О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


22-23 октября 2020 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в мае 2020 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Примеры, упражнения и аналогии, которые применяются на ТМ тренингах.
 

Полезно


Все что вам нужно! Полный аннотированный каталог материалов сайта содержит краткое пояснение содержания материалов и ссылки на архивные версии для чтения оффлайн.
Каталог...>>



Управление задачами и информацией

Система планирования, применяемая автором статьи, построена на методе структурирования внимания, и поэтому достаточно сильно отличается от классических технологий, заложенных в Outlook и сходные программы. Однако практически все стандартные приложения, имеющиеся на Psion 5mx, оказались задействованы в управлении задачами и информацией. Поэтому для простоты восприятия мы структурируем дальнейшее изложение по приложениям, а не по основным функциям системы личной работы. Мы опишем семь основных приложений, соответствующих классическим офисным программам, предустановленных в памяти Psion и имеющих специальные иконки для их вызова в нижней части экрана. Заметим, что это значительно удобнее применяемого в системе Windows CE меню «Пуск», аналогичного тому, что в «большой» Windows. «Аппаратный» вызов основных приложений с помощью одного нажатия стилусом на экран исключает несколько лишних движений и усилий мысли, что для карманных компьютерах, применяемых в «походных» условиях, критически важно.

Приложение Word и работа с текстами

«Мобильное» чтение различных текстов является одной из основных функций КПК у большинства пользователей. Не составляет исключения и автор. Карманный компьютер неоценим для чтения текстов во многих обстоятельствах. Например:

Стоит отметить, что клавиатурные карманные компьютеры для такого применения более удобны, поскольку имеют широкий экран, позволяющий устанавливать достаточно крупный, хорошо читаемый шрифт, сохраняя при этом привычную длину строк. С другой стороны, бесклавиатурные машинки типа Palm более удобны для чтения в общественном транспорте или других экстремальных условиях, поскольку их можно держать в одной руке (за что и прозваны «наладонниками»), а также легко доставать из кармана и убирать назад, не тратя время и усилие на раскрывание, что неизбежно для клавиатурных КПК.

Для чтения широко распространенных текстов, присутствующих в сети в специальных форматах для КПК (отличающихся малым объемом файлов), автором применяются программы TomeRaider (платная), EBook (условно-бесплатная) и К-9 (бесплатная). Например, автор статьи активно пользуется англо-русским и русско-английским словарями в формате К-9, имеющим вполне достаточное для чтения и создания серьезных текстов количество слов и количество вариантов перевода в каждой словарной статье.

Тексты, которые фанаты карманных компьютеров еще не успели перевести в соответствующие форматы, автор просто копирует на свой Psion в формате .doc или .html. При этом в ходе конвертации в EPOC Word файлы .doc ужимаются в объеме и занимают в памяти Psion вполне умеренное пространство.

Создание текстов сравнительно большого размера в мобильных условиях автору статьи бывает нужно нечасто. Как правило это небольшие самодостаточные документы размером 2–3 страницы (заметки, заготовки статей, наброски по корпоративным проектам, и т.п.), не имеющие сложной внутренней структуры и не требующие создания схем. При создании используются имеющиеся в EPOC Word возможности задания стилей и применения маркированных списков. Общее впечатление следующее: работать в целом можно, но не слишком удобно; крайне желательна «доточка» документа на большом компьютере, на дающем привычный обзор экране. Собственно говоря, трудно требовать чего-то большего от инструмента, прицельно приспособленного для работы в «походно-полевых» условиях.

Вопрос создания схем стоит отметить отдельно. Схемы на Psion можно рисовать стилусом и вставлять в документы с помощью приложения Sketch, но на большой компьютер их можно перенести только в виде цельной картинки, а не комбинации автофигур Word, т.е. очень сложно впоследствии редактировать. Поскольку автор весьма активно пользуется автофигурами MS Word для снабжения текстов схемами, лично для него возможности создания больших текстов на КПК оказались этим фактором сильно ограничены.

Наконец, не хватает некоторых полезных возможностей MS Word, например таких, как подсчет количества знаков в документе, что для написания статей с жестко заданным размером бывает весьма необходимо.

