Глеб Архангельский

«Мобилизация» и «электрификация» личной работы

Как выбрать и эффективно использовать карманный компьютер⁰⁰¹

Перевод личной работы на компьютерные носители неизбежен, поскольку компьютер позволяет реализовать в системе самоуправления функции, принципиально недоступные для «бумажных» средств организации труда. Одна из важнейших причин этого – мобильность, которую дает перевод личного тайм–менеджмента в электронный вид. Ноутбуки, карманные компьютеры, их интеграция с мобильной связью – суть неизбежные, неотъемлемые инструменты «менеджера XXI века».

Проходят те времена, когда приходилось звонить контрагенту по телефону и спрашивать «Вы получили мой e–mail с параметрами очередного заказа?» Каменный век уступает место следующей эпохе, в которой неандертальцы и питекантропы просто вымрут. Автор этой статьи покупает дизайн и хостинг для сайта, печать учебных органайзеров, консалтинговые услуги, и многое другое, в самых различных городах России – не выходя из дома и не отвлекаясь на телефонные звонки. Всего лишь разбирая e–mail в удобное для себя время. Управление банковскими счетами через интернет, плюс e–mail связь, плюс службы скоростной курьерской доставки делают соревнование глобальным, а географическое расположение сотрудников, клиентов и контрагентов – не принципиальным для бизнеса.

К сожалению, большинство материалов о компьютерах пишут заядлые компьютерщики – то есть люди, получающие удовольствие от процесса общения с техникой, а не от результатов, получаемых с ее помощью. Поэтому за подробным описанием современно–технотронных «фич», «мулек» и «фенек» бывает очень непросто разглядеть технологии применения компьютерных инструментов для реальной менеджерской работы. Наша статья призвана восполнить этот пробел и рассказать о мобильных «носителях» для личной работы в форме, доступной для обычного менеджера, владеющего базовыми навыками работы на компьютере. Основное внимание в статье будет уделено карманным компьютерам, но мы будем рассматривать их применение в более широком контексте, учитывая их связь с другими «материальными носителями» вашей личной работы.

Технические носители «мобилизации»

Бурные дискуссии вокруг карманных компьютеров, проходившие на форумах интернет–проекта Improvement.ru, позволили участникам Тайм–менеджерского сообщества обобщить опыт применения различных высокотехнологичных приспособлений и выделить наиболее удобные и практичные. Опишем наиболее распространенные, «типовые» инструменты, расположив их по убыванию «карманности» и нарастанию функциональных возможностей и стоимости.

1.Электронные органайзеры

Электронный органайзер – инструмент, внешне напоминающий калькулятор или карманный переводчик. На наш взгляд, устройство малоперспективное и отмирающее. По очень простой причине: в каждом из них жестко заложена какая–либо одна определенная система планирования времени, не оставляющая простора для самостоятельного творчества. Между тем, методы организации личного времени – вещь сугубо интимная, подлежащая обязательному «индивидуальному пошиву». Участь жесткой готовой системы – поразвлекать вас в течение нескольких дней и отправиться на заслуженный отдых.

Кроме того, электронный органайзер непросто сочетать с остальными современными инструментами личной работы – например, вы не сможете с его помощью выходить в интернет через мобильный телефон, или синхронизировать данные с основным компьютером (а значит и создавать ее резервные копии, что совершенно неприемлемо из соображений безопасности информации). Отсюда вывод: нет смысла покупать за несколько десятков долларов обычный классический органайзер, всего лишь переведенный в электронную форму, практически не использующий передовые современные технологии, не поддерживающий то, что Билл Гейтс называет «Веб–стилем жизни». Лучше либо сохранять верность бумаге, либо потратить несколько сотен на карманный компьютер, получив значительно более серьезный функционал за сравнимую цену.

Наконец, электронный органайзер неприменим в качестве информационного менеджера – хранилища больших объемов информации, которая должна быть у вас под рукой, как то базы контактов, справочных изданий, словарей, и т.п. В условиях непрерывно растущих объемов информации, которую приходится перерабатывать современному менеджеру, эта функция «персонального мобильного офиса» становится все более важной.

2. Карманные компьютеры (КПК, Handheld PC).

Отличаются небольшими габаритами и весом, бесклавиатурные варианты помещаются практически в любом кармане, клавиатурные – во внутреннем кармане не плотно облегающих пиджаков, весят приблизительно до 300 г. Как правило, имеют достаточно большой запас автономного питания (до нескольких десятков часов), причем некоторые модели питаются от стандартных батареек АА или ААА что крайне удобно (никаких вам подзарядок аккумуляторов и прочих затрат времени и внимания). Их можно разделить на два класса: бесклавиатурные (типа Palm и PocketPC) и клавиатурные (типа Psion и PocketPC Professional) – последние благодаря наличию клавиатуры и широкому экрану дают более широкие возможности работы с текстами.

