Управление временем: инструменты достижения конкурентного преимущества

Почему менеджеры не успевают и что с этим делать

Что нужно, чтобы достигнуть успеха в бизнесе? Само слово «успех» показывает — для этого нужно успевать. А делать это в XXI веке становится труднее и труднее.

Жизнь движется все быстрее, потоки информации растут лавинообразно, знания устаревают еще до того, как вы успели их усвоить. Жизненные циклы товаров измеряются месяцами, а то и неделями. Как говорила Королева в Зазеркалье, «Нужно очень быстро бежать только для того, чтобы оставаться на месте».

Самое страшное, что при этом менеджеру становится некогда. Некогда радоваться жизни. Некогда общаться с семьей и друзьями. Некогда думать. Некогда жить.

Дела и проблемы мелькают в глазах, толпятся вокруг как попрошайки на рынке, требуют свой кусочек времени и внимания. При этом высокоприоритетные, стратегически важные задачи скромны и стеснительны. Они не распихивают других локтями, они могут подождать, они вздыхают, но позволяют себя откладывать «на потом».

В результате пока вы тратили время на разгребание текучки и решение проблем, ваш конкурент вывел на рынок принципиально новый товар, который сделал ненужными все ваши усилия. Он успел — потому что имел время на то, чтобы думать, чтобы творить, чтобы искать красивые решения. Он сумел проявить безжалостность хирурга к заедающей текучке, сумел отсечь лишнее и заняться главным. Он осознал свою стратегию, расставил приоритеты, сформулировал свою волю — и сумел навязать ее обстоятельствам.

Вы скажете, что таких людей немного. Большинство барахтается в потоке дел и проблем, не умея взять его под полноценный контроль. Да, людей, умеющих тратить свое время на главное — немного. Но именно эти люди побеждают.

Стратегия, расстановка приоритетов и принятие решений не терпят слабонервных. Они требуют смелости и безжалостности, в первую очередь к себе. Но это окупается.

О вреде планирования для личной эффективности

За что в первую очередь хватается менеджер, желающий наконец-то навести порядок в делах и взять их под контроль? Правильно — за ежедневник, органайзер, Outlook, MS Project и прочие вариации на ту же тему. Иначе говоря, он пытается наладить планирование. К сожалению, в большинстве случаев это не работает.

Во-первых, планирование в общепринятом смысле слова очень часто оказывается неадекватным хаотично меняющейся и непредсказуемой обстановке. Жизнь ломает планы с изуверским наслаждением, и это факт, с которым приходится считаться. Во-вторых, многим людям планирование противопоказано по чисто психологическим соображениям — их психотип таков, что для эффективности им нужны хаос и спонтанность. И наконец, системы личного планирования зачастую оказываются настолько сложными в поддержании, что затраты времени на них просто не окупаются. Знакомясь с ними, восхищаешься мощи создавшего их административного гения — настолько они всеобъемлющи, детальны, многоуровневы. Величием своим они подобны египетским пирамидам — и столь же мало приспособлены для жизни.

Не намного лучше обстоит дело с расстановкой приоритетов и принятием решений. В книгах по тайм-менеджменту можно встретить достаточно много рекомендаций на эту тему, но мало технологий, позволяющих расставлять приоритеты и отсеивать лишнее не интуитивно, а системно. Конечно, вы можете воспользоваться достижениями научного менеджмента в области систем поддержки принятия решений, многокритериальной оценки, и т.д. Правда, для этого вам, скорее всего, придется обзавестись небольшим аналитическим отделом для работы с соответствующей изощренной математикой.

Альтернатива планированию, которую мы предлагаем — метод структурирования внимания. Главная его функция — создавать простой и компактный обзор дел, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время. Метод позволяет интегрировать значительное число классических инструментов расстановки приоритетов и планирования, сохраняя при этом высокую степень простоты использования. Высшей похвалой методу являются отзывы опытных руководителей в анкетах семинаров: «Интуитивно я это чувствовал, ваш метод помог четко разложить мои ощущения по полочкам. Удивительно, что мои практически находки, оказывается, имеют серьезное научное и системно-аналитическое обоснование. Теперь я могу более осознанно применять эти вещи сам и легко обучить этому подчиненных».