Быстрая печать на карманном компьютере клавиатурного типа, вообще говоря, возможна, но с рядом оговорок. По опыту автора, достаточно хорошо владеющего «слепой» десятипальцевой печатью на обычной клавиатуре компьютера, можно утверждать, что маленький размер клавиатуры Psion затрудняет правильную постановку пальцев, а тугой ход клавиш замедляет работу и увеличивает количество опечаток. Поэтому на Psion 5mx автору не удается написание текста в режиме «потока сознания», когда пальцы полностью успевают за мыслью, как это происходит на обычном компьютере.

Некоторые неудобства связаны также с раскладкой – в английском языке меньше букв, чем в русском, поэтому в стандартной раскладке русской клавиатуры буквы «э», «щ», и «ъ», а также некоторые полезные знаки препинания вводятся с помощью функциональной клавиши, т.е. «Fn + ц» для получения «щ», «Fn + Shift + ц» для получения «Щ», и т.п. Впрочем, в русификаторе RusPsion, которым пользуется автор, можно установить альтернативную раскладку, в которой редким буквам и знакам препинания назначены цифровые клавиши, а цифры печатаются с помощью клавиши Fn (или, при большом объеме цифр, просто переключением на английскую раскладку).

Альтернативным способом печати, который для кого–то может оказаться более удобным, является использование бесплатной программы NightKeyR, выводящей на экране поверх окна приложения изображение клавиатуры желаемого размера. Буквы при этом набираются стилусом, как на бесклавиатурных КПК, причем за счет возможности менять размер клавиатуры такой набор получается более удобным, чем на экранной клавиатуре Palm. Это решение удобно в темноте, когда основная клавиатура не видна, а экран можно осветить изнутри подсветкой, а также при работе на весу. В последнем случае, кстати, некоторые любители применяют печать большими пальцами обеих рук, обхватывая Psion всеми остальными, от мизинца до указательного.

Резюмируя, можно сделать вывод, что на Psion 5mx, как и любом другом клавиатурном КПК, возможен достаточно быстрый набор текстов при невладении десятипальцевой печатью, поскольку привыкшим печатать меньшим числом пальцев легче уместить их на небольшой клавиатуре. Вопрос же о возможности полноценной десятипальцевой печати остается скорее дискуссионным. В публикациях на тематических сайтах автору встречалось свидетельство студента, записывавшего на Psion лекции (!) в режиме реального времени, который утверждал, что при владении обычной десятипальцевой печатью полноценно перенести соответствующие навыки на Psion можно за несколько дней, добившись скорости 150–200 знаков в минуту. Скорее всего, так оно и есть – печатали ведь люди с высокой скоростью на механических пишущих машинках, клавиши которых требовали гораздо большего усилия, чем клавиши Psion, да еще и «без права на ошибку». Поэтому автор может предположить, что если бы перед ним стояла острая необходимость с высокой скоростью создавать большие объемы текста на Psion, он сумел бы полностью приспособиться к особенностям клавиатуры горячо любимого аппарата.

Приложение Sheet и управление ресурсами

Sheet представляет собой очень упрощенный аналог MS Excel – всего один лист в документе, достаточно скромные возможности форматирования ячеек, более краткий (впрочем, достаточно внушительный) список математических и прочих функций, возможности сортировки, возможность создавать графики нескольких основных типов.

Автор использует это приложение в основном для простого «управления складскими запасами» и отчасти – для управления задачами. В Psion копируются, особенно перед поездками, несколько ключевых листов основной системы управления задачами и ресурсами, которые могут потребоваться для принятия решений. В ходе удаленной работы в Sheet ведется также хронометраж, который затем легко переносится в общую базу в Excel.

Аналогичным образом в простую Sheet–табличку заносятся сведения, необходимые для управления ресурсами, которые затем переносятся в более мощную и структурированную базу управления ресурсами на большом компьютере. Например, обсуждая печать учебных органайзеров и других ТМ–продуктов в копи–центре, автор может записать в более или менее свободном формате (в зависимости от отлаженности и привычности методов обработки именно этого типа данных) информацию о том, сколько органайзеров куда отправлено курьерской службой, сколько он забрал сам, сколько осталось в копи–центре и для чего, и т.п.

