Глеб Архангельский
Тонкие способы работы с напоминаниями
Версия
для печати zip word 46K
1.
Жесткое и гибкое планирование
2. Тонкие способы работы с напоминаниями
3.
Расстановка приоритетов: важное красным!
Создавая задачу в Microsoft Outlook, мы видим много различных параметров
срок исполнения, процент готовности, и т.д. Многие из этих параметров вам понадобятся
сравнительно редко.
Чаще всего при создании задач используют оповещение, «напоминалку». Когда вы
задаете срок исполнения задачи, Outlook автоматически «узнает», что в этот день
вас нужно оповестить выпрыгнувшей в отдельном окошке «напоминалкой». По умолчанию
оповещение появится в тот же день, на который запланирован срок исполнения задачи,
в 9 утра.
Если задача достаточно крупная и сложная рекомендую установить оповещение
на некоторое время раньше срока исполнения задачи. Посмотрите на нижеследующий
рисунок (создание задачи «Подготовить отчет»):
Обратите внимание, срок исполнения задачи к утру четверга, в поле «Срок»
(стрелка 1) выставлен четверг. А вот напоминание мы установили на среду. Таким
образом, в среду утром Outlook напомнит нам о необходимости подготовить отчет,
и мы сможем начать выполнять эту задачу, либо запланировать ее на какое-либо
конкретное время в «Календаре».
Не злоупотребляйте оповещениями, используйте их только для задач, действительно
привязанных к определенному дню. Иначе каждый час у вас будут появляться все
новые и новые звенящие напоминалки, а ваш рабочий день будет заполнен в основном
нажиманием кнопки «отложить».
Уменьшить количество оповещений помогает простая техника: планирование по реперным
точкам. Репер, от французского «ориентир» понятие из артиллерии. Это некоторая
заметная точка на местности, например водокачка, высокое дерево, от которой
отсчитывается направление при стрельбе. Если есть такой заметный ориентир, жизнь
существенно облегчается: не нужно вычислять, какие координаты у вражеского танка,
лейтенанту-разведчику достаточно сообщить на батарею по рации, насколько правее/левее
или дальше/ближе взять от репера.
При создании оповещений этот подход используется следующим образом. Например,
вы создаете задачу: «Где-то в начале января созвониться с Ивановым». Вы знаете,
что для вас основной день прозвона клиентов, предположим, вторник. Тогда «напоминалку»
уместно поставить на первый вторник января. Аналогично, все клиентские дела,
намеченные примерно на начало января, вы привязываете к этому первому вторнику.
В начале января, во вторник утром, у вас появится десяток напоминалок о клиентских
делах. Посмотрев на все эти десять напоминалок, вы сможете уже более точно разбросать
эти дела по расписанию недели (Иванов будет только в четверг, перенесем на четверг;
Петрову позвоним прямо сейчас, и т.д.) Таким образом, вы разбираете все напоминалки
в один день, день реперной точки, а не сталкиваетесь с этими напоминалками в
самые разные моменты в начале января.
Кроме «Дня прозвона клиентов», достаточно часто используемой реперной точкой
является «День просмотра долгосрочных задач и мыслей». У меня, например, это
последняя суббота месяца. Задача «Во время летнего делового спада внедрить в
компании такую-то новую технологию» будет отнесена к последней субботе июня.
В последнюю субботу июня, скорее всего, появится пять-десять оповещений о такого
рода задачах, и их можно будет запланировать на какое-то более точное время.
© Глеб Архангельский, 2006 г. Автор гендиректор компании «Организация
Времени», создатель российского Тайм-менеджерского сообщества, главный редактор
проекта www.improvement.ru . Контакт:
info@improvement.ru, (495) 518-54-15,
950-83-85.
Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!