По функционалу эти машинки, особенно клавиатурные, приближаются к компьютеру. Как правило в них имеются совместимый (или совпадающий по формату данных) с MS Word текстовый редактор, электронные таблицы типа Excel, почтовая программа, планировщик задач. Все это по сравнению с полноценным программным обеспечением очень упрощено. Поэтому, например, создать серьезный документ со сложной внутренней структурой с помощью КПК будет затруднительно. Но вот эффективно использовать 10–15 минут ожидания, либо 2–3 часа в самолете – вполне возможно. Например, ответить на одно–два небольших письма, поработать со сложной книгой (делая выписки, записывая мысли, заглядывая в справочные издания), проанализировать в электронных таблицах текущие расходы, и т.п. Таким образом, КПК оптимален в ситуациях, которые для ноутбука недостаточно «статичны» и длительны, но заполнять которые чтением бумажной книги или записью мыслей на диктофон по тем или иным причинам нерационально.

Чрезвычайно важна функция синхронизации карманного компьютера с основным – возможность быстрого обновления на КПК, или наоборот, на основном компьютере, списка контактов, расписания задач, свежей электронной почты. Как правило, стандартные программы позволяют синхронизировать MS Outlook с соответствующими приложениями карманного компьютера. Учитывая, что Outlook во многих организациях является фактически корпоративным стандартом, на эту функцию карманных компьютеров следует обратить особое внимание. Синхронизируемый с основным компьютером КПК превращается в органайзер, по функциональным возможностям значительно превосходящий бумажные.

Очень полезны дополнительные программы для КПК, многие из которых можно бесплатно скачать в интернете. Это различные справочные издания и энциклопедии, кодексы, карты города и метро, книги в компактном формате, игры, переводчики, планировщики, программы для ведения картотек, и т.п. Из достаточно интересных специфически–мобильных функций отметим работу с устройствами навигации GPS (Global Positioning System) – карманный компьютер обработает данные этой спутниковой системы, установленной на вашем автомобиле, и достаточно точно покажет ваше местоположение на карте. Это может быть полезно и при частых разъездах по российской «глубинке», и при туристических поездках в Европу на своем автомобиле.

Наконец, карманные компьютеры достаточно удобны для мобильного выхода в интернет и просмотра электронной почты. Правда, в этой области у КПК есть конкурент – так называемые «коммуникаторы», представляющие собой гибрид мобильного телефона и карманного компьютера. Впрочем, по отзывам пользователей, для телефона это устройство тяжеловато, а для карманного компьютера имеет слишком ограниченный набор функций.

Для удобства ориентации в многообразии карманных компьютеров можно выделить три наиболее распространенных типа этих устройств:

1. Бесклавиатурные КПК типа Palm. Удобно использовать в качестве компактных органайзеров. Благодаря малому весу и очень небольшим размерам чрезвычайно удобны для работы «на бегу»; переход от состояния «лежит в кармане» к состоянию «внесена новая задача» требует минимального количества движений.

2. Клавиатурные КПК типа Psion. Идеальны в качестве «мобильного офиса» для кратких «серий» типично–офисной работы: набор небольших текстов, работа с интернетом и электронной почтой, работа с большими объемами справочной информации (словари, энциклопедии, кодексы).

3. Pocket PC. Оптимальная область применения – работа с мультимедийной информацией. Можно использовать в качестве mp3–плейера, прекрасно «стыкуются» с цифровым фотоаппаратом (как в удобстве перенесения информации, так и в возможностях ее переработки). Любуясь цветными экранами этих инструментов, не стоит забывать, что на солнечном свету с ними как правило практически невозможно работать, в отличие от черно–белых.

В заключение стоит заметить, что в войне за кошельки потребителей производители достаточно активно упражняются в генетических экспериментах типа «скрестить ежа с ужом», но жизнеспособность этих гибридов как правило соответствующая. Поэтому можем рекомендовать читателю не поддаваться на рекламные трюки и выбирать максимально классические, хорошо обкатанные решения – КПК распространенных моделей и ноутбуки. Помимо некоторой гарантированности результатов, вы получите хорошо сложившуюся «инфраструктуру» – сайты и интернет–сообщества поддержки, готовый разнообразный софт, известные способы решения типовых проблем, и т.п.

3. Ноутбуки и субноутбуки

Что такое ноутбук, всем хорошо известно; субноутбуки – это ноутбуки, обладающие полноценным функционалом «большого компьютера», но по размерам, весу и длительности автономной работы (без электрической розетки) приближающиеся к карманным компьютерам и, естественно, стоящие дороже обычных ноутбуков.