Попутно можно прикинуть стоимость будущего заказа с помощью простой таблички со столбцами «Продукт / Цена / Количество / Стоимость / Стоимость в у.е.», которая дает очень хороший обзор вопроса, позволяет легко «играть» различными параметрами, видя их взаимосвязи и принимая решения, что гораздо удобнее обычных подсчетов на калькуляторе. Наверняка, читатель, вам знакома картина издерганного и отвлекаемого продавца, мучительно продирающегося сквозь собственные прайсы и скидки, и покупателя, с не меньшими муками пытающегося сложить в голове какую–то целостную картину, и в итоге вынужденного махнуть рукой в духе «авось в бюджет уложимся, а если не уложимся – что–нибудь придумаем». Использование простых электронных табличек, которые у вас всегда в кармане, позволяет таких ситуаций избежать.

Здесь же стоит упомянуть стандартное приложение Calc, т.е. калькулятор. Можно использовать простую его версию (имеющую достаточно удобное поле «протокола», в котором в удобном для восприятия виде фиксируются все операции), либо «научную», с тригонометрическими и тому подобными функциями. Говоря об этом приложении, уместно отметить одно важное удобство карманного компьютера: он позволяет избавиться от большого числа мелких «карманностей» (калькулятор, диктофон, будильник, записная книжка с телефонами, и т.п.), т.е. существенно снизить количество головной боли при сборах в командировку или в более «локальный» выезд.

Приложение Contacts и управление «валютой бизнеса»

Нет нужды рассказывать читателю о важности для делового человека эффективного управления контактами. Количество людей, с которыми приходится общаться современному менеджеру или предпринимателю, как правило чрезвычайно велико. И информация о контактах – как раз тот род информации, который желательно всегда иметь с собой. Причем, в отличие от других типов информации, желательно иметь все контакты за все время сознательной деятельности, поскольку никогда не знаешь, чьи координаты могут неожиданно понадобиться по самому неожиданному поводу. Контакты и связи – это валюта бизнеса («не имей сто рублей...»), но что пользы в вашем богатстве, если кошелек в нужный момент оказался не с вами, а дома? Таскать же с собой килограмм визиток, согласитесь, достаточно неудобно.

Итак, на КПК должны храниться по возможности все ваши контакты. К сожалению, при синхронизации с Outlook в приложение Contacts не передаются категории, а работать со сплошным алфавитным списком из сотен контактов достаточно неудобно. В принципе, поверх стандартного Contacts можно устанавливать более сложные программы, позволяющие, например, создавать иерархическую систему каталогов контактов. Но автор использует гораздо более простое решение: в поле Notes большинства контактов подписываются ключевые слова, задающие «категорию» контакта. Таким образом, например, на вопрос потенциального клиента «С кем я мог бы побеседовать о качестве ваших семинаров?», в окно поиска вводятся слова “client" и/или “trainingcentre", и из полученного списка выбираются контакты, наиболее подходящие по географическим, тематическим и тому подобным параметрам.

В одной из статей на тематических сайтах автор встречал упоминание о том, что пополнять базу контактов очень удобно, считывая визитки сканирующей ручкой–переводчиком CPen, которая может «общаться» с Psion по инфракрасному порту. Скорее всего, при объемах контактов начиная от нескольких новых визиток в день, а также при необходимости часто делать выписки из бумажных документов, это решение действительно достаточно удобно.

Приложение Agenda и управление задачами

В деятельности автора статьи существует сравнительно немного жестких привязок, типа «вторник, 21.01, 9:30–11:30» – как правило не больше 2–3 в неделю, с дальностью не более 1,5–2 месяцев в будущее. Но решения именно по такого рода задачам, как правило, приходится принимать в походных условиях, договариваясь о встрече, дате семинара, и т.п. Причем высока «цена ошибки» как при заключении такой договоренности, так и при ее осуществлении. Поэтому автор, осуществляя основное планирование в Excel–системе собственного изготовления, информацию о задачах с «жестким» временем исполнения (не путать с задачами, имеющими deadline, типа «написать статью к 15 января») счел необходимым дублировать в Agenda, и, соответственно, в Outlook, с которым она синхронизируется. Синхронизация, надо сказать, не безоблачна (например, будучи стерта в Outlook, задача при синхронизации стирается и в Psion, но не наоборот), однако ее недостатки больших неудобств не доставляют.

