Стратегическое самоопределение: кто держит контрольный пакет корпорации «Вы»?
Обзор: повышаем адекватность картины мира
В первой части статьи мы заложили основы построения системы персонального стратегического планирования, показали значение картины мира (совокупности моделей) для управления личным временем, построения личной стратегии и принятия решений, а также дали несколько базовых инструментов работы с моделями, составляющими картину мира. Во второй части мы дадим инструменты, позволяющие структурировать стратегически важные элементы картины мира, выяснить и расставить приоритеты, определить ключевые направления развития и их взаимосвязи — осуществить стратегическое самоопределение, «позиционирование» «персонального ЗАО», которым вы управляете. И наконец, в третьей части статьи мы опишем методы и технологии, позволяющие осуществлять гибкое планирование и принятие решений на всем протяжении вашей деятельности.
Природа стратегического решения и роль обзора в его принятии. Благодаря технократической «школе планирования», бывшей особенно популярной в 1970-е годы, под стратегией понимают как правило долгосрочное планирование. Подробно ограниченность такого понимания описана в нашей статье «Непрожективный подход к организации деятельности»[1]. Здесь мы не будем подробно останавливаться на этом вопросе, отметим лишь ключевые, на наш взгляд, аспекты отличия стратегического решения от какого-либо другого. Стратегия в классическом понимании этого слова тесно связана с ситуацией неопределенности, в частности — борьбы, при этом за нечто жизненно важное (вспомним изначально военное происхождение самого понятия «стратегия»). Отсюда современные определения наподобие «стратегия — способ достижения долгосрочного конкурентного преимущества». В приложении к личной стратегии борьбу можно понимать и как борьбу с внешними обстоятельствами за достижение своих целей[2] — неодушевленность «соперника» вносит свою специфику, но не отменяет борьбы как существенного элемента стратегического действия.
Итак, неопределенность, борьба и жизненная важность затрагиваемых вопросов. В этом разделе мы обратим особое внимание на неопределенность, как правило свойственную ситуации стратегического выбора, принятию жизненно важного решения.
Первый шаг к снижению неопределенности — создание обзора, т.е. достаточно полного представления о проблеме, относительно которой принимается решение. В приложении к планированию личной работы вообще, обзор означает наличие ясной картины ключевых направлений деятельности, основных задач и их взаимосвязей, и т.д. Кроме полноты, к необходимым свойствам обзора можно отнести компактность, дающую возможность представить проблему или ситуацию целостно, одновременно увидеть все существенные стороны вопроса.
Поясним понятие обзора на примере «от противного». Автор статьи встречает начинающего тайм-менеджера, приехавшего в трехнедельный отпуск в Петербург из Владивостока. Обсуждается культурная программа, согласовываем планы и выясняем: на какую из интересующих гостя опер автор статьи сможет его сопроводить. Для этого гость лихорадочно перелистывает ежедневник, в котором интересующие его несколько опер записаны под соответствующими днями. Хотя достаточно было записать названия и даты представления опер на одной бумажке, что давало бы простой и быстрый обзор, позволяющий легко принимать решения. Отметим важную мысль: традиционные системы планирования часто затрудняют принятие решений, поскольку своей неоправданной сложностью ухудшают обзор.
Обратимся теперь к роли обзора в принятии стратегического решения. Очевидно, обзор проблемы является необходимым условием создания адекватной ее модели; обзор собственной деятельности — необходимым условием адекватности собственной картины мира. Именно поэтому говорят: «нарисуй проблему — и ты найдешь решение». Действительно, простое и компактное (желательно — схематическое и разноцветное) изображение проблемной ситуации создает идеальный обзор, а потому подсказывает нужное решение. Заметим, что обзор выполняет еще одну важную функцию: помогает перестать бояться проблемы. Множество людей испытывают стрессы только из-за того, что боятся прямо смотреть на проблемы и принимать ясные решения. Обзор помогает вместо страшного глухо ворчащего «нечто» с горящими глазами, притаившегося в глубине темной пещеры у вас за спиной, ясно увидеть тигра, с которым предстоит бороться лицом к лицу, и тем самым сильно увеличивает шансы на успех. Тем более, загадочное глухо ворчащее зачастую при ближайшем рассмотрении оказывается всего лишь кошкой.
В.К.Тарасов в «Искусстве управленческой борьбы» отмечает, что стратегическое решение является результатом не столько знания, сколько понимания. Он сравнивает это с разглядыванием детской картинки «найди среди ветвей дерева пионера Петю». Пионера можно или не видеть вообще, или увидеть сразу и целиком (и удивиться — как же я раньше его не замечал?!) Иначе говоря, стратегическое решение дискретно, скачкообразно. Подробно это явление мы объясняем в другой статье, здесь же отметим важность применения обзора для получения такого рода «качественных скачков», радикальных сдвигов понимания. Обзор помогает вдумываться в проблему или ситуацию и поэтому является сильным способом поиска решения.
Принципы создания обзора. Говоря об обзоре, мы пока ничего не говорили о том, как упорядочивать обозреваемую информацию. Мы уже отметили в примере с ежедневником, что слишком большая упорядоченность может затруднять обзор. Поэтому можно сформулировать принцип оптимального уровня порядка: необходимо ровно столько порядка, сколько нужно для наиболее эффективной ориентации в материале. Например, визитные карточки, сложенные в один пакет, могут давать лучший обзор (будучи вынимаемы и перебираемы для поиска нужной), чем аккуратно разложенные по многочисленным систематизированным папочкам и кармашкам. Аналогично: затраты времени на поиск нужного документа в одной толстой папке могут быть меньше, чем если те же самые документы систематизированно разложены по большому количеству тонких папок.
Следующий принцип можно условно назвать принципом материализации информации. Суть его заключается в следующем: чем меньше информации вы будете держать в голове, тем больше места в ней освободиться для новых мыслей. Таким образом, чем больше информации о целях, задачах и замыслах вы будете выносить на бумагу, тем лучше. Яркой иллюстрацией этого принципа был Альберт Эйнштейн, на вопрос о номере его домашнего телефона отвечавший: «Зачем забивать голову такими пустяками, если существует записная книжка?»
Заметим, что материализация дел помогает избежать типичного для многих менеджеров стресса, вызванного роящимися в голове многочисленными назойливо жужжащими мыслями типа «не забыть бы сделать то-то...» Кроме того, если у дел, особенно неприятных, есть материальные носители, бывает приятно и полезно сладострастно уничтожать их после выполнения соответствующего дела.[3]
Последний принцип, который стоит иметь в виду при формировании обзора в личной работе — принцип картотечности. Он гласит: каждой единице информации — свой материальный носитель. Например, одному делу — один post-it; одной мысли — одна карточка, и т.д. Применение этого принципа позволяет легко манипулировать информацией, группируя и перегруппируя ее произвольным образом. Кроме того, если для реализации принципа картотечности применяются постеры, можно использовать их цвета для улучшения обзора (например, приоритетные дела записывать на красных постерах, и т.п.)
Естественно, принцип картотечности, как и все остальные, не является непреложным. В частности, он может ограничиваться тем, какой смысл мы вкладываем в понятие «единица информации» для каждого конкретного случая. Например, если необходимо записать несколько вопросов к различным людям, в зависимости от числа людей и вопросов могут быть оптимальны разные способы дробления информации: «на каждый вопрос по постеру», «на каждого человека (т.е. группу вопросов) по постеру», или вообще «на все вместе один постер», на котором сверху подписано «Завтрашнее совещание».
Способы создания стратегического и тактического обзора. Приведем несколько примеров того, как можно создать обзор как важнейших направлений деятельности, так и рядовых задач.
Достаточно известный и наиболее простой способ ясно представить основные направления своей деятельности — схема ключевых областей[4], разветвляющихся на более детальные направления. Например, область «управление персоналом» может разветвляться на «мотивация, развитие персонала, контроль», и т.д. Оптимальное количество основных областей — 7+-2. Определить их проще всего, выписав на лист бумаги как можно больше дел, которые вам приходится регулярно делать, а затем разбив их на несколько основных групп по смыслу.
Для непосредственного принятия решений схема ключевых областей не нужна, она помогает хорошо представлять себе деятельность как целое и поддерживать гармоничное расходование времени между различными важнейшими направлениями деятельности. Именно поэтому ее можно условно назвать способом стратегического обзора.
В качестве примера создания тактического обзора, т.е. обзора небольших задач, приведем изображенный на рисунке график регулярных дел, жестко не привязанных к времени. При наступлении конца соответствующего периода (как правило, удобнее всего использовать неделю) напротив всех дел ставится или галочка (выполнено), или прочерк (не выполнено). Прочерк ничего плохого не означает, какие-то дела не обязательно выполнять каждую неделю. Более того, в недельной таблице могут быть и ежемесячные дела (норма — примерно одна галочка на три прочерка). Создаваемый при этом обзор очень четко подсказывает необходимость совершения того или иного дела. Например, без этого графика типична ситуация, когда раз в неделю вы вспоминаете: «ой, опять забыл сделать бэкап, а впрочем это не беда». Когда же в ваш компьютер попадает гнусный вирус, обнаруживается, что резервные копии информации не создавались уже несколько недель, и ущерб достаточно велик. При наличии же графика последовательность галочек и дефисов ясно информирует вас: бэкап не делается уже две недели... пора...
Заметим, что в графике регулярных дел мы использовали двухмерное представление информации. Тот же принцип дает несколько удобных видов графиков, один из которых представлен на следующем рисунке. Это тоже график регулярных дел, но уже жестко привязанных к времени[5]. Кроме того, его функция — не контроль исполнения дел, как в предыдущем графике, а планирование.
Подобным образом устроенные графики можно применять и для планирования нерегулярных дел, тогда на горизонтальной оси дней нужно нарисовать больше, например на следующий месяц. Для планирования на уровне года можно пользоваться аналогичным графиком, у которого по горизонтальной оси располагаются месяцы, по вертикальной — дни. Такие графики широко используются в органайзерах Time-System и аналогичных им. Заметим, что в большинстве распространенных в продаже обычных органайзеров графики недели и года одномерны, что существенно ухудшает обзор дел.
В.К.Тарасов сравнивает арсенал приемов и стратагем с оружейным арсеналом. Можно вывезти оттуда грузовик оружия, и остаться беззащитным. А можно выбрать один-два удобных автомата, с которыми вы умеете обращаться и которые будут верно вам служить. То же самое справедливо по отношению к средствам обзора: все они, безусловно, вам не потребуются, но на основании изложенных здесь принципов и приведенных примеров вы сможете выбрать и сконструировать для себя оптимальные.
В адекватной картине мира нужные решения рождаются сами. Поэтому не стоит жалеть времени на создание удобных моделей для обзора!
[1] Архангельский Г.А. Непрожективный подход к организации деятельности.. В статье сопоставлены классическая китайская стратегия и Теория решения изобретательских задач, и даны методы ориентации в ситуациях, в которых обычное планирование не работает.
[2] См. напр.: Альтшуллер Г.С., Верткин И.М. Как стать гением: жизненная стратегия творческой личности. Минск: "Беларусь", 1994. Технологии достижения человеком своих целей рассматриваются в книге в форме шахматной партии "Ход внешних обстоятельств — ответ творческой личности".
[3] Рядом мыслей, связанных с принципами материализации и картотечности, автор статьи обязан одному из старейших и активнейших членов тайм-менеджерского сообщества Олегу Смирнову, директору Технологического бюро Корпорации "Парус". Ему же автор статьи признателен за содержательные дискуссии о проектном подходе в личной работе, к идее которого мы пришли независимо и практически одновременно.
[4] "Ключевые области" — термин фирмы Time Manager International. Стивен Кови в известной книге "Семь привычек высокоэффективных людей" называет примерно то же самое "ролями" (например, "отец", "друг", "управленец", "специалист"...), каждой из которых сопоставляются цели и задачи ("поездка с семьей на море", "поздравить N с днем рождения", "обдумать новую систему мотивации персонала", и т.д.) Дэвид Льюис в книге "Стресс-менеджер" называет тот же рисунок "схема представлений о деятельности".
[5] Такой график приводит Г.Х.Попов в многократно переиздававшейся в советские годы книге "Техника личной работы".
Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!
Ближайшие открытые семинары:
Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию
«Организация Времени»
07.07.08 Петр Садыков. Маленький блокнот и Большой План.
Все что вам нужно!