Главное достоинство метода по сравнению с традиционными системами планирования — он идеально «заточен» под поддержку принятия решений. Планирование — не самоцель, оно нужно ровно настолько, насколько помогает принимать решения. В разделе о рефлексивном контуре мы покажем центральное место принятия решений в управленческом процессе; сейчас достаточно отметить, что тема принятия решений будет для нас стержневой и на нее будут «нанизываться» все инструменты обзора, расстановки приоритетов и планирования.

В качестве дополнительной «интегрирующей идеи» мы используем аналогию управления личным временем и управления фирмой. Человека мы рассматриваем как некое ЗАО, имеющее свою бухгалтерию (управление личными финансами), маркетинг (ориентацию на рынке труда), и т.д. Такая аналогия позволит нам привлечь к задачам управления в личной работе много дополнительных методов из общего менеджмента, а вам — приложить к этим задачам собственные управленческие навыки, а также легко систематизировать предлагаемую нами информацию.

В теме принятия решений для нас будут особенно важны два аспекта этой аналогии. Первый — корпоративное управление, распределение власти в ЗАО «Иванов И.И.» Ваши приоритеты — это «распределение акций» между ключевыми для вас фигурами — вами, семьей, начальством, клиентами, и т.д. Второй важный аспект аналогии — стратегическое планирование, «маркетинг» и «позиционирование» вашего ЗАО. Особо отметим, что планирование мы здесь понимаем более широко, чем обычно, т.е. не как составление расписания действий, а как формирование своих представлений об окружающем мире, о своем месте в нем, и в частности о своих задачах и способах их привязки к времени.

Возможно, вы не придерживаетесь никакой системы при принятии решений. Это означает, что какой-то системы вы все равно придерживаетесь, только не осознаете этого. И еще: скорее всего, эта система давно устарела.

Картина мира менеджера: инструменты формализации

Опишем несколько понятий и инструментов, необходимых нам для рассмотрения главной темы статьи. Ключевое как для темы личного стратегического планирования, так и для темы личной эффективности вообще — понятие рефлексии. В буквальном переводе это означает «отражение». Для нас важно понимание рефлексии как отражение человеком самого себя и своих действий в своей «картине мира», на «экране сознания» (см. левую часть рисунка). На правом части рисунка дана более подробная схема рефлексии, взятая из «Основ методологии» О.С.Анисимова.^[1] Из этой схемы хорошо видна роль рефлексии в повышении эффективности. Столкнувшись с препятствием в деятельности (таковым, в частности, может быть ее недостаточная эффективность), человек «выходит в рефлексию», как бы «смотрит на себя со стороны»; моделирует свою деятельность; проектирует варианты преодоления затруднения; принимает решения; возвращается в деятельность и осуществляет спроектированные действия.

Более просто рефлексию можно изобразить с помощью так называемого «рефлексивного контура», описывающего любые процессы управления. Как видим, момент принятия решения в них является центральным; к этому моменту сходятся все технологии анализа деятельности, вся поступающая информация, а также все планы и предположения о будущих действиях, для которых момент принятия решения является определяющим и наиболее важным.

Как мы говорили выше, под «стратегическим планированием» мы понимаем вообще моделирование окружающего мира, себя в нем, своих целей и задач, их привязки к времени. Таким образом, наша статья посвящена в основном второй части контура, моделированию и принятию решений. Анализу управлемой деятельности посвящена наша предыдущая статья, «Хронометраж: система персонального управленческого учета»;^[2] регулированию деятельности, самомотивации, технологиям достижения результатов будет посвящена следующая статья этого цикла.

Следующее важное для темы статьи понятие — картина мира.^[3] Так мы будем называть всю совокупность моделей, которыми оперирует человек при принятии решений. Одним из главных результатов работы с технологией персонального стратегического планирования, предлагаемой в нашей статье, могут стать простые схемы, позволяющие читателю оформить важные для принятия решений элементы картины мира — ценности, направления стратегического развития, приоритеты. Существенное свойство картины мира — адекватность, соответствие реальности. Об этом мы будем говорить при рассмотрении темы приоритетов.

