Глеб Архангельский

Технологии обзора задач на MS Outlook

Версия для печати – zip word 305K

«Остап поставил точку, промакнул жизнеописание прессом с серебряным медвежонком вместо ручки и стал подшивать документы. Он любил держать дела в порядке. Последний раз полюбовался он хорошо разглаженными показаниями, телеграммами и различными справками. В папке были даже фотографии и выписки из бухгалтерских книг.

Вся жизнь Александра Ивановича Корейко лежала в папке, а вместе с ней находились там пальмы, девушки, синее море, белый пароход, голубые экспрессы, зеркальный автомобиль и Рио-де-Жанейро, волшебный город в глубине бухты, где живут добрые мулаты и подавляющее большинство граждан ходит в белых штанах…»

И.Ильф, Е.Петров, «Золотой теленок»

Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того, как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.

Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, один из моих клиентов, управляющий директор группы производственных компаний, в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:

«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».

Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:

Рис. 1. «Упрощенный график Гантта»

«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички клиент отозвался так:

«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».

Итак, налаживание хорошего обзора – один из первых шагов в построении эффективной системы управления временем. В этой статье я опишу основные принципы и техники налаживания обзора на базе MS Outlook. Я буду предполагать, что читатель умеет настраивать пользовательские представления; если нет – более детальные инструкции по этому вопросу можно найти в статье о контекстном планировании на Outlook. Еще одна техническая оговорка: в примерах фигурирует Outlook 2003, но почти все изложенные техники реализуемы и на более старых версиях.

Принципы создания обзора в Outlook

Основное условие обзора – материализация информации. Все, что хранится только в голове – ненадежно. Как говорят военные, «самая острая память тупее самого тупого карандаша». Outlook выводит «материализацию» на качественно новый уровень по сравнению с бумагой, позволяя как угодно копировать и форматировать информацию.

Итак, ваши мысли и задачи «материализованы» в Outlook. Создание их оптимального обзора – задача противоречивая. Это всегда поиск баланса между противоположными требованиями:

• С одной стороны, в идеале вся информация должна быть в одном месте. Чем больше ее распыления по разным папкам и органайзерам – тем хуже обзор, тем менее целостна и прозрачна картина личной работы.
• С другой стороны, информации в «месте обзора» не должно быть слишком много – иначе в ней просто невозможно ориентироваться. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач.

Единственный способ справиться с этим противоречием при работе с бумажными документами – структурировать информацию, дробить ее на несколько папок. Что, естественно, затрудняет общий обзор всей информации, мешает видеть «картину в целом».

В Outlook такой подход также возможен. В классическом тайм-менеджменте существует понятие «ключевые области»: 7-9 основных направлений вашей деятельности, по которым можно организовать всю информацию и задачи. Простой способ сформировать для себя список ключевых областей – выписать на карточки как можно больше ваших типичных дел и задач, и раскладывать эти карточки на несколько групп по смыслу, перекладывая до тех пор, пока не получится достаточно убедительная структура. При желании внутри ключевых областей можно выделить еще несколько поднаправлений.

Рис. 2. Упорядочение задач по ключевым областям

На рисунке показана структура папок, организованных по «ключевым областям», которую я применяю для обзора «дальних» задач. В основном это полезные мысли и информация по соответствующим темам, которые необходимо время от времени перечитывать. Для обзора «задач к исполнению» такой метод не годится, поскольку Outlook не позволяет устанавливать «напоминалки» для задач, находящихся не в основной папке «Задачи». Кроме того, разложенные по этим папкам задачи невозможно видеть из «Календаря» встреч на неделю.

К счастью, в отличие от бумажных носителей, в Outlook есть более удобный способ разрешить «противоречие обзора». Это – настройка пользовательских представлений.

Все «задачи к исполнению» удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Рис. 3. Доступ к настройке представлений из меню

Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.

«Сущности» для обзора

Помимо ориентации на жесткое планирование, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток – в них все задачи неявно считаются «равноправными», сравнимыми между собой. Это не очень удобно. Более разумно выделить в личной работе несколько различных типов «сущностей», формально находящихся в папке «Задачи», но содержательно отличающихся друг от друга:

• Проекты: задачи, содержащие обзор мыслей и действий по какому-либо личному проекту или направлению деятельности;
• Задачи: собственно задачи, дела к исполнению;
• Мысли, а именно те из них, которые хочется хранить не в отдельной творческой картотеке, но поближе к задачам. Это могут быть «мысли о делах» («может быть в рекламе перенести акцент с эффективности бурбуляторов на их универсальность?»), информация к сведению («Налоги: с 2005 г. снижают ЕСН»), замыслы дел и проектов («Книга про неоднородность времени?»), и т.п.
• Задачи «на контроле», которые существенно отличаются от личных задач «к исполнению». «Контрольки» помогают отслеживать выполнение задач подчиненными и контрагентами, но не требуют времяемких действий с вашей стороны. По ним необходимы разве что напоминания и мотивирующие подергивания соответствующего исполнителя.

Эти различные «сущности» бывает полезно для создания наиболее удобного обзора группировать разными способами. Например:

• Отобразить все проекты, задачи, мысли и «контрольки», относящиеся к ключевой области «Продукты» – в момент планирования разработки новых продуктов; (см. далее рис. 4)
• Отобразить только проекты по всем ключевым областям – для укрупненного долгосрочного планирования; (см. далее рис. 5)
• Отобразить только «контрольки» – это бывает удобно, например, для еженедельного обзора задач, находящихся «на контроле».

Для того, чтобы гибко настраивать обзор различных сущностей, стоит отличать их друг от друга. Для этого я рекомендую при создании новой сущности делать в поле «Тема» пометку, позволяющую различать сущности друг от друга:

• Проекты: название-классификатор проекта в поле «Тема» отделяется двойным двоеточием, после которого идет пояснение. Например: «ОЛ-книга:: нужна книга по управлению временем на Outlook». Автоформатирование настроено так, что «проектная» задача выделяется более крупным и полужирным шрифтом.
• Мысли: в конце заголовка добавляется «*». Заголовки мыслей отображаются светло-серым цветом, т.к. мыслям нужно меньше внимания, чем задачам.
• Задачи «на контроле»: поле «Тема» начинается с сочетания символов «К:». Эти задачи отображаются светло-зеленым.

При этом обозначения могут комбинироваться. Например, на рисунке «LifeManagement» – это «мысленаправление», т.е. с одной стороны, пока еще не проект и не набор задач, и поэтому помечено звездочкой и отображается серым. С другой стороны, это не просто мысль, а потенциальный проект и даже несколько проектов, поэтому имеет проектный символ «::» и отображается более крупным шрифтом, чем простые задачи.

Рис. 4. Представление «все сущности по ключевым областям»; сортировка сначала по важности, затем по алфавиту.

При настройке обзора какого-либо одного типа сущностей, например, проектов, форматирование применяется по-другому. Например, вот как может выглядеть представление «Обзор проектов»:

Рис. 5. Представление «Все проекты, упрощенный график Гантта». Сортировка по статусу и по календарной привязке.

Метод структурирования внимания

В приведенных выше примерах неявно применялся общий подход к организации любого обзора, который сейчас уместно сформулировать в явном виде.

Проблема организации удобного обзора – это проблема управления ресурсами внимания человека. Из психологии известна следующая структура внимания:

1. Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом.
2. Предсознание может контролировать 7±2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью...), вы можете держать в поле зрения еще 5–9 — но не больше.
3. Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Важно не мешать ему в этом, и не пытаться решать все проблемы одновременно.

Рис. 6. Структура внимания

В соответствии со структурой внимания желательно организовывать и рабочее пространство. На любом уровне обзора стоит выделять три области:

1. Фокус внимания — область, соответствующая сознанию, на которой концентрируется внимание. В ней должен быть один объект, либо воспринимаемая как единое целое группа объектов, которая «внутри себя» также структурирована по МСВ-принципу.
2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7±2 объекта, или группы объектов, необходимых для контроля на уровне предсознания.
3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.

Рис. 7. Структура рабочего пространства

Этот принцип организации обзора я называю «Методом структурирования внимания», МСВ. Вот несколько примеров реализации этого принципа при создании обзора.

Пример 1. Обзор основного рабочего пространства

Рис. 8: Главное рабочее пространство Outlook

В Outlook существует панель «Outlook сегодня», на которую выводятся встречи, задачи и письма. Это попытка реализовать основную идею обзора – «видим все необходимое в одном месте, имеем полную картину предстоящих дел». К сожалению, попытка неудачная – панель «Outlook сегодня» практически не настраивается, поэтому крайне неудобна в использовании.

На основании личного опыта и опыта консультирования я считаю наиболее удачной организацию основного «рабочего экрана», изображенную на рис. 8. В центре внимания (1) – жесткое планирование недели (представление «Календарь / День-неделя-месяц», количество дней – 7, при желании оно может быть другим). В области ближайшего внимания – навигация по другим папкам (2), календарь для долгосрочного жесткого планирования (3), задачи с группировкой по категориям (4) – для краткосрочного и долгосрочного гибкого планирования. Размеры областей могут гибко настраиваться, в частности, для многих бывает удобно в центре внимания держать график не недели, но только текущего рабочего дня.

Внутри все области также структурированы по МСВ-принципу: например, календарь рабочей недели – с помощью различной «раскраски» встреч; гибкие задачи – с помощью определенной системы категорий, о которых сказано в следующем примере.

Пример 2. МСВ-структурирование панели задач

К сожалению, в Outlook 2003 по сравнению с версией 2002 дизайнеры зачем-то увеличили высоту строк в панели задач, и тем самым существенно сократили количество категорий, которые видны в описанном выше представлении. Поэтому придется убрать календарь и показать панель задач более «вместительной», чем она видна в реальности. Это не умаляет общности примера, просто в жизни проматывать окно вниз приходится чаще.

Рис. 9. МСВ-структурирование панели задач

В этом примере область 1 – центр внимания, наиболее часто используемый в течение дня. Область 2 – планирование текущих проектов и наиболее актуальных на данный момент направлений. Наконец, в «подсознании» находятся справочные разделы, и (не попавшие на этот рисунок) дальние мысли и задачи, упорядоченные по ключевым областям.

Внутри каждой из этих категорий также существует МСВ-упорядочение, за счет настроек автоформата «Приоритетное – наверх и красным + полужирным; мысли – светло-серым; проекты – черным полужирным». Эта «МСВ-разметка» уже была описана в предыдущей главе. Так что последнее, что осталось описать – реализацию МСВ-принципа внутри одной задачи.

Пример 3. МСВ-структура внутри отдельной задачи

Рис. 10. МСВ-структура внутри отдельной задачи

Для клиентской задачи в центре внимания могут находиться ближайшее действие (поле «Тема»), контакты и ключевая информация по клиенту – на рисунке область (1). «Предсознание», область (2) – фиксация истории контактов, эта информация обычно необходима при следующих контактах. И наконец, «подсознание», область (3) – вся остальная информация, на рисунке – статья про клиента. К области (3) можно также отнести прикрепленные к задаче файлы – например, история и оргструктура клиента, взятые с его сайта.

Для задачи проекта или «мысленаправления» в области (1) может находиться краткий список ближайших действий, в области (2) – история мыслей по данному направлению, в области (3), в виде простого текста либо прикрепленных файлов – вся вспомогательная информация.

Персональная «CRM-система»

В качестве примера очень удобного класса форм обзора приведу актуальную для многих менеджеров форму обзора клиентских задач. ЕЕ можно назвать «персональной CRM-системой». CRM-системы, от слов «Customer Relationship Management» – IT-системы, позволяющие структурировать и эффективно организовать процесс продаж и взаимоотношений с клиентом.

С помощью настроек специального пользовательского представления в Outlook можно создать небольшую персональную «CRM-систему», организующую любые внешние взаимоотношения. Например:

• Продажи: список клиентов, отображающий значимые аспекты взаимодействия (ближайшие действия, сроки, и т.п.);
• Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации, или публикации о нас;
• Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.

В качестве примера приведу собственную систему обзора продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа представляет собой достаточно протяженный во времени процесс. Причем этапы этого процесса могут быть различны, где-то проводится очная презентация, где-то готовится коммерческое предложение, и т.д. В моем Outlook представление «ОБЗОР ПРОДАЖ» организовано следующим образом:

1. Фильтр: отбирать только задачи с категорией «Активные продажи»;
2. Сортировка: по алфавиту (поле «Тема» в каждой задаче начинается с названия клиента, иногда, для региональных партнеров – с названия города). Практика показала, что любые другие формы сортировки (по приоритетности, по срокам, и т.п.) не позволяют легко найти нужную задачу. А вот в алфавитном списке нужная задача отыскивается моментально.
3. Автоформатирование: по специальным пометкам в поле «тема».

Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов. Таким образом, представление дает полный обзор ситуации по клиентам, где и какие действия нужно предпринять. Но клиентов много, и каждый раз перечитывать весь список было бы неудобно. Нужно ввести какую-то «разметку», позволяющую ориентироваться в списке, что и делается с помощью автоформатирования. В поле «Тема» могут делаться следующие пометки:

• /д – «дальняя» задача, взаимодействие отложено на 2-3 месяца и более; отображается серым шрифтом, «забирает» меньше внимания;
• /а – «активная» задача: статус проекта не ясен, нужно прозвонить и уточнить; отображается полужирным шрифтом, акцентирует внимание;
• /7 – задача недельного горизонта планирования, указанное в поле «Тема» действие должно произойти в ближайшие 1-2 недели; отображается синим шрифтом.

Также применяется автоформатирование по признаку «Важность: высокая», как и в других представлениях, такие задачи отображаются красным полужирным шрифтом.

Рис. 11. Личная «CRM-система»

Работа с этим представлением происходит так. Просматривается оно как правило два-три раза в неделю, во время сессий созвонов с клиентами. При просмотре списка ставятся галочки в пользовательском поле «NOW» напротив тех клиентов, с которыми необходимо связаться сегодня. Шрифт соответствующих задач автоматически укрупняется (на рисунке – в компании Брокбизнес).

Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки. Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них. И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы.

По завершении разговора в поле «Тема» вносится новая информация о следующем действии. Если оно должно состояться в ближайшее время, ставится пометка /7. Если действие «привязано» к точному дню, например «давайте созвонимся в четверг после обеда» – ставится срок с «напоминалкой», которая выпрыгнет в четверг и напомнит о задаче. Если срок отдаленный и/или нечеткий, может выставляться только срок, без «напоминалки» – чтобы не перегружать окошко выпадающих напоминалок.

Важно отметить, что все эти задачи физически «лежат» в корневой папке «Задачи». Поэтому в них при необходимости можно устанавливать выпрыгивающие напоминалки; эти задачи видны в панели задач на основном рабочем экране (Рис. 8, категория «1_0_Активные продажи»).

Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании после тайм-менеджерского семинара было настроено примерно следующее представление:

Рис. 12. Более сложная «CRM-система»

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента.

Двухмерные формы обзора

К сожалению, Outlook, в отличие от Excel, дает гораздо меньше возможностей для «двухмерного» обзора, когда мы структурируем не просто список задач, но их распределение по плоскости. Поэтому в этой главе я приведу примеры организации обзора не только на Outlook, но и на Excel.

Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала и цейтнота, бывает удобно применять один лист Excel, организованный по МСВ-принципу. По сравнению с Outlook это дает гораздо более комфортный обзор, и более высокую легкость оперирования с записями – это просто строчки в Excel, для вписывания и перемещения которых не нужно совершать так много действий, как для операций с задачами в Outlook.

Рис. 13. МСВ-планирование в Excel

Центр внимания на этой странице — подраздел «Сегодня», в котором лежит основной To do list, список задач. Чем ближе к вершине — тем ближе к «фокусу внимания»; акцентировать внимание на отдельных задачах также можно с помощью цвета или полужирного шрифта. Область близкого внимания разделена на несколько подразделов: текущие проекты и цели, информация к сведению, задачи на контроль, навигатор по нужным документам, ссылки на базы данных, хаос мыслей и задач для «разгребания». Задачи легко и быстро перетаскиваются между подразделами.

Возможности применения двухмерных форм обзора в Outlook связаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта. Напомню, это широко известный в проектном менеджменте инструмент планирования, позволяющий отображать длительности задач, сроки их исполнения, и взаимосвязи между ними.

Рис. 14. График Гантта

С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется сликшком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/Нет», как показано на Рис. 15. Обратите внимание, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.

Рис. 15. Пример графика регулярных задач

Сравнительно сложную форму графика Гантта также можно использовать для обзора, но к сожалению скорее в Excel, чем в Outlook. Как правило это бывает удобно для стратегического планирования. Например:

Рис. 16. График Гантта с обзором проектов в Excel

На рисунке приведено достаточно «грубое» планирование проектов, временная сетка – месяцы и недели. Аналогичный график можно применять для более детального планирования, задав подневную временную сетку.

Еще один пример применения такого рода форм дает участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектного офиса банка «Русский стандарт». Его система планирования дня в Outlook выглядит следующим образом:

Рис. 17. Планирование дня с помощью «Упрощенного графика Гантта»

Примерное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.

Последовательность налаживания обзора

Однажды я консультировал председателя правления банка – весьма эмоционального и экстравертного человека, предпринимательски-хаотичного психотипа. Его время планировалось секретарями, в основном это были встречи с сотрудниками и клиентами. Не хватало обзора задач для себя, дающего картину приоритетных направлений деятельности.

Увидев, что клиенту нравится все разноцветное и бумажное, я порекомендовал повесить на стену большую белую магнитную доску, и закупить к ней цветных фломастеров и стикеров. «Любые мысли, задачи, темы «на контроль» пишите на разноцветных стикерах и лепите на доску, либо записывайте фломастером». Клиент сначала удивился – «Давайте сделаем какой-нибудь календарный график…» – «Нет, график пока не нужен, просто сваливайте все в одну кучу на доске».

Буквально в течение нескольких дней на доске стала вырисовываться некая структура: стратегические задачи в одном углу, делегированные в другом; появилось сознательное применение цветов стикеров (важное – красным, и т.п.). Важно, что этот обзор, оптимальный для клиента, был выращен постепенно, не придуман из головы. Поэтому он оказался и простым, и удобным.

Точно такой же подход стоит применять в налаживании обзора на Outlook:

1. Сначала привыкнуть «держать все в одном месте» – любую информацию и дела обязательно фиксировать в виде задач в Outlook;
2. По мере увеличения количества этих задач «выращивать» в них первоначальный порядок: разработать ключевые области, разделить задачи по МСВ-принципу на «близко-нужные», «средние» и «дальние», и т.п.
3. Освоившись с простыми формами обзора, внедрять «тонкие» – различные пользовательские представления и двухмерные графики.

---

© Глеб Архангельский, сентябрь 2004. Контакт: info@improvement.ru
Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/bibliot/outlook-overview/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

---

Читайте также:

Глеб Архангельский Тайм-менеджмент на базе MS Outlook
Глеб Архангельский, Александр Мискарян Контекстное планирование в Outlook
Глеб Архангельский, Александр Мискарян Хронометраж на MS Outlook

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты
© 2000 - 2012 Архангельский Г.А. Правовая информация