2. «Дом»: управление опытом

2.1. Дневник как инструмент самоуправления

Почитаемый в тайм-менеджерском сообществе хронометраж является инструментом анализа, который чрезвычайно полезен при принятии решений (в том числе целеполагании и планировании). Но это анализ «тактический», «локальный». Более глобальный, стратегический анализ собственной деятельности удобно организуется с помощью ведения дневника. Дневник выполняет в личной работе несколько достаточно значимых функций.

1. Управление личным опытом и адекватностью его восприятия. Удивительно, насколько гибко наша память приспосабливается к новым обстоятельствам и «изменяет» историю в желаемую сторону. Дневник, фиксирующий события и ваши мысли по поводу этих событий, позволяет точно воспроизводить как факты, так и ваши ожидания и предположения о будущем, на которых вы основывали свои решения. Таким образом дневник работает как система персонального «knowledge management», управления знаниями и опытом вашего «персонального ЗАО».

Кроме того, эта фиксация событий полезна при взаимодействии с людьми, в котором как правило имеется большее или меньшее содержание управленческой борьбы. В спорных и конфликтных ситуациях дневник помогает освежить в памяти «историю взаимоотношений», причем, что очень важно, с точными цитатами (например, из e-mail переписки), позволяющими уточнить имевшие место договоренности, по отношению к которым память человека бывает особенно гибка и избирательна.

Естественно, применение дневника в такого рода целях требует определенной честности по отношению к самому себе, и готовность помнить и анализировать свои ошибки. Польза дневника и состоит в том, что благодаря чисто механической фиксации и перечитыванию он заставляет вас вспомнить некоторые события и мысли. Это такой же «взгляд в зеркало», как и при хронометраже, но осуществляемый на более далекие временные горизонты.

2. Обучение умению видеть «зародыши событий». Говоря о непрожективном подходе, мы отмечали важность умения усматривать «зародыши событий», те трещины, которые впоследствии превратятся в овраги, и ручьи, которые превратятся в реки. Перечитывая дневник, вы вспоминаете незначительные события в прошлом, которые тогда никак не выделялись из общего ряда, а сейчас про них ясно, что именно они послужили причиной значительных событий в будущем. Это помогает по-другому смотреть на настоящее, легче выделять в нем незначительные детали и происшествия, оценивать их влияние на будущее.

3. Укрепление в личной истории. Трудно формализуемая функция, сходная с той, которую выполняет знакомство с историей своей Родины. Эффективность невозможна без соответствия деятельности человека его личным ценностям, личной стратегии. Вряд ли можно адекватно представлять себе собственные ценности, не осознавая своих корней, исторического контекста, в котором развивались личность, а также род и нация, частью которых личность является. Точно так же освежение в памяти личной истории, истории поступков, в которых мы реализовали свои ценности, истории событий, в которых мы развивались и расширяли свои представления о себе и о мире – помогает осознавать себя как личность, понимать свои личные ценности и органичные именно для нас формы их реализации.

2.2. Функционирование дневника

10:00	10:30	0:30	П разн	еда	П разн. На cfin дискуссия о закате сквозь яблони. Ведомости. Кн вычит. Часть 2.
10:30	11:15	0:45	Ф пеш
11:15	12:15	1:00	Кн вычит	[1]			1:00
…			…				…
[1]	Вагнер, Зигфрид, 1,2.							4:30

На начальном этапе своего знакомства с организацией времени автор в течение около года достаточно подробно анализировал результаты хронометража, используя различные диаграммы, изобретая новые формы оценки личной эффективности, и т.п. На момент написания этого материала анализ производится только по отдельным выборочным параметрам. Но фиксация времени продолжает оставаться сплошной – не столько для целей анализа, сколько «для истории», для точного отображения «портрета» каждого дня.

Фиксация производится непосредственно в Excel, с точностью до 15 минут; если день был с «выездными» встречами и консультациями, то по памяти, либо с кратких записей на бумаге. Фиксируется время завершения задачи; время начала и длительность получаются автоматически; одновременно формируются аналитические показатели в правых колонках, о которых будет сказано в следующем разделе.

Характер деятельности отмечается краткими обозначениями, состоящими из двух частей. Первая часть краткой записи состоит из одной буквы для «функциональных» типов деятельности (напр. «П» – почта, мелкая e-mail переписка, не привязанная к конкретному проекту; «Ф» – физкультура, прогулки, и т.п.) и из двух букв для проектов (напр. «Кн» – книга, «Уч» – учебный органайзер). Вторая часть записи уточняет ее содержание. Например, почта может быть «разная», «деловая»; физическая нагрузка – «пешая ходьба», «упражнения», и т.п.; в проекте «Книга» встречаются компоненты «основ» (основная работа, т.е. собственно написание текстов), «вычит» (вычитка, правки), и т.д. Все эти указатели жестко не классифицированы, принципы их формирования не формализованы. Сделаны лишь первые шаги к упорядочению классификаторов – заведен особый «рефлексивный» лист в органайзере, в который выписываются новые обозначения и мысли по структурированию старых. Таким образом, как и на всех остальных «участках» системы, порядок не изобретается из головы, но «выращивается» постепенно, по ходу деятельности.

Рядом с указателями могут добавляться уточняющие записи, обозначающие либо состояния (типа «еда», «пешая ходьба»), либо музыкальный фон, который является важным элементом управления эффективностью личного творческого труда, а также помогает создать более достоверный и легко восстанавливаемый в памяти «портрет» дня.

Содержание большинства указателей (кроме наиболее тривиальных) расшифровывается в отдельном большом поле, которое является важнейшей частью дневника. В нем делаются записи о содержании работ, а также замечания рефлексивного характера. Фиксируется также краткое содержание необычных или важных мыслей, родившихся в течение дня. Более подробные документы о событиях (как правило, большие выдержки из e-mail-переписки) копируются в специальный текстовый файл, который распечатывается отдельно и подшивается к бумажной версии дневника.

На одном листе Excel располагаются друг под другом семь дней недели, что позволяет вести понедельную аналитику. В конце недели записи бегло просматриваются, и основные итоги недели по ключевым направлениям и проектам выписываются в особый раздел листа. Иногда по трудно формализуемым причинам делать это каждую неделю становится лень; тогда такое подведение итогов производится сразу за несколько недель. Эти подведения итогов создают второй по степени детальности «слой» дневника. Третий «слой» составляют выписки в формате «дата – ключевое событие» (таких событий бывает не больше 2-3 в месяц), которые делаются несколько раз в год в ходе стратегического планирования, и помогают окинуть прошедшее «с высоты птичьего полета», что дает много полезных выводов для планирования будущего.

Таким образом в технологию ведения дневника заложена фильтрация информации, создание ее «многослойности». Это позволяет получать информацию требуемой степени конкретности – от общей картины развития за несколько лет до весьма детального портрета одного дня, ход которого вспомнить почему-либо оказалось важным.

Нетрудно заметить, что изложенная технология далеко не полностью реализует специфические возможности компьютерных носителей информации, недостижимые на бумаге. В планах развития системы – ее перевод на Outlook. По всей видимости, каждая запись выполненного дела будет оформляться в виде отдельной задачи, причем «время начала» и «время окончания» будут означать уже не «план», а «факт». За счет пользовательских полей, в частности задания в них не только затрат времени на задачу, но и количественных параметров ее результативности, и создания выборок по различным параметрам, необходимо будет существенно расширить возможности автоматизированной аналитики, а также использования этих данных при бюджетировании времени. Кроме того, предполагается с помощью программы Punto Switcher, позволяющей фиксировать все, набираемое с клавиатуры, создавать полный «словесный портрет» дня – для использования при необходимости уточнить содержание какого-то события, либо, возможно, для применения автоматизированных технологий контент-анализа к исследованию собственной эффективности, закономерностей развития в личной работе различных идей и направлений, и т.п.

2.3. Хронометраж и самоуправление

Одновременно с ведением дневника осуществляется анализ расходов времени по отдельным показателям. Например, если поставлена задача управления расходами на сон, его длительность автоматически отслеживается в специальной колонке справа от основных записей, каждый день вычисляется показатель «средняя длительность сна за прошедшие дни» (одно время применялся «суммарные расходы времени на сон», оказавшийся менее информативным и наглядным), и т.п.

Одним из основных направлений применения такого рода показателей является отслеживание расходов времени на работы высокой категории сложности, либо на приоритетные проекты. Возможности функций в Excel позволяют легко задать автоматическое суммирование расходов времени по какому-либо указателю. Например, в ячейку, с которой сравниваются все указатели, можно ввести буквы «Кн», и тогда в находящейся под ней колонкой будут автоматически суммироваться все расходы времени по этой категории, а под соответствующими днями подводиться итоги и нарастающие итоги по дням. Либо, например, можно ввести слово «псион» и получить суммы по всем указателям типа «Т псион» (т.е. «Техника; освоение карманного компьютера Psion»).

Иногда используется «прицельный» хронометраж и анализ по какому-либо направлению деятельности, как правило в отдельных файлах, со своими таблицами и диаграммами. Например, в студенческие годы автор много времени уделял анализу расходов времени на дорогу, поскольку до пяти часов чистого времени в день тратилось только на перемещения между университетом и многочисленными курсами. С тех пор такого рода анализ никогда не проводился, но привычка к мысленным вычислениям оптимального расположения «выездных» событий с точки зрения расходов на дорогу – осталась. Причем этот «персональный отдел логистики» работает совершенно автоматически.

Другой пример – хронометраж, применявшийся при написании первых больших статей, которые составили основу ТМ-книги. На каждую статью заводилась «карточка проекта», в которой фиксировалась длительность и результативность (в тысячах знаков) каждого этапа работы (обычная длина этапа – от получаса до двух часов). Такой учет и анализ на материале нескольких статей позволил достаточно точно выяснить личную производительность труда в этой области, апробировать и сравнить в точных количественных показателях несколько различных приемов работы (например, было «в цифрах и фактах» установлено, что лучший способ раскачки – вычитка и правка предыдущих текстов), и т.д. После этого нужда в подробном количественном учете работ по написанию текстов отпала, а привычка и способность достаточно точно прогнозировать затраты времени и сроки – осталась.

Наконец, для самоуправления иногда применяются специальные показатели «дневного» масштаба, оцениваемые в динамике за неделю. Например, если выявлена закономерность «чем дальше сон от ужина, тем меньше времени нужно, чтобы выспаться», измеряется время от ужина до сна и каждый день записывается в специальную табличку из семи столбиков, по числу дней недели. Другой пример – принятое решение «Чаще делать упражнения для глаз в пятиминутных перерывах в ходе работы на компьютере» воплощается в жизнь с помощью той же таблички, в которой отмечается количество таких «пауз для отдыха глаз» в течение дня.

При этом рабочие области в Excel разделены так, чтобы при пролистывании дневных записей «табличка самоуправления» всегда оставалась видимой в верхней части листа. За счет этого простой учет помогает улучшить требуемый показатель, не совершая никаких специальных действий – просто за счет его фиксации.

---

<<...Назад

Дальше...>>

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты
© 2000 - 2012 Архангельский Г.А. Правовая информация