О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


30-31 мая 2019 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в мае 2019 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Что значит время для вас

Что такое время

Во многих европейских языках «время» – одно из самых употребительных имен существительных. В русском языке мы тоже можем найти немало выражений с этим словом. Какие знаете вы?

Упражнение 13

Задайте себе вопрос: что есть время? Что означает время для меня? Запишите ответ. Внимательно прочитайте его. Что нового вы о себе узнали?

Некоторые старшеклассники определяют время как нечто, что мешает жить.

Те, кто настроен философски, определяют время следующим образом:

Тема «Время как возможность» встречается в ответах подростков нечасто. Это не удивительно. Пятнадцатилетних больше интересует то, что происходит с ними сейчас, и даже если появляются мысли о каких-то целях, то чаще всего они очень расплывчаты и неопределенны:

Некоторые попытались разделить время на составляющие:

Довольно часто, определяя время, подростки приводят употребляемое в деловом мире выражение «Время – деньги».

Обозначившимся темам даем условное название и записываем на доске: «Время как помеха», «Время как факт, требующий философского отношения» , «Время – это возможность», «Время – деньги».

Упражнение 14

Выберите, какое из четырех определений времени вам больше подходит. Объединитесь по темам в 4 группы. Теперь каждой группе предстоит найти аргументы, доказывающие, почему именно так нужно воспринимать время, и объяснить другим.

На этом занятии я не преследую цель найти правильное определение времени. Она в другом – дать возможность подросткам задуматься и понять, чем является время для них, а затем в свободной дискуссии обменяться своими мнениями. Где еще в школе, на каком уроке можно говорить о том, что думаешь ты, а не то, что требует программа? Чаще всего во время таких обсуждений звучит больше вопросов, чем ответов. А если вопрос поставлен, мысль будет работать, искать ответ.

Подводя итоги разговора о времени, сообщаю своим слушателям следующие факты, которые помогают осознать ценность времени:

Каким временем вы располагаете

– Много способных и талантливых людей мало чего добились в жизни по одной лишь причине.

– Какой?

– Они не умели достаточно разумно использовать свое время. А оно – бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. Задумывались ли вы над тем, сколько времени у вас есть, и действительно ли вы так заняты, что постоянно жалуетесь на его нехватку?

Давайте произведем некоторые расчеты, которые позволят установить, каким капиталом рабочего (Кр) и личного (Кл) времени вы располагаете.

Учебный год в школе длится 36 недель. Учебная неделя составляет 6 дней, значит всего 216 (36х6) рабочих дней.

Каникулы вместе с праздниками составляют 30 дней, добавляем 36 воскресений, получаем 66 выходных дней, почти одна треть от рабочих дней, и это не считая летних каникул.

Но эти цифры мало что могут нам сказать. Картина будетболее яркая, если вы рассчитаете капитал вашего времени в часах.

В сутках 24 часа, но вы не можете располагать ими полностью. Одну треть этого времени занимает сон. Прибавьте сюда 1 час на утренний туалет и сборы в школу, получается 9 часов (8+1). Таким образом, оставшиеся 15 часов (24-9) вы можете использовать сознательно.

Часть этого времени уже занята уроками в школе (в среднем 6 часов в день) и приготовлением уроков (2,5 часа). Следовательно, рабочее время составляет 8,5 (6+2,5) часов ежедневно.

Посчитаем капитал рабочего (Кр) времени за учебный год

Кр = 216 рабочих дней ? 8,5 часов = 1836 час

Капитал личного времени (Кл) складывается, во-первых, из часов, которые остались после школьных уроков и выполнения домашних заданий с понедельника до субботы (Клр), всего 6,5 часов в день (24-9-8,5). Во-вторых, из времени выходных дней (Клв), которых, как известно, 66, в каждом из которых вы располагаете 15 часами (24-9).

Посчитайте, сколько это будет в сумме.

Клр = 216 рабочих дней ? 6,5 часов = 1404 часов

Клв = 66 выходных дней ? 15 часов = 990 часов

Кл = Клр + Клв = 2394 часов

Для многих результаты произведенных подсчетов оказываются неожиданными, так как личного, свободного от учебы, врмени оказывается больше, чем рабочего (2394 – 1836 = 458).