Наконец, отметим роль схем в повышении личной эффективности и персональном стратегическом планировании. Схемы наподобие тех, что мы применяем в этой статье, являются достаточно мощным инструментом рефлексии, позволяющим «запаковать» в небольшой объем знаков большое количество информации о проблеме. Для многих менеджеров этот инструмент не является привычным. Поэтому когда в практических блоках тайм-менеджерских семинаров речь заходит, например, о повышении эффективности совещаний, выступающий у доски участник начинает, как правило, выражать свои мысли написанием на доске слов и предложений. Переход к схемам (предложение нарисовать схему типичного совещания) позволяет резко повысить эффективность обсуждения, т.к. схемы существенно облегчают моделирование, а следовательно — проектирование новых, более рациональных способов действия.

Важный аспект работы со схемами состоит в том, что схема гораздо удобнее, чем набор слов, может быть предметом коллективного творчества, отображающим в себе мысли нескольких участников обсуждения. Например, на приведенной выше схеме рефлексии вы можете добавить ресурсы, помогающие вам преодолеть препятствие, или значимых для вас действующих лиц ситуации — и таким образом внесете в нее дополнительное содержание, обогащающее схему и повышающее ее практическую ценность. Совершенно аналогично плодом коллективного творчества может оказаться, например, схема продажи нового продукта (наличие красивых новых схем — неплохой способ отследить эффективность прошедшего совещания!) Стоит заметить, что некий менеджер высокого уровня, перешедший из IBM в другую компанию, больше всего удивлялся тому, «как вы можете работать без досок в кабинетах и коридорах?!» Наличие таких досок на каждом шагу позволяло работникам IBM в любой момент обсудить и схематизировать интересующий их вопрос. Учитывая успехи фирмы IBM, можно предположить, что доска и цветные фломастеры являются одним из самых дешевых способов стимулирования инноваций и повышения управленческой культуры.

Чтобы успешно управлять своей деятельностью и своим временем, нужно хорошо представлять себе то, чем управляешь. Рефлексия и схемы позволяют менеджеру легко структурировать свою картину мира и поддерживать ее адекватность.

---

^[1] За более подробной информацией о технике управленческой рефлексии, роли в ней языка схемных изображений, и т.д., отсылаем читателя к книге: Анисимов О.С. Основы методологии: Учебное пособие. М.: Российская академия менеджмента и агробизнеса, 1994, а также к другим источникам по СМДМ (системомыследеятельной методологии), напр. к сайту www.circle.ru . Следует заранее предупредить практически ориентированного читателя, что большинство источников такого рода требуют 1. достаточно хорошо развитого абстрактного мышления (что впрочем, учитывая преобладание в российском бизнесе "технарей", не главная проблема); 2. умения вытаскивать из отвлеченных абстрактных конструкций полезные для себя практические выводы и методы; 3. прочной убежденности в том, что "нет ничего более практичного, чем хорошая теория".
^[2] Архангельский Г.А. "Хронометраж: система персонального управленческого учета". Журнал "Менеджмент сегодня", No 2'2002. http://www.improvement.ru/bibliot/chrono/
^[3] "Картина мира", "карта мира" и другие подобные понятия встречаются в различных технологиях, в частности в НЛП. Наиболее подходящие для менеджера технологии работы с картиной мира, на наш взгляд, читатель может найти в книге: Тарасов В.К. Искусство управленческой борьбы. СПб.: Политехника, 1998. www.tarassov.ru . Наши технологии во многом перекликаются с теми, что предлагает Владимир Константинович, но ни в коем случае не заменят отдельного знакомства с ними.

---

<<...Назад

Дальше...>>

О сайте О компании Школа Работа 2.0 Все статьи Карта Поиск Контакты
© 2000 - 2012 Архангельский Г.А. Правовая информация