В Agenda есть несколько способов представления расписания, по мнению автора значительно более удобных, чем в Palm (чему способствует, в частности, широкий экран). Представление «День» разворачивает на весь экран временную сетку, на которой под соответствующим временем отображаются задачи, а в начале дня – не привязанные к времени задачи из ToDoList.

Последний является одним из элементов представления «Дела», в котором присутствуют, кроме ToDoList, категория Notes (к сожалению, не синхронизируемая с разделом «Заметки» в Outlook, что было бы логично), а также все пользовательские категории, заведенные в Outlook, каждая из которых в Psion выглядит как один из двух листков на развороте блокнота, на листке – соответствующие записи в порядке приоритета либо даты создания. Записи из этого представления синхронизируются с разделом «Задачи» в Outlook.

Оба названных представления используются достаточно редко, второй, в основном, для перебрасывания в Outlook маловажных дел типа «проконтролировать», «напомнить», и т.п., либо для кратких мыслей (длина записи в Agenda ограничена сравнительно небольшим количеством символов).

Наиболее активно используемое автором представление – «Неделя». Это «страница ежедневника», на которой развернуты семь дней, в днях – задачи с подписанным временем начала, внизу – уголки для перелистывания недель, сверху – поле для вызова календаря простым «кликом» стилуса. Такое представление при упоминавшемся уже количестве «жестких» задач в районе 2–3 в неделю дает наиболее удобный обзор для принятия решений.

Еще более качественный обзор («оплаченный» несколько меньшим удобством ввода задач) дает представление «Занятое время». Это чрезвычайно удобный двухмерный график, по горизонтальной оси которого идут дни с указанием чисел и дней недели, по вертикальной – часы дня. Задачи отображаются прямоугольничками соответствующего размера, кликнув на которые, можно посмотреть / изменить параметры задачи (к сожалению, нельзя просто перетаскивать задачи по графику, можно только вводить новые дату и время исполнения). На графике видны одновременно четыре недели, внизу уголки для перелистывания вперед и назад. График дает прекрасное представление о степени «загруженности» времени жесткими договоренностями, о равномерности их распределения по времени (которое снижает риски неисполнения договоренностей), и т.д. В тех «наладонниках», которые автор хорошо рассматривал вблизи, такого графика не было, а разделы календарного типа давали гораздо худший обзор и устроены были менее логично, чем в Agenda.

Представления «День», «Неделя» и «Занятое время» отображают одни и те же задачи, которые синхронизируются с разделом «Календарь» в Outlook. В представлении «Планировщик года» вводятся особые сущности – «события», которые отображаются на двухмерном графике года (по вертикали месяцы, по горизонтали дни). Это, например, «отпуск», «конференция», и т.п. Можно настроить их отображения в разделах «День» и «Неделя». Теоретически представление удобно для годового планирования, но практически автор его не использует, т.к. для личного стратегического планирования применяет более мощные средства, чем календарный график.

Наконец, существует представление «Годовщины», элементы которого отображаются в календарных планах и превращаются в «повторяющиеся задачи» в Outlook при синхронизации. Поскольку для планирования поздравлений, каждое из которых может требовать различной «заблаговременности» приготовлений, автору необходимо нечеткое планирование на основе метода структурирования внимания, представление «Годовщины» не используется.

В заключение стоит отметить, что записи в Agenda делаются обычно в достаточно «стационарных» условиях, не на бегу, поэтому работать с ней в Psion достаточно удобно. Если бы автор работал в большом коллективе с суетой и беготней, непрерывно «решая проблемы», Palm был бы для этого удобнее. Psion же – инструмент для более вдумчивой и неторопливой мобильной работы.

Приложение Email и управление коммуникациями

Автор не относится к широко распространенному типу менеджеров, не могущих прожить пяти минут без поступления свежей информации, поэтому не может «похвастаться» особо активным использованием мобильной связи. Хорошо организованная работа подчиненных и эффективно налаженные отношения с контрагентами не требуют ежеминутного скачивания электронной почты. Тем не менее, иметь доступ к этому каналу связи в походных условиях бывает достаточно полезно.

В Psion5mx, которым пользуется автор, имеется стандартное приложение для работы с электронной почтой, похожее на Outlook Express с несколько ограниченной функциональностью. При установке PsiWin (программы на большом компьютере, обеспечивающей обмен данными с Psion) можно поставить веб–браузер Web, либо, при необходимости работы с более сложными страницами – воспользоваться «карманной» версией браузера Opera. Программа Email устроена достаточно удобно — можно завести несколько ящиков, причем скачивать в них только заголовки, а потом «копировать» их в Inbox, вызывая скачивание соответствующего сообщения с почтового сервера. Но в целом из–за многочисленных мелких технических сложностей (например, с кодировками), мобильный интернет на КПК является делом довольно утомительным, и пригодным скорее при небольших объемах такой работы.

Встроенного модема в Psion5mx нет – к нему можно либо купить отдельно внешний модем (нетипичное решение) либо пользоваться мобильным интернетом (типичное решение). Мобильный телефон «общается» с Psion с помощью инфракрасного порта либо кабеля. При этом российские операторы мобильной связи активно осваивают технологию GPRS (General Packet Radio Service), которая отличается тем, что вы платите не за время соединения (как за обычный мобильный интернет), а за переданный объем данных. Таким образом с помощью этой технологии можно не торопясь читать письма в веб–интерфейсе почтового сервера и отвечать на них, общаться в форумах, и т.п. Естественно, для создания полноценной «связки» с КПК нужен соответствующий мобильный телефон. Из обладающих всем необходимым функционалом и при этом аскетичных (не страдающих малополезными в практике излишествами) моделей назовем Nokia 6310i, Ericsson T68, Siemens S55.

Приложение Jotter и управление мыслями

Функционал приложения Jotter («Блокнот») достаточно беден. К сожалению, здесь нет ни синхронизации записей с разделом «Заметки» в Outlook, ни возможности создавать каталоги и другие способы упорядочения записей. Есть только сплошной список «карточек» и поиск по их содержимому (что в принципе дает возможность делать «тематические выборки» с помощью заранее внесенных в карточки ключевых слов).

Поэтому для эффективной синхронизации мыслей с основной картотекой на компьютере используются задачи специально выделенной под это категории в Agenda. Поле примечания в задачах Outlook, позволяющее вносить в него большой объем форматированного текста, в Agenda превращается в приложенный к задаче Word–файл. Для доступа к нему нужно сделать чуть больше «кликов» стилусом, чем для доступа к примечанию в задаче Outlook, но в целом это достаточно удобное решение. Jotter при этом используется как «приемник» мыслей, благодаря возможности быстрого доступа к нему. В Jotter у автора статьи имеют место следующие типы записей:

  1. Карточка «Часто читать». В нее заносятся мысли, требующие достаточно быстрого реагирования. Особо важно/срочные мысли дублируются в приложение Agenda в ToDoList, который синхронизируется с разделом задач в Outlook.
  2. Карточки–«протоколы». Например, «Журнал ХХ, такого–то числа такого–то года». В этой карточке может оказаться услышанный от редактора примерный план следующих номеров журнала, наброски мыслей по статье для обсуждавшегося номера, и т.п. По мере потери актуальности такие карточки стираются или архивируются.
  3. Карточки мыслей и выписок. Мысли, как правило, ведутся не «дробно» (одна мысль – одна карточка), а «тематически», т.е. имеются карточки «ТМ–книга», «Проект фирма ХХХ», «Вопросы на форум MyPsion.ru», и т.п. Специфический тип таких карточек – выписки из книг или их серий (напр. «Латынина», куда попали все выписки из вейского цикла). Содержимое этих карточек время от времени переносится в упомянутые выше задачи Agenda — «переносчики» мыслей на основной компьютер.

В принципе при больших объемах синхронизируемой информации можно приспособить для этого приложение Email, выделив отдельную папку или группу папок на письма с мыслями, которые после синхронизации с Outlook можно перебросить в раздел «Заметки». Но автору хватило изложенного выше механизма.

Стоит отметить, что после появления карманного компьютера, по мере приноровления к его клавиатуре и приближения скорости печати к «потоку сознания», в личной работе автора начало резко снижаться количество бумажек с мыслями. Это явление можно отметить как чрезвычайно положительное: система управления мыслями и задачами упрощается, становится более мобильной; благодаря дублированию данных снижаются риски их потери.

<<..Назад Дальше..>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация