Глеб Архангельский
Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook
Версия
для печати zip word 50K
1. Жесткое и гибкое планирование
2.
Тонкие способы работы с напоминаниями
3.
Расстановка приоритетов: важное красным!
Обычно считают, что управление временем это планирование, причем планирование
жесткое. Например: «В 8 утра подвиг, в 9 разгонка туч». И справедливо возмущаются:
«Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам.
Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия
с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер время их исполнения
мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать,
важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое это хорошо забытое старое. У древних
греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов,
отвечавших за время. «Хронос» линейное, астрономическое, измеримое время,
привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования.
И «кайрос» удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то
дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится
иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового
продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь
поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
- Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному
жесткому времени исполнения «Пятница, 15.00».
- Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения»,
т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом»,
части вашего плана дня или недели. Задачи обзор всех «гибких», привязанных
к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать
самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество
дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи перейти в раздел «Задачи», нажав
соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель
задач в «Календаре». Выглядит она так:

Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч
на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким
образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи)
и гибкое (задачи).
Встречи в
Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав
название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 она указывает
на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на
этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании
встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
- Зайдите в раздел «Календарь».
- В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой
вид, как на рис. … по горизонтали дни, по вертикали часы.
- В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится
панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний
день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество
дней в «Рабочей неделе» все это можно сделать в меню Сервис / Параметры
/ Настройки / Параметры календаря.
© Глеб Архангельский, 2006 г. Автор гендиректор компании «Организация
Времени», создатель российского Тайм-менеджерского сообщества, главный редактор
проекта www.improvement.ru . Контакт:
info@improvement.ru, (495) 518-54-15,
950-83-85.
Читайте также:
Андрей Екатеренчук
Карты ума: мой опыт Mind Manager X5 Pro + Outlook
Александр Певцов
Программа учета времени ФинЭкспертиза-Time
Илья Правский.
Достичь равновесия: обзор программы Life Balance
Владимир Остапчук.
Хронометраж и бюджетирование времени в программе MS Money
Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!