, координации работы членов команды, как на базе штатных возможностей Outlook, так и с применением «надстроек». Также может прорабатываться вопрос взаимодействия с системами автоматизации документооборота, системами управления проектами и CRM-системами.

Разработка форм и регламентов управления делегированными задачами. Достигаемая автоматизацией четкость в постановке задач и передаче информации позволяет, сохранив гибкость планирования и реагирования на непредвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и «несостыковок» в командной работе.

8. Синхронизация с внешними устройствами, «мобилизация»

Ноутбук, карманный компьютер, диктофон, мобильный телефон… Все это должно согласованно работать на повышение вашей личной и командной эффективности.

При корпоративном внедрении системы осуществляется:

Оценка потребности в «мобилизации» работы менеджеров, проработка вопросов совместимости ТМ-системы с внешними устройствами.

Разработка критериев и процедуры формирования оптимального набора внешних устройств, в зависимости от специфики работы конкретных менеджеров.

Логика корпоративного внедрения системы

Приведенный порядок следования блоков является типовым. На стадии диагностики логика внедрения уточняется исходя из потребностей и специфики деятельности Заказчика.

ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ

Для получения дополнительной информации пишите organizer@improvement.ru, звоните (095) 518-54-15, 950-83-85. Либо заполните форму:

Для индивидуальных клиентов

СОЗДАЙТЕ ЛИЧНУЮ OUTLOOK-СИСТЕМУ

С ПОМОЩЬЮ ПЕРСОНАЛЬНОГО ТМ-ТРЕНЕРА

Помощь в разработке персональной системы планирования на Outlook является стандартной составляющей программы «ТМ-школа».

ТМ-ШКОЛА – уникальный курс дистанционного обучения тайм-менеджменту на базе пособия «Учебный органайзер». Подробности, отзывы, форма заказа:

http://www.improvement.ru/tmschool

ВЕЧЕРНЯЯ ТМ-ШКОЛА – углубленный курс. Кроме дистанционного консультирования, включает четыре еженедельных вечерних тренинга. Проводится в Москве и Санкт-Петербурге.

http://www.improvement.ru/tmschool/evening

Звоните (095) 518-54-15, 959-10-49.

Пишите: organizer@improvement.ru

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

Ф.И.О.
Компания
Должность
Город
Телефон раб.
Телефон моб.
Контактный e-mail:
Необходима дополнительная информация:
Необходима презентация (только в Москве и СПб):
Вопросы, пожелания:

	О сайте О компании Школа Форум Рассылки Карта Поиск Контакты Написать нам