О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 (495) 162 58 90     


События

Ближайшие открытые семинары:


22-23 октября 2020 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


Афиша встреч Лиги «Время» в мае 2020 г.

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

23.07.2008 Сергей Бехтерев. Тайм-менеджмент аутсорсинга.
Технологии тайм-менеджмента при передаче различных бизнес-процессов на аутсорсинг профессионалов.
 

Полезно


Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку...>>



Глеб Архангельский

Тонкие способы работы с напоминаниями

Версия для печати – zip word 46K

1. Жесткое и гибкое планирование

2. Тонкие способы работы с напоминаниями

3. Расстановка приоритетов: важное – красным!

Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров – срок исполнения, процент готовности, и т.д. Многие из этих параметров вам понадобятся сравнительно редко.

Чаще всего при создании задач используют оповещение, «напоминалку». Когда вы задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически «узнает», что в этот день вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи, в 9 утра.

Если задача достаточно крупная и сложная – рекомендую установить оповещение на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на нижеследующий рисунок (создание задачи «Подготовить отчет»):

Обратите внимание, срок исполнения задачи – к утру четверга, в поле «Срок» (стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким образом, в среду утром Outlook напомнит нам о необходимости подготовить отчет, и мы сможем начать выполнять эту задачу, либо запланировать ее на какое-либо конкретное время в «Календаре».

Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все новые и новые звенящие напоминалки, а ваш рабочий день будет заполнен в основном нажиманием кнопки «отложить».

Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным точкам. Репер, от французского «ориентир» – понятие из артиллерии. Это некоторая заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка, лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее или дальше/ближе взять от репера.

При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например, вы создаете задачу: «Где-то в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете, что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку» уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела, намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику. В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток напоминалок о клиентских делах. Посмотрев на все эти десять напоминалок, вы сможете уже более точно разбросать эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг; Петрову позвоним прямо сейчас, и т.д.) Таким образом, вы разбираете все напоминалки в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с этими напоминалками в самые разные моменты в начале января.

Кроме «Дня прозвона клиентов», достаточно часто используемой реперной точкой является «День просмотра долгосрочных задач и мыслей». У меня, например, это последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в компании такую-то новую технологию» будет отнесена к последней субботе июня. В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.


© Глеб Архангельский, 2006 г. Автор – гендиректор компании «Организация Времени», создатель российского Тайм-менеджерского сообщества, главный редактор проекта www.improvement.ru . Контакт: info@improvement.ru, (495) 518-54-15, 950-83-85.


Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация