|
О сайте О компании Тренинги Работа 2.0 Все статьи ТМ-книга Поиск Контакты | |
 |
 |
+7 (495) 162 58 90 |
 |
||
  |
||
|
Версия
для печати zipped doc, excel 693K
Шаблон для экспорта и подневного анализа данных
Шаблон для помесячного анализа данных
«Не хватает времени!», «Не успеваю заниматься приоритетными проектами!», «Не удается уделять внимание общению с семьей!» – такие фразы довольно часто можно услышать от современного человека. Будь то менеджер транснациональной корпорации или журналист, частный предприниматель или домохозяйка – проблема нехватки времени может беспокоить всех.
К сожалению, жизненное время ограничено определенным количеством часов, которое
ни убавить, ни прибавить. Все что в наших силах – это только научиться эффективно
это время тратить. А для этого необходимо получать объективную информацию о расходах
времени с помощью хронометража.
В этой статье мы предлагаем вашему вниманию методику ведения хронометража на MS
Outlook с последующим анализом в Excel. Ведение записей в Outlook производится
в достаточно удобной, интуитивно понятной форме. При этом автоматизированный экспорт
данных в Excel предоставляет широчайшие возможности для их анализа.
«Штатным» средством хронометража в Outlook является «Дневник», однако мы пойдем другим путем. Хронометраж мы построим на основе раздела «Календарь». Для фиксации определенного события здесь мы просто создаем встречу, состоявшуюся в прошлом, длительность которой равна израсходованному времени.
В этих «встречах», помимо заголовков с классификаторами расходов времени, могут быть любые тексты в поле примечаний, а также прикрепленные файлы. В разделе «Календарь» можно проводить поиск по названию или любым элементам содержимого встреч. Таким образом, кроме хронометража, «Календарь» позволяет создать личный дневник, хранящий о каждом моменте вашей жизни интересующую вас информацию – фрагменты переписки, рабочие заметки в ходе встреч, и т.п. При этом отображение «Рабочая неделя» (по горизонтали дни, по вертикали часы) дает очень удобный обзор затрат времени.
Точно учета в «Календаре» можно регулировать. Если максимальная стандартная точность учета (5 минут одно деление шкалы рабочего дня) вас не устраивает, в параметрах встречи можно вручную вводить точное время. При этом встречи в отображении «Рабочая неделя» будут накладываться друг на друга, как показано на рисунке, что несколько затруднит обзор, но зато позволит сохранить высокую точность, которая достаточно полезна на начальных этапах ведения хронометража. Точность учета можно установить, нажав правую кнопку «мыши» на временной шкале в разделе «Календарь» и выбрав точность в появившемся контекстном меню.
Итак, хронометраж будет вести в календаре, регистрируя расходы времени в форме «встречи в прошлом». Для улучшения обзора стоит воспользоваться стандартной возможностью MS Outlook, которая называется «Цвета календаря» (квадратик с разноцветными клеточками на панели инструментов). Заметим, что в Outlook 2000 и младше, в которых эта функция недоступна, можно пользоваться для «раскраски» параметрами занятости («Занят» - «Свободен» - «Нет на работе»).
В Outlook существует определенный фиксированный набор цветовых меток, которые можно присваивать встречам, показанный на рисунке. Мы можем изменить название каждой пометки, но не можем добавить новые метки, т.е. новые цвета. Практика показывает, что существующих цветов более чем достаточно для того, чтобы создать эффективную систему обзора. Принцип создания собственного перечня цветовых меток достаточно прост – цвета присваиваются различным типам встреч в зависимости от того, насколько сильно эта встреча должна обращать на себя внимание. Теперь, создавая любую встречу, мы можем выбрать для нее цветовую метку в правом нижнем углу окна создания встречи.
Однако всякий раз выбирать цвет, например, для хронометражной «встречи в прошлом», или для встречи с категорией «важное!!!» – неудобно и долго. Для некоторых типов встреч можно сделать так, чтобы цвета присваивались встречам автоматически. Для этого существует такая возможность, как «Автоформат».
В появляющемся меню легко настраиваются условия автоматической окраски встреч. Правила автоформатирования могут формулироваться в зависимости от параметров встреч, таких как имя организатора, участники встречи и время ее проведения. Например, встречи, содержащие в поле «Тема» классификаторы определенных направлений вашей деятельности, могут окрашиваться в присвоенные этим направлениям цвета.
Если в разделе «Календарь» кроме «факта» вы хотели бы сохранять и «план», необходимо как-то отличить «хронометражные» встречи, фиксирующие факт, от встреч, которые задавали план ваших дел. Это можно сделать, например, присваивая «фактическим» встречам категорию «Хронометраж» и перенося в Excel для анализа встречи только из этой категории.
Учет и анализ расходов времени дает несколько основных возможностей:
Самомотивация с помощью учета. Как только мы начали что-то считать, мы начали этим управлять, а соответствующий показатель начинает управлять нами. Ставим желаемый уровень какого-либо показателя и начинаем отслеживать его фактическое значение. Факт очень скоро начнет стремиться к плановому значению, если постоянно обращать внимание на плановое и фактическое значение показателя. Например, хотим тратить на поглотитель «посторонний треп» не более 30 минут каждый день. Просто ставим в таблице желаемое значение, а рядом постоянно видим фактическое.
Получение объективных данных о структуре расходов времени, и ее изменение в желаемую сторону. Например, чувствуем, что мало времени уделяем семье – начинаем отслеживать и повышать показатель «время, проведенное с семьей».
Более адекватное планирование и бюджетирование времени. Например, для того, чтобы забюджетировать время на написание отчета, посмотрим, сколько времени потребовал аналогичный отчет в прошлом квартале. Планирование на основе точных данных будет более достоверным, чем на основе «голой интуиции».
Чтобы собранные при хронометраже данные были информативны, нужно определиться с тем, как мы будем называть хронометражные «встречи в прошлом». В наименованиях должна присутствовать определенная закономерность для того, чтобы можно было системно подходить к анализу полученных данных.
В начало каждого названия хронометражной встречи (поле «Тема») будем ставить
определенную приставку, которая содержит несколько уровней – от общих направлений
деятельности (например, личное время, время фирмы, сон), к более узким (определенные
проекты, время проведенное с семьей, с друзьями) и до самых простых дел (общение
с Ивановым, время на телефон, время на электронную почту, разное).
Пример подобной многоуровневой классификации хронометражных записей:
Такой подход позволяет легко анализировать как самые общие моменты (сколько времени мы тратим на сон, сколько на работу, и сколько личного времени у нас остается), так и более конкретные – сколько личного времени мы проводим с семьей, сколько тратим на телевизор и т.п.
Примеры тем для хронометражных записей –
«Л Се Прогулка» – личное время, проведенное с семьей
«Ф П Новости: ПроектА: Иванов: не дотягивает» – рабочее время, потраченное на обработку почты
«Ф Пр ПроектБ: отчет» – время связанное с работой над текущими проектами
В данном примере отметим еще один принцип. Помимо «функциональных» классификаторов, иерархическая система которых была введена выше, можно использовать еще и «проектные» классификаторы, снабжая их каким-нибудь служебным символом, например «:», в конце. Такой подход поможет не только изучить структуру расходов времени по направлениям, но и на конкретные проекты. А если вспомнить, что «встречи в прошлом» могут содержать рабочие пометки и даже прицепленные документы, то вот вам и полноценная тематическая выборка из личного архива. При этом, слова с символом «:» в конце – это формальные признаки поиска, а все, что без двоеточия – вольные замечания, которые могут нести эмоциональную нагрузку. Естественно, в «формальной» части для обеспечения полноты поиска про грамматику русского языка следует забыть. Например, «ПроектА: совещание», но никоим образом не «Совещание по ПроектуА».
Для того, чтобы не возникало путаницы, можно составить для себя регламент использования различных видов классификаторов. В документе привести перечни классификаторов и описать их назначения. Если в личной работе это желательно, то при корпоративном хронометраже – совершенно необходимо.
Обратим внимание также на то, что некоторые показатели эффективности деятельности (а следовательно и буквенные классификаторы) – создаются временно. Чем ближе к концу приставки находится признак данного показателя, тем «более временный» характер носит этот показатель. Тем более ситуативно его использование. Тогда как признаки, находящиеся в начале, интересны для отслеживания практически постоянно – время на сон, на работу и т.п.
Конечно, для каждого человека будет актуален свой набор показателей, которые можно включать в начало названия хронометражных встреч. И можно использовать несколько подходов формирования системы классификаторов. Помимо уже приведенной можно использовать более плоскую систему, когда никакой иерархической структуры нет, а есть просто короткий перечень классификаторов, связанных с показателями, которые нам интересно было бы отслеживать.
Наиболее комфортная для восприятия и анализа закономерностей форма – это график. Outlook не дает возможности строить графики, поэтому для реализации этой возможности мы используем MS Excel.
Чтобы можно было перенести данные, нужно в меню «Текущее представление» выбрать пункт «По категориям», если ваши «встречи в прошлом» не «окатегорены». Если «окатегорены», то настроить пользовательское представление, в котором задать отображение встреч просто таблицей, без группировки. В столбцах обязательно должны присутствовать начало и конец встречи. Если для анализа нужны еще какие-либо поля встречи (например, поле «Метка» тоже можно экспортировать), задайте присутствие в представлении соответствующих столбцов.
Для корректности обработки временных параметров встреч в контекстном меню для столбцов «Начало» и «Конец» нужно задать следующий формат даты:
Для упрощения и автоматизации обработки данных при разработке личной Outlook-системы задействуются специальные Excel-шаблоны. Приведем в качестве примера шаблоны, которые использует автор.
Исходный файл обработки данных имеет вид:
Последовательность действий для переноса данных в этот шаблон:
Можно выделить три основных направления анализа данных:
Примером структурного анализа может явиться общий анализ расходов времени – какая доля на сон, какая на личную работу, какая на работу в фирме. При этом суммарный вклад всех показателей будет давать 100%. Пример динамического показателя – это динамика изменения ежедневных расходов времени на сон в течение периода. Пример среднего – соответственно, среднестатистическое время на сон, например, за прошедший месяц.
При этом структурный анализ помогает влиять на структуру расходов времени. Динамический помогает самомотивации, стремлению удерживать показатель на заданном уровне. А средний позволяет понять, сколько времени занимает тот или иной вид активности (например, написание статьи и т.п.) для планирования на будущее или для установления нормативных показателей. Многие типы расходов времени (тот же сон, расходы на определенные направления деятельности, физическую нагрузку, и т.п.) удобно планировать именно через средненормативные значения на период.
Предположим, что нам интересно выяснить общую структуру расходов времени. Сколько времени тратится на сон, сколько времени личного и сколько уходит на фирму. И при этом нам хотелось бы знать, как эти значения соотносятся, например, в процентах. По принятой системе показателей нам нужно узнать суммы таких показателей как Ф, Со , и Л. Они обозначают время на фирму, время на сон и личное время соответственно.
Для чего может возникнуть такая необходимость. Например, нехватка времени на общение с семьей – типичная проблема для многих менеджеров. Если мы сможем видеть, сколько времени в сравнении с другими направлениями, уходит на семью, то мы сможем удерживать этот показатель на необходимом нам уровне.
Для начала «скажем» Excel, что нужно отслеживать показатели Ф, Со и Л, отыскивая их в названиях хронометражных записей. Для этого в клетки, выделенные жирным (см. рисунок) – ввести соответствующие показатели. На рисунке показана самая первая и сразу заметная клетка для ввода данных к анализу.
Остальные клетки находятся правее на листе, и найти их можно прокручивая лист по горизонтали.
Мы ввели три показателя в три клетки:
Теперь переходим на лист «Сводная…». Он имеет вид:
Теперь для выполнения поставленной в примере задачи нужно построить график по суммарным значениям показателей за месяц. График этот может иметь следующий вид:
Такой график дает возможность, например, поставить себе цель уравнять личное
время и время на работе, что в данном примере почти достигнуто
Аналогично с помощью таблицы можно отследить, например, динамику изменения расходов
времени на сон (см. рис.).
Используя предложенный инструмент, можно вести как очень подробный анализ по детальным
показателям, так и общий обзор по основным направлениям деятельности.
Для анализа динамики показателей внутри года по месяцам (или неделям при более тонком анализе), либо общей структуры расходов времени за год, используется шаблон «месяц-год». Анализ при этом можно строить вне зависимости от того, сколько дней в году прошло, либо сколько дней в месяце. Не прожитые, либо просто не зафиксированные дни просто дадут нулевой вклад в картину.
С помощью настройки шаблонов в Excel можно создать «приборную панель», отражающую основные показатели деятельности. На этой приборной панели, как на приборной панели автомобиля, мы можем видеть все интересующие нас показатели одновременно. По аналогии с автомобильной приборной панелью мы можем отслеживать, например, следующие виды показателей:
Кстати, вот вам и еще один аргумент за хронометраж. Конечно, можно обходиться без приборов, подобно водителю, который, определяет параметры движения и работы машины по звуку, или по быстроте проносящихся мимо пейзажей. Но наша деятельность и наше личное время – слишком важные вещи, чтобы доверять их оценку исключительно интуиции и чувствам.
С помощью «приборной панели» можно отслеживать не только параметры персональной деятельности, но и деятельности сотрудников. Каждый из них в Outlook ведет определенный, установленный регламентами хронометраж, экспортирует его в Excel и отправляет руководителю. А руководитель может настроить для себя приборные панели, как для работы каждого сотрудника по отдельности, так и в среднем по подразделению. Достаточно один раз настроить шаблоны и раз в день, например, вечером переносить в них данные из Outlook. И вся деятельность как на ладони!
Пример «приборной панели», которая показывает количественные аспекты деятельности менеджера по продажам за определенный период:
Все данные получаются автоматически после переноса из Outlook. На данном примере мы видим, что отслеживаются не только временные показатели деятельности, но и количественные. При этом выводится не только фактическая информация, но и сколько осталось до планового показателя. При желании можно также отслеживать эффективность »«результат делить на время».
Многообразие шаблонов для анализа и различных данных на приборной панели всякий
раз определяется индивидуально – под человека и ситуацию. Ведь любой ТМ-инструмент
должен быть тонко «заточен» под своего пользователя. Только «индивидуальный пошив»
позволит сделать приборную панель адекватно отражающей деятельность, но при этом
простой и удобной в пользовании.
Разработка личной ТМ-системы на Outlook |
© Александр Мискарян, июнь 2004 г. Редактура: Глеб
Архангельский, info@improvement.ru
Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте:
http://www.improvement.ru/bibliot/outlook-chrono/
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных
интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление,
и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ
требует согласования с автором.
Читайте также:
Глеб Архангельский Тайм-менеджмент на базе MS Outlook
Глеб Архангельский, Александр Мискарян Контекстное планирование в Outlook
Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!
Ближайшие открытые семинары:
Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию
«Организация Времени»
28.04.08 Погорелов Юрий. Айсберг тайм-менеджмента: инструментальный подход.
Впервые у нас?