Важно отметить, что даже очень мобильные ноутбуки вряд ли будут удобны для планирования «в полевых условиях» (в автомобиле, в приемной важного клиента, в ресторане). Дело в том, что у карманных компьютеров, как правило, не разделяются оперативная и постоянная память. Таким образом, открыв КПК, вы одним движением являете на свет именно те документы и приложения, и именно в том состоянии, в котором вы их оставили при выключении. Для ситуаций типа «Пришел на совещание – подождал 5 минут читая – началось совещание» это свойство неоценимо. Ноутбук, даже очень маленький, заставит вас подождать загрузки операционной системы, открыть нужное приложение, и т.д., что при необходимости эффективно использовать кусочки времени от получаса и меньше – крайне неудобно⁰⁰² . Кроме того, хорошие КПК специально «заточены» под мобильную работу, поэтому многие задачи на них решаются меньшим количеством движений, причем более простых, чем для ноутбуков.

С другой стороны, владелец ноутбука ничего не знает о постоянной головной боли владельца КПК: совместимости форматов, кодировок, функциональности программ. Ему не нужно думать, какие «навороченные» свойства документа (вроде указателей и оглавления в Word) он потеряет, уехав с этим документом в командировку; как сможет открыть приложенный к электронному письму аттачмент в формате Excel или Access; какие программы и примочки к ним нужно установить для корректного просмотра современных сложных веб–сайтов, и т.д. Поэтому ноутбуки чрезвычайно хороши при частых командировках или при работе в разных офисах, когда вам необходимо полноценное рабочее место, со всем набором привычных программ.

Мобильные современные менеджеры часто вообще обходятся без «стационарного» компьютера, всегда и везде пользуясь только ноутбуком. На основном рабочем месте к ноутбуку нетрудно подключить мышь, обычную клавиатуру (для владеющих слепой печатью) и большой монитор, снимающие основные недостатки ноутбука как инструмента постоянной работы. По всей видимости, эта тенденция в общей линии на «мобилизацию» личной работы менеджера является наиболее устойчивой и не зависит от текущей моды на те или иные устройства.

Формулируя общий принцип: для больших перемещений и больших блоков работы, более удобен ноутбук. Например, в ситуациях «день в офисе, вечер дома, шесть часов в самолете, два дня в другом офисе», и т.д. Для небольших перемещений в рамках города или большого офиса, при которых часты маленькие блоки работы, а также для кратких командировок с плотным и разнообразным графиком удобен карманный компьютер. Например, «едем к клиенту, подождали начала встречи, обсудили цифры и запланировали мероприятия, набросали по итогам несколько e–mail'ов и отправили с помощью мобильного телефона, решили куда ехать дальше», и т.д. Если имеют место оба типа работы, то удобнее всего сочетание, при этом достаточно тонким моментом в проектировании личного «мобильного офиса» становится выбор между клавиатурным и бесклавиатурным КПК.

Личный пример «мобилизации» работы

Прежде чем предлагать читателю общую технологию создания персональной «системы мобилизации» и выбора мобильного средства поддержки личной работы, поделимся личным опытом использования наиболее «типового» средства такой мобилизации, т.е. карманного компьютера. Поскольку излагается личный опыт, автор в своих оценках и суждениях будет предельно субъективен, о чем честно предупреждает читателя; поэтому относиться ко всему нижеследующему нужно как к примеру, а не как к набору рекомендаций. К объективности мы постараемся вернуться в третьей части статьи, говоря о выборе карманного компьютера, оптимального именно для вас.

Любовь с первого взгляда

Автор вынужден признаться честно: никаких формальных процедур, предлагаемых в третьей части статьи, он для выбора КПК не использовал. После непродолжительного хождения по тематическим сайтам, список которых дан в конце статьи, наступила «любовь с первого взгляда». Последующий опыт общения с выбранной машинкой подтвердил правильность выбора. Равно как и активные обсуждения с коллегами–менеджерами тех инструментов, которые применяют они.

Чтобы вкратце дать читателю представление о Psion Series 5mx, на котором на момент написания этой статьи работает автор, сравним его с автоматом Калашникова. Такая же скромность и простота (черно–белый экран с 16–тью оттенками серого, нет выхода на наушники, аскетичность внутри и снаружи), та же надежность в исполнении основных функций, та же гармоничность, целостность, спаянность всего функционала. Об этом последнем свойстве мы скажем ниже, а сейчас опишем несколько характерных черт Psion 5mx.

1. Питание от «пальчиковых» батареек АА. Это свойство колоссальной важности, которое неизменно примиряет автора с любимой машинкой, когда автор в очередной раз обижается на подслеповатый черно–белый экран или отсутствие встроенного модема. Стандартные батарейки для клавиатурных КПК – редкость. У бесклавиатурных применение стандартных, пальчиковых батареек (более маленьких по размеру, типа ААА) встречается сравнительно чаще, что следует отнести к их несомненным достоинствам. Стандартные батарейки дают более высокую длительность работы (25–30 часов чистого времени, против, например, десятка часов у аккумулятора HP Jornada), но самое главное – они дают независимость от розеток, зарядных устройств и неожиданных поломок аккумулятора (который, в отличие от батареек, не продается в каждом ларьке). Эта независимость имеет результатом действительно огромное снижение расходов внимания и нервов на вопросы питания карманного помощника.

2. Операционная система EPOC, являющаяся, по единодушным отзывам на тематических интернет–форумах, наиболее мощной и надежной среди операционных систем для КПК – по сравнению, например, с Windows CE (PocketPC), «мобильным» клоном обычной Windows. Для системы EPOC существует огромное количество программ, в том числе расширяющих функционал стандартных, наиболее употребимых приложений (Contacts, Agenda, и т.п.) Кроме того, имеется встроенный язык программирования, позволяющий добавлять дополнительные удобства – например, возможность вывести в Agenda список всех имеющихся ToDoList'ов, т.е. облегчить навигацию по задачам, по сравнению со стандартной. Вряд ли читатель будет заниматься таким программированием сам, но вот осведомиться о наличии готовых решений на тематических форумах, или потратить несколько десятков долларов на заказ написания нужной вам программки, может быть вполне удобным вариантом приобретения требуемого функционала.

3. Эргономичность, надежность.

Psion 5mx чрезвычайно прочен. В одной из интернетовских публикаций автор встречал душераздирающее повествование о нескольких карманных компьютерах, в ходе корпоративного банкета положенных на край стойки бара и сброшенных на пол. Все испытуемые безнадежно погибли; Psion 5mx отделался трещинами, сохранив работоспособность, и в результате был, согласно условий пари, объявлен корпоративным стандартом. Не менее удачны дизайн (сходная по функциям HP Jornada 680, например, выглядит более «топорно», как «Жигули» рядом с современными обтекаемыми автомобилями), удобство клавиатуры (достаточно большой ход клавиш, позволяющий хорошо ощущать и контролировать процесс печати), «аппаратный» вызов основных приложений с помощью нажатия палочкой–стилусом на иконки внизу экрана.

В целом, можно лишь повторить характеристику Psion5mx как устройства весьма непритязательного, скромного, не модного, мало пригодного для «загибания пальцев», но чрезвычайно надежного и неприхотливого. Одним словом, «АК–74» или «Форд–Т» – рабочий инструмент для повседневного активного использования. Главный недостаток – устройство снято с производства и купить его не так просто. Поэтому читая нижеследующее описание способов использования, стоит «вылавливать» из него общие принципы, поскольку конкретная техническая реализация на вашем КПК будет, скорее всего, не идентичной.

В заключение несколько слов об упоминавшейся гармоничности, спаянности функционала. Это свойство трудно формализовать, его обычно не упоминают в обзорах, но оно является, на наш взгляд, одним из основных требований к хорошему КПК.

Любой проектировщик сталкивается с противоречивыми требованиями к системе, и вынужден постоянно искать компромиссы. Поэтому все пожелания выполнить невозможно, равно как и невозможно избежать всех неудобств. Но можно найти такой баланс, такую форму «взаимопритирки» функций, что они дадут максимальный системный эффект, несмотря на неизбежные недостатки.

Именно это мы и назвали «гармоничностью», «целостностью» инструмента. Оценить ее с помощью формальных критериев достаточно сложно. Лучший способ, который мы можем порекомендовать – потратить полчаса на общение с коллегой, «влюбленным» в свой карманный компьютер, взяв его машину в руки и лично попробовав выполнить основные необходимые вам операции под его руководством (именно с коллегой, т.к. в магазинах работают обычно те же «компьютерщики», увлеченные техническими решениями как таковыми, а не их применениями в реальной деятельности). Такие «натурные испытания» позволят прочувствовать компьютер как целое, т.е. к «дифференциальному» впечатлению от чтения статей добавить «интегральное», складывающееся из огромного количества осознаваемых и неосознаваемых факторов. Беремся утверждать: если от конкретной модели конкретного компьютера нет полного, безусловного, уверенного ощущения, что вы созданы друг для друга – лучше не торопиться с покупкой.

⁰⁰¹ Автор благодарит Леонида Сорокина, директора по маркетингу Dinners Club Russia, за многочисленные ценные замечания по содержанию статьи.
⁰⁰² Это ограничение ноутбуков отчасти преодолевается применением "спящего режима".

<<..Назад

Дальше..>>

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

		+7 (495) 162 58 90