О сайте    О компании    Тренинги    Работа 2.0    Все статьи    ТМ-книга    Поиск    Контакты   

+7 916 118 19 77     
+7 919 764 60 72     


События

Ближайшие открытые семинары:


21-22 ноября 2017 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru


26-27 октября 2017 г., г. Москва, Бизнес-курс «Тайм-менеджмент: метод Глеба Архангельского»

С 22 ноября 2017 г., Онлайн курс Глеба Архангельского

Календарь семинаров на II полугодие 2017 года

Информация

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования... Прочитать...>>

Публикации

28.04.08 Погорелов Юрий. Айсберг тайм-менеджмента: инструментальный подход.
Оотвечая на вопрос «как?» в тайм-менеджменте, человек приходит к вопросам «куда?» и «зачем?».
 

Полезно


Впервые у нас?
 Карта составлена специально для того, чтобы Вы могли быстро ознакомиться со структурой сайта и найти необходимую информацию. Потерялись -
Карта сайта...>>



Глеб Архангельский

Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook

Версия для печати – zip word 50K

1. Жесткое и гибкое планирование

2. Тонкие способы работы с напоминаниями

3. Расстановка приоритетов: важное – красным!

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»

Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.

Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».

Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:

Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.

Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).


Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:

Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).

Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.

Как настроить отображение календаря с панелью задач:

  1. Зайдите в раздел «Календарь».
  2. В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
  3. В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.

    Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».

    Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.


© Глеб Архангельский, 2006 г. Автор – гендиректор компании «Организация Времени», создатель российского Тайм-менеджерского сообщества, главный редактор проекта www.improvement.ru . Контакт: info@improvement.ru, (495) 518-54-15, 950-83-85.


Читайте также:

Андрей Екатеренчук Карты ума: мой опыт Mind Manager X5 Pro + Outlook
Александр Певцов Программа учета времени ФинЭкспертиза-Time
Илья Правский. Достичь равновесия: обзор программы Life Balance
Владимир Остапчук. Хронометраж и бюджетирование времени в программе MS Money

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Заказать БЕСПЛАТНО!


Rambler's Top100

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты

© 2000 - 2012 Архангельский Г.А.

Правовая информация