Некоторые даже не могут сразу в это поверить. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не может быть одинаковым для каждого. Однако в любом случае можно констатировать:

  1. Время, которое занято учебой и связанной с ней деятельностью, не превышает количества времени, которым можно распоряжаться по своему усмотрению (на личное развитие, хобби, общение с друзьями).
  2. Даже если на домашнюю работу (хозяйственные дела, покупки) вы будете отводить 1,5 часа в день, то за 282 дня (216+66) будет 423 часа
    (282 ? 1,5). Следовательно, свободного времени все равно останется больше, чем рабочего. 5 часов в день, 45 часов в неделю, 180 часов в месяц.

Задумайтесь, на что уходят эти часы?

Почему необходим учет времени

Фактор времени не подлежит увеличению и накоплению. Единственное, что можно сделать – это научиться сознательно планировать и рационально его использовать. Но прежде, чем приступить к планированию, необходимо изучить затраты собственного времени. То есть в течение нескольких дней записывать все дела и количествовремени, затраченного на их выполнение.

Естественым будет задать вопрос: зачем нужен такой подробный автохронометраж? Может ли он дать новую информацию о себе?

Да, может. Вы узнаете:

  1. на что вообще расходуется ваше время,
  2. сколько времени вам требуется для выполнения тех или иных дел,
  3. вы определите свои сильные и слабые стороны, а также кто или что отвлекает вас от дел и какие факторы стимулируют вашу работоспособность.

А зачем нужно все это записывать?

Письменное фиксирование дел сделает учет затрат точным, а не приблизительным. Попробуйте вспомнить все, что вы делали вчера с точностью до получаса? Вот вы и убедились, что это нелегко.

Во-первых, многие моменты «стерлись» из вашей памяти как мелкие и незначительные, поэтому вам трудно их вспомнить. Во-вторых, очень сложно спустя сутки оценить время, затраченное на разные занятия. Дело в том, что кроме физического времени, которое мы отмеряем по минутам, часам, существует еще так называемое психологическое время. Оно определяется субъективно, зависит от состояния человека и наполненности событиями часов и минут. Например, час может показаться бесконечно долгим, когда вы на скучном уроке, и те же 60 минут пролетают незаметно, когда вы читаете интересную книгу или присутствуете на концерте популярного певца.

Еще одна причина, которая мешает реалистично оценить время, это нежелание знать, на что уходят дни и часы жизни. Когда человек пытается осмыслить собственную жизнь, срабатывает механизм психической защиты от абсолютного знания о себе, которая помогает сохранить иллюзии и мешает увидеть реальную картину собственной жизни. Поэтому самонаблюдение, автохронометраж – это верный путь к получению новой информации о себе, о собственной занятости. Это возможность проверить свою готовность научиться организовывать время, которое является нашей собственностью.

Природа предоставила в наше распоряжение только эту вечно текущую и непосредственную вещь, которую может отнять у нас всякий, кто этого захочет. Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь. Тот, кто держит его в руках, держит в руках и жизнь.

На этом занятии я ставлю перед собой задачу: подвести старшеклассников к пониманию ценности времени и необходимости научиться организовывать его. Я рассказываю или читаю им о людях знаменитых или обычных, о своих знакомых, которые благодаря своей способности рационально использовать время сумели многого достичь в своей жизни, и никогда не обхожу вниманием пример жизни Александра Александровича Любищева, описанный Даниилом Граниным в его документальной повести «Эта странная жизнь». Не могу обойтись без него и сейчас.

1 января 1916 года Александр Любищев дал себе обет правильно организовать свою жизнь. Ему было тогда 26 лет. С этого дня в течение 56 лет до самой смерти в 1972 году он аккуратно записывал расход своего времени и не прерывал своих записей ни разу, хотя за эти годы происходили грандиозные исторические события.

С годами у Любищева выработалось чувство времени. Он мог оценивать затраты времени с точностью до 5 минут, не глядя на часы. Любищев не имел секретаря, он сам вел каждодневные записи расхода времени, подводил итоги и на их основе составлял планы на неделю, месяц вперед, где старался занять каждый час. Данные о затратах были ему нужны для оценки «стоимости» каждой работы. Так, его статья «О применении математики в биологии» потребовала от него таких затрат: подготовка (план, просмотр литературы) – 14 часов 30 минут, написание – 29 часов 15 минут, всего 43 часа 45 минут с 12 по 19 октября 1921 года.

Учет приучил Любищева экономить каждую минуту, находить и использовать так называемые «отбросы времени», то есть перерывы в работе: поездки в транспорте, собрания, очереди в магазинах. На заседаниях, где было много бесполезной болтовни, он решал задачи, в поездах читал книги. Например, английский язык он выучил в транспорте.

Какой смысл, спросите вы, вести учет, ведь это требует много времени? Стоило ли так закрепощать себя? Да, на первый взгляд может показаться, что такой жесткий учет сделает жизнь скучной, формальной. Однако это не так. Судьба профессора Любищева – пример полнокровной, гармоничной жизни. Он доказал, что успех дела прямо зависит от учета всего времени. Все время одинаково дорого. Нет времени плохого, пустого, лишнего. Нет времени отдыха. Отдых – смена занятий.

Годовой отчет А.Любищева помещался в толстой тетради, где было расписано, сколько времени уходит на науку, сколько на чтение, сколько на общение с друзьями. Из отчета за 1938 год: прочитано 9000 страниц художественой литературы за 247 часов. Написано 552 страницы научных трудов, из них напечатано 152 страницы. Развлечения – 65 раз, и следует список спектаклей, концертов, выставок, кинокартин.

Любищев учитывал расходы времени и на составление отчетов. На месячный план уходило от 1,5 до 3 часов. Ежедневные записи занимали несколько минут, годовые отчеты 17–20 часов. Здесь требовался самоанализ: как изменялась производительность, почему. С годами у А.Любищева возрастало ощущение ценности времени, выработалось уважение к каждой минуте, и при этом он не стал рабом времени. Наоборот, ученый не зависел от него. Столь формальный в организации времени, Александр Александрович Любищев был творческим и разносторонним человеком. Он был биологом, математиком, изучал философию, читал художественную литературу. Нельзя назвать его жизнь аскетичной, он имел семью, вырастил двоих детей, занимался спортом, плавал, ходил на прогулки.

Итог этой «странной» привычки учитывать и планировать свое время – долгая, гармоничная и наполненная смыслом жизнь.

Не следует расценивать столь подробный рассказ о жизни А.А.Любищева как призыв последовать его примеру. Повторить чужую жизнь нельзя. Человек может прожить только свою жизнь, то время, которое ему отпущено. Прожить или потратить – каждый решает сам.

Как вести учет времени

Упражнение 15

Подумайте вот над чем: как лучше организовать учет времени? Куда вы будете записывать свои дела? Это будет просто чистый листок бумаги, или вы придумаете специальный бланк в виде схемы или таблицы? Как вы собираетесь делать заметки? Вы будете записывать их словами или придумаете дпя обозначения некоторые условные значки, символы, сокращения? Какие сокращения можно придумать уже сейчас, чтобы потом легко и быстро заносить их на бланк? Подумайте уже сейчас, каким цветом или символом вы будете фиксировать «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают ее выполнение (телефонные разговоры, посетители, время, потраченное на ожидание).

Через 30 минут каждая группа по очереди рисует свой бланк на доске и рассказывает, как им нужно пользоваться и что можно в результате такой техники учета получить. Наконец, все придуманные бланки нанесены на доску, выявлены достоинства и недостатки.

– Теперь вы можете выбрать наиболее понравившийся вам способ учета времени или на основе предложенного придумать свою собственную технику автохронометража, свою систему сокращений.

Итогом этого занятия должен стать приготовленный каждым «Бланк учета личного времени». Обычно я приношу несколько коробок цветных карандашей, фломастеры, линейки, ручки и картон для ручного труда. Это помогает создать творческую и непринужденную атмосферу. Учащиеся с удовольствием выполняют задание. Они советуются друг с другом, показывая свои цветные бланки, уточняют дополнительные детали.

– Можно сразу записать, какие будут уроки?

– А ты уверен, что не проспишь на первый? Или что не уйдешь с последнего? Или... ?

Когда бланки приготовлены, даю дополнительные указания по ведению автохронометража:

Первые выводы

– Неделя прошла. Я вижу в ваших руках «Бланки учета времени». У кого-то они заполнены сверху донизу, а у кого-то имеют первозданный вид. Но я уверена, что несмотря на то, что многие из вас так и не решились записывать свои дела, вы все же вели наблюдения за собой. Какой самый первый вывод можете вы сделать?

В ответах чаще звучит недовольство собой и неверие, что можно научиться и перестать терять время зря.

В книге «Самоорганизация студентов первого курса» приводится распорядок дня среднего студента, который был опубликован в студенческой газете. Послушайте, как он выглядел:

7-00 Подъем
7-30 Подъем
8-00 Подъем
9-00 Подъем
9-30 Подъем
10-45 Первое окно (прорубается по желанию студента)
12-00 Обед
12-30 Мертвый час (иногда дома, чаще на лекции)
16-30 Пришел Вася и попросил денег взаймы до стипендии
18-00 Вася взял 5 копеек и ушел
19-00 У входа в общежитие. Светы нет
20-00 Светы нет
21-00 Светы нет
22-00 Света пришла с высоким блондином
23-00 Вечерние игры и развлечения
24-00 Выполнение домашнего задания
25-00 Домашнее задание
26-00 Задание
27-00 Отбой

Каждая трата времени может и должна оцениваться неоднозначно.

Распределяем время

Упражнение 16

Выберите любой день из тех, что выпрохронометрировали. Посчитайте, сколько времени у вас уходит на следующее:

а) Работа, которую вы выполняете по обязанности, но без удовольствия.

б) Работа, которую вы делаете по собственному желанию.

в) Общение (например, с друзьями, с родственниками).

г) Ритуалы (например, подъем, отход ко сну).

д) Деятельность, приносящая удовлетворение.

е) Пустое времяпрепровождение.

ж) Другое.

Нарисуйте два круга рядом. Подпишите под одним кругом: «Типичный день на прошлой неделе», под другим: «Идеальный день». Разделите оба круга на соответствующие сектора так, чтобы отразить долю каждого из перечисленных вами занятий в распорядке вашего дня.

Отметьте, отличается ли типичный день от идеального? Что вы можете сделать, чтобы приблизить обычный день к желаемому? Придумайте и запишите для начала три способа, которые позволят вам приблизить типичный день к идеальному.

Оцените то, что вы уже умеете

Каждый из вас уже владеет множеством технических приемов, позволяющих вам принимать решения, доводить начатое дело до конца и добиваться успеха. Иначе бы вы не смогли изо дня в день справляться с тем количеством заданий, которое требует обучение в школе (особенно в выпускном классе), заниматься на факультативах, в спортивных секциях, посещать подготовительные курсы, и при этом успевать пообщаться с друзьями, сходить на дискотеку. В этом смысле вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой и способностью к самоорганизации.

Упражнение 17

Рассмотрите бланки учета своего времени с такой позиции, чтобы выявить свои сильные стороны, другими словами, вам предстоит определить, что вы умеете уже сегодня, сейчас. Каждую свою способность начинайте записывать со слов: «Я умею...» и так до тех пор, пока не убедитесь, что составили полный список.

Теперь прочитайте, что получилось, и подумайте, какие ваши личные качества и особенности стоят за каждым умением.

Когда задание выполнено, садимся в круг и начинаем обсуждение. Предлагаю в группе поделиться своими впечатлениями о проделанном упражнении.

После общей беседы предлагаю желающим познакомить группу со своим списком умений и способностей. Итак, первый смельчак рассказал о своих способностях к самоорганизации.

– Спасибо. Ты рассказал нам то, что ты сам знаешь о себе, это, как говорится, взгляд на себя изнутри. Здесь в кругу сидят твои товарищи, которые проучились с тобой несколько лет. Они давно знают тебя и, возможно, глядя на тебя со стороны, замечают в тебе то, что ты сам заметить не можешь.Ты хочешь, чтобы они рассказали тебе об этом?

– Да. (Чаще неуверенно и настороженно).

– Любой из вас, – обращаюсь я ко всем присутствующим, – может высказаться и дополнить только что прослушанный список. Обязательно начинайте свое высказывание следующими словами: «Мне нравится твое умение...»

Работая со старшими подростками, я столкнулась с тем, что они чаще оценивают себя негативно, склонны концентрироваться на своих недостатках, как внешних, так и внутренних. Это приводит к тому, что им все труднее становится замечать свои умения, достоинства и успехи. Описанное упражнение помогает подросткам найти в себе то положительное, что в них уже есть, но что не замечалось раньше или не расценивалось как достоинство. Будучи четко сформулированными, записанными, да еще и произнесеными вслух перед сверстниками, способности и умения приобретают право на существование. Теперь они существуют. Теперь уже можно ждать от себя их проявления.

Куда уходит время (анализ слабых сторон)

Упражнение 18

Просмотрите свои бланки учета времени и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием?

Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени, подумайте, какие меры вы можете предпринять для их устранения?

Вам будет легче справиться с этим заданием, если вы определите причины, которые приводят к потере времени. Предлагаю вам перечень наиболее распространенных причин. Отметьте те, которые характерны для вас.

Причины потерь времени:

Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени.

Ниже приводится содержание одного из занятий, на которых обсуждались меры устранения «поглотителей» времени.

Как сказать «нет»

  1. Поблагодарите человека за то, что он обратился именно к вам, ведь он же мог и не вспомнить про вас.
  2. Откажите, но только очень вежливо, и объясните, что сейчас вы заняты. Вы имеете право не объяснять причин своего отказа.
  3. Скажите о своих чувствах.
  4. Предложите альтернативное решение.

Ваш отказ может звучать приблизительно так: «Мне приятно, что ты обратился именно ко мне. Я действительно мог бы сделать это для тебя, но сейчас я очень занят (готовлюсь к экзаменам, помогаю отцу в гараже), поэтому не могу выполнить твою просьбу. Я очень сожалею, что пришлось тебе отказать. Думаю, ты можешь обратиться к Н., возможно, он знает, как тебе помочь.»

Упражнение 19

Образуйте два круга: внутренний и внешний. Те, кто стоит во внутреннем круге, повернитесь лицом к стоящим во внешнем круге и образуйте пары. Сейчас каждой паре нужно будет проговорить диалог, в котором первый (из внутреннего круга) обращается ко второму (из внешнего круга) с просьбой, на которую нужно дать вежливый отказ, используя все 4 правила. После первого диалога внешний круг передвигается по часовой стрелке, образуются новые пары, и все повторяется сначала. И так до тех пор, пока не встретится первая пара. Теперь поменяйтесь ролями и проделайте то же самое.

После того, как упражнение выполнено и каждый имел возможность несколько раз сказать «нет» , я, подводя итоги, напоминаю подросткам о тех правах, которые имеет любой человек:

Сокращение телефонных разговоров

Парадокс телефона в том, что изобретенный как средство экономии времени, он является одним из самых распространенных его «поглотителей». Чтобы ваш телефон соответствовал своему первоначальному назначению, вам необходимо придумать способы, как этого достичь.

Вот некоторые из них:

  1. Проинформируйте всех своих потенциальных абонентов (чаще всего это ваши друзья) о том, когда не следует звонить.
  2. Сообщите им также время, когда вам лучше всего звонить.

Если вам позвонили в неудобный для вас момент, например, вы заняты и не хотите надолго отвлекаться, или у вас кто-то в гостях и вы не можете заставлять гостя ждать, то здесь следует воспользоваться следующим советом по ведению телефонного разговора:

  1. Будьте кратки. Помните, что начало разговора определяет его ход и длительность. «Алло, а, это ты, привет, как дела?» – это не что иное как приглашение к долгому разговору.
  2. В самом начале разговора сообщите абоненту время, на которое он может рассчитывать. «Я сейчас очень занят и, к сожалению, не смогу уделить тебе более ... минут. Слушаю тебя» – подобные фразы ни в коем случае не являются невежливыми, но гарантируют краткий телефонный разговор.
  3. Завершайте разговор вовремя, как только почувствуете, что цель достигнута и тема исчерпана.

Многие телефонные разговоры длятся очень долго из-за того, что собеседники имеют трудности с их завершением. Но и здесь можно найти выход, если хорошо подумать.

Далее я предлагаю учащимся составить список фраз, позволяющих сократить «пустой» телефонный разговор в его начале, середине, конце.

<<...НазадДальше...